KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Renholds- og kantinetjenester Oljedirektoratet, Harstad Saksnr. 2011/682 Tilbudsfrist: 26.09.11 kl. 12:00 Tidspunkt for befaring: 05.09.11 kl. 13:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Kunngjøring... 3 1.5 Viktige datoer... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 4 2.3 Forbehold og avvik... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 Kvalifikasjonskrav... 5 3.1 Obligatoriske krav... 5 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Vektingsmodell... 8 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 8 5.1 Innlevering av tilbud... 8 5.2 Tilbudets utforming... 8 6 Vedlegg... 9 Vedlegg 1 Kravsspesifikasjon/Beskrivelse av oppdraget... 10 Vedlegg 2 Prisskjema... 16 Vedlegg 3 Kontraktsvilkår... 17 Vedlegg 4 Invitasjon til befaring... 18 Vedlegg 5 Renholdsfrekvenser og kvalitetsprofiler... 19 Vedlegg 6 Bestillingsrenhold... 21 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oljedirektoratet (OD) er et selvstendig statlig forvaltningsorgan underlagt Olje og energidepartementet. Ut fra regjeringens hovedmål i energipolitikken er den overordnede målsettingen for OD definert som følger: OD skal bidra til å skape størst mulige verdier for samfunnet fra olje- og gassvirksomheten gjennom en forsvarlig ressursforvaltning med forankring i sikkerhet, beredskap og ytre miljø. For mer informasjon om OD, se www.npd.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: E-post: Sandra Soules Lund sandra.lund@npd.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til postboks@npd.no. All korrespondanse skal merkes med Sak 2011/682 - Renhold og kantinetjenester i emnefeltet. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang OD vil inngå avtale med en leverandør for utførelse av renholds- og kantinetjenester, samt ymse vedlikehold ved vårt avdelingskontor, Verkstedveien 1 i Harstad. Avtalen har en varighet på 2 år med opsjon for OD til å forlenge avtalen med ytterligere 1 + 1 år. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 1 Kravspesifikasjon / Beskrivelse av oppdraget. Se også vedlegg 4 for invitasjon til befaring. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 25.08.11 3
Tilbudsbefaring 05.09.11 Frist for å levere tilbud 26.09.11 Åpning av tilbud 26.09.11 Tilbudets vedståelsesfrist 28.11.11 Meddelelse om tildeling 10.10.11 Klagefrist leverandører 20.10.11 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 11-11(1). 4
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå sitt tilbud som angitt i punkt 1.5 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes på e-post til oppdragsgivers kontaktperson og merkes: Sak 2011/682 Renholds- og kantinetjenester i emnefeltet. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Denne malen (http://www.anskaffelser.no/dokumenter/hms-erklaering) kan gjerne benyttes dersom selskapet ikke har egen. Ved benyttelse av annen mal må denne være i henhold til krav satt i FOA 8-8 (1). 5
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste regnskapsår Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves kompetanse som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av tjenesten. Leverandøren skal ha: Plan for opplæring av personalet i HMS, herunder avfallshåndtering, renholdsmetoder, bruk av rengjøringsmidler og utstyr Skriftlige Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Det skal gis en kort overordnet beskrivelse av virksomheten, organisering, totale bemanning og kjernekompetanse relatert til denne anskaffelsen. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende tredjepartsverifiserte system, er det tilstrekkelig å legge ved gyldig sertifikat. Eventuell lisens for Svanemerket for rengjøringstjenester eller andre tilsvarende ordninger bes dokumentert der slike finnes. 6
