KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/10 Møtedato: 11.03.10 Tid: kl 10.20 kl 14.15 Møtested: Møterom Aura, Sunndal kommunehus Sak nr: 01/10 08/10 Møteleder: Møtende medlemmer: Eva Betten, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) Lise Karin Meisal (Ap) Ingebjørg Solbakk (H) Forfall: Bjørn Flemmen Steinland, leder (KrF) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Bente Merete Petersen Sande (V) Fra sekretariatet: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær Fra revisjonen: Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Gunnvald Granmo, økonomisjef (under sak 04/10) Ola Bakken, personalleder (under sak 02/10) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. DESEMBER 2009 PS 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/10 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2009 PS 04/10 SUNNDAL KOMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2009 PS 05/10 MØTPLAN FOR 2010 PS 06/10 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6
PS 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. DESEMBER 2009 Protokollen fra møte 15.desember 2009 godkjennes. Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER 1. Referat- og orienteringssakene tas til orientering. 2. Leder og nestleder deltar på FKT Fagkonferanse og årsmøte 2010. Referatsaker: RS 01/10 RS 02/10 RS 03/10 RS 04/10 RS 05/10 Plan for forvaltningsrevisjon i Sunndal kommune 2008 2011 saksprotokoll Sunndal kommunestyre 24.09.08 i K sak 92/08 Plan for selskapskontroll 2008 2011 Sunndal kommune saksprotokoll Sunndal kommunestyre 04.02.09 i K sak 07/09 Kontrollutvalget i Sunndal kommune Årsmelding 2008 saksprotokoll Sunndal kommunestyre 11.03.09 i K sak 09/09 Forvaltningsrevisjonsrapporten etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser saksprotokoll Sunndal kommunestyre 27.05.09 i K sak 28/09 Forvaltningsrevisjonsrapporten anskaffelser av helsetjenester i Sunndal kommune saksprotokoll Sunndal kommunestyre 27.05.09 i K sak 29/09 Orienteringssaker: Sekretær viste til referatsakene og presiserte viktigheten av at kontrollutvalget får tilbakemelding om resultatet av saker kontrollutvalget har oversendt kommunestyret til behandling. OS 01/10 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane, Det Kongelege Kommunal- og regionaldepartement, datert 29.januar 2010. Sekretær orienterte. Det er berammet samling for kontrollutvalg 8.april i Molde hvor disse tilrådingene vil være hovedtema. OS 02/10 Kundebrev 1/2010 Egenkontroll, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 08.01.10 Regnskapsrevisor Ole Tønnesen viste til kundebrevet og orienterte. OS 03/10 Styreprotokoll Sunndal Energi KF 09.02.10 (vedlagt) Side 2 av 6
Sekretær viste til styreprotokollen. For fremtiden vil styreprotokollene bli fremlagt til orientering for utvalget fortløpende. OS 04/10 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr 1/2010 Leder viste til møteprotokollen. Det ble bemerket at Sunndal kommune ikke deltok. OS 05/10 Spørsmål til ordføreren om Hjelles legat spørsmål i Sunndal kommunestyre 10.02.10 Sekretær viste til spørsmålet og ordførerens svar i saken. Representanten Erling Rød orienterte. OS 06/10 Fagkonferanse om kontroll og tilsyn 2010, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Leder og sekretær viste til invitasjonen og orienterte. OS 07/10 Seniorpolitikk i Sunndal kommune Personalleder Ola Bakken kom i møtet. Bakken orienterte om planen for seniorpolitikk. Bakken redegjorde for seniorpolitiske tiltak Sunndal kommune tilbyr de kommunalt ansatte fra fylte 62 år. 39 personer er omfattet av ordningen. Kommunen har en løpende dialog med KLP vedrørende ordningen. Kommunen mener de har en tilfredsstillende ordning. Leder takket for orienteringen. Bakken forlot deretter møtet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. PS 03/10 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2009 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 tas til etterretning. Utvalget gjennomgikk årsmeldingen. Årsmeldingen ble endret i samsvar med de merknader og innspill som fremkom i møtet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) Side 3 av 6
