Innkalling til årsmøte Tirsdag 14. februar 2017 kl. 19:00 Sted: klasserom i bygg 10, Dyrløkkeåsen skole Ullerudfaret Vel https://ullerudfaretvel.wordpress.com E-post: post@ullerudfaretvel.com Årsmøtet behandler: 1) Konstituering a) Godkjenning av innkallingen og dagsorden b) Valg av møteleder c) Valg av referent d) Valg av to til å undertegne referatet 2) Årsmelding 3) Regnskap 4) Innkomne forslag a) Forslag fra styret b) Forslag fra medlemmer 5) Budsjett 6) Valg i hht. 5 Styret i Ullerudfaret Vel Drøbak 31. januar 2017 Vedlegg: 1. Årsmelding 2. Budsjett og regnskap 3. Innkomne forslag 4. Innstilling fra valgkomiteen 5. Fullmaktsskjema
Vedlegg 1 Årsmelding 2016 Styret i 2016 har bestått av: Ullerudfaret Vel https://ullerudfaretvel.wordpress.com E-post: post@ullerudfaretvel.com Robert Lund Leder på valg Roy Sørensen Nestleder på valg Magnus Seip Økonomiansvarlig 1 år igjen Bente Arnesen Dugnadsansvarlig 1 år igjen Line Stensrud HMS ansvarlig på valg Randie Marchella Styremedlem 1 år igjen Gro Brath Revisor på valg Gjennomført styrearbeid: Det er avholdt 4 styremøter Velavgift innkrevd i to terminer. Pr. 31.01.17 mangler innbetaling for to terminer for ett medlem + en termin for ett medlem. Purringer og inkassovarsel er lagt i postkassen på vanlig måte, og følges opp videre. Utestående velavgift for 2 år for ett medlem er innkrevd og saken avsluttet ved innbetaling ved hjelp av inkassobyrå. Slike saker er en personlig belastning for styremedlemmer å håndtere da vi alle er naboer til de det gjelder. Styret besluttet derfor at vi etter purring og inkassovarsel oversender saken til inkassobyrå. Inngått avtale med inkassobyrå innebærer ingen kostnader for vellet om fordringen blir betalt før den oversendes namsmannen. Vi kan bare oppfordre alle til å bidra til å unngå dette. Be heller styret om utsettelse om det blir vanskelig å betale til forfall. Det er ført regnskap for 2016 samt utarbeidet budsjett for 2017. Revisjonsberetningen er ikke ferdigstilt før sakslisten til årsmøtet, men vil bli fremlagt på årsmøtet. To dugnader er utført med bra oppmøte. Gjennomført HMS kontroller på lekeplassene Nettsiden har fått oppdateringer og utfyllende informasjon, forhåpentlig til nytte for alle medlemmer og beboere i Ullerudfaret Vel. Av tiltak og saker som har krevd en del merarbeid er: o Nytt huskestativ i «lek syd» er satt opp. Ble ikke ferdigstilt før vinteren, men vil bli klargjort for bruk før vårdugnaden 2017 o Nye seter på huskestativ i «lek øst» o Kattenett montert på sandkasser i øst og syd. o Det er etablert fallsikkert underlag for lekeapparatene i «lek syd». o Vedtatt etablering av fallsikkert underlag på lekeplassene i øst og nord må ferdigstilles på vårdugnaden 2017. o Det er gjort flere fremstøt overfor ansvarlig kommunal enhet for å få på plass en skriftlig avtale om bruk av kommunal grunn utenfor feltet, hittil uten mottatt forslag til slik avtale mellom grunneier (kommunen) og Ullerudfaret vel. Vi har imidlertid fått en uformell godkjenning til å etablere et «sandbasseng» i grensen mellom vårt fellesområde i syd og kommunal grunn. Det var på denne bakgrunn at de andre lekeplassene måtte vente da vi ikke kunne bestille godkjent «støtsand» til lekeplassene før forholdet var avklart for «lek syd».
