Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 21/11/2007 SAK NR 058-2007 Stab og støtte. Fellestjenester i Helse Sør-Øst Forslag til vedtak: 1. For å frigjøre ressurser til pasientbehandling og for å øke kvaliteten på de administrative funksjoner legger styret til grunn at administrative støttefunksjoner i foretaksgruppen standardiseres både når det gjelder teknologi, organisasjon og prosess. 2. Styret slutter seg til at det etableres interne fellestjenester for hele Helse Sør- Øst. 3. Styret ser i denne sammenheng at den eksisterende fellestjenesteenheten Sykehuspartner utvikles som en sentral del av en slik organisering av administrative støttefunksjoner. 4. Styret legger til grunn at etablering, styring og utvikling av fellestjenester skjer i tråd med den redegjørelse som er gjort i saken. Styret legger særlig vekt på god ivaretakelse av de ansatte som berøres og at helseforetakene sikres tilstrekkelig innflytelse over fellestjenestene. 5. Styret forutsetter at nye tjenesteområder som skal etableres som fellestjenester forelegges styret for beslutning. 6. Styret legger til grunn at det bygges videre på den inngåtte avtalen med DHL når det gjelder etablering av felles forsyningsstruktur for hele Helse Sør-Øst. Hamar, 14. november 2007 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 10
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD) har med bakgrunn i Stortingsproposisjon nr. 44 stilt klare forventninger til Helse Sør-Øst RHF om at det som en følge av sammenslåingen skal oppnås både kvalitative og økonomiske gevinster gjennom en bedre utnyttelse av de samlede ressursene som går til administrative støttefunksjoner.slik som personell, IKT, innkjøp og logistikk og eiendom. Dette følges nå opp av administrerende direktør i forbindelse med utviklingen og beskrivelsen av et samlet omstillingsprogram for en bærekraftig utvikling av Helse Sør-Øst. Styret vil i desember få seg forelagt en samlet beskrivelse av programmet som i tillegg til innsatsområdet stab- og støttefunksjoner, også inkluderer hvordan aktivitetene innenfor hovedstadsprosessen og forskningsområdet vil bli designet og fulgt opp i 2008. For å kunne øke kvaliteten innen administrative støttefunksjoner og hente ut gevinster er det nødvendig å etablere organisatoriske og systemmessige løsninger som gjør det mulig å levere standardiserte tjenester og utnytte stordriftsfordeler i drift og forvaltning. Det er administrerende direktørs anbefaling at administrative støttefunksjoner i foretaksgruppen standardiseres både når det gjelder teknologi, organisasjon og prosess og det derfor etableres felletjenester i Helse Sør-Øst. Administrerende direktør legger til grunn at fellestjenester som hovedregel skal etableres som interne tjenesteleveranser. Det vil kunne være unntak fra dette, jf. avtalen med DHL om drift av eksternt forsyningssenter, Sykehusapotekene ANS, HINAS. Det er videre administrerende direktørs anbefaling at den etablerte fellestjenesteenheten Sykehuspartner utvikles som en sentral del i etableringen av regionale fellestjenester for Helse Sør-Øst. På bakgrunn av resultatene fra evalueringen av Sykehuspartner, er det imidlertid nødvendig å gjøre forbedringer i styringsmodellen for Sykehuspartner og i tjenesteleveransene. For å oppnå nødvendige forbedringer og en reell forretnings - og utviklingsplan for Sykehuspartner er det etablert et driftsstyre. Driftsstyret i Sykehuspartner må også påse at det iverksettes tiltak i tråd med hva evalueringen anbefaler og sikre tilfredsstillende rapportering både på kvalitet i forhold til bestillere og på resultat.. Den kompetanse de ansatte som i dag utfører tjenestene besitter vil være en nøkkelfaktor for å lykkes med etableringen av en fellestjenesteenhet. En sentral forutsetning for å etablere velfungerende fellestjenester vil derfor være å sørge for god ivaretakelse av og god involvering i prosessene av de ansatte som berøres. Det må i samarbeid med helseforetakene etableres planer for overføring av tjenester, og for utvikling og implementering av nye tjenester. Side 2 av 10
