Møte nr. 8 Protokoll fra møtet 17. oktober 2008 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 17. OKTOBER 2008 KL. 08.30 PÅ MØTEROM 3A, RÅDHUSET SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 36/08 Plan for forvaltningsrevisjon - Administrasjonens vurdering av nye områder for forvaltningsrevisjon 37/08 Orientering om beredskap 38/08 Forvaltningsrevisjon: Avlastning 39/08 Perioderapport pr. 31.08.08. Sak til bystyret 40/08 Status prosjekter og kontroller pr. oktober 2008 Behandles i lukket møte: 41/08 Revisors overordnede strategi for regnskapsåret 2008 (vedlegg u.off. OFL 6 2 c) EVENTUELT MELDINGER 10/08 Regler for godtgjørelse til folkevalgte i Sandnes 11/08 Eierstrategi Sandnes Tomteselskap KF 12/08 Skatteinngangen for august 08 13/08 Kopi av pressemelding fra Transparency International: Norge synker på korrupsjonsrankingen Rådmannen møter i sak 36. Beredskapsansvarlig møter i sak 37. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 90 eller mobiltlf. 988 06 776. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 07.10.08 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800110 : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 17.10.2008 36/08 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - ADMINISTRASJONENS VURDERING AV NYE OMRÅDER FOR FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I forbindelse med lovpålagt utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon for den kommende kommunestyreperioden, har kontrollutvalget bedt administrasjonen om å komme med innspill til planen på dette møtet. Saksutredning: Sekretariatet har invitert rådmannen til møtet for å komme med innspill. Rådmannen og/eller representant for rådmannen vil delta på møtet. Kontrollutvalget har tidligere vedtatt at en ønsker å invitere politiske gruppeledere til møte i kontrollutvalget for å komme med innspill til planen. Det foreslås at politiske gruppeledere inviteres til å komme på kontrollutvalgets møte den 14. november. Forslag til 1. Sekretariatet sammenfatter mottatte innspill som legges fram for kontrollutvalget til neste møte. 2. Til neste møte inviterer kontrollutvalget politiske gruppeledere til å komme med innspill til planen. SANDNES, 01.10.2008 Wencke S. Olsen Sekr.leder 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800284 : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 17.10.2008 37/08 ORIENTERING OM BEREDSKAP Bakgrunn: Kontrollutvalget har ønsket å få en orientering om kommunens beredskapsarbeid. Saksutredning: Sekretariatet har invitert den som har hovedansvar for arbeidet med beredskap; rådgiver Signe Elin Eide Joachimsen, til å komme og orientere for kontrollutvalget. Hun vil orientere kort om dette arbeidsområdet og svare på spørsmål. Sandnes kommunens Beredskapsplan ligger ved til orientering. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar orienteringen om beredskap til etterretning. SANDNES, 01.10.2008 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Beredskapsplan for Sandnes kommune 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200700090 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 17.10.2008 38/08 FORVALTNINGSREVISJON: AVLASTNING Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte på sitt møte den 6. september 2007 forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området Avlastning. Prosjektets formål har vært å vurdere kvaliteten ved avlastningstiltak til personer med omsorg for funksjonshemmede barn og unge og til brukergrupper med psykiske/adhd diagnoser, slik kvaliteten oppleves av brukerne og styres av administrasjonen. Kontrollutvalget godkjente at revisor ut fra dette skulle se nærmere på disse problemstillingene: o Hvordan er avlastningstjenesten og lignende tilbud organisert og styrt? o Hvordan styres kvaliteten? Hvilke kvalitetsmål brukes? Hvilke rutiner, retningslinjer og prosedyrer er satt? Hvilke redskaper bruker kommunen for å vurdere kvaliteten på tjenestene (brukerundersøkelser, objektive kvalitetsindikatorer osv.)? Med hvilken ressursinnsats og kompetanse blir tjenestene levert? o Hvilket samsvar er det mellom målsettinger og praksis (resultater) og hvordan rapporteres dette? o Hvordan er brukeropplevelsen av kvaliteten på tjenestene, for eksempel med hensyn til trivsel, brukermedvirkning, respektfull behandling, pålitelighet, tilgjengelighet, informasjon Saksutredning: Den ferdigstilte rapporten foreligger nå fra Rogaland Revisjon IKS. Rapportens funn, vurderinger og anbefalinger er oppsummert i kap. 1: Det vises til rapportens kap. 1 for en oppsummering av rapportens vurderinger og anbefalinger. Sammenfattet anbefaler revisor følgende: Vi anbefaler at kommunen i det videre arbeid særlig legger vekt på Tilgjengelighet, informasjon og brukermedvirkning: Oppdatere kommunens nettsider om avlastning og samordningsenheten. Avlastningsboligen bør utvikle mer informative nettsider. Legge brukerundersøkelsene for Avlastning fram til politisk behandling. Vurdere om det også skal lages brukerundersøkelser for samordningstjenesten Vurdere brukerutvalg eller annen brukerrepresentasjon i forhold til avlastningsboligen 4
