RANA KOMMUNE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 10.12.2013 Tid: 11:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 100/13 10/1916 FRAMDRIFTSPLAN FOR NY REVISJONSORDNING FOR RANA KOMMUNE Ordføreren i Rana, 09. Desember 2013 Kai Henriksen Ordfører Tomas A. Bang Sekretær
RANA KOMMUNE Sak 100/13 FRAMDRIFTSPLAN FOR NY REVISJONSORDNING FOR RANA KOMMUNE Saksbehandler: Knut Soleglad Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 10/1916 Saksnr.: Utvalg Møtedato 100/13 Kommunestyret 10.12.2013 Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar framdriftsplanen til orientering. Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forståelsen av kontrollutvalgets fullmakter og sakens videre utredningsbehov. Side 2 av 4
Sak 100/13 Saksutredning: Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 77/13 den 12.11.2013 vedr. «Ny revisjonsordning i Rana kommune». 1. Rana kommune ønsker ikke å inngå i ei ny revisjonsordning slik dette er beskrevet i rapport Nordland Revisjon. 2. Rana kommune sier opp sin avtale umiddelbart med virkning fra 31.12.. Det vises til Kommuneloven 27, 3. 3. Rana kommunestyre ber kontrollutvalget om å utrede følgende alternativer: a) Konkurranseutsetting av tjenestene som i dag utføres av Indre Helgeland Kommunerevisjon b) Et alternativ om å kunne tiltre en annen eksisterende revisjonsordning. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å legge fram en framdriftsplan for ny revisjonsordning til neste kommunestyremøte. Det vises til Kommuneloven 77-78 4. Rana kommunestyre vil deretter gi Kontrollutvalget i Rana fullmakt til å gjennomføre en anbudsprosess i for ny leverandør av samlede revisjonstjenester. Ny avtale løper fra 1.1.2015. 5. Konkurransen skal utformes slik at Rana kommune får tilgang på kostnadseffektive revisjonstjenester av god kvalitet og med god leveringssikkerhet. 6. Alle kommunene som vil inngå i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat får tilbud om å delta i Rana kommunes anbudsprosess. 7. Kontrollutvalgets anbefaling av ny leverandør legges fram for Rana kommunestyre som foretar det endelige valget av ny leverandør av revisjonstjenester. I henhold til vedtakspunkt 3 ovenfor, ble kontrollutvalget bedt om å legge fram en framdriftsplan for ny revisjonsordning til neste kommunestyremøte. Fremdriftsplanen er behandlet av kontrollutvalget i to møter 28.11.2013 og 05.12.2013. I kontrollutvalgets møte 28.11.2013 ble det utarbeidet en fremdriftsplan som la til grunn at både vedtakspunkt 3a og 3b skulle utredes parallelt slik at kommunestyret kunne få seg presentert en sak allerede 11.02. om hvorvidt konkurranseutsetting eller tiltredelse annen revisjonsordning skulle forsøkes først og da slik at mislykkes det ene så iverksettes det andre. Fremdriftsplanen fra møtet 28.11.2013 tok høyde for anbefalinger fra Norges kommunerevisorforbund (hva angår forventet tidsperspektiv for å søke tilslutning til annen eksisterende revisjonsordning), men ikke i tilstrekkelig grad anbefalinger fra kommunens innkjøpsavdeling (hva angår forventet tidsperspektiv for konkurranseutsetting), se eget notat fra administrasjonen av 17.11.2013. Sak vedr. fremdriftsplan ble oversendt kommunen for behandling i kommunestyret. Etter dette ble kontrollutvalgets leder kalt inn til møte med ordfører og rådmann som informerte om at kontrollutvalget hadde mistolket kommunestyrets vedtak i sak 77/13, og det ble da redegjort for hvordan vedtaket skal forstås. Kontrollutvalget holdt derfor nytt møte den 05.12.2013 der det ble opplyst at vedtakspunkt Side 3 av 4