Krav arbeidsinstrukser Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha miljøfokus og arbeide systematisk for stadige miljøforbedringer i virksomheten og i tjenesteleveransene Leverandøren skal sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår, herunder: Ha utarbeidet arbeidsreglement Benytte lovlige arbeidsavtaler Ha verne- og hovedverneombud Sikre ansattes lønnsvilkår (gjengs lønn) Kort beskrivelse av leverandørens miljøsatsing og tiltak. Kopi av miljøsertifiseringer (eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001 etc.) vedlegges der slike finnes. Kopi av arbeidsreglementet Kopi av 3 anonymiserte arbeidsavtaler Egenerklæring om at bedriften oppfyller lovpålagte krav vedrørende ansatterettigheter Dokumentasjon på lønnsvilkår og de ansattes lønnsnivå 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 2 og vedlegg 6. Kvalitet vil bli evaluert i forhold til grad av innfrielse av våre krav og behov, samt leverandørens løsningsforslag. Kvalitet 30 % Leverandøren må i tilbudet belyse hvordan den ønsker å imøtekomme våre krav og behov jfr. vedlegg 1. Beskrivelse av vikarordningen for oppdraget Redegjørelse for valgte renholdsmetoder og bruk av renholdsmidler Redegjørelse for tilgjengelig utstyr som vil bli benyttet på oppdraget Redegjørelse for oppfølging av bestilt kvalitet Redegjørelse for tidsforbruk til oppdraget 7
4.1 Vektingsmodell Tilbudene blir vurdert opp mot hvert kriterium og det gis poeng i skala 1-10. Poengene blir multiplisert med kriteriets vekt og deretter summert. Tilbyderen med høyest poengsum vinner konkurransen. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Oljedirektoratet Adresse: Postboks 600, 4003 Stavanger Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 2011/682 v/ (DokSenter). Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. o Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste regnskapsår Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste årene. Det skal gis en kort overordnet beskrivelse av virksomheten, organisering, totale bemanning og kjernekompetanse relatert til denne anskaffelsen. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at miljøkrav er oppfylt 8
Kort beskrivelse av leverandørens miljøsatsing og tiltak, eventuelt kopi av relevante miljøsertifiseringer Kopi av arbeidsreglementet, 3 anonymiserte arbeidsavtaler, egenerklæring om at bedriften oppfyller lovpålagte krav vedrørende ansatterettigheter, dokumentasjon på lønnsvilkår og de ansattes lønnsnivå Utfylte prisskjema jfr. vedlegg 2 og vedlegg 6. Svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon, se også tildelingskriterium Kvalitet. 6 Vedlegg Vedlegg 1 Kravspesifikasjon/Beskrivelse av oppdraget Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Kontraktsvilkår Vedlegg 4 Invitasjon til befaring Vedlegg 5 Renholdsfrekvenser og kvalitetsprofiler Vedlegg 6 Bestillingsrenhold 9
Vedlegg 1 Kravsspesifikasjon/Beskrivelse av oppdraget Krav til besvarelsen Denne spesifikasjon spesifiserer kjøpers krav til funksjon, ytelse og grensesnitt som leveransen må imøtekomme. Hele forespørselen er å anse som krav det skal ageres på. Dette betyr at oppdragsgiver forutsetter at leverandør setter seg inn i alle deler av forespørselens dokumenter. Tilbyderen bes om å gi en god og detaljert beskrivelse av tilbudet slik ytelsen tilbys og i samsvar med kravene i denne kravspesifikasjonen. Alt materiale skal være relevant og direkte relatert til forespørselen. Generelle brosjyrer og oversikter ønskes ikke vedlagt, med mindre de har klar relasjon til besvarelsen. Relevant materiale skal fortrinnsvis oppgis kun en gang, slik at tilbudet blir leservennlig. Bakgrunn og formål Formålet med anskaffelsen er kostnadseffektivt å dekke behovet for renholdstjenester og kantinetjenester. Det er en klar forutsetning at Kontrakten på alle områder skal være like konkurransedyktig gjennom hele avtaleperioden. Det understrekes viktigheten av at lokalene til enhver tid framstår som rene og velholdte. Lokalenes totale areal er 658 kvm fordelt på 2 etasjer, og antall ansatte er pr. i dag 10 stk. Leveranseomfang renholdstjenester Første etasje på 518 kvm består av linoleum. Kjeller etasje består av teppefliser (111 kvm) og datagolv (29 kvm). Det regelmessige renhold omfatter alle tilgjengelige overflater opp til en høyde på 1,8 meter over gulvet. Leverandøren skal utføre behovstilpasset renhold i samsvar med beskrivelser og synlige og målbare kvalitetsmål, NS INSTA 800. AQL er satt til 4. Det utarbeidet kvalitetsprofil og renholdsfrekvenser, se vedlegg 5. De oppgitte renholdsfrekvenser er antatt å være et minimum som er nødvendig for å sikre godt renhold og leverandør oppfordres til å vurdere disse. Det er et krav om 100% kildesortering i bygget. Arbeidet skal omfatte: Rengjøring og vedlikehold av gulv, inventar og vegger, jf. definisjoner i NS- INSTA 800. Innvendig glass i yttervegg 1 gang/året Utvendig glass i yttervegg 2 ganger/året Innvendige glassvegger og vinduer Inngangsdør innvendig og utvendig Tømming av avfallsbeholder/sorteringsstasjoner 100% kildesortering Levering og etterfylling av santitærartikler på sanitærrom Holde orden i møterom, inkludert rydde Renhold av avfallsrom 10