Administrerende direktør anbefaler at det bygges videre på den inngåtte avtalen med DHL når det gjelder etablering av felles forsyningsstruktur for Helse Sør-Øst. Helseforetakene i tidligere Helse Sør har opsjon på å tiltre denne avtalen, og avtalen er klart mer økonomisk fordelaktig jo flere foretak som inngår i konseptet. Det vil bli foretatt en evaluering av dette konseptet i 2009. 2. Bakgrunn Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD) har med bakgrunn i Stortingsproposisjon nr. 44 stilt klare forventninger til Helse Sør-Øst RHF om at det som en følge av sammenslåingen skal oppnås både kvalitative og økonomiske gevinster gjennom en bedre utnyttelse av de samlede ressursene som går til administrative støttefunksjoner slik som personell, IKT, innkjøp og logistikk og eiendom. Begge de tidligere regionene har lagt et godt grunnlag for å kunne realisere eiers forventning gjennom de strategier som er utviklet for å sikre kvalitet og god ressursutnyttelse gjennom sterkere regional styring og samordning av ikkemedisinske støttefunksjoner.. Selv om det er gjort et betydelig arbeid i begge de tidligere regionene, er det vesentlige forskjeller i måten administrative støttefunksjoner er organisert på. I tidligere Helse Sør ble det etablert en egen intern fellestjenesteenhet Sykehuspartner som leverer tjenester innen innkjøp, HR/lønn og IKT. IKT leveres ikke til Rikshospitalet HF, men for de øvrige områdene er alle helseforetakene i tidligere Helse Sør kunder. I tidligere Helse Øst er det gjennomført et betydelig standardiseringsarbeid. HR/lønn og IKT håndteres imidlertid av det enkelte HF. Innen området innkjøp/logistikk har tidligere Helse Øst etablert innkjøpsamarbeid mellom HFene, og det er inngått en avtale med DHL om etablering og drift av et felles forsyningssenter. En sentral del av det videre arbeidet vil være å utnytte de muligheter som ligger i den etablerte fellestjenesteenheten Sykehuspartner, avtalen med DHL og det standardiseringsarbeidet som er gjennomført. Som et ledd i å vurdere Sykehuspartner som en intern tjenesteleverandør er det gjennomført en evaluering av Sykehuspartner. Denne er omtalt under pkt. 4.2. HOD har gjennom oppdragsdokumentene bedt de fire helseregionene om å vurdere felles løsninger på tvers av regionene knyttet til stabs- og støttefunksjoner. Nasjonalt prosjekt stab og støtte (NPSS) ledet av Helse Sør-Øst har i november 2007 levert en rapport med en anbefaling til hvordan et slikt samarbeid kan gjennomføres. Dette arbeidet vil bli lagt til grunn for den videre utviklingen i Helse Sør-Øst. Styret har blitt orientert om arbeidet innen ikke medisinske støttefunksjoner gjennom sak 40-2007; Oppfølging av foretaksprotokollen, temasaker om Sykehuspartner, HR/lønn og IKT i styremøter 27. september og 23. oktober 2007, og i styresak 051-2007 blitt orientert om innkjøp/logistikk. Denne saken er en oppfølging av disse sakene, og omhandler beslutninger om fremtidig styring og organisering av administrative støttefunksjoner i Helse Sør-Øst. Side 3 av 10
3. Fellestjenester og standardisering 3.1 Generell vurdering Både fokus på standardisering og etablering av fellestjenesteenheter (shared service sentre) er stadig vanligere i store organisasjoner, både private og offentlig eide. En intern fellestjenesteenhet har administrative støttefunksjoner som sin kjernevirksomhet. Fordelene ved en intern fellestjenesteenhet og standardisering av prosesser, teknologi og organisering er at det vil: Gi helseforetakene mulighet til å fokusere på kjernevirksomheten; behandling av pasienter, forskning og utdanning Bidra til direkte og indirekte kostnadsbesparelser for helseforetakene og derved legge til rette for omprioritering av ressurser til mer og bedre pasientbehandling Opprettholde eller forbedre kvaliteten på fellestjenestene gjennom profesjonalisering av tjenestene og gjennom at helseforetakene stiller klare krav til tjenestene gjennom sin bestilling til