I Eide, 5. mai 2015 ql; KONTROLLUTVALGET EIDE KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 2/15 T1D: 12.05.2014 kl. 13:00 STED: Nye Formannskapssal, Eide rådhus SAKSLISTE: UTV.SAKSNR. TITTEL PS 10/15 GODKJENNINGAV PROTOKOLLFRAMØTE3. MARS2015 PS 11/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 12/15 EIDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Ps 13/15 EIDEKOMMUNE.VALGAV REVISJONSORDNING PS 14/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 15/15 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksenmolde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Ola Krogstad (s) leder Åse Solveig Eriksen rådgiver
EIDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2015-1551/02 033 Åse S. Eriksen 24.04.2015 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 10/15Kontrollutvalget Motedato 12.05.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3. MARS 2015 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 3. mars 2015 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen rådgiver
KONTROLLUTVALGET I EIDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/15 Møtedato: 03.03.2015 Tid: kl 13.00 kl 16.00 Møtested: Nye Formannskapssal, Eide rådhus Sak nr: 01/15 09/15 Møteleder: Ola Krogstad, leder (Ap) Møtende medlemmer: Eli Sildnes, nestleder (H) Eva Cecilie Steigre (Sp) Willy Farstad (H) Forfall: Kåre Vevang (Ap) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Kathleen Wiik Silseth (H) (under sak 01/15 06/15) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, rådgiver Fra revisjonen: June B. Fostervoll, regnskapsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Ole Bjørn Moen, rådmann Ove Silseth, ordfører Henny Marit Turøy, fagsjef oppvekst, (under sak 04/15) John Olav Gautvik, teknisk sjef (under sak 07/15) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak PS 09/15 Deltakelse på FKT sin fagkonferanse og årsmøte 2015. TIL BEHANDLING: UTV. SAKS1NR. TITTEL PS 01/15 GODKJENN1NG AV PROTOKOLL FRA MØTE 25. NOVEMBER 2014 PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELD1NG FOR 2014 PS 04/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RESSURSER TIL BARN MED SPESIELLE BEHOV I SKOLE OG BARNEHAGE I EIDE KOMMUNE» PS 05/15 EIDE KIRKELIGE FELLESRÅD ETTERLEVELSE AV REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Side 1 av 7
PS 06/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 PS 07/15 MØTEPLAN FOR 2015 PS 08/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 09/15 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2015 PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25. NOVEMBER 2014 Kontrollutvalgetsvedtak Protokollen fra møte 25. november 2014 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 01/15 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 10.12.2014 RS 02/15 Ny interkommunal revisjonsordning i M&R referat fra møte i styringsgruppa 17.11.2014 RS 03/15 Ny interkommunal revisjonsordning i M&R referat fra møte i styringsgruppa 28.01.2015 Orienteringssaker: Leder og sekretær orienterte om status i arbeidet med sammenslåing av revisjonsenhetene. OS 01/15 Budsjett for 2015 for kontroll og tilsyn orientering fra rådmann om kommunestyrets budsjettbehandling og vedtak Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte. Kontroll og revisjon er registrert i kommunens regnskap som en egen enhet. Kontrollutvalgets forslag til budsjett Side 2 av 7
for kontroll og tilsyn for 2015 ble ikke behandlet som egen sak, men behandlet som en del av kommunens totale budsjett for 2015. OS 02/15 Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 21.11.2014. vedlagt Kontrollrapport av regnskapsrevisjon Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon Skriftlig tilbakemelding fra Komrnunerev.distr. 2 M&R OS 03/15 Endringer i kommuneloven og offentleglova, brev fra Kommunal- og moderniseringsdep.. datert 19.12.2014 OS 04/15 Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte artikkel fra nkrf.no, publisert 09.01.2015 OS 05/15 Årsrapport og regnskap for 2014 Skatteoppkreveren i Eide kommune OS 06/15 Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Eide kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 16.02.2015 OS 07/15 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Beregning av selvkost på områdene avløp, slamtømming, renovasjon og feiing i Eide kommune» - k-sak 15/5 Ordfører Ove Silseth refererte fra kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten i møte 05.02.2015. OS 08/15 Eide kommune foreløpig regnskapsresultat