ØVRE EIKER KOMMUNE Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset, Hokksund Dato: 08.12.14 Tidspunkt: 12:00 Møteprotokoll Følende medlemmer møtte: Øyvind Birkeland Steinar Karlsen Grete Solberg Håvard Saude Agnor Brenne Følgende medlemmer møtte ikke: Følgende varamedlemmer møtte: Diverse merknader: Rådmann Morten Lauvbu deltok under behandling av sakene PS 049/14 PS 051/14. Revisjonssjef Pål Ringnes deltok under hele møtet. Underskrifter: Øyvind Birkeland (sign.) Håvard Saude (sign.) Steinar Karlsen (sign.).. Agnor Brenne (sign.).. Grete Solberg (sign.).....
PS 049/14 Godkjenning av innkalling og saksliste og vurdering av lukking av møtet ved behandling av konkrete saker --- --- Behandling i kontrollutvalget Det fremkom ingen kommentarer til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste godkjennes. Ingen del av møtet foregår for lukkede dører. PS 050/14 Protokoll fra møte den 10.11.14 Kontrollutvalget viste til side 3 i protokollen, 4. avsnitt under sak PS 046/14, og vedtok å endre avsnittet til å lyde: Kultursjefen er overført rådmannens stab. I 6. avsnitt samme sak strykes ikke etter fristberegningen, slik at avsnittet vil lyde: Medlem Håvard Saude opplyste at han i kontakt med departementet hadde fått opplyst at det ikke var ment at fristberegningen skulle skje etter det anvendte prinsippet, men at de aller fleste kommuner bruker dette. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.11.14 ble godkjent med de korreksjonene som fremkom i møtet. PS 051/14 Rådmannens kvarter Saken legges frem uten forslag til vedtak. Innledningsvis viste rådmannen til tidligere spørsmål om kommunens mulighet til å redegjøre om pensjonsspørsmål fra pensjonistene. Rådmannen opplyste at det nå var opprettet en nettside som bl.a. inneholdt kontaktpersoner som besvarer spørsmål fra pensjonistene. Kopi av nettsiden ble distribuert til kontrollutvalget. 2
Videre viste rådmannen til innspill i forrige møte samt innspill formidlet gjennom sekretariatet og ga følgende redegjørelser Låsing av Eikertun o Det er gjennomført rutiner for pålagt ansvar for låsing av utgangsdørene ved Eikertun. Brannberedskap og rømningsveier ved Eikertun o Beredskap etc. er gjennomgått med utbygger. Beredskapen synes å være godt ivaretatt. Korttidsparkering ved Eikertun. o Det foretas skilting av parkeringsplass denne uken Skatteinngangen o Ingen kjente endringer siden forrige måned. Skatteutjevningen er ikke klar, og det er usikkert hva denne vil innebære. Ansettelse av rådmann. o Det vil bli gjennomført en ny utlysingsrunde Eierskapssekretariatet (formannskapet) o Møte i eierskapssekretariatet oppfattes som vanlige (åpne) møter. Det er ikke noe til hinder for at leder av kontrollutvalget får kopi av innkalling til møtene i eierskapssekretariatet. Økonomiplanen skal behandles i kommende møte i kommunestyret. Behandling i økonomiplanutvalget viste stor grad enighet om rådmannens forslag. På spørsmål om brukerundersøkelser (tilfredshetsundersøkelser) opplyste rådmannen at det i senere tid ikke er gjennomført slike. Kontrollutvalget uttrykte tilfredshet med rådmannens tilbakemeldinger på konkrete problemstillinger. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser og informasjon til orientering. PS 052/14 Selskapskontroll i Eiker Eiendomsutvikling AS tilbakemelding fra revisjonen om status for prosjektet Saken legges frem uten forslag til vedtak Revisjonssjef Pål Ringnes viste til gjennomførte samtaler med ledelsen i Eiker Eiendomsutvikling AS (EEU) og med daglig leder i Fida AS. EEU har kun en eierandel i overkant av 30 % i Fida AS, noe som medfører at kontrollutvalget ikke har full innsynsrett i dette selskapet. Det var i møtene formidlet informasjon om at ett av datterselskapene til EEU hadde en vanskelig økonomi, noe som kunne medføre et reelt økonomisk tap i det aktuelle selskapet. 3
