Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/14 Dato: 26.05.2014 kl. 09.00 11.15 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Atle Osen, nestleder Judith Birkeland Øyvind Johansen Marianne Nuland Andersen Jan Lester Nilsen, 1. varamedlem Nestleder Atle Osen var møteleder. Dessuten møtte: Økonomisjef Dag Ivar Staurseth (sak 06/14) Roar Hansson (sak 06/14) Revisor Monica Nilsen (sak 07/14) Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 06/14 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013, FLEKKEFJORD KOMMUNE SAK 07/14 SELSKAPSKONTROLL IRS MILJØ IKS SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT (TILLEGGSSAK) Referatsak: Møtebok fra styremøte i Agder Sekretariat Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Fast post: Revisor orienterer Eventuelt UNDERSKRIFTER Atle Osen Nestleder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Arne Skage, Avisen Agder. 2
Møtebok 26.05.2014 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 7. april 2014 godkjennes. SAK 06/14 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013, FLEKKEFJORD KOMMUNE Enstemmig vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil igjen uttrykke sin bekymring for kommunens svake likviditet, og viktigheten av å fortsette å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 15.04.2014 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene også tidligere er kommentert, men enda ikke gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2014, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 15. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for 2013. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 06/14 Kommuneregnskapet for 2013, Flekkefjord kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 3
Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2013 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2013 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert 15.04.2014 Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert 15.04.2014 Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr 468 562 417 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på 3 454 872. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2013, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i Norge. Revisor har i sin beretning tatt med denne presiseringen: Vi viser til omtale i årsmeldingen side 15 om nødvendigheten av å fortsette å styrke kommunens likviditet. Premieavviket ført som omløpsmiddel i balansen er kr 56,9 millioner. Disposisjonsfond er kr 13,4 millioner. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet.» I brev nr. 9 (oppsummeringsbrev fra revisjonen) vedr. regnskapsrevisjonen for 2013, kommenteres følgende forhold: Presisering vedrørende likviditet Finansrutiner Inntekter Dokumentasjon av balansen For nærmere informasjon om disse forhold vises det til revisors kommentar i vedlagte nummerert brev nr. 9 (oppsummeringsbrev). Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet 4
Økonomisjef og revisor vil være til stede under kontrollutvalgets behandling av saken, og kan gi ytterligere kommentarer og svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med regnskapet og de forhold som fremkommer i nummerert brev nr. 9. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil igjen uttrykke sin bekymring for kommunens svake likviditet, og viktigheten av å fortsette å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 15.04.2014 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene også tidligere er kommentert, men enda ikke gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2014, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 15. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for 2013. SAK 07/14 SELSKAPSKONTROLL IRS MILJØ IKS Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten fra gjennomført selskapskontroll i IRS Miljø IKS, datert mai 2014, tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen påse at de anbefalinger som gis i rapporten blir gjennomført. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 07/14 SELSKAPSKONTROLL IRS Miljø IKS Saksdokument vedlagt saken: 5
Rapport for gjennomført selskapskontroll i IRS Miljø IKS, datert mai 2014 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn: Selskapskontrollen i IRS Miljø IKS er gjennomført på oppdrag fra Flekkefjord kontrollutvalg i møte den 19. august 2013, sak 09/13, som en del av gjennomføringen av Plan for selskapskontroll for 2012-2015 som er vedtatt i Flekkefjord bystyre. Selskapskontroll er også gjennomført tilsvarende for de andre eierkommunene, Kvinesdal, Lund og Sirdal Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Metode: Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og er i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Problemstillinger: Med bakgrunn i formålet med selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn og konklusjoner Flekkefjord kommune Flekkefjord kommune har utarbeidet eierskapsmelding, som ble vedtatt av formannskapet i 2013, og har igangsatt arbeidet med å etablere rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Det anbefales at eierskapsmeldingen blir forelagt bystyret som eier. Funn og konklusjoner selskapet Rapporten konkluderer i hovedsak med at kommunens eierinteresser utøves i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse. Det nevnes allikevel i rapporten noen forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: Arbeidet med etablering av etiske retningslinjer er ikke ferdigstilt. Selskapet leier grunnen fra Flekkefjord kommune samtidig som selskapet investerer i bygg og anlegg på leid grunn. Det fremkommer ikke at styret har gjort noen utredning og vurdering av leieforholdet og sikkerheten for foretatte investeringer. Det er ikke inngått avtale mellom eierne og selskapet som ivaretar eventuelle krav knyttet til gammelt deponi. Kun et av styrets medlemmer er registrert i styrevervregisteret. Kommunelovens krav om varsling av kontrollutvalgene ved innkalling til møter i representantskapet blir pr. dato ikke foretatt. 6
Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i selskapskontrollen, anbefales det at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge følgende anbefalinger: Anbefalinger til Flekkefjord kommune: Eierskapsmeldingen bør vedtas av bystyret. Påse oppfølging av eierskapsmelding, og at det etableres en rutine som ivaretar eierskapsmeldingens krav og anbefalinger både overfor eier og selskap. Vurdere om dagens opplæring ivaretar eier og eierrepresentanters krav og forventninger, herunder anbefalinger fra KS. Felles anbefaling til alle eierkommunene: Selskapsavtalen har ikke medtatt bruk av valgkomite. KS anbefaler at bruk av valgkomite skal benevnes i selskapets selskapsavtale. Eier bør vurdere dette forholdet. Styret har i dag personlige varamenn slik selskapsavtalen tilsier. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eier bør vurdere dette forholdet. Begge disse felles anbefalingene vil innebære en endring av selskapsavtalen og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. En registrerer med tilfredshet at styret i selskapet i sin uttalelse til rapporten gir uttrykk for at de vil sørge for at de anbefalinger som gjelder selskapets drift og selskapets styre vil bli tatt opp og arbeidet videre med fremover. For øvrig vises til innholdet i rapporten. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten fra gjennomført selskapskontroll i IRS Miljø IKS, datert mai 2014, tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen påse at de anbefalinger som gis i rapporten blir gjennomført. SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «KVALITET I BYGGESAKSBEHANDLINGEN I FLEKKEFJORD KOMMUNE» Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre følgende vedtak: Rapporten tas til etterretning. 7
Bystyret ber rådmannen iverksette nødvendige tiltak for at de anbefalinger som fremkommer i rapporten blir ivaretatt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «KVALITET I BYGGESAKSBEHANDLINGEN I FLEKKEFJORD KOMMUNE» Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport datert mai 2014. Bakgrunn: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet i saksbehandlingen» er i Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 prioritert som nr. 1. I møte den 19. august 2013 ba kontrollutvalget Kommunerevisjonen Vest Vest-Agder IKS om å gjennomføre prosjektet. I møte 4. november 2013 ble prosjektet nærmere beskrevet, og det ble bestemt rammer og problemstillinger som prosjektet skulle baseres på. Problemstillingene var: Har Flekkefjord kommune lagt til rette for god saksbehandling av byggesaker? Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk? Prosjektet avgrenses til å byggesaksbehandling i 2013. Det er likevel tatt med informasjon fra tidligere år der det har vært naturlig for å sammenligne situasjonen i 2013. Prosjektet er basert på intervjuer, dokumentanalyse og gjennomgang av saksmapper i et tilfeldig utvalg av 43 byggesaker. herav 10 klagesaker. Konklusjon og anbefalinger i rapporten: Basert på gjennomgangen av de utvalgte revisjonskriteriene, er konklusjonen for den første problemstillingen at kommunen har lagt til rette for en god saksbehandling av byggesaker. Konklusjonen for den andre problemstillingen er at kommunens saksbehandling overholder utvalgte kriterier som saksbehandlingstid, begrunnelse i saken og underretning om klagerett. Dette gjaldt allikevel ikke klagesakene. Her var funnene lang saksbehandlingstid, samt at et større antall klagesaker kom i retur fra fylkesmannens klagesaksbehandling. Kommunen har ikke sendt foreløpig underretning og saksbehandlingstid i klagesaker som har tatt uforholdsmessig lang tid. På bakgrunn av undersøkelsen kommer det frem disse anbefalingene i rapporten: Det bør sikres at nyansatte får nødvendig opplæring Det bør gis en innføring i kommunale reglementer, herunder etisk reglement, for alle nyansatte Det bør settes inn tiltak slik at saksbehandlingsfristen for klagesaker holdes Det bør jobbes med å heve kvaliteten på klagesakene slik at flere av vedtakene som oversendes fylkesmannen som klageinstans blir stadfestet Det anbefales at kommunen bør sende foreløpig svar når saksbehandlingstiden i klagesaker ventes å ta uforholdsmessig lang tid 8
Rådmannen har i sin høringsuttalelse ingen merknader til rapporten. Det vises til den fremlagte rapporten. Rapporten vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre følgende vedtak: Rapporten tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen iverksette nødvendige tiltak for at de anbefalinger som fremkommer i rapporten blir ivaretatt. Referatsak Møtebok fra Agder Sekretariat ble referert og tatt til orientering. Revisor orienterer Eventuelt Etter møteplanen er neste møte i kontrollutvalget 1. september 2014 9