o Det har vært omfattende korrespondanse mellom styret og kommunen i en innvilget byggesak om heving av tak for et hus i feltet. Styret ble i slutten av mars 2016 - nærmest ved en tilfeldighet - klar over at det i slutten av april 2015 var gitt godkjenning til heving av tak på et «B hus» til 9 meter total byggehøyde. Dette er ca. 60 cm over vedtatt plan. Med tanke på det omfattende arbeidet som var nedlagt i vellets utarbeidelse til søknad om ny bebyggelsesplan i perioden 2006-2009 med et årsmøtevedtak i vellet i 2007 på maksimal økning av eksisterende byggehøyde på 80 cm, reagerte styret så raskt som mulig og sendte den 1.4.16 brev til Frogn kommune ved byggesak. I tillegg har 3 medlemmer på privat initiativ sendt inn formell klage på vedtaket, etter at kommunen i brev til ansvarlig søker vedgikk at innvilget byggetillatelse i denne saken ga føringer for tiltak av samme type for de andre husene i feltet. Dermed vil alle i felt C4 bli påvirket av vedtaket og dermed ha klagerett selv om man ikke er direkte gjenboer eller nabo av søkeren. Saken har hatt diverse merkelige vendinger frem og tilbake mellom ansvarlig søker kommunen og styret. Byggetillatelsen har vekslet mellom å være gitt/ trukket tilbake/ gitt på nytt for så å bli trukket tilbake i påvente av avklaring i politisk utvalg for miljø plan og byggesaker. Det var berammet befaring med politisk utvalg nå i slutten av januar. Saken kulminerte imidlertid bare noen dager før dette med at søker trakk søknaden. Selv om det har medført en viss frustrasjon i styret og hos enkeltpersoner over alle «kalamitetene», har denne saken heldigvis ikke vært helt bortkastet i og med at det nå er avdekket at bebyggelsesplanen ikke var så entydig og klar som vi hadde trodd og forutsatt. Mye av uklarheten har kommunen selv bidratt til, både ved saksbehandlingen i denne saken og manglende historisk kunnskap om grunnlaget for - og bakgrunnen til - vedtatt plan. I tillegg har kommunen bidratt til uklarheten også ved den tidligere behandlingen av reguleringsendringen i 2008-2009 med diverse manglende bilag og utfyllende tekst i vedtatt plan. Det er derfor nødvendig for oss å jobbe videre for å få en endelig avklaring på dette spørsmålet på en helt klar og utvetydig måte slik at vi slipper flere slike uheldige saker for fremtiden. Det er i alles interesse å kunne ha forutsigbarhet i slike spørsmål. Se styrets forslag til denne saken i listen over saker til årsmøte. Ullerudfaret vel 31.januar 2017 Robert Lund
Vedlegg 2
Vedlegg 3 Innkomne forslag til saker til årsmøte A. Forslag fra styret til saker til årsmøte: Sak 4 A 1 Forslag til endring i vedtektene Forslag til ny/ endret tekst vises her i blå farge. Det foreslås følgende endring og tillegg til vedtektene: 3 - Kontingenter og andre inntekter: Nytt avsnitt: «Velavgift som ikke er innbetalt etter mottatt purring og inkassovarsel, kan sendes til inkasso. Purregebyr vil bli avkrevd etter de til enhver tid gjeldende offentlige satser, og i henhold til «forskrift til inkassoloven». 4 Foreningens ledelse/ ÅRSMØTET/ 1. C. Valg av referent Ny tekst etter punkt 6: «Den som velges til referent kan ikke samtidig være forslagstiller til innkomne saker som behandles av årsmøtet.» 2. D. Valg av to til å undertegne referatet: Foreslås endret til: D. Valg av to + et styremedlem fra avtroppende styre til å undertegne referatet. 3. Årsmøtets beslutninger protokolleres og sendes sammen med referatet fra årsmøtet til samtlige medlemmer Foreslås endret til: Årsmøtets beslutninger protokolleres i referatet og kunngjøres for medlemmene. Et referat er gyldig når alle som er valgt til å undertegne har signert. Det er sittende styre som har ansvar for å sikre et godkjent referat 4 Foreningens ledelse/ STYRET: Foreningen skal ledes av et Styre som skal bestå av 6 - seks - medlemmer, herunder Leder, nestleder, dugnadsansvarlig, økonomiansvarlig Foreslås endret til: Foreningen skal ledes av et Styre som skal bestå av 6 - seks - medlemmer, herunder Leder, nestleder, dugnadsansvarlig, økonomiansvarlig og HMS-ansvarlig. Det er ellers foreslått mindre rettinger av skrivefeil/ uklart språk i tekst: «Innkommende forslag» rettet til «Innkomne forslag» «Lederen av Styret og valgkomitèen samt revisor velges for 1 ett år av gangen» rettet til «Leder av Styret, leder av valgkomitéen samt revisor velges for 1 ett år av gangen,» «Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte, og hvis det forlanges skriftlig avstemming.» rettet til «Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte - og hvis det forlanges ved skriftlig avstemming.»