tjenesteenheten. Bidra til ytterligere å standardisere prosesser, teknologi og organisering innen administrative støttefunksjoner. Gi medarbeiderne innen de ikke-medisinske støttefunksjonene mulighet til faglig vekst og utvikling 3.2 Behov for styringsinformasjon Det stilles stadig økende krav til styringsinformasjon og kvaliteten på denne, både fra egen organisasjon og omgivelsene. Det pågående omstillingsarbeidet i regionen stiller store krav til standardisert styringsinformasjon som grunnlag for beslutninger. Helse Sør-Øst har i dag betydelige utfordringer knyttet til å fremskaffe tilfredsstillende styringsinformasjon både innen HR, innkjøp og økonomi., Gjennom standardisering av prosesser, teknologi og organisering vil det oppnås bedre styring og kontroll. Felles styringsinformasjon gir bedre muligheter for sammenlikninger på tvers og mulighet til å utvikles som lærende organisasjoner. Dette vil også resultere i bedre beslutningsgrunnlag som igjen kan lede til bedre kvalitet både i resultat og gjennomføring av beslutninger og bedret økonomisk kontroll. Erfaringene fra Sykehuspartner, som samsvarer med erfaringer fra andre fellestjenesteenheter, er at etablering av fellestjenester med felles prosesser og systemstøtte er med på å heve kvaliteten på styringsinformasjonen. 3.3 Kompetanse Mange av de administrative støttefunksjonene er fragmentert organisert. Ved å etablere fellestjenester vil kompetanse samles i færre miljøer og kan således styrke tjenestetilbudet. Det vil også gi medarbeiderne større mulighet til faglig vekst og utvikling. 3.4 Gevinster Side 4 av 10
Det er å forvente noen direkte gevinster av standardisering og etablering av fellestjenesteenheter. Disse kan være; reduserte transaksjonskostnader (skalafordeler), reduserte investeringsbehov på sikt og reduserte driftskostnader blant annet som følge av at man får færre IKT-løsninger i porteføljen. Erfaringer fra etablering av fellestjenesteenheter tilsier imidlertid at den største økonomiske effekten oppnås gjennom gevinster lokalt i organisasjonen så som; høyere kvalitet på tjenestene, mer ressurser og ledelsesfokus på kjernevirksomhet, organisasjonsutvikling med mer.. Det er derfor viktig å kommunisere til organisasjonen hva som er hovedmotivasjonen for en slik endring og ha realistiske forventninger til de direkte effektene av denne type standardisering slik at det ikke oppstår et gap mellom forventninger og faktisk resultat. 3.5 Risikovurderinger Et viktig risikomoment ved etablering av fellestjenester er at man ikke klarer å få med den kompetansen som ligger i de eksisterende organisasjonene. Det er derfor viktig med god samhandling med de ansatte som berøres. Forutsigbarhet og god kommunikasjon er sentralt i denne sammenheng. Kompetanseutvikling er viktig for å beholde og utvikle ansatte. Det er også viktig å få til en kontrollert og god overgang til fellestjenesteleverandøren. Dette for å unngå driftsproblemer og at oppfølgingen av brukerne ikke blir god nok. Det er videre en risiko for at en intern tjenesteleverandør ikke blir tilstrekkelig kostnadseffektiv, og ikke leverer god nok kvalitet som følge av manglende konkurranse om leveransene. Tett oppfølging av tjenesteleveransene med basis i servicenivå-avtaler blir helt sentralt, og det må gjennomføres bench-marking mot eksterne leverandører for å sikre at det er rett pris og kvalitet på leveransene. 4. Utvikling av fellestjenesteenhet 4.1 Styringsmodell, ansvar og roller Ved etablering og bruk av en fellestjenesteenhet vil oppgaver og funksjoner flyttes fra helseforetakene til fellestjenesteenheten som leverer tjenestene. Dette stiller økte krav både til det regionale helseforetakets rolle som premissleverandør for fellestjenesteenheten, helseforetaket som bestiller av tjenestene og fellestjenesteenheten som leverandør. Mer om de ulike rollene (den såkalte Y-modellen definerer tre primære interessenter): Premissgiver Ansvar for å gi overordnet strategi, retningslinjer og føringer i forhold til tjenesteleverandøren, og for å utvikle regionale strategier og definere regionale prosjekter i forhold til og sammen med helseforetakene. Side 5 av 10