Matteleie 1 stk 90 x 150 cm, byttes annen hver uke Polering av golv 1 x måned Spyling av utvendige persienner 2 ganger/året, samtidig som utvendig puss av vinduene Etter separat bestilling fra Oppdragsgiver skal Leverandøren utføre hovedrengjøring m.m. En oversikt over bestillingsrenhold finnes i vedlegg 6. I kontrakten ligger det en fleksibilitet ift. reduksjon/ økning av renholdsareal og renholdskvalitet. Nødvendige endringer kan forårsakes av bl.a.: Renovering av eksisterende renholdsareal Reduksjon/ økning ift. Renholdskvalitet Leveranseomfang kantinetjeneste Håndtering av kaffeautomater Ukentlig innkjøp av lunsjmat (hver mandag). OD har konto hos Rema 1000 ca. 2 mintters gange fra kontorlokalene og får egen faktura for matutgiftene. Maten skal settes fram til kl. 11:00 hver arbeidsdag (mandag fredag). En grønn salat lages hver mandag og egg kokes hver onsdag. Etter kl 1130 skal maten ryddes vekk, kjøkkenbenk og spisebord tørkes, stolene settes opp på bordet og golvet på spiserommet vaskes. Ymse vedlikehold I tillegg til renholds- og kantinetjenester skal leverandøren bruke, erfaringsmessig 1 time i måneden på ymse vedlikehold: Ukentlig søppelhenting Ukentlig sjekk av alle lysrør i taket i første etasje Ved behov, innkjøp og bytting av lysrør/startere Snømåking av inngangstrapp ved større snømengder Ved behov, henting og bortkjøring av søppel utover det ukentlige Gjennomføring av oppdraget Renholdet skal utføres regelmessig, i henhold til NS-INSTA 800. AQL er 4. Se vedlegg 5 for nærmere beskrivelse om ønsket frekvens og omfang. Pris skal gis som fast månedssum. Leverandøren skal utarbeide aktivitetsplan som skal gjennomføres i hele avtaleperioden i forbindelse med oppfølging. Byggeier vil sørge for garderobe-/toalettforhold, oppbevaringsmuligheter for utstyr og rekvisita. Renhold av kontorer og fellesområdene skal utføres mellom kl. 08:00 og 16, med forbehold om justering underveis uten endring av pris. Leverandøren er uten ekstra vederlag forpliktet til delta på brann- eller andre beredskapsøvelser og følge gjeldende rutiner ved evakuering e.l. situasjoner. 11
Tjenester som er unntatt fra tilbudet Regelmessig renhold omfatter ikke rengjøring av funksjonsflater på elektronisk utstyr og kontormaskiner. Med funksjon menes for eksempel tastatur, front på PC-skjermer, bryterpanel på maskiner. Regelmessig renhold omfatter heller ikke overflater over himling, inne i lukkede skap, gjenstander og dokumenter som oppbevares på inventar- og gulvoverflater, pyntegjenstander og andre personlige gjenstander og utstyr som tilhører brukeren av lokalet. Renholdsplaner Renholdsplaner skal utarbeides spesifikt av tilbyder, og godkjennes av oppdragsgiver. Oppdragsgiver har eiendomsrett til renholdsplanen og har rett til å benytte den ved andre anledninger. Det skal foreligge arbeidsinstrukser i forhold til renholdsplan. Kvalitet Utført renhold skal holde avtalt kvalitet i henhold til NS-Insta 800 målesystem for vurdering av rengjøringskvalitet. Krav til kvalitetsnivå er beskrevet i tabell 1 kvalitetsprofiler. Nullstilling Tilbyder overtar renholdet med den kvalitet som er i bygget ved oppstart. Eventuelle avvik mellom renholdskvalitet ved overtakelse og de krav som er satt i denne avtalen skal utlignes over den første måneden etter overtakelse. Hvis dette medfører ekstra kostnader, skal det gå klart frem av tilbudet. Ekstrakostnad for nullstilling må spesifiseres vedlegg 2 Prisskjema. Miljøkrav Leverandøren er forpliktet til bare å bruke miljøvennlige produkter og bidra til et godt innemiljø hos Oppdragsgiver. Det skal kun benyttes ikke-metalliserende produkter. Leverandøren skal gi nødvendig opplæring i bruk og dosering av renholdsmidler. Dette skal dokumenteres med tjenestesertifikater eller annen relevant dokumentasjon. Kjemikalier a) Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139) med senere endringer. b) De vaskeaktive stoffene som brukes i rengjøringsproduktene skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften), (FOR 2004-06-01 nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. Likeledes skal kravene som berører vaske- og rengjøringsmidler i Produktforskriften tilfredstilles c) Det skal foreligge oppdaterte sikkerhetsdatablader på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek. 12