Klarere bestiller-/utførermodell med mål, budsjett og resultatoppfølging: Generell gjennomgang av bestiller-/utførermodellen: Hvordan sørge for at bestiller er bestiller og at bestillingene er både økonomisk og praktisk gjennomførbare Sette mål for utnyttelsesgrad av avlastningsplassene ut i fra behov og budsjettdekning. Etablere rapporteringsopplegg for måloppnåelse. Resultater bør vurderes lagt inn i BaRM Bedre tilpasning av driftsopplegg med brukerbehov: Vurdere mer utstrakt bruk av avlastning i langhelg (fredag til mandag), eventuelt at helgeavlastning og ukeavlastning etableres som to ulike tjenester slik at det er samordningsenheten og ikke avlastningsboligen som beslutter fordeling mellom helg og ukedager. Ordning med tre ukers turnus for både ansatte og avlastningsoppholdene bør vurderes myket opp for å oppnå fleksibilitet og tilpasning til brukerønsker og behov Beslutte videre vei for etablering av avlastningstilbud til unge med psykiske diagnoser/autisme/adhd og større oppfølgingsbehov. Hvor skal kompetansen bygges opp og driften legges? Eksempelvis til avlastningsboligen eller fritid psykisk helse. Sikre rekruttering av koordinatorer for individuell plan. Eventuelt vurdere sterkere profesjonalisering av denne rollen og legge den til samordningsenheten Vurdere en mer aktiv rekrutteringspolitikk med klarere ambisjonsnivå for faglig profil i avlastningsboligen Kommunen bør på bred basis gjennomgå sin praksis for innhenting av politiattest etter sosialtjenestelovens 8-10. Mer effektiv bruk av Profil og felles rutinehåndbøker Registreringsmåtene i Profil bør gjennomgås med sikte på større pålitelighet og anvendbarhet for bruker- og aktivitetsstatistikker og tilvarende mindre behov for manuelle lister og tilleggssystemer. Oversikter over eksempelvis saksbehandlingstid, ventelister og ventetid, tilgang og avgang på brukere, bestilte versus leverte tjenester bør vurderes. Avlastningsboligen bør registrere i Profil. Vurdere mer samkjøring av rutiner og rutinehåndbøker mellom omsorg og avlastningsboligen. Avlastningsboligen bør kunne dra nytte av mer felles rutiner. Dette bør også gjelde rutiner for avviksmelding og behandling Iflg. Revisjonsforskriftens 8, 2. skal administrasjonssjefen (rådmannen) gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som kommer fram i rapporten. Administrasjonssjefens kommentarer skal også fremgå av selve rapporten, og finnes i sin helhet i rapportens kap. 6. Rådmannen oppsummer med at han registrerer at brukerorganisasjoner gir uttrykk for at det innen rammen av de ressursene Sandnes kommune stiller til disposisjon gjøres gode jobber med tildeling og utførelse av avlastningstjenester og tjenestekoordinering gjennom individuell plan. Rådmannen påpeker likevel at det kommer frem en rekke forhold som vil kreve spesiell oppmerksomhet fremover. En rekke av disse forholdene er det allerede igangsatt et arbeid i forhold til. Det vises ellers til kap. 6 for en samlet oversikt over rådmannens tilbakemelding. Sekretariatet foreslår at rapporten overendes Utvalg for helse- og sosialtjenester for framlegging/behandling parallelt med at den videresendes bystyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne saken. 5
Forslag til 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Avlastning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp i løpet av første halvår 2009. SANDNES, 01.10.2008 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: rapport 6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800169 : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 17.10.2008 39/08 PERIODERAPPORT PR. 31.08.08. SAK TIL BYSTYRET Bakgrunn: Det vises til vedlagte saksutredning til bystyret vedr. tertialrapport pr. 31.08.08. Saken legges fram for kontrollutvalget som et ledd i utvalgets tilsyn med den kommunale forvaltningen, jfr. kommunelovens 77 nr. 1 og forskrift om kontrollutvalg 4.. Kontrollutvalget gir ikke innstilling til bystyret i denne saken, men tar den til orientering. Eventuelle kommentarer til regnskapet fra kontrollutvalget gis i forbindelse med behandling av årsregnskapet. Saksutredning: Rapporten ble behandlet i formannskapet den 30. september, der det ble fattet følgende vedtak: 1. Perioderapport pr 31.08.2008 godkjennes og fremmes som melding til utvalgene. 