for 2014 muntlig orientering v/ rådmann Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte kontrollutvalget om det foreløpige regnskapsresultatet for 2014. Resultatet viser et mindreforbruk på 5,1 mill. kroner. Dette skyldes bl.a. et positivt premieavvik på pensjonskostnadene og økt avkastning på børs i forhold til budsjett. Rådmann tar forbehold om resultatet da regnskapet på nåværende tidspunkt ikke er revidert. OS 09/15 Referat fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 2015 Deltakerne ga et kort referat fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. og 5. februar 2015. Konferansen i år var den 11. i rekken med mange interessante tema som samlet mellom 600 700 deltakere fra hele landet. Fra kontrollutvalget i Eide deltok Eli Sildnes og Kathleen Wiik Silseth. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2014. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas tiletterretning. Kontrollutvalgets behandling Side 3 av 7
Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 04/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RESSURSER TIL BARN MED SPESIELLE BEHOV I SKOLE OG BARNEHAGE I EIDE KOMMUNE» Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune», datert 19. desember 2014, herunder revisjonens vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Kontrollutvalgets behandling Fagsjef oppvekst Henny Marit Turøy, supplert av rådmann Ole Bjørn Moen, redegjorde for de endringer som kommunen har gjort og de tiltak som de vil iverksette på bakgrunn av revisjonens anbefalinger. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland ga en kort orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten og redegjorde for de områdene som revisjonen anbefaler at kontrollutvalget bør holde seg orientert om framover. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 05/15 EIDE KIRKELIGE FELLESRÅD ETTERLEVELSE AV REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens vurderinger av anbudsprosessen og kirkevergen i Eide kommune sin redegjørelse knyttet til nytt tilbygg til Eide kirke, til etterretning. Kontrollutvalget finner at Kirkelig fellesråd i Eide sin handtering av denne saken er i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalgets behandling Regnskapsrevisor June B. Fostervoll orienterte om de undersøkelser som var gjort og revisjonens konklusjon i saken. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) Side 4 av 7
PS 06/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Regnskapsrevisor June B. Fostervoll redegjorde for revisors merknader i rapporten under avsnittet Regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 07/15 MOTEPLAN FOR 2015 Kontrollutvalgets vedtak Følgende møteplan for 2015 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 10 03.03. 1/15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Møteplan for 2015 20 11.05. 2/15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Eide kommune Revisjonsberetning 26 22.06. 3/15 Okonomirapport 1. tertial 2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Virksomhetsbesok / alt. orientering fra enhetsleder? Revidering av reglement for kontrollutvalget 37 10.09. 4/15 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i valgperioden 2011-2015 47 18.11. 5/15 Okonomirapport 2. tertial 2015 Opplæring av nye utvalgsmedlemmer Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Oppfølging av tidl. forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Kontrollutvalgets behandling Sekretær redegjorde for møteplanen. Side 5 av 7
Tidspunkt for møte nr. 3/15 faller sammen med et politisk møte i Eide kommune. For å unngå møtekollisjon ble det enighet om at møtet den 22. juni 2015 (møte 3/15) skal starte kl. 10.00. Kontrollutvalget Representanten sak 07/15. fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) Kathleen Wiik Silseth ba om permisjon og forlot møtet etter behandling av PS 08/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Behandling av tiltaksplan for avløpsplan for Eide sentrum oppfølging av Handlingsplan kloakk 2009-2013 Tiltaksplanen er vedtatt av Eide kommunestyre i sak 09/14. Kontrollutvalget har blitt orientert om de tiltak som var påbegynt men ikke sluttført. Saken settes under observasjon og kontrollutvalget vil be om en årlig statusrapport. Kontrollutvalget fikk en ny statusrapport i møte 31.10.2012. Saken settes fortsatt under observasjon og utvalget ønsker en ny statusrapport høsten 2015. Saken ble oppført på oppfølgingslisten for 2010. Saken videreføres fra tidligere års oppfølgingslister til listen for 2015. 