d) Rengjøringsproduktene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk e) Renholdsproduktene som brukes skal ikke inneholde stoffer som kan klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139), se vedlegg. f) Rengjøringsproduktene og deres evt. nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139), se vedlegg. g) Renholdsproduktene som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende, i henhold til forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), se vedlegg. h) Innholdsstoffer i rengjøringsprodukter som utgjør en særlig alvorlig miljø- og helsefare, og/eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper skal ikke brukes i) Følgende enkeltstoffer skal ikke finnes i rengjøringsproduktene: o Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater o Triklosan o Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC o Muskxylener o PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) o Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) Forbruk av kjemikalier og plastposer samt avfallshåndtering: a) Det skal foreligge system for måling av kjemikalie- og plastposeforbruk b) Leverandøren pålegges å ha system for håndtering av avfall. Det skal også foreligge system for 100% kildesortering av avfall som brukes i tjenesteproduksjonen Emballasje: a) Emballasjen skal ikke inneholde halogenholdig plast. b) Leverandøren skal være medlem av en returordning for emballasje eller selv forvalte en slik ordning. Kvalitetssikring Tilbyder må ha et eget kvalitetssikringssystem for leveransen og beskrivelse av dette må vedlegges. Tilbydere må ha dokumenterte rutiner for vikartjeneste, egenkontroll, stikkprøvekontroll og oppfølging i forhold til oppdragsgiver. Alle vikarer må tilfredsstille samme krav som i pkt. Krav til personell og alle skal godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. I tillegg skal det utføres kvartalsvis kontroller i henhold til NS-INSTA 800, første gang 3 måneder etter oppstart av kontrakten. Kontrollen utføres under ledelse av leverandøren og med representanter fra oppdragsgiver som observatør. Ved behov for ekstern bistand kan en nøytral part leies inn, dersom en av partene mener det er behov for det. 13
Maskiner, materiell og renholdsprodukter Leverandøren skal benytte nødvendige og hensiktsmessige maskiner for å utføre renholdet på en god og effektiv måte. Leverandøren er selv ansvarlig for å stille nødvendige maskiner til disposisjon. Det samme gjelder moppeutstyr og annet. Leverandøren skal også levere sanitærartikler som toalettpapir, håndklepapir og toalettsåpe. Sanitærartiklene skal være av normalt god kvalitet, og faktureres etter medgått forbruk. Hvis ikke levert produkt er tilfredsstillende for leietaker justeres valg av produkt fortløpende. Vi gjør oppmerksom på at bygget har monterte holdere og forutsetter at disse benyttes videre, og oppfordrer tilbyder til å skaffe seg oversikt over dette ved befaring. Krav til personell Det skal være en definert vikarpool som kan supplere det faste renholdspersonalet. En beskrivelse av rutiner for håndtering ved sykdom og lignende skal være vedlagt tilbudet. Renholdsarbeidet skal utføres og ledes av kvalifisert personell. Personellet som benyttes i den løpende utførelsen av tjenesten skal ha fått nødvendig opplæring i moderne renhold. Det er ønskelig at tilbudte renholdere har godkjent fagbrev i renholdsoperatørfaget. Renholdspersonalet skal under arbeidet bære antrekk som er tydelig merket med renholdsfirmaets navn. Renholdspersonalet har ansvar for å holde orden i egne lokaler, og renholdsutstyret skal til enhver tid være presentabelt. Ansatte hos leverandør som vil få administrativ og operativ tilknytning til tjenesten har taushetsplikt og må undertegne erklæring om dette. Det stilles krav om at leverandørens ansatte med administrativ og operativ tilknytning til tjenesten må kunne beherske norsk muntlig, og forstå skriftlige beskjeder. Leverandøren er ansvarlig for opplæring i tjenestene ut over den innføring i lokale forhold som gis