2. Tilleggsbevilgninger/merinntekter/omdisponeringer som fremgår av vedlegg 4 med følgende endring: Tilskudd Classic Rock kr 100.000 godkjennes. Rammen for låneopptak 2008 for ordinære lån reduseres med kr 22.345.000. Totale låneopptak for ordinære lån etter denne saken er kr 449.362.000. 3. Rammen for låneopptak til Startlån økes med kr 20 millioner til totalt kr 120 millioner. 4. Det etableres personalkantine i Bulega for ansatte i Sandnes Bydrift. Prosjektet finansieres fra kommunens reservefond. Art Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp 3230 1099 1300 4004899 135.000 1940 1099 1300 4004899 135.000 I forbindelse med saken: Det bes om en oversikt som viser hvilke prosjekter som har vedtatt justert framdrift og/eller økonomisk ramme. Det bes om en oversikt som viser hvilke skoler og klasser som får skolefrukt og de som ikke får. Formannskapet ber om sak ang. Sandnes sykehus, vurdering av bruk og med kostnader. Formannskapet ber om en sak om studenthybler. Det bør vurderes et samarbeid med Sandnes Boligbyggelag, Husbanken og eventuelt andre. Saken går videre til bystyret for endelig vedtak. Bystyret behandler rapporten den 14. oktober. Som det går fram av dokumentet konkluderer rådmannen med at resultatenhetene hovedsakelig har god økonomistyring, men flere resultatenheter har meldt at det pressede arbeidsmarkedet i regionen er en utfordring. Det nevnes aktuelle rekrutteringstiltak i den forbindelse. 7
Pleie og omsorgstjenestene har ifølge rådmannen hatt særlige utfordringer med å holde budsjettrammen på grunn av bemanningssituasjonen, og dette har resultert i at vikar-, ekstrahjelp- og overtidsbudsjettet har økt dramatisk. Skatteinngangen for Sandnes kommune i 2008 har vært god hittil i år. Rådmannen vil imidlertid fraråde å bruke mer midler i drift enn det som fremkommer av perioderapporten. Det vil ifølge rådmannen bli svært krevende å imøtekomme behovene som kommunen står overfor i kommende planperiode når det gjelder volumøkninger i tjenesteområdene, innsats innenfor det boligsosiale området og en reell prioritering av kommunens innsats i utbyggings-, nærings- og samfunnsutvikling. Rådmannen har tidligere varslet at det vil bli nødvendig med innsparinger. Rapporten legges som nevnt innledningsvis fram for kontrollutvalget til orientering. Forslag til Kontrollutvalget tar Sandnes kommunes perioderapport pr. 31.08.08 til orientering. SANDNES, 01.10.2008 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Saksutredning til bystyret (sak 102/08) 8
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 17.10.2008 40/08 STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. OKTOBER 2008 Bakgrunn: Sekretariatet orienterer kontrollutvalget til hvert møte om status når det gjelder forvaltnings-revisjonsprosjekter og selskapskontroller som er bestilt/behandlet av kontrollutvalget, se vedlegg. Saksutredning: Den vedlagte oversikten inneholder prosjekter som er bestilt av tidligere kontrollutvalg, men som ikke er levert, med anslått dato for ferdigstilling gitt av Rogaland Revisjon IKS. Det er tatt med en egen kolonne for beregnet kostnad fra revisors side for de enkelte prosjekter. Det er også laget en oversikt i skjemaet over når lovpålagt tilbakemelding på oppfølging av rapporter skal finne sted. For å gi kontrollutvalget oversikt over hvilke prosjekter som etter hvert vil være ferdig utført, vil det til slutt bli laget en liste over ferdigbehandlede prosjekter i denne perioden. Forslag til Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. oktober 2008 til orientering. Sandnes, 01.10.2008 Wencke S. Olsen Sekr. leder Vedlegg: Oversikt 9
