Møtested: Formannskapssalen i rådhuset Møtedato: Onsdag 17.9.2014 Varighet: 10.00 11.15 KÅFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møteleder: Sekretær: Hermund Dalvik Odd Kr. Solberg Faste medlemmer Hermund Dalvik Hildur Storli Nils Petter Blomstereng Ove Hansen Emma Vik Varamedlemmer (Ikke personlige) Svein Pedersen Solveig Roseneng Øyvind Rundberg Tormod Jensen Einar Storslett Harald Pedersen Fra utvalget møtte: Hermund Dalvik Nils Petter Blomstereng Emma Vik Hildur Storli Einar Storslett Forfall: Ove Hansen Tormod Jensen Varamedlem Varamedlem Fra politisk ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Kommunekasserer Hallgeir Rundberg (under sak 26/14) Fra KomRev NORD IKS møtte: Regnskapsrevisor Lars Trygve Jenssen Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Rådgiver Odd Kr. Solberg 1
Merknader til innkalling og sakliste: Ingen Behandlede saker: Saknr Tittel Lukket møte 24/14 25/14 26/14 27/14 28/14 29/14 30/14 31/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 11.6.2014 Referatsaker Revisjonsbrev nr. 17 (2013) Årsoppgjøret 2013 - svar Status forvaltningsrevisjonsprosjektet innen PLO Revisors beretning om beboerregnskaper ved Kåfjord helsesenter for 2013 Budsjettramme 2015 kontroll og tilsyn Kåfjord kommune Gjennomgang av formannskaps-/utvalgssaker Endring av møteplan for resten av 2014 2
Sak 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTET 11.6.2014 Protokollen fra møtet 11. juni 2014 godkjennes. Protokollen referert. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 11. juni 2014 godkjennes. Sak 25/14 REFERATER A. PROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I KOMREV NORD IKS - Kopi av protokoll av 24.4.2014 fra KomRev NORD B. FORESPØRSEL OM DOKUMENTASJON AV REISEREGNSINGER - Kopi av skriv av 20.06.14 fra KomRev NORD til Kåfjord kommune C. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2013 - Kopi av skriv av 26.6.2014 fra KomRev NORD til rådmannen D. GENERALFORSAMLING 2015 YMBER AS - E-post av 03.07.14 fra Ymber AS Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. 3
Sak 26/14 REVISJONSBREV NR 17 (2013) ÅRSOPPGJØRET 2013 - SVAR 1. Kontrollutvalget viser til rådmannens svar av 2.9.2014 der det er skissert hvilke tiltak som skal settes i verk, og vurdering av svaret av 9.9.2014 fra revisjonen. 2. Det forventes skriftlig svar fra rådmannen hva gjelder interne rutiner for bankfullmakter og avstemming av kommunens bankkonti. 3. Øvrige forhold tas til orientering. Kommunekasserer Hallgeir Rundberg møtte og redegjorde muntlig for pkt 1 i revisjonsbrev nr 17 (2013) hva angår interne rutiner for bankfullmakter og avstemming av kommunens bankkonti. Han opplyste at i dag har alle tre ansatte på kommunekassa enkeltvis fullmakt til bankkontiene. Avstemming av bankkontiene gjøres imidlertid av to ansatte på kassa i fellesskap. Ved avvik noteres dette på avstemmingsskjema. Avvik følges opp ved neste avstemming. Avstemmingsskjema undertegnes også av begge. KomRev NORD godkjente denne muntlige redegjørelsen og ville følge dette opp i det videre revisjonsarbeidet. Saken kan derfor avsluttes. Innstillingen enstemmig vedtatt med følgende endring: Pkt.2 i innstillingen frafalles. Pkt. 3 blir pkt. 2 og endres til: Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 1. Kontrollutvalget viser til rådmannens svar av 2.9.2014 der det er skissert hvilke tiltak som skal settes i verk, og vurdering av svaret av 9.9.2014 fra revisjonen. 2. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Utskrift sendt KomRev NORD IKS og rådmannen 17.9.2014. Sak 27/14 STATUS FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET RESSURSBRUK OG INTERNKONTROLL INNEN PLEIE- OG OMSORG Kontrollutvalget tar e-posten av 8.9.2014 til orientering 4
Innstillingen ble enstemmig vedtatt med følgende tillegg: Sekretariatet tar kontakt med leder av sykehjemmet for å få vedkommende å motivere de ansatte til at spørreundersøkelsen fra KomRev NORD i forbindelse med gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet innen PLO besvares. 1. Kontrollutvalget tar e-posten av 8.9.2014 til orientering. 2. Sekretariatet tar kontakt med leder av sykehjemmet for å få vedkommende å motivere de ansatte til at spørreundersøkelsen fra KomRev NORD i forbindelse med gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet innen PLO besvares. Utskrift sendt KomRev NORD IKS og rådmannen 22.9.2014. Sak 28/14 REVISORS BERETNING OM BEBOERREGNSKAPER VED KÅFJORD HELSESENTER FOR 2013 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for beboerregnskapene ved Kåfjord Helsesenter for 2013 til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for beboerregnskapene ved Kåfjord Helsesenter for 2013 til orientering. Sak 29/14 BUDSJETTRAMME 2015 KONTROLL OG TILSYN KÅFJORD KOMMUNE 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 680.700,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 5
2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 680.700,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift sendt rådmannen med kopi til KomRev NORD 22.9.2014. Sak 30/14 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPS-/UTVALGSSAKER Innstilling til vedtak: Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget gjennomgangen og saklistene til orientering. Enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget gjennomgangen og saklistene til orientering. 6
Sak 31/14 ENDRING AV MØTEPLANEN FOR RESTEN AV 2014 Innstilling til vedtak: Felles forslag til vedtak: Oppsatt møte den 15. oktober utgår. Neste møte blir 10. desember. Enstemmig vedtatt. Oppsatt møte den 15. oktober utgår. Neste møte blir 10. desember. Hovedutskrift sendt som e-post til medlemmene m.fl. 22.9.2014. 7