Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 07.12.2015 Tidspunkt: 12:00 15:40. Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Reidunn Aasheim Leiar H Nils Gunnar Waage Nestleiar FRP Margareth Ottesen Mjønes Medlem SL Pål Ankervold Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Knut Vikane Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Inge Øpstad Knut Vikane AP Merknader Presentasjon av kontrollutval, ordførar, revisjon og sekretariat i starten av møtet, samt kort innføring i rollar, ansvar og oppgåver for kontrollutvalet. Andre som møtte: Navn Hogne Haktorson Else Holst-Larsen Line Margrethe Johnsen Harry Herstad Stilling Kontrollsjef, HFK sitt sekretariat for kontrollutvalet Revisor i Deloitte (Sak PS 42-50/15) Forvaltningsrevisor i Deloitte Ordførar i Stord kommune (Første halvtime av møtet) Reidunn Aasheim utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 42/15 PS 43/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 44/15 Nyttig informasjon for kontrollutvalet 2015/175 PS 45/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden 2011-2015 2015/175 PS 46/15 Rutinar i kontrollutvalet 2015/175 PS 47/15 Teieplikta for kontrollutvalet 2015/175 PS 48/15 Korleis melde avbod til møte i kontrollutvalet 2015/175 PS 49/15 Forvaltningsrevisjon av Barnevernstenesta i Stord kommune - Løypemelding 2015/15 PS 50/15 Deloitte presenterar interimsrevisjonsrapport for 2015 2015/178 PS 51/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan PS 52/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 2015/181 2015/180 PS 53/15 Referatsaker RS 32/15 Val av kontrollutval 2015-2019 2015/175 RS 33/15 Oppseiing av avtale mellom HFK og Stord kommune om sekretariatstenester for kontrollutvalet 2015/36 RS 34/15 Budsjettrevisjon 2. tertial 2015 for Stord kommune 2015/178 RS 35/15 Budsjettrapport 2. tertial 2015 for SVA KF 2015/178 RS 36/15 Budsjettrevisjon 2. tertial 2015 for SKE KF 2015/178 RS 37/15 Intensjonsavtale om kommunereform i Sunnhordland 2014/423 RS 38/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 39/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 PS 54/15 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune 2015/177 PS 55/15 Eventuelt 2
PS 42/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkallinga var denne gongen sendt på tre måtar til faste utvalsmedlemmar: 1. Privat epost-adresse 2. Kommunal epost-adresse 3. Pr. post. Varamedlemar med kjent adresse mottok innkalling jmf. pkt. 1 og 3 over. Nestleiar Nils Gunnar Waage hadde ikkje motteke sakspapir på kommunal epost-adresse, men vart hjelpen denne gongen sidan han mottok innkalling pr. post. Han hadde ikkje sjekka om innkallinga var motteken på privat epost-adresse. Kontaktopplysningar vert å sjekka. Det framkom ikkje andre merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent PS 43/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 01.09.2015. Protokoll frå møte 01.09.2015 vart godkjent. PS 44/15 Nyttig informasjon for kontrollutvalet Informasjonen vert teken til orientering. vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. 3
PS 45/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden 2011-2015 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode, og har særleg merka seg desse tilrådingane: a)... b)... c)... 2. Utvalet ber Deloitte gjennomføra kurs innan... i samband med eit kontrollutvalsmøte. 3. Kontrollutvalet ber om å få ein halvtime til å informera om utvalet sin rolle og ansvar for kommunestyret. 4. Sekretariatet vert beden om å arbeida vidare med tilrådingane. Tidlegare kontrollutvalsleiar var invitert til å delta på deler av møtet, særleg ved handsaming av denne saka. Sidan han ikkje møtte opp, var det stemning for å utsetta saka til neste møte. Vedtak i saka var samrøystes. Saka vert utsett til neste møte. Tidlegare kontrollutvalsleiar vert invitert til å delta ved handsaming av saka då. PS 46/15 Rutinar i kontrollutvalet 1. 2.... får abonnement på Kommunerevisoren og / eller Kommunal Rapport.... vil delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 03. 04.02.16. 3. Møtedato for første møte i 2016 vert sett til...kl.... 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. 4