av oppdragsgiver ved oppstart av avtalen. Leverandørens opplæring skal i tillegg til innføring i å utføre behovstilpasset renhold med kvalitetsmål også omfatte kundebehandling og faglig kunnskap vedrørende daglig utførelse tjenestene. Leverandøren skal sørge for at medarbeiderne og Oppdragsgivers kontaktpersoner får relevant informasjon om behovstilpasset renhold med kvalitetsmål, NS INSTA 800. Priser Alle priser skal oppgis i vedlagte prismatriser, vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Det skal ikke endres på dette formatet, men tilbyder kan skrive inn kommentarer i kommentarfeltet i prismatrisen. Beskrivelser Følgende beskrivelse av renholdstjenester er ikke utømmende. 14
Fullt renhold (FR) Rengjøring og vedlikehold av gulv, inventar, vegger og himling jf. definisjoner i NS-INSTA 800. Innvendig glass i yttervegg Innvendige glassvegger og vinduer Inngangsdør innvendig og utvendig Tømming av avfallsbeholder/sorteringsstasjoner 100% kildesortering. Levering og etterfylling av santitærartikler på sanitærrom Holde orden i møterom Håndtering av kaffeautomater Tilsynsrenhold (T) Enklere renhold Tilsynsrenhold skal utføres etter frekvens angitt i frekvenstabellene Følgende arbeidsoppgaver gjelder: Tømme avfallsbeholdere Fjerne generende flekker, som for eksempel kaffeflekker På møterom: Sette stoler på anvist plass; fjerne stentøy, bestikk og lignende;; fjerne synlig avfall Funksjonskrav på regelmessig renhold Regelmessig renhold Aktivitet Kvalitetsmål Innvendig glass på yttervegg og Samme kvalitetsprofil som veggen i innvendig glassvegger rommet. Tømming av avfallsbeholder Være tom og uten utvendige flekker. Stå på plass med innstikkpose. Etterfylling av toalettpapir Toalettrull + 1 reserverull skal være på plass på hvert toalett etter renhold. Etterfylling av tørkepapir/rull Minimum 10% igjen av papir/rullen etter renhold. Dispenser skal virke. Etterfylling av håndsåpe Minimum 25% full etter renhold. Dispenseren skal virke. Holde orden i møterom Glass og kopper ryddes fra møterom. Det skal være ryddig i møterom. Holde orden i kantine Oppvaskmaskin ryddes ut av hver dag. Skittenoppvask settes i oppvaskmaskin. Benken tørkes. 15
Vedlegg 2 Prisskjema Prisskjema er vedlagt kunngjøringen som egen fil. 16
Vedlegg 3 Kontraktsvilkår ODs standard kontraktsvilkår er vedlagt som egen fil. Deler av oppdragsbeskrivelsen og leverandørens tilbud vil bli innarbeidet som en del av kontraktsvilkårene. 17
Vedlegg 4 Invitasjon til befaring Aktuelle leverandører inviteres herved til å befare lokalene. Oppmøtested er: Verkstedveien 1, 9406 Harstad Tid: Felles befaring avholdes 05.09.11, kl. 13:00. Formålet med befaringen er å gi et inntrykk av lokalene. Spørsmål/svar som stilles under selve befaringen, og som ikke fremgår av konkurransegrunnlaget, vil etterpå oppsummeres i et kort referat og publiseres på Doffin. Spørsmål vil bli anonymisert. Reiseutgifter, med videre, i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte leverandør. Med vennlig hilsen Sandra Lund Oljedirektoratet, avdeling Harstad 18
Vedlegg 5 Renholdsfrekvenser og kvalitetsprofiler Romtyper 1FR/uke 1FR+2T/uke 5FR/uke 1FR/mnd 1 FR/kva 1 etg blokk A Vindfang Resepsjon Kopirom Toaletter Gang v/ toaletter Garderobe Renholdsrom Lager renholdsfirma Korridorer Spiserom m/kantine Kontorareal Arbeidsrom (bibliotek) Arbeidsrom 2 Møterom 1 etg blokk B Garderobe m/dusj Toaletter Gang v/ toaletter Hvilerom Korridorer 10 kontorer Trapp til kjeller (tre) Kjelleretg Trapperom (teppe) Arkiv (teppe) Arkiv (datagolv) EDB-rom (datagolv) 19
Oppdragsgiver Oljedirektoratet Adresse Verkstedveien 1 Postnr./Sted 9406 Harstad Lokal type Kvalitetsprofiler Data/telefonsentral Kontor/åpne landskap Toaletter Rekvisitarom Møterom/ Forrom toaletter Datarom/lager Videokonferanserom Spiserom v/kantine Lager for renholder Arbeidsrom Dusj Bøttekott Søppelrom Tolkningsrom Entre/hovedinnganger Korridorer Trapp AQL 4,00 % 4,00 % 4,00 % Nivå 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Inventar Avfall/løst smuss, støv og flekker Flatesmuss Vegger Avfall/løst smuss, støv og flekker Flatesmuss Gulv Avfall/løst smuss, støv og flekker Flatesmuss Tak/himling Avfall/løst smuss, støv og flekker Flatesmuss Merknader: 20
Vedlegg 6 Bestillingsrenhold Prisskjema for bestillingsrenhold er vedlagt kunngjøringen som egen fil. 21