Bestiller Ansvar for å definere behov for tjenester som reguleres inn i tjenestenivåavtaler med leverandør Leverandør Ansvar for å levere tjenester til bestiller basert på inngåtte tjenestenivåavtaler som inkluderer bestillinger, leveranser og kundeoppfølging. Premissgiver Bestiller Leverandør Figur 1: Overordnet styringsmodell (strategisk nivå)l Denne modellen benyttes i dag som et overordnet styringskonsept for de tjenester som leveres av Sykehuspartner. Det eksisterer lignende prinsipper for styring av felles forsyningstjeneste levert fra andre tjenesteleverandører så som DHL, HINAS, Norsk helsenett, Sykehusapotekene etc. Ved videreutvikling av fellestjenester i Helse Sør-Øst, er det viktig at Helse Sør- Øst RHF fremstår som en forutsigbar og helhetlig premissgiver. 4.2 Evaluering av Sykehuspartner og videre utvikling For å skaffe bedre bakgrunnsinformasjon for å vurdere hvordan Sykehuspartner har fungert som leverandør av felles administrative støttefunksjoner i tidligere Helse Sør, er det gjennomført en ekstern (Ernst & Young) vurdering av Sykehuspartner sine tjenesteleveranser og styringskonseptet som benyttes og i hvilken grad identifiserte gevinstpotensialer er realisert. Evalueringen fokuserte på tjenestekvaliteten, gevinstrealisering, styringsmodellen og implementering av tjenester. Evalueringen viser at Sykehuspartner ivaretar basistjenester på en tilfredsstillende måte, men at det er behov for tilpasninger og videreutvikling for å ta ut ytterligere økonomiske- og kvalitetsmessige gevinster Side 6 av 10
Innen innkjøpsområdet er det enighet om at målene for gevinstrealisering er nådd, mens det innen HR/lønn og IKT er noe uenighet mellom helseforetakene og Sykehuspartner om i hvilken grad målene for gevinstrealisering er nådd. Rapporten påpeker videre at det er støtte 1 for de styringsprinsipper fellestjenestene i Sykehuspartner bygger på som konsept. Det er behov for ytterligere avklaring og tydeligere definering av roller og ansvar innen styringsmodellen (y-modellen). Dialogen mellom aktørene synes ikke å være god nok. Den tekniske implementeringen av tjenestene utføres på kort tid, og fungerer i hovedsak bra. Det er imidlertid et forbedringspotensial når det gjelder informasjon og forventningsavklaring i forkant av implementeringer. Rapporten viser at utviklingen av de ulike tjenesteområdene har kommet noe ulikt i forhold til hvordan tjenesten fungerer. Det trekkes frem flere forbedringsområder og forslag til tiltak som bør gjennomføres for å forbedre Sykehuspartner som leverandør av fellestjenester. Hovedrapporten ligger som trykt vedlegg til styresaken Den viktigste erfaringen er behovet for å trekke helseforetakene sterkere inn i utøvelsen av premissgiverrollen og styringen av leverandørfunksjonen. Dette vil gjøres på flere måter, både gjennom driftstyre og i det løpende strategiske arbeidet. Det er tidligere i styresak 041-2007 orientert om at det er etablert et driftsstyre for Sykehuspartner. Dette styret vil bestå av to representanter fra RHFet, tre representanter fra helseforetakene og tre ansatte representanter i tillegg til en ekstern ressursperson. I tillegg vil helseforetakene bli trukket aktivt inn i arbeidet med strategi for og utvikling de administrative støttefunksjoner av fellestjenesteenheten. På denne måten sikres det at helseforetakene har påvirkning på utvikling og retning på fellestjenestene. Gjennom driftsstyret sikres også at de ansatte har nødvendig innflytelse på utviklingen av fellestjenesteenheten. 