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800163 : E: 037 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 17.10.2008 41/08 REVISORS OVERORDNEDE STRATEGI FOR REGNSKAPSÅRET 2008 Bakgrunn Kontrollutvalget har mottatt overordnet strategi/planleggingsdokumentet for Rogaland Revisjon IKS for 2008. Iflg. Forskrift om kontrollutvalg 4 skal kontrollutvalget føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret (bystyret) eller fylkestinget. Dette tilsynet omfatter bl.a. å se til at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal også iflg. Forskriftens 6 se til at kommunens årsregnskap blir revidert på en forsvarlig måte og ellers holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og se til at dette foregår samsvar med lover og forskrifter. Saksutredning: Revisor er som nevnt i henhold til forskrift om revisjon 4 pålagt å planlegge, gjennomføre og rapportere revisjonen slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Dette innbærer blant annet å vurdere risikoen for at det kan forelige feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Som et ledd i kontrollutvalgets tilsyn, legger revisor fram sitt planleggingsdokument for det arbeidet som skal utføres i regnskapsåret 2008 for kontrollutvalget. Det gjøres oppmerksom på at regnskapsåret ikke følger kalenderåret. Dette regnskapsåret avsluttes ikke før etter at regnskapet for 2008 er avlagt våren 2009. Hovedarbeidet i det enkelte regnskapsåret starter derfor ikke før etter ferien. Det vises for øvrig til det vedlagte dokumentet, som er unntatt offentlighet i hht. OFL 6 2. c. Revisor har bedt om å få presentere sitt planleggingsdokument for kontrollutvalget i møtet. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar revisors overordnede revisjonsstrategi for regnskapsåret 2008 til orientering. SANDNES, 06.10.2008 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsåret 2008 10
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 8-08 Møtedato: 17. oktober 2008 Utvalgssaksnr.: 36/08-41/08 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Bjørg Elin H Storli Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Forfall: Bjørg Elin H. Storli. Varamedlem Idar Kristiansen møtte. Leif O. Larsen. Varamedlem var ikke innkalt. Andre: Seniorrådgiver Sidsel Haugen, Sandnes kommune Rådgiver Signe Elin Eide Joachimsen, Sandnes kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Fagansvarlig forvaltningsrevisor Bård Humberset, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 05. september 2008 ble godkjent uten merknader. 36/08 Plan for forvaltningsrevisjon - Administrasjonens vurdering av nye områder for forvaltningsrevisjon Sidsel Haugen møtte på vegne av rådmannen, der følgende aktuelle prosjekter ble nevnt: Attraktiv arbeidsgiver Vedlikehold (er bestilt av kontrollutvalget i 08) Investeringsregnskapet (gjerne sett opp mot vedlikehold) IKT Kommunale utleieboliger Sjølkostberegninger Brukerdialogen Anskaffelser Barnehager (mest aktuelt sist i perioden) Bestiller-/utførerorganiseringen i Sandnes kommune (mest aktuelt sist i perioden) Det ble foreslått at kontrollutvalgets møte med politiske ledere i kommunen holdes i forkant av møte i Kommuneplankomiteen mandag den 10. november - kl. 16.00. Forslag til vedtak ble deretter enstemmig vedtatt med ovenstående endring i pkt. 2. 1. Sekretariatet sammenfatter mottatte innspill som legges fram for kontrollutvalget til neste møte. 2. Kontrollutvalget inviterer politiske gruppeledere til å komme med innspill til planen i forkant av møte i Kommuneplankomiteen mandag den 10. november - kl. 16.00.
37/08 Orientering om beredskap Rådgiver Signe Elin Eide Joachimsen orienterte. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tar orienteringen om beredskap til etterretning. 38/08 Forvaltningsrevisjon: Avlastning Forvaltningsrevisor Bård Humberset orienterte om rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Avlastning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp i løpet av første halvår 2009. 39/08 Perioderapport pr. 31.08.08. Sak til bystyret Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar Sandnes kommunes perioderapport pr. 31.08.08 til orientering. 40/08 Status prosjekter og kontroller pr. oktober 2008 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. oktober 2008 til orientering. Møtet ble lukket før behandlingen av neste sak, jfr. OFL 6 2 c. 41/08 Revisors overordnede strategi for regnskapsåret 2008 Revisjonsdirektøren orienterte om revisors strategi for regnskapsåret 2008. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tar revisors overordnede revisjonsstrategi for regnskapsåret 2008 til orientering.
MELDINGER 10/08 Regler for godtgjørelse til folkevalgte i Sandnes 11/08 Eierstrategi Sandnes Tomteselskap KF 12/08 Skatteinngangen for august 08 13/08 Kopi pressemelding fra Transparency International: Norge synker på korrupsjonsrankingen Meldingssakene ble tatt til orientering. EVENTUELT Kontrollutvalget ber om sak til neste møte om fast møterett for 1. varamedlem. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget