STYRESAK 32/13 FORSLAG TIL BUDSJETT 2014 SAMT ØKONOMIPLAN 2014-2017 Går til Styrets medlemmer Styremøte 24. september 2013 Saksbehandler Gro Eikeland og John Olsen Saksfremlegg Vedlegg til saksfremlegget: Forslag til budsjett 2014 Vest-Agder-museet IKS Forslag til økonomiplan 2014 2017 deles ut i møtet Styret har tidligere etterlyst et skille mellom midler til drift og investeringer. Administrasjonen vilutvikle en handlings- og økonomiplan der slik differensiering fremgår. Administrasjonen ser det imidlertid som naturlig at dette gjøres som en oppfølging av rullert strategisk plan. 1. Generelt om budsjettrammene for 2014 Administrasjonens forslag til budsjett for 2014 legges fram for styret etter ny modell. Etter omorganiseringen er strukturen i museet endret; det er etablert en fagseksjon og oppgaver som før lå i avdelingene ligger nå her. Dette vil kreve en omlegging av budsjettet og fordelingen av midlene internt. Administrasjonen velger å legge fram for styret for behandling en oversikt over tilgjengelige midler for 2014, fordelt på de Side 1 av 7
enkelte budsjettpostene, totalt sett for hele museet. Dette gir en helt ny fleksibilitet og handlingsfrihet, som blant annet rapporten fra organisasjonsgjennomgangen pekte på som ønskelig i forhold til å kunne møte endringsbehov og iverksette fellestiltak på tvers av avdelingene. Fremdeles er økningen i de offentlige tilskuddene til Vest-Agder-museet lavere enn pris- og lønnsveksten, men representantskapets vedtak om å innarbeide indeksregulering på tilskuddene fra kommunene på linje med staten gir noe mer handlingsrom enn tidligere. Det er lagt til grunn en økning på 3,3 % i både de statlige, fylkeskommunale og kommunale tilskuddene i de foreslåtte budsjettrammene for 2014. Lønnsoppgjøret i 2013 var et mellomoppgjør, med en lønnsvekst på ca. 1,1 %. For 2014 legges det opp til en økning på 3 % i og med at det dreier seg om et hovedoppgjør med justeringsoppgjør og lokale forhandlinger. Tabell med oversikt over budsjetterte inntekter 2013 og 2014: Tilskudd/inntekter Budsjett 2013 Budsjett 2014 Differanse Kulturdepartementet 14 523 000 15 002 259 479 259 3,3 % Vest-Agder fylkeskommune 7 980 000 8 243 340 1 263 340 3,3 % Kommunene 6 707 997 7 066 753 358 756 3,3 % Egeninntekter 4 660 000 4 710 000 2 50 000 3 Andre driftstilskudd 3 646 273 4 198 210 4 551 937 Sum inntekter 37 517 270 39 220 562 Avsetning til fond 290 460 294 154 Netto utgiftsramme 37 226 810 38 926 408 Kommentarer til inntektssiden i budsjettet for 2014: 1 I 2011 ble det inngått driftsavtale mellom Vest-Agder-museet og Vest-Agder fylkeskommune om støtte til drift av kiosk/kafé i formidlingsbygget på Nordberg Fort. VAF betaler VAM etter medgått tid inntil kr. 400 000 per år for denne tjenesten. Dette Side 2 av 7