03.03.15:Teknisk sjef John Olav Gautvik orienterte om status i arbeidet med Tiltaksplan for avløpsplan og delte ut en oppdatert statusrapport. Kontrollutvalget anser nå saken som avsluttet. Energi og klimaplan i Eide kommune Eide kommunestyre vedtok i mote 25.03.2010, sak 10/11 Energi og klimaplan for Eide kommune. Planen ble vedtatt som egen ternaplan som skulle tas inn som kommunedelplan ved rullering av kommuneplan eller energi- og klimaplan. Kontrollutvalget har blitt skriftlig og muntlig orientert. Kontrollutvalget ønsker en årlig statusrapport om Energi- og klimaplanen i Eide kommune. Kontrollutvalget fikk en ny statusrapport i møte 15.10.2014. Saken settes fortsatt under observasjon og utvalget ønsker en ny statusrapport høsten 2015. Saken ble oppført på oppfølgingslisten for 2011. Saken videreføres fra tidligere års oppfølgingslister til listen for 2015. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune» - ny sak Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte 14.05.2013 i sak 13/13. Saken ble oversendt til kommunestyret som behandlet den i møte 30.05.2013 i k-sak 13/38. Oppfølging av rapporten var ventet skulle skje i løpet av høsten 2014. 03.03.15: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten behandlet i dagens møte. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering til høsten 2015 vedr. punktet om «forsvarlig saksbehandlingstid». Videre ønsker utvalget en orientering i 1. halvår 2016 om de øvrige tiltak kommunen planlegger å iverksette. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Beregning av selykost på områdene avløp, slamtømming, renovasjon og feiing i Eide kommune» - ny sak Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte 25.11.2013 i sak 30/14. Saken ble oversendt til kommunestyret som behandlet den i møte 05.02.2015 i k-sak 15/5. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten 2015. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Side 6 av 7
03.03.15: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten utsettes til 1. halvår 2016 for å se resultatet av den nylig igangsatte registrering av faktisk tidsbruk for ansatte som arbeider på selvkostområdet, jf revisjonens anbefaling nr. 3. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Teknisk sjef John Olav Gautvik kom i møtet og redegjorde for status i arbeidet med avløpsplan. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 09/15 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2015 Kontrollutvalgets vedtak Eva Cecilie Steigre deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferansen og årsmøte på Gardermoen 3. og 4. juni 2015. Kontrollutvalgets behandling Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som finner konferansen interessant. Kontrollutvalget i Eide er medlemmer av FKT. Sekretæren delte ut invitasjon til fagkonferansen i møtet. Det var enighet om at Eva C. Steigre deltar på fagkonferansen som representant fra kontrollutvalget i Eide. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra utvalgets medlemmer (4 voterende). Ola KrogstadEli Sildnes ledernestleder Eva Cecilie Steigre Willy Farstad Kathleen Wiik Silseth Åse Solveig Eriksen rådgiver Side 7 av 7
EIDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2015-1551/02 033 Åse S. Eriksen 28.04.2015 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 11/15Kontrollutvalget Møtedato 12.05.2015 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretariatets innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 04/15 Kontrollutvalget i Eide årsmelding 2014 - saksprotokoll Eide kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 15/9 (vedlagt) RS 05/15 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat fra møte i styringsgruppa 09.03.2015 (vedlagt) RS 06/15 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 23.03.2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 10/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter brev til kommunene fra KMD, datert 30.01.2015 (vedlagt) OS 11/15 KU sekretariatet. Årsmelding for 2014 (vedlagt) Åse Solveig Eriksen rådgiver
Eide kommune Servicekontor Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen I 6413 MOLDE Melding om vedtak Deres ref: Vår ref Saksbehandler Dato 2015/217-4 Synnove Avset 14.04.2015 Kontrollutvalget i Eide - årsmelding 2014 Vedlagt følger sakspapirer med vedtak i saken. Med hilsen Synnøve Avset arkivleder 712 99 106 Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Postadresse Besøksadresse Telefon Bank, 6490 EIDE Rådhuset 712 99 100 3932.05.01257 E-post: Telefaks Org.nr postmottak@eide.kommune.no www.eide.kommune.no 712 99 101 945685263