Gjeldande forslag til vedtak pkt. 1: Alle faste medlemar i kontrollutvalet held fram med abonnement på Kommunerevisoren. Gjeldande forslag til vedtak pkt. 2: Utvalet opna for at nestleiar Nils Gunnar Waage kunne delta på NKRF sin konferanse i februar -16. Han melder seg på sjølv. Gjeldande forslag til vedtak pkt. 3: Første kontrollutvalsmøte i 2016 vert 01.03.16 kl. 14.00 Gjeldande vedtak, pkt. 5: Det vart reist spørsmål om varamedlemmar kunne delta på folkevaldopplæring på Solstrand i januar -16. Ordføraren støtta dette. Deltaking frå 1. vara for kvar partigruppe vart drøfta, evnt. andre i særskilte høve. Utvalsleiar fekk mynde til å avgjera dette, i samråd med sekretariatet. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Alle faste medlemmar av kontrollutvalet får abonnement på Kommunerevisoren. 2. Nestleiar Nils Gunnar Waage får delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 03. 04.02.16. 3. Møtedato for første møte i 2016 vert sett til 01.03.16 kl. 14.00 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får mynde til å avgjera kven av varamedlemmane som kan få delta på fokevaldopplæring på Solstrand 6 Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. PS 47/15 Teieplikta for kontrollutvalet Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. Utvalet ønskjer at det også vert informert om teieplikta på neste møte. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. 5
PS 48/15 Korleis melde avbod til møte i kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. PS 49/15 Forvaltningsrevisjon av Barnevernstenesta i Stord kommune - Løypemelding 1. Informasjonen vert teken til orientering. 2. Ferdig rapport vert å senda over til sekretariatet innan..., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 3. Rapporten kjem opp som sak på første kontrollutvalsmøte i 2016. Forvaltningsrevisor Line Margrethe Johansen, gav ei løypemelding om kor langt Deloitte er komen i arbeidet med denne forvaltningsrevisjonen. Noko forseinking skuldast nye opplysningar i saka, mellom anna jmf. tilsynsrapport frå Fylkesmannen i Hordaland. Det var difor ønskje om å ha eit ekstra intervju. Ferdig rapport kan leverast til sekretariatet 25. januar -16. Utvalet ønskte at tidlegare kontrollutvalsleiar informerer om kvifor utvalet valde å bestilla denne forvaltningsrevisjonen. Det kan td. gjerast om han deltar på deler av neste møte. Utvalet ønskte og å motta prosjektplanen for denne revisjonen. vart samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vert teken til orientering. 2. Ferdig rapport vert å senda over til sekretariatet innan 25.01.16., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 3. Rapporten kjem opp som sak på første kontrollutvalsmøte i 2016. 6
PS 50/15 Deloitte presenterar interimsrevisjonsrapport for 2015 Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte til orientering. Revisor Else Holst-Larsen orienterte om interimsrevisjonsrapporten som Deloitte har utarbeidd. Ho orienterte om gjennomført oppstartsmøte i haust og at det vert føreteke risikobasert revisjon. Ho peika særleg på at det ikkje var innhenta anbod på 2 av 3 innkjøp som var sett på, med verdi over kr. 500.000, slik innkjøpsregelverket krev. Elles viste ho til avtale om at Deloitte skal halda ein dag opplæring kvart år, som del av fastprisen, og tilbydde at ho om ønskjeleg kan ha ein opplæringssekvens om kommunalt rekneskap på eit av dei neste møta. Utvalet tok ikkje avgjerd i dette møtet, men nemnte at utvalsmøtet der årsrekneskapen kjem opp som sak, evnt. kan vore aktuelt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte til orientering. PS 51/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.01.16, lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Stord kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. Forvaltningsrevisor Line Margrethe Johansen, orienterte om korleis Deloitte evnt. vil gjennomføra slik planprosess. I ordskiftet etterpå kom m.a. fram at utvalet gjerne skulle fått litt informasjon frå tidlegare kontrollutvalsleiar, før det vart konkludert. Utvalet ønskte og å motta opphavleg analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016. Utvalsleiar har motteke desse dokumenta før, medan heile utvalet har motteke den reviderte planen. Etter sams drøfting var det stemning for å utsetta saka. vart samrøystes vedteke. 7
Saka vert utsett til neste møte. PS 52/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.01.16 lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Stord kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. Forvaltningsrevisor Line Margrethe Johansen, orienterte om korleis Deloitte evnt. vil gjennomføra slik planprosess. I ordskiftet etterpå kom m.a. fram at utvalet gjerne skulle fått litt informasjon frå tidlegare kontrollutvalsleiar, før det vart konkludert. Utvalet ønskte og å motta opphavleg analyse og plan for selskapskontroll 2012 2016. Utvalsleiar har motteke desse dokumenta før, medan heile utvalet har motteke den reviderte planen. Etter sams drøfting var det stemning for å utsetta saka. vart samrøystes vedteke. Saka vert utsett til neste møte. PS 53/15 Referatsaker RS-32/15 Val av kontrollutval 2015 2019 Utvalsleiar Reidunn Aasheim orienterte om at ho er styreleiar i SIM fram til neste GF. Utvalet må såleis vurdera hennar habilitet i saker om selskapskontroll, der det vert vurdert om SIM er eit av dei selskapa som skal reviderast. 8
Nestleiar Nils Gunnar Waage orienterte om at han hadde funne i Stord kommune sine vedtekter at det var lagt opp til at leiar og nestleiar skal ha sete i kommunestyret. Han er ikkje kommunerepresentant. Lovverket seier derimot berre at ein av kontrollutvalsmedlemane skal vera med i kommunestyret, og at det ikkje er krav om at dette må vera leiar eller nestleiar. Utvalet synest derfor ikkje det var problematisk med den konstitueringa som var gjort. Kontrollutvalsmedlem Margareth Ottesen Mjønes orienterte om at ho vert kommunalt tilsett frå 01.01.2016. Jmf. gjeldande lovverk kan ho då ikkje lenger vera med i kontrollutvalet. Ho varslar sjølv politisk sekretær om dette. Utvalet må innkalla vara, dersom det ikkje er vald nytt medlem før neste utvalsmøte. RS-33/15 Oppseiing av avtale mellom HFK og Stord kommune om sekretariatstenester for kontrollutvalet Sekretariatet stadfesta at gjeldande avtale gjeld til 31.12.2016, slik Stord kommune også meinte. Kontrollsjefen uttrykte og at det var ønskjeleg for noverande sekretariat å gje anbod i ein framtidig konkurranse, slik ordføraren ytra ønskje om. Øvrige referatsaker vart tekne til orientering. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. RS 34/15 Budsjettrevisjon 2. tertial 2015 for Stord kommune RS 35/15 Budsjettrapport 2. tertial 2015 for SVA KF RS 36/15 Budsjettrevisjon 2. tertial 2015 for SKE KF RS 37/15 Intensjonsavtale om kommunereform i Sunnhordland RS 38/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval RS 39/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis PS 54/15 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komité for oppvekst og utdanning Komité for næring, miljø og kultur Komité for rehabilitering, helse og omsorg Styret for Stord vatn og avlaup KF Styret for Stord kommunale eigedom KF Kontrollutvalsmedlem: 9
Det vart for knapp tid til å handsama denne saka. vart samrøystes vedteke. Saka vert utsett til neste møte. PS 55/15 Eventuelt Møtet vart lukka, jmf. kommunelova 31.2 og 31.3, medan det vart drøfta om kontrollutvalet burde føreta seg noko innan desse områda: 1. Pengestøtte 2. Leiing av politiske møte 3. Personalhandtering Det vart ikkje fatta vedtak i saka. Utvalet fatta ikkje vedtak i saka. 10