tilskuddet kommer i tillegg til de ordinære driftsmidlene og er budsjettert under andre driftstilskudd. 2 Budsjetterte egeninntekter ble oppjustert i budsjettet for 2013. Det er ikke lagt opp til en ytterligere økning i billettinntekter og salg, ift. at sesongen 2013 viser at vi er sårbare i forhold til publikumstilstrømningen f.eks. når sommerværet er godt! 3 Kr. 250 000 i renteinntekter er budsjettert som egeninntekt for 2014, mot kr. 200 000 i 2013. Tilskuddene som mottas gjennom året går nå inn på særvilkårskonto, noe som vil gi en noe høyere avkastning. 4 Spesifikasjon av beløpet: Tilskuddsyter Beløp Riksantikvaren til Sjølingstad Uldvarefabrik* Kr. 2 448 210 Jernbaneverket til Setesdalsbanen** Kr. 700 000 Vest-Agder fylkeskommune til Nordberg fort Kr. 400 000 Stiftelsen Gimle Gård til Kristiansand museum*** Kr. 650 000 * I tillegg til at tilskuddet fra Riksantikvaren til forvaltning, drift og vedlikehold til Sjølingstad Uldvarefabrik er justert med 3,3 % (på linje med andre offentlige tilskudd), fikk Sjølingstad i 2013 en fast økning i tilskuddet tilsvarende lønnsmidler til en ekstra bygningshåndverker. ** Det er for 2014 søkt om betydelig økning i støtten fra Jernbaneverket til Setesdalsbanen i forhold til tidligere år. Det er svært vanskelig å anslå hvor mye midler som vil tilflyte museet fra Jernbaneverket for 2014, og det er budsjettert med kr. 700 000, som tilsvarer en økning på kr. 270 000 fra tilsagnet i 2013. En ytterligere økning av tilskuddene fra Jernbaneverket vil trolig være mulig, men vil da fordre en tilsvarende økningi tilskudd fra andre aktører, noe som er en utfordring. Side 3 av 7
*** Fast overføring av midler fra Stiftelsen Gimle Gård knyttet til personalressurser. Det er ikke budsjettert hverken med inntekter eller kostnader knyttet til en eventuell ny regional museumstjeneste i Lindesnesregionen i budsjettet for 2014. 2. Nærmere om lønns- og driftskostnader Det henvises til vedlagte budsjettoppsett for nærmere detaljer og sammenlikning mellom 2013 og 2014. 2.1 Lønn Nær 77 % av budsjettet i VAM er bundet bundet opp i faste og variable lønnskostnader. Denne %- andelen er sakte men sikkert økende. I løpet av 2013 har en ansatt oppnådd oppsigelsesvern etter Arbeidsmiljøloven. Museet har p.t. en uavklart situasjon ift. mulig konsolering med Hestmanden og videreføring av regional museumstjeneste. Administrasjonen vil derfor tilråde at stillingen videreføres inntil videre, og at styret foretar en ny vurdering når disse forholdene er avklart. Budsjettet tar høyde for denne ekstra lønnskostnaden. 2.2 Andre driftskostnader Det generelle økonomiske handlingsrommet er lite, etter at faste kostnader knyttet til driften er trukket ut. I 2014 settes det av kr. 425 000 til antikvarisk bygningsvern, en betydelig økning fra foregående år. Etterslepet på vedlikehold av den kulturhistoriske bygningsmassen, samt de store investeringsbehovene i driftsmateriell og anlegg på for eksempel Setesdalsbanen og Sjølingstad er fremdeles tilstede, og må delvis søkes dekket gjennom ekstraordinære tilskudd. Tabellen under viser fordeling av kostnader på hovedpostnivå i budsjettene for 2013 og 2014: Side 4 av 7
3. Avsetning 2014 kr. 294 154 Til tross for stramme budsjettrammer foreslås det likevel å følge opp styrets tidligere vedtak om å bygge opp en buffer mot uforutsette utgifter, investeringer mv. Tidligere har avsetningen vært beregnet til 2 % av tilskuddet fra KKD. For fremtiden foreslår administrasjonen at det avsettes 0,75 % av det totale inntektsgrunnlaget, dette tilsvarer i kronebeløp omtrent samme avsetning som tidligere. 4. Oppsparte fondsmidler pr. 31.12.2012 4.1 Disposisjonsfond Pr 31.12.2012 hadde de enkelte avdelingene følgende oppsparte fondsmidler (se kolonnen i gult): Side 5 av 7