Eide kommune Arkiv:004 Arkivsaksnr:2015/2 I7-2 Sakshehandler:Synnove Avsel Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Eide kommunestyre 15/9 26.03.2015 Kontrollutvalget i Eide - årsmelding 2014 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Behandling i Eide kommunestyre - 26.03.2015 Kontrollutvalgets leder Ola Krogstad orienterte om arbeidet i Kontrollutvalget. Vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Ingress:( Kort innledende avsnitt som oppsummerer hovedpunktene i saken) Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Årsmelding 2014 legges fram for behandling i kommunestyret. Vedlegg 1 Kontrollutvalget i Eide - årsmelding 2014 - saksframlegg 2 Årsmelding Eide kontrollutvalg 2014 3 Behandlede saker 2014 Side 2 av 2
Referat fra telefonmøtemøte 9.3.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene, "Møre og Romsdal Revisjon IKS" Møtet startet kl. 15.00. Til stede: Knut Anders Oskarson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/utredningsleder. Sak 1. Godkjenning av innkalling. Vedtak: Innkallinga godkjent. Enstemmig. Sak 2. Godkjenning av sakliste Vedtak: Sakliste godkjent med åpning for sak under eventuelt. Enstemmig. Ronny Rishaug foreslo å ta opp spørsmål om justering av 3 i Eieravtalen i forhold til tidfesting av overgangsordning. Dette tema ble senere tatt opp under sak 5. Sak 3. Vedtaket i representantskapet i KomRev3 6.3.15. Vedtak: Styringsgruppa tar vedtaket i KomRev3 om ikke å delta i "Møre og Romsdal Revisjon IKS", til etterretning. Enstemmig. Sak 4. Selskapsavtale. I forhold til den avtaleteksten som ble lagt fram i forbindelse med innkalling til møtet, ble følgende forslag fremmet ved siden av oppretting av tallet på medlemmer som skal være 18 ( 5 1. avsnitt 1. linje): Fra Ola E. Rognskog gjeldende både for sak 4, selskapsavtale, og sak 5, eieravtale: "Styringsgruppa avventer tilråding av selskapsavtale og eieravtale inntil styrende organ eller eiermøter i kommunerevisjonsselskapene har fått utkastene til behandling, jamfør også slik prosess for avklaring i kommunerevisjonsdistrikt3." Knut Anders Oskarsson: "Styringsgruppa foreslår endring i 4 Eier-/ansvarsdel og innskuddsplikt slik at fylkeskommunen går inn med sitt opprinnelige beløp på kr 840 000 kr mens de øvrige medlemskommunene går inn med det beløp som ligger i innstillinga.
Dette vil innebære at fylkeskommunens eier- og ansvarsdel blir 30,5 %, og medlemskommunene andel justeres ut fra dette. De nye tallene innarbeides i 5. Sum innskuddsplikt for alle medlemmene blir etter dette 2 767 000 kr." Avstemming: Knut Anders Oskarson tok opp de tidligere inntatte forslag til tillegg i selskapsavtalen slik: 3 siste setning siste avsnitt med tillegg av "jfr 5" slik at setninga etter dette skal lyde: "Revisjonsselskapet kan ha eierandel i et revisjonsaksjeselskap opprettet etter revisorloven, jfr 5. " Enstemmig vedtatt. 5 nytt kulepunkt om hva representantskapet skal behandle: "eventuell eierskap/deltakelse, herunder eventuell eierandel i andre selskaper". Enstemmig vedtatt. Forslaget i innstillinga "Selskapsavtalen for Møre og Romsdal Revisjon IKS vedtas" ble satt opp mot forslaget fra Ola E. Rognskog. Avstemming: Forslaget fra Ola E. Rognskog fikk 2 stemmer og falt dermed. Innstillinga fikk 2 stemmer og ble dermed vedtatt med styrelederens dobbeltstemme. Ola E. Rognskog satte fram følgende protokolltilførsel etter at hans forslag falt: "Medlem i styringsgruppa Ola Rognskog viser til tidligere uttrykt ønske om god koordinert forankring av sammenslåingsprosessen i eierkommunene. Med henvisning til sakens eierstrategiske karakter, jamfør pågående kommunereform og høring om forslag om lovendring for interkommunale selskap(iks), vil Distriktsrevisjon Nordmøre behandle saken i representantskapet og/eller i eiermøte for selskapet." Styringsgruppemedlemmene kommenterte protokolltilførselen uten at disse tok stilling til den, men uttrykte at det måtte være fritt opp til de enkelte revisjonsenhetene å foreta prosesser i samsvar med innholdet i protokolltilførselen i forkant av behandlingen av saken i kontrollutvalg og kommunestyrer. Ola E. Rognskog fratrådte møtet. Sak 5 Eieravtale. Knut Anders Oskarson tok opp 2 med forslag om slik ordlyd: "Endring i eieravtalen krever 3/4 flertall blant eierne. Endring i antall eierkommuner krever at eieravtalen inngås på nytt". Vedtak: Enstemmig som forslaget.
Ola Krogstad satte fram forslag til 3 om at overgangsfasen settes til 4 år slik at 1. avsnitt 2. setning skal lyde: " I en overgangsfase på 4 år vil kommunenes betaling ta utgangspunkt i det som kommunene betaler i dag." Vedtak: Enstemmig som forslaget. 5 ble opprettet slik at innskuddet settes til 2 767 000 kr i samsvar med vedtatt beløp i 4 i Selskapsavtalen. Sak 6. Eventuell ny IKS-lovog innvirkning på vedtaket om opprettelse av Møre og Romsdal Revisjon IKS. Følgende forslag ble satt under avstemming: " Styringsgruppa vil ikke gå inn på vurderinger av hvilke konsekvenser en eventuell framtidig revidert IKS-lovmåtte få, men finner å måtte forholde seg til gjeldende lovverk i forbindelse med opprettelsen av Møre og Romsdal Revisjon IKS." Vedtak : Vedtatt mot en stemme. Sak 7. Eventuelt. a) Det har blitt reist spørsmål om Ingunn Golmens deltakelse som stedfortreder for Ola E. Rognskog i styringsgruppemøte 28.1.15 var formelt i orden. Knut Anders Oskarson la til grunn at hun hadde nødvendig fullmakt til å møte. Styringsgruppa hadde ingen merknader til dette. Styringsgruppa bad utredningsleder i tillegg til å sende de vedtatte avtaler, selskapsavtalen og eieravtalen, til kontrollutvalgssekretariatene, også om å sende disse til alle medlemskommunene slik at disse allerede nå kan legge til rette for behandling av saka i sine organer. Møtet slutt kl 16.00 12.3.15. Asmund Kristoffersen Referent/møtesekretær
Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Sunndal kommune: Vestnes kommune: Forfall: Møtende vara: Gjemnes kommune: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 1/15 23.3.2015 Kl. 09.30 kl. 11.30 Møterom «Galleriet», Molde rådhus 01/15 07/15 Ola Krogstad, leder Rita Rognskog, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik H. Johansen Finn Myrland Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Trond M. Hansen Riise øyvind Uren Ingen Heidi Hogset Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Ingen Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom følgende merknader til saksliste: Daglig leder fremmet forslag om at det ble delt ut tre referatsak i møte RS 03/15 Referat fra møte i styringsgruppa 28.01.15 samenslåingsprosjekt i kommunal revisjon M&R, RS 04/15 Referat fra telefonmøte 09.03.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene og RS 05/15 Referat fra møte i sekretærforum M&R og S&F 11.03.15. I tillegg ble det fra daglig leder innmeldt to ekstra tema under ST 07/15 Eventuelt; Kontorlokaler og Reiseregninger. Innkalling og sakliste ble godkjent med de tillegg som ble meldt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. ST 01/15 ST 02/15 ST 03/15 ST 04/15 TITTEL GODKJENNINGAV PROTOKOLLFRAMØTE10.DESEMBER2014 REFERATOG ORIENTERINGER KU SEKRETARIATET.ÅRSMELD1NGFOR2014 KUSEKRETARIATET.REGNSKAPFOR2014 Side 1 av 5
ST 05/14 KU SEKRETARIATET. ORGANISERING AV FORHANDLINGER OM LONNS- OG ARBEIDSFORHOLD ST 06/15 KU SEKRETARIATET. OPPRETELSE AV FORHANDLINGSUTVALG ST 07/15 EVENTUELT ST 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. DESEMBER 2014 Styrets vedtak Protokollen fra styremøte 10. desember 2014 godkjennes. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 01/15 Protokoll fra møte i sekretærforumet i M&R og S&F 28.11.2014 Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. RS 02/15 RS 03/15 RS 04/15 Møte i sekretariatsgruppa for kommunar i M&R/fylkeskommunen som er deltakarar i etablering av nytt interkommunal revisjonsselskap 13.2.2015 Sekretariatet orienterte. Referat fra møte i styringsgruppa 28.01.15 sammenslåingsprosjekt i kommunal revisjon M&R Styreleder orienterte og svarte på spørsmål, supplert av sekretariatet. Referat fra telefonmøte 9.03.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene, «Møre og Romsdal Revisjon IKS» Styreleder orienterte og svarte på spørsmål, supplert av sekretariatet RS 05/15 Protokoll fra møte i sekretærforum i M&R og S&F 11.03.15 Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. Orienteringssaker: OS 01/15 Etablering av ny interkommunal revisjonsordning informasjonsbrev fra kontrollutvalgssekretariatet til medlemskommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2, datert 10.3.2015 Utkast ti I selskapsavtale og eierskapsavtale ble diskutert. Styreleder og sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leder opplyste om at det er kommet meld ing fra prosessleder om at det er 2 skrivefeil i 4 i selskapsavtalen; Eier-/ansvarsandel for fylkeskommunen skal være Side 2 av 5