PS 04/10 SUNNDAL KOMMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2009 Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens årsrapport for 2009 samt Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreverfunksjonen for 2009 til orientering. Økonomisjef Gunnvald Granmo kom i møtet. Granmo orienterte om organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen og redegjorde for skatteregnskapet. Granmo svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utfordringer ligger i organiseringen av arbeidsgiverkontrollen for Sunndal kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 05/10 MØTEPLAN FOR 2010 Møteplan for 2010 godkjennes. Uke Dato Møte nr Saker til behandling 10 11.03 1/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Skatteregnskapet for 2009 Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreveren Møteplan for 2010 16 23.04 2/10 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009 for Sunndal kommune Sunndal Energi KF Revisjonsberetning Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling 24 18.06 3/10 Økonomirapport 1.kvartal 2010 37 13.09 4/10 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 Revisjonsplan for revisjonsåret 2010 Revisors vurdering av uavhengighet Økonomirapport 2.kvartal 2010 48 29.11 5/10 Økonomirapport 3.kvartal 2010 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Leder orienterte og viste til e-post fra leder, datert 02.03.10. Grunnet møtekollisjoner med andre kontrollutvalg i distriktet ble det ikke gjort endringer av møtedatoer. Side 4 av 6
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretærens innstilling Møteplan for 2010 godkjennes. Uke Dato Møte nr Saker til behandling 10 11.03 1/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Skatteregnskapet for 2009 Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreveren Møteplan for 2010 16 23.04 2/10 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009 for Sunndal kommune Sunndal Energi KF Revisjonsberetning 24 18.06 3/10 Økonomirapport 1.kvartal 2010 37 13.09 4/10 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 Revisjonsplan for revisjonsåret 2010 Revisors vurdering av uavhengighet Økonomirapport 2.kvartal 2010 48 29.11 5/10 Økonomirapport 3.kvartal 2010 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. PS 06/10 OPPFØLGNGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: 1. Oppfølging av politiske vedtak. Kontrollutvalget har heller ikke i 2009 fått fremlagt status for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen rimelig tid. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av økonomi- og planutvalget, kommunestyret, oppvekst- og omsorgsutvalget, teknikk-, miljø- og kulturutvalget, administrasjons- og arbeidsmiljøutvalget og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Rådmannen ble i 2009 tilskrevet om at utvalget ønsker en slik oppstilling, i den hensikt å kontrollere at administrasjonen iverksetter og gjennomfører de vedtak som er vedtatt av de ulike politiske organ. 11.03.10: Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann og etterspørre restanseliste for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen 31.12.09 2. Administrative rutiner. Utvalget ønsker orientering om bl.a. post/arkiveringsrutiner i Sunndal kommune. 11.03.10: Orientering gis i neste møte. 3. Eierskapsmelding. Etterlysning. Gjennomføring av eierskapskontroll forutsetter at Sunndal kommune utarbeider eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap og eierskapsstrategier pr selskap). Side 5 av 6
11.03.10: Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann og etterspørre om kommunen har begynt arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding. 4. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter. Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportene vedrørende: etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i Sunndal kommune anskaffelser av helsetjenester i Sunndal kommune 5. Rutiner for avleggelse av sluttregnskap/byggeregnskap. Rutiner for avleggelse av sluttregnskap for investeringsprosjekt bør være nedfelt i kommunens sentrale styringsdokument, herunder økonomireglementet. Rutinene bør bl.a. inneholde hvem som er ansvarlig for utarbeidelse av sluttregnskap formål med prosjektet begrunnelse for overskridelse/mindreforbruk forslag til inndekning av merforbruk/disponering av mindreforbruk politisk behandling (formannskap/kommunestyre) revisjon og kontrollutvalgets rolle tidsfrist for framleggelse av sluttregnskap etter at det er ferdigstilt eller tatt i bruk nedre økonomisk ramme for når det skal legges fram som eget sluttregnskap og ikke sammen med den periodevise økonomirapporteringen. 11.03.10: Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann for å få kartlagt om kommunen har egne rutiner for avleggelse av byggeregnskap og hvor disse er nedfelt. Følges opp som egen sak i neste møte. 6. Habilitet i Dovrefjellforvaltningen. Henvendelse fra representanten Eling Rød om habilitet til saksbehandler ved vurdering og innstilling i saken vedrørende fremtidig organisering av Dovrefjellforvaltningen. 11.03.10: Sekretær blir bedt om å vurdere problemstillingene i saken og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Eva Betten Erling Rød Lise Karin Meisal fung leder Ingebjørg Solbakk Bente Merete Petersen Sande Kjell Tore Wirum kontrollsekretær Side 6 av 6