Kontrollutvalget reiste en rekke spørsmål knyttet til kontrollen og hvilke problemstillinger denne skulle vektlegge hvorav følgende med stikkord kan gjengis: Hva er morselskapets (EEU) hensikt med å etablere alle datterselskapene? Hvilken betydning har regelverket om offentlige anskaffelser for etablering av selskapene? I hvilken grad ivaretas og etterleves boligsosial plan? Foreligger det selskapsavtaler som regulerer selskapets drift? Hva er bakgrunnen for salg av eldreboliger Darbu? Kontrollutvalget bifalt å fortsette selskapskontrollen og forutsatte tilbakemeldinger fra revisjonen når dette syntes naturlig. Selskapskontrollen i Eiker Eiendomsutvikling AS gjennomføres som forutsatt. Revisjonen holder kontrollutvalget orientert om status for kontrollen. PS 053/14 Brukerundersøkelser bør kontrollutvalget gjennomføre slike innenfor kommunens tjenesteområder? Saken legges frem uten forslag til vedtak. Leder av kontrollutvalget refererte til møte i fagkomite 4 hvor pasient- og brukerombudet hadde deltatt og orientert om sin virksomhet. Under møtet ble det bl.a. påpekt at rus- og psykiatriområdet hadde betydelige utfordringer. Leder reiste på denne bakgrunn spørsmål om kontrollutvalget burde gjennomføre brukerundersøkelser. Kontrollutvalget pekte på at brukerundersøkelser innenfor forskjellige felt satte store krav til den faglige utførelsen. Dette er en ressurskrevende undersøkelser som må ha en nytteverdi. På spørsmål kunne revisjonssjefen bekrefte at det er gjennomført brukerundersøkelser, men på andre «enklere» områder enn rus- og psykiatri og f.eks. pleie og omsorg. Kontrollutvalget oppfattet også brukerundersøkelser som et «rådmannsområde», og slik sett vil eventuelle undersøkelser være å «blande seg inn i» hans ansvarsområde. Kontrollutvalget viste for øvrig til avviksrapporteringen fra pleie- og omsorgssektoren, og fant det naturlig å avvente denne rapporteringen før eventuelle videre tiltak iverksettes. Sekretæren etterlyser denne rapporteringen til neste møte i kontrollutvalget. 4
Kontrollutvalget gjennomfører ikke brukerundersøkelser nå, men avventer avviksrapporten for 2014 fra pleie- og omsorgssektoren. PS 054/14 Møteplan 2015 Følgende møteplan fastsettes for 2015: 19. januar 23. februar 23. mars 20. april 18. mai 22. juni 7. september 5. oktober 9. november 7. desember Kontrollutvalget fant at forslag til møte den 19. januar 2015 strykes, og at første møte i 2015 settes til 23. februar 2015. Dersom det ikke finnes konkrete saker til de enkelte møtene, vil det konkrete møtet avlyses. Følgende møteplan fastsettes for 2015: 23. februar 23. mars 20. april 18. mai 22. juni 7. september 5. oktober 9. november 7. desember PS 055/14 Eventuelt 5
Sekretæren orienterte om påmelding av 2 av medlemmene til landskonferansen for kontrollutvalgene 2015. Sekretæren opplyste også at han, etter avisomtale av kommunestyremøte i Øvre Eiker kommune hvor kommunens dårlige økonomi ble fremhevet, etter samråd med leder av utvalget hadde funnet det korrekt å ikke be om midler til en 3dje deltaker på konferansen. Ett av utvalgets medlemmer reiste sterk kritikk av sekretærens unnlatelse, og viste til kontrollutvalgets budsjett til tilsyn og kontroll som utvalget fullt og helt disponerte. Sekretæren opplyste at kontrollutvalget hadde budsjett for egen virksomhet, og at det er dette som dekker eventuell konferansedeltakelse. Sekretæren ble bedt om å fremskaffe skriftlig dokumentasjon på at kontrollutvalget har et eget budsjett. Sekretæren fremskaffer skriftlig dokumentasjon på at kontrollutvalget har eget budsjett som dekker sin virksomhet. Agnor Brenne meldes på landskonferansen for kontrollutvalg på Gardermoen 4. og 5. februar 2015. Alle vedtak er enstemmige. 6