30,4 % (innskuddet er korrekt). Averøy har korrekt eier-/ansvarsandel, men korrekt innskudd skal være 100 000,-. OS 02/15 OS 03/15 Ot.prp.nr 50 (2008-2009) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer mv. i offentlig heleide selskaper) artikkel fra regjeringen.no, Innledning og Merknader til bestemmelsen i lovforslaget. Daglig leder informert om bakgrunnen for denne orienteringssaken. Forvaltningslovens endring fra 2009 gjør leder og medlemmer i styret i interkommunale selskaper, også 27 samarbeid, inhabile til å behandle saker som angår selskapet. Det er relativt få saker som styret for kontrollutvalgssekretariatet fremme for kontrollutvalg og kommunestyret. Dette er derfor mer tjenlig at disse melder seg inhabil under behandlingen enn at en skal oppfordre til en annen styresammensetning. einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter Informasjonsskriv fra Norsk kommunerevisorforbund datert 5.3.2015 (vedlagt) Sekretariatet orienterte og oppfordret kontrollutvalgslederne om å være oppmerksom på slike vurderinger i sine respektive kontrollutvalg. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 03/15 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDINGFOR 2014 Styrets vedtak Årsmeldingen for 2014 godkjennes. Styrets behandling Styreleder gjennomgikk årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader til årsmeldingen i møtet. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 04/15 KU SEKRETARIATET.REGNSKAPFOR 2014 Styrets vedtak Sekretariatets regnskap for 2014 godkjennes. Overskuddet i regnskapet på kr 371 297,- settes på disposisjonsfond vedtektene 10. i samsvar med Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 05/14 KU SEKRETARIATET.ORGANISERINGAV FORHANDLINGEROM LØNNS-OG ARBEIDSFORHOLD Side 3 av 5
Styrets vedtak Styret tar organi sering av forhandlinger om lønns- og arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte til etterretning. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (9 voterende). ST 06/14 KU SEKRETARIATET. OPPRETTELSE AV FORHANDLINGSUTVALG Styrets vedtak I. Lønnsforhandlinger for sekretariatets ansatte følger av Delegasjonsreglement daglig leder 2 og forhandlingsutvalget består av; daglig leder, styreleder og nestleder i styret. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder og nestleder. Det skal legges frem protokoll til styret etter alle forhandlinger. Styrets behandling Det ble i møtet fremmet forslag om at pkt. 2 ble endret til at forhandlingsutvalget bare skulle bestå av to personer; leder og nestleder: 2. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder og nestleder. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (9 voterende) Sekretærens innstilling Lønnsforhandlinger for sekretariatets ansatte følger av Delegasjonsreglement daglig leder 2 og forhandlingsutvalget består av; daglig leder, styreleder og nestleder i styret. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder, nestleder og ett annet medlem av styret, for denne valgperioden Det skal legges frem protokoll til styret etter alle forhandlinger. ST 07/15 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Fremdriftsplan for sak om ny interkommunal revisjonsordning Yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkesforsikring Side 4 av 5