Sak 4 A 2 Forslag til nytt punkt i forvaltningsplanen: Implementering av nytt punkt i forvaltningsplanen. 6. Internkontroll (HMS) «Et samlet styre er ansvarlig for at det føres internkontroll av vellets lekeplasser i henhold til gjeldende lover og forskrifter (produktkontrolloven og internkontrollforskriften). Det skal foretas jevnlige inspeksjoner av lekeapparatene og sikkerheten på lekeplassene. Styret har en egen perm med kontrollskjemaer som skal fylles ut etter foretatte inspeksjoner. Permen bør være lett tilgjengelig, da kontrollskjemaene kan bli gjenstand for ettersyn av myndighetene. En av styrets medlemmer skal være HMS ansvarlig.» Sak 4 A 3 Bebyggelsesplan for felt C-4 Styrets vurdering/bakgrunn: Det har i vellet pågått en byggesak (som nå er trukket) knyttet heving av tak for et av B-husene. I den forbindelse har det fremkommet at gjeldende bebyggelsesplan for felt C4 er mangelfull/ ikke presis nok. Dette har skapt uklarhet og misforståelser, både for kommunens saksbehandling og søker. Dette går på mangler og uklarheter vedrørende: Hva som er godkjent maksimal høyde for hustype A og B At deler av tegningsgrunnlaget er mangelfullt, ikke nøyaktig nok og har feil. Manglende tabell med oversikt over tillatte tiltak for alle eiendommene i felt C4 Uklarheter knyttet til partsforståelse for vellet i plan- og byggesaker. Ut fra klager i byggesaken (jf. ovenstående) og uformelle samtaler blant medlemmer i Ullerudfaret Vel kan det fremstå som det kan være et økende antall medlemmer som ikke ønsker muligheten for heving av tak for A- og B-hus på 80cm. Dvs; flere uttrykker ønske om å fjerne denne muligheten fra bebyggelsesplanen. Styret har i ovennevnte sak erfart at plan og byggesaker i vellet er komplekse og det kreves god kjennskap til regelverket og historikken. Dette gjelder både for kommunens saksbehandlere på byggesak og for medlemmer i Ullerudfaret vel som ønsker å utvide sin bolig. I tillegg har styret blitt kjent med nye tekniske krav som medfører at en heving av tak med 0,8 meter ikke vil gi samme effekt i forhold til økt boareal slik det ble forutsatt under utarbeidelsen av planforslaget. Styret anser at det er uaktuelt å akseptere en ytterligere netto høydeøkning av gjeldende bebyggelsesplan (altså utover vedtatt 80cm.) for å tilfredsstille nye tekniske krav, og at det derfor vil være en betydelig redusert nettoeffekt av en takheving i henhold til eksisterende plan. Endring av gjeldende bebyggelsesplan kan utløse kommunalt saksbehandlingsgebyr for «mindre vesentlig endring av bebyggelsesplan», for tiden kr. 20.000,- / 40.000,- (gebyr uten/ med klage) Styret mener vellet har økonomisk handlingsrom for å kunne belastes gebyrene uten ytterligere økning i velavgift.
Styret foreslår at årsmøtet fatter følgende vedtak: 1. Mulighetene for heving av tak for A og B hus fjernes fra bebyggelsesplanen 2. Årsmøtet ber påtroppende styre om å a. foreta en avklaring med kommunen om mulighetene, fremgangsmåten og evt. kostnader for å foreta en mindre vesentlig endring av gjeldende bebyggelsesplan (jf. pkt. 1) b. be kommunen om å ikke godkjenne søknader om heving av tak for A- og B-hus inntil vellet i rimelig tid har truffet en formell beslutning (jf. pkt. 2a). c. oppdatere og korrigere gjeldende bebyggelsesplan for kjente feil og mangler. d. Sikre at vellet ved styret blir part i plan- og byggesaker. 3. Årsmøtet ber påtroppende styre å benytte den kompetansen rundt plansak og historikk som finnes blant medlemmene knyttet vedtatte pkt. 2. B. Forslag fra medlemmer til saker til årsmøtet: Ingen innkomne saker fra medlemmer
Vedlegg 4 Valgkomiteens innstilling til nye styremedlemmer for 2017: Forslag til nye styremedlemmer 2017 Svein Dybvik, Monica Lillebakken Malin Skogheim Revisor: Tore Rytterager Leder av valgkomité: Mette Byrkje nr. 45-2 år nr. 38-1 år nr. 37-2 år nr. 25-1 år nr. 26-1 år
Vedlegg 5 FULLMAKT Årsmøte 14.02.2017 På årsmøtet har hver husstand, og som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift fullt ut, 1 en stemme. Huseier/beboer kan møte personlig eller ved skriftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av foreningen som har betalt siste forfalte vel-avgift. Et medlem kan dog bare møte med kun 1 en fullmakt. Jeg gir med dette: i Ullerudfaret nr. fullmakt til å representere meg på årsmøtet i Ullerudfaret Vel den 14. februar 2017 Dato: Signatur: Ullerudfaret nr.