Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/15 Dato: 19.02.2015 kl. 09.00 10.30 Sted: Evjemoen, møterom Servicekontoret MØTEBOK Tilstede: Bjarne Johansen, leder Tom Roger Øydne Anne Gundersen Knut Karlsen Else Haugland Dessuten møtte: Rådmann Jens A. Johannessen (orientering) Revisjonssjef Steinar Risinggård Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Saksliste: SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/15 ÅRSMELDING 2014 FRA KONTROLLUTVALGET SAK 03/15 ÅRSPLAN FOR 2015 SAK 04/15 ENDRING AV BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015-KONSEKVENSER Referatsaker: R 01/15 Rutine for beregning av etterbetaling ved institusjoner R 02/15 Årsrapport 2014 fra skatteoppkreveren i Evje og Hornnes kommune Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Orientering: Rådmannen var invitert for å orientere om tilsynsrapport vedr. beredskap Eventuelt Kvinesdal, 23.02.2015 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift sendes til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Yngvild Abusdal, postmottak og Setesdølen 2
Møtebok 19. februar 2015 Evje og Hornnes kontrollutvalg SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 6. november 2014 godkjennes. SAK 02/15 ÅRSMELDING 2014 FRA KONTROLLUTVALGET Årsmeldingen for 2014 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Evje og Hornnes kontrollutvalg 2014. Forslag til vedtak: Årsmeldingen for 2014 vedtas. SAK 03/15 ÅRSPLAN FOR 2015 Kontrollutvalget godkjenner årsplan for 2015 3
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 03/15 ÅRSPLAN FOR 2015 Vedlegg: Forslag til årsplan for 2015. Sekretariatet har laget et forslag til årsplan. Det foreslås 5 møter i 2015. Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner årsplan for 2015. Årsplan for kontrollutvalget 2015 1. Mål for kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale virksomheten drives på en best mulig måte. Målsettingen for kontrollutvalget som kommunestyrets kontrollorgan, er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon. 2. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er kommunestyrets organ for kontroll og tilsyn med forvaltningen, jf kommunelovens 77. Oppgavene er nærmere regulert i forskrift om kontrollutvalg av 1. juli 2004. Kontrollutvalget har blant annet følgende oppgaver: Påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte Påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gir fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer Påse at det blir gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret 4
Kontrollutvalget skal rapportere administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 3. Møteplan Dato (foreløpig) Saker til behandling (foreløpig oversikt) Torsdag 19.02.2015 Årsplan for kontrollutvalget 2015 Årsmelding 2014 Torsdag 26.03.2015 Aktuelle saker Orientering om kommuneregnskapet? Orientering om brukerundersøkelse? Torsdag 07.05.2015 Kommuneregnskapet for 2014 Behandling av brukerundersøkelse? Torsdag 15.10.2015 Budsjett for Kontroll og Tilsyn 2016 Notat om utvalgets arbeid i perioden Torsdag 19.11.2015 Årsplan for kontrollutvalget 2016 4. Kurs og konferanser I løpet av høsten 2015/våren 2016 tas det sikte på å gjennomføre en lokal kontrollutvalgskonferanse på Agder i regi av Agder Sekretariat. Målgruppen for konferansen vil være kontrollutvalgsmedlemmer og ordførere. For øvrig kan det være aktuelt for kontrollutvalget å delta på samlinger og kurs for å ha best mulig kompetanse til å gjennomføre de lovpålagte oppgaver som er tillagt kontrollutvalget. SAK 04/15 ENDRING AV BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 - KONSEKVENSER 5
Saken utsettes. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 05/15 REDUKSJON AV BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN - KONSEKVENSER Vedlegg: Brev fra økonomisjef Anne Sofie Hornnes, datert 07.01.2015 Bakgrunn: Kontrollutvalget foreslo i sitt forslag til budsjett for 2015 at det ble bevilget et beløp, stort kr 70.000 til Andre konsulenttjenester. Dette beløpet ble i kommunestyrets budsjettvedtak redusert til kr 20.000,- jfr. brev fra økonomisjefen datert 07.01.2015. Vurdering: Som kjent har kontrollutvalget fått i oppdrag fra kommunestyret i møte 19.06.2014 å gjennomføre en brukerundersøkelse for å se på hvilken oppfatning innbyggerne i Evje og Hornnes kommune har av tilbudet som gis innenfor pleie- og omsorgssektoren. Planen er å gjennomføre denne undersøkelsen våren 2015 ved hjelp av studenter fra Universitetet i Agder. Utvalget er pr. dato ikke kjent med kostnadene i forbindelse med dette prosjektet. De budsjetterte midler til Andre konsulenttjenester var bl.a. tenkt benyttet til dette. En vil anta at kr 20.000 kan være for lite midler til disposisjon for kontrollutvalget til gjennomføring av prosjektet. Spørsmålet er: Har kontrollutvalget nødvendige midler til å gjennomføre prosjektet? Må det søkes om tilleggsbevilgning før prosjektet iverksettes? Må arbeidet med prosjektet utsettes/avsluttes? Saken legges frem uten innstilling til vedtak. Referatsaker: R 01/15 Rutine for beregning av etterbetaling ved institusjoner Tas til etterretning. R 02/15 Årsrapport 2014 fra skatteoppkreveren i Evje og Hornnes kommune 6
Tas til orientering. Orientering: Rådmann Jens A. Johannessen orienterte omkring innholdet og om kommunens tilbakemeldinger ang. tilsynsrapport omkring kommunens helsemessige beredskap. Tas til orientering. Eventuelt Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til 26. mars 2015 7