Utlysing av rådgiverstillingen Kontorlokaler Reiseregninger ved sekretariatet Fremdriftsplan for sak om ny interkommunal revisjonsordning Daglig leder informerte om at kontrollutvalgene skal behandle saken i slutten av april og starten av mai. To kommuner må ha ekstraordinære møter. Sekretariatet er godt i gang med utarbeidelse av saksframlegg. Det legges opp til at sekretariatet forbereder sak til kontrollutvalgene om valg av revisjonsordning, men at det legges opp til at det er rådmennene som forbereder sak til formannskap og kommunestyre om selskapsavtale/eierskapsavtale. Her vil sekretariatet utarbeide et notat til hjelp og lage et forslag til vedtak som det oppfordres til å bruke for å sikre at de bli likelydende vedtak i kommunene. Yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkesforsikring Daglig leder informert om at det var blitt oppdaget at det ikke var tegnet lovpålagt yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkes/gruppelivsforsikring for sekretariatet. Dette er nå ordnet med tilbakevirkende kraft fra 01.01.14. Utlysing av rådgiverstillingen ved sekretariatet Sekretariatets rådgiver har signalisert at hun ønsker å gå av med pensjon fra nyttår. Det tas derfor sikte på å starte prosessen med utlysning like over påske. Kontorlokaler Daglig leder opplyser at Kommunerevisjonsdistrikt 2, som nå er lokalisert i nabolokalene til sekretariatet, har besluttet å bli samlokalisert med fylkesrevisjonen i lokaler i Steinbruddet på Reknes i Molde. Dette skjer i sommer, uavhengig av etablering av det nye selskapet. I disse lokalene ser det foreløpig ikke ut til at det er det er plass til de ansatte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Reiseregninger Sekretariatet har mottatt litt «dobbelt» med skjema for reiseregninger/kjørebøker. Det ble ved forrige styremøte delt ut både reiseregningsskjema og skjema for kjøreregning med vedlagt kjørebok som spesifiserer kjøringen. Det skal sendes inn enten reiseregning eller kjøreregning med vedlagt kjørebok, det er ikke nødvendig å sende inn både 6g. Styremedlemmene velger det som de synes er enklest. Rita Rognskog Ola Krogstad Jim Erik H. Johansen nestleder leder Heidi Hogset Finn Myrland Paul Nauste Odd I. Røhmesmo Trond M. Hansen Riise Øyvind Uren Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5
DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSDEPARTEMENT Kommunene Fylkeskommunene KS Deres ref Vår ref Dato 15/200 I 30.01.2015 Kommunale og fylkeskommunale reglementer om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter I løpet av de siste månedene er det kommet flere undersøkelser og medieoppslag som viser at en rekke kommunale og fylkeskommunale reglementer på enkelte punkter ikke er i tråd med gjeldende rett. Dette gjelder szerligregler om rekkevidden av de folkevalgtes taushetsplikt når et folkevalgt organ behandler en sak i et lukket møte. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil på denne bakgrunnen minne kommunene og fylkeskommunene om departementets rundskriv som beskriver den rettslige adgangen til å pålegge folkevalgte taushetsplikt om forhandlingene i lukkede møter gjennom lokalt vedtatte reglementer (såkalt instruksbasert taushetsplikt). I mars 2000 ga departementet ut rundskriv H-2112 om taushetsplikt for folkevalgte. I rundskrivet redegjøres det for gjeldende regler om taushetsplikten for de folkevalgte og adgangen til å pålegge taushetsplikt om opplysninger som ikke er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. Når det gjelder forholdet til lukkede møter står det klart i rundskrivets punkt 3.3 at det kun er de taushetsbelagte opplysningene som fremkommer i et lukket møte de folkevalgte har taushetsplikt om. Det at møtet er lukket innebærer i seg selv ikke at de folkevalgte får taushetsplikt om alle opplysninger som fremkommer på møtet. Det spesifiseres at det heller ikke er adgang til å innføre en slik taushetsplikt i et kommunalt reglement, jf. rundskrivets punkt 5.5 og 5.6. Kommunene og fylkekommunene ble i rundskrivet anmodet om å endre sine reglementer i den grad de gikk lenger i å pålegge de folkevalgte taushetsplikt enn det som følger av lov. Postadresse Kontoradresse Te1efon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 Edvard Aspelund NO-0032 Oslo Org no. 22247220 poshnottak@kmd.dep.no http://www.kmd.dep.no/ 972 417 858-3 5 -