Disposisjonsfond Netto Overf. kapital Overført bundet Pr 01.01.2012 driftsresultat regnskapet driftsfond Pr 31.12.2012 Sjølingstad kr 902 756 kr (311 726) kr - kr 630 000 kr 1 221 031 VAM Kristiansand kr (67 048) kr 338 465 kr - kr 20 572 kr 291 989 Setesdalsbanen kr 320 700 kr (63 855) kr - kr (68 498) kr 188 347 VAM Administrasj. 1) kr 877 352 kr 1 688 016 kr 48 969 kr (761 429) kr 1 754 971 Lista 1) kr 62 484 kr (82 927) kr - kr - kr (20 443) Mandal kr 128 299 kr (110 259) kr - kr - kr 18 040 Flekkefjord kr 567 859 kr (289 716) kr - kr - kr 278 142 Gimle gård kr 199 743 kr 65 235 kr 44 461 kr - kr 220 517 Kanonmuseet kr - kr 178 846 kr - kr - kr 178 846 TOTALT kr 2 992 145 kr 1 412 080 kr 93 430 kr (179 355) kr 4 131 440 Det bokførte akk. premieavviket medfører at disp. fondet til VAM adm ved utgangen av 2012 er kr 628 322 høyere enn om premieavviket ikke hadde blitt balanseført. Det vises til styresak 44/12 der det for 2013 ble vedtatt følgende disponering av fond i 2013: Avd. Flekkefjords arbeider for ferdigstillelse av Krambua - inntil kr. 500 000. Avd. Setesdalsbanen kan benytte kr. 200 000 til nødvendige vedlikeholdsarbeider og/eller prioriterte oppgaver forøvrig. Avd. Sjølingstad skal installere ny elektrisk hovedtavle og kan benytte inntil kr. 250 000 av oppsparte fondsmidler til dette. Inntil kr. 230 000 til regional museumsformidler forlengelse ut 2013. Til sammen ble det vedtatt å bruke inntil kr. 1 180 000 fra disposisjonsfond i 2013. Regnskapsåret 2013 er ikke avsluttet, så det er for tidlig å si noe om årsresultat og størrelsen på disposisjonsfondet ved utgangen av 2013. Vi vil imidlertid be om styrets tilslutning til bruk av midler fra disposisjonsfondet i 2014 der det er midler tilgjengelig. Dette gjelder: Administrasjonen som ber om å få benytte inntil kr. 200 000 til investeringer ifm. videre utvikling av Odderøya. Det foreslås benyttet inntil kr. 150 000 til skilting og generell oppgradering/implementering i VAM for Kanonmuseet. Side 6 av 7
4.2 Bundne driftsfond Bundet driftsfond Overført til Overført fra Pr 01.01.2012 bundet driftsfond bundet driftsfond Sjølingstad kr 950 000 kr - kr (630 000) VAM Kristiansand kr 20 572 kr 402 046 kr (422 618) Setesdalsbanen kr 164 007 kr 130 000 kr (61 502) VAM Administrasjon kr 307 728 kr 1 023 203 kr (261 774) TOTALT kr 1 442 307 kr 1 555 248 kr (1 375 894) Tallene over viser disponible bundne driftsfond per 31.12.2012. Pr 31.12.2012 kr 320 000 kr - kr 232 505 kr 1 069 157 kr 1 621 662 5. Økonomiplan 2014 2017 Økonomiplan 2014 2017 legges fram og redegjøres for i styremøtet. Forslag til vedtak 1. Styret gir administrasjonen mandat til å justere indeksreguleringen i budsjettet for 2013 i tråd med statsbudsjettet fremlagt 15. oktober. 2. Styret innstiller overfor representantskapet å vedta forslag til budsjett for 2014 samt forslag til økonomiplan 2014 2017. 3. Styret vedtar å gi mulighet for å benytte driftsfond som skissert i punkt 4.1 over. Vest-Agder-museet IKS Side 7 av 7