Sak 100/13 3a (konkurranseutsetting) skal gjennomføres først, og at vedtakspunkt 3b (tilslutning til annen eksisterende revisjonsordning) iverksettes bare dersom konkurransen ikke fører frem. Videre ble kontrollutvalget informert om at vedtakspunkt 4 skal forstås slik at kontrollutvalget allerede besitter fullmakt til å gjennomføre en anbudsprosess, og videre at KU dersom konkurranse ikke gir resultat - også besitter fullmakt til å gjennomføre søknadsprosess for tilslutning til annen revisjonsordning. I møtet fikk kontrollutvalget signaler fra kommunens administrasjon, se eget notat av 17. november samt Kontrollutvalgets møte av 28.11.2013, om å ta høyde for at utarbeidelse av et konkurransegrunnlag kan ta noe lengre tid slik at det vil være realistisk at dette ferdigstilles i månedsskiftet mars/april, og videre at det vil være realistisk for kontrollutvalget å kunne presentere en innstilling til kommunestyrets møte den 02.09. fra resultatet av konkurransen og kanskje allerede den 17.06.. Kommunens innkjøpsavdeling vil bistå kontrollutvalget i alle fasene for gjennomføring av konkurransen. Videre ble kontrollutvalget orientert om at rådmannen har hatt kontakt med Salten kommunerevisjon IKS og KomRev Nord IKS som begge har uttrykt at det vil ta svært kort tid å gjennomføre en eventuell tilslutning altså alternativ 3b dersom dette blir aktuelt. Kontrollutvalget har utarbeidet vedlagte fremdriftsplan basert på informasjonen som fremkom i møtet 05.12.2013. Fremdriftsplanen legger opp til ny revisjonsordning med virkning fra 01.01.2015. Kontrollutvalget vil gjøre oppmerksom på at dersom konkurranseutsetting ikke gir et resultat som kan anbefales for kommunestyret slik at tilslutning til annen revisjonsordning må søkes, kan det være en risiko for at søkeprosessen ikke er avsluttet innen 01.01.2015. Risikoen i tidsaspektet ved en søkeprosess ligger i hovedsak i hvor lang tid selskapet trenger for sin egen planlegging og forberedelse for en kapasitetsutvidelse samt tiden det vil ta før samtlige av selskapets eiere har vedtatt nødvendige endringer i selskapsavtalen. Kontrollutvalget anser seg ansvarlig for gjennomføringen av kommunestyrets vedtak i sak 77/13, herunder ber kommunestyret at alternativ 3a og 3b skal utredes. Med bakgrunn i en forståelse av at kontrollutvalget allerede besitter fullmakt til å gjennomføre anbudsprosess og å gjennomføre søknadsprosess til annen revisjonsordning dersom konkurranse ikke gir resultat forstår kontrollutvalget det slik at kommunestyrets anmodning om en utredning knytter seg til saken som må fremmes for kommunestyret når enten anbudsprosess har gitt resultat, alternativt at søknadsprosess har gitt resultat. Kontrollutvalget ber i sin innstilling til vedtak om kommunestyrets bekreftelse på at dette er riktig oppfattet. Vedlegg: Fremdriftsplan for KST-vedtak 77/13 Side 4 av 4
FREMDRIFTSPLAN FOR KST-VEDTAK 77/13: des 2013 jan feb mar Utarbeide fremdriftsplan samt avklare arbeidsorganisering Kommunestyret behandler KU's fremdriftsplan for KST-vedtak 77/13 Utarbeide konkurransegrunnlag: - ta stilling til konkurransens rammer - beskrive konkurransens regler - behovsbeskrivelse - utforme prisskjema - utforme kontraktsforslag - utforme formelle dokumenter (tilbudsbrev, reservasjoner, HMS) - kvalitetssikring av konkurransegrunnlaget apr Publisere, tid på Doffin/TED mai jun jul aug sep okt Evaluere innkomne tilbud samt karensperiode KU utreder valg av leverandør. Kommunestyret behandler saken. Kontraktsinngåelse (?) Tidligste tidspunkt for KU å søke tiltredelse i annen revisjonsordning dersom konkurranse ikke gir resultat Prosess i det omsøkte revisjonsselskapet, bl.a. vedtak i representantskapet samt samstemmig vedtak i eierkommunenes kommunestyrer om å innlemme Rana kommune. nov des KU utreder tiltredelse i omsøkt revisjonsordning. Kommunestyret behandler saken. Signere selskapsavtale (?)