4.3 Felles forsyningsstruktur En forutsetning for organisering av en effektiv forsyningsstruktur i foretaksgruppen er at bestillinger av varer og tjenester blir foretatt i et elektronisk system. Samtlige foretak har elektroniske bestillingssystemer. For å utnytte disse investeringene og sikre en gjennomgående bestillingsstruktur er det nødvendig å ta i bruk ehandel mot leverandørmarkedet. Flere av helseforetakene bruker i dag ehandel og gjennomfører elektroniske bestillinger. I foretaksgruppen er det etablert en felles ekstern forsyningsløsning som innbefatter lager og transportvirksomhet driftet av en tredjepart, DHL. Helseforetakene i tidligere Helse Øst er tilsluttet denne løsningen. En suksessfaktor for optimale innkjøp er at samtlige helseforetak slutter seg til felles forsyningsstruktur gjennom bruk av elektroniske bestillinger internt i helseforetaket, ehandel i kommunikasjon med leverandørmarkedet og tilslutning til felles forsyningsløsninger. 1 Vurderingen er gjennomført blant brukere og ledere(92 intervjuer og 23 spørreundersøkelser) av Sykehuspartners tjenester, og omfatter således ikke HF i tidligere Helse Øst. Side 7 av 10
5 Områder som vurderes etablert som fellestjenester Styret har blitt orientert om administrasjonens arbeid med innkjøp/logistikk, HR/lønn og IKT gjennom temasaker og orienteringssaker. Det vil bli lagt frem konkrete saker innen disse områdene i kommende styremøter. I tillegg til disse tre områdene er det også viktig å få vurdert økonomi/regnskap og eiendom i forhold til etablering av fellestjenester. Det er også andre tjenesteområder som kan være aktuelle for fellestjenester, men det legges til grunn at dette må vurderes på et senere tidspunkt. Det må utvikles business case og gjennomføringsplaner for hvert enkelt område, før beslutning om å etablere nye områder som en fellestjeneste for hele Helse Sør-Øst kan tas. 6 Forankring og medvirkning Saksområdet fellestjenester har vært presentert for de konserntillitsvalgte og for de administrerende direktørene i helseforetakene. 7 Forholdet til Nasjonalt prosjekt stab og støtte Det vil bli avklart hvordan Helse Sør-Øst kan utvikle sine løsninger innenfor de rammene som trekkes opp av det nasjonale prosjektet for stab/støtte. Dette vil endelig skje etter at styret i Helse Sør-Øst har behandlet saken, og HOD har tatt stilling til hvordan de ønsker at regionene skal forholde seg til administrative støttetjenester i en nasjonal sammenheng. Det vil imidlertid kunne arbeides med å etablere opplegg for fellestjenester regionalt, som etter hvert samordnes med nasjonale tilnærminger. 8 Administrerende direktørs vurderinger Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD) har med bakgrunn i Stortingsproposisjon nr. 44 stilt klare forventninger til Helse Sør-Øst RHF om at det som en følge av sammenslåingen skal oppnås både kvalitative og økonomiske gevinster gjennom en bedre utnyttelse av de samlede ressursene som går til administrative støttefunksjoner. For å kunne hente ut gevinster innen administrative støttefunksjoner er det nødvendig å etablere organisatoriske og systemmessige løsning som gjør det mulig å levere standardiserte tjenester og utnytte stordriftsfordeler i drift og forvaltning. Dette vil kunne gjøres med størst effekt både på kvalitet og ressursmessig ved at oppgaver og funksjoner flyttes fra helseforetakene og over til en fellestjenesteenhet. Det er administrerende direktørs anbefaling at administrative støttefunksjoner i foretaksgruppen standardiseres både når det gjelder teknologi, organisasjon og prosess og det derfor etableres felletjenester i Helse Sør-Øst. Administrerende direktør mener at ved etablering av og bruk av fellestjenester med standardiserte prosesser og systemer vil en: Side 8 av 10
Gi helseforetakene mulighet til å fokusere på kjernevirksomheten; behandling av pasienter, forskning og utdanning Bidra til direkte og indirekte kostnadsbesparelser for helseforetakene og derved legge til rette for omprioritering av ressurser til mer og bedre pasientbehandling Opprettholde eller forbedre kvaliteten på fellestjenestene gjennom profesjonalisering av tjenestene og gjennom at helseforetakene stiller klare krav til tjenestene gjennom sin bestilling til tjenesteenheten. Bidra til ytterligere å standardisere prosesser, teknologi og organisering innen administrative støttefunksjoner. Bedre styring og kontroll gjennom standardisering og bedre styringsinformasjon som igjen kan gi en betydelig økonomisk gevinst. Direkte kostnadseffektiviseringer innen de berørte administrative funksjoner gjennom blant annet reduserte transaksjonskostnader (skalafordeler), unngåtte investeringer i lokale IKT-løsninger og reduserte drift- og vedlikeholdskostnader. Gi medarbeiderne innen de ikke-medisinske støttefunksjonene bedre mulighet til faglig vekst og utvikling Administrerende direktør mener at det ikke er mulig å møte de økende kravene til kvalitet i styringsinformasjon og rapportering uten å standardisere prosesser, teknologi og organisering som beskrevet i denne sak. Administrerende direktør legger til grunn at fellestjenester som hovedregel skal etableres som interne tjenesteleveranser. Det vil kunne være unntak fra dette, jf. avtalen med DHL om drift av eksternt forsyningssenter, HINAS, Sykehusapotekene ANS, Norsk Helsenett AS. Tilrettelegging av en effektiv virksomhet innenfor tilgjengelige økonomiske rammer vil kreve omstillinger. Disse omstillingene vil berøre medarbeiderne. Det er administrerende direktørs vurdering at det er krevende å flytte administrative støttefunksjoner ut av helseforetakene. En slik organisatorisk endring berører både helseforetakenes ansvarsområder og det berører de som i dag utfører disse oppgavene. Hvilke løsninger som velges for overføring av ansatte og oppgaver må vurderes i forhold til hvert enkelt tjenesteområde. God ivaretakelse av de ansatte som berøres er en sentral forutsetning for å lykkes med å etablere en velfungerende fellestjenesteenhet. Som en følge av dette stilles det store krav til ryddighet i prosessene med overføring av ansatte og oppgaver til en intern fellestjenesteenhet, og det stilles store krav til styring og organisering av en intern fellestjenesteenhet. Administrerende direktør vil legge stor vekt på at Helse Sør-Øst skal framstå som profesjonell og seriøs gjennom en helhetlig og forutsigbar håndtering av disse omstillingsprosessene for å skape trygghet, sikre et godt arbeidsmiljø gjennom krevende prosesser og bidra til å sikre et best mulig samarbeid mellom de som er berørt av omstilling. Målet er at alle berørte medarbeidere skal tilbys annet relevant arbeid, og så langt det er mulig finne en løsning tilpasset den enkeltes ønsker i forhold til Side 9 av 10
arbeidssituasjon, kompetanse og utviklingsmuligheter og den sosiale og familiære situasjon. På den annen side ser administrerende direktør klare fordeler ved en slik organisering. Den vil legge et grunnlag for å frigjøre ressurser til pasientbehandling, frigjøre ledelsesmessige ressurser til kjernevirksomheten, øke kvaliteten på administrative støttetjenester og gi en helt nødvendig kvalitetsøkning på sentral styringsinformasjon i Helse Sør-Øst. Det er videre administrerende direktørs vurdering at den etablerte fellestjenesteenheten Sykehuspartner må utvikles som en sentral del i etableringen av regionale fellestjenester. Sykehuspartner er en etablert organisasjon som pr. i dag har ca 250 ansatte og leverer tjenester innen områdene innkjøp, HR/lønn og IKT. På bakgrunn av resultatene fra evalueringen av Sykehuspartner, er det imidlertid nødvendig å gjøre forbedringer i styringsmodellen for Sykehuspartner og i tjenesteleveransene. Ved å etablere et driftsstyre og ved å trekke helseforetakene sterkere inn som premissleverandører, er det administrerende direktørs vurdering at styringsmodellen blir klart forbedret. Driftsstyret i Sykehuspartner må påse at det iverksettes tiltak i tråd med hva evalueringen anbefaler. Det må i tett samarbeid med helseforetakene etableres planer for overføring av tjenester, og for utvikling og implementering av nye tjenester. Administrerende direktør ønsker videre å bygge på den inngåtte avtalen med DHL når det gjelder etablering av felles forsyningssenter for Helse Sør-Øst. Helseforetakene i tidligere Helse Sør har opsjon på å tiltre denne avtalen. Det vil bli foretatt en evaluering av dette konseptet i 2009. Side 10 av 10