I departementets normalreglement om folkevalgtes innsynsrett som ble utgitt i 2004 (Veileder H-2142), er det også inntatt bestemmelser om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter. I normalreglementets punkt 4.2 annet ledd står det følgende om taushetsplikten ved lukkede møter: "Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt." Det presiseres i merknadene til bestemmelsen at de folkevalgte kun har taushetsplikt om opplysninger som er taushetsbelagte i lov eller i medhold av lov. Det er ikke anledning til å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt om opplysninger selv om disse er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven. Det er heller ikke slik at opplysninger blir taushetsbelagte kun fordi de er unntatt offentlighet eller gjelder saker som behandles i lukkede møter. Før rundskrivet fra 2000, var det i juridisk teori og tidligere rundskriv fra departementet, lagt til grunn at kommunestyret kunne vedta at de folkevalgte hadde taushetsplikt om forhandlinger i lukkede møter. Ved årtusenskiftet ble det på bakgrunn av nye juridiske utredninger fastslått at kommunene likevel ikke har rettslig adgang til å pålegge de folkevalgte en slik utvidet taushetsplikt. Som nevnt er det fremdeles flere kommuner og fylkeskommuner som ikke har endret sine reglementer slik at de er i samsvar med gjeldende rettsoppfatning. Disse kommunene og fylkeskommunene har bestemmelser i sine reglementer som pålegger de folkevalgte taushetsplikt om forhandlinger i lukkede møter, og dermed går lenger enn det som følger av lov og rundskriv fra departementet. En slik reglementsbasert taushetsplikt som gjelder alle forhandlinger i lukkede møter, vil da gjelde for opplysninger som ikke er omfattet av den lovbestemte taushetsplikten i for eksempel forvaltningsloven 13 første ledd. Departementet minner derfor om de ovennevnte rundskrivene, og oppfordrer kommunene og fylkeskommunene om å ta en gjennomgang av sine reglementer og foreta de nødvendige endringene. Rundskrivene er tilgjengelige på departementets hjemmeside www.regjeringen.no/kmd. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Edvard Aspelund seniorrådgiver Dette dokurnentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2-3 6 -
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL for Aukra, Eide, Frama, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes kommune ÅRSMELDING FOR 2014 INNLEDNING I 2003 kom det en lovendring til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) hvor koml 60 som omhandlet kontrollutvalg ble opphevet og erstattet med et nytt kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Det følger av koml 77 nr 10: "Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget." Dette innebar i praksis at revisjonen som tidligere hadde hatt sekretærfunksjonen kontrollutvalgene, ikke lenger kunne utføre sekretærbistand. for Det ble i 2004 inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember 2004. I løpet av 1. halvår 2013 ble det fremmet en sak for alle kontrollutvalgene om endring av organisasjonsformen for sekretariatet til et Interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelovens 27 med status som eget rettssubjekt. Organisasjonsendringen og vedtektene for det nye sekretariatet ble vedtatt i alle kontrollutvalg og oversendt kommunestyrene i de samarbeidende kommuner som alle enstemmig sluttet seg til forslaget. Det nye sekretariatet ble opprettet med virkning fra 28. august 2013 og er registrert i Enhetsregisteret i Brørmøysund med organisasjonsnr. 912 503 771. STYRETS SAMMENSETNING Styrets sammensetning for 2014 er som følger: Medlem Funksjon Personlige Kommune varamedlemmer Ola Krogstad leder Eli Sildnes Eide Rita Rognskog nestleder Katrine Rindarøy Aukra Jim Erik H. Johansen Knut Kvalvågnæs Fræna Stein A. Brubæk Heidi Hogset Gjemnes Finn Myrland Tove A. Melsæter Molde Paul E. Nauste Lars Myrset Nesset Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rauma Trond M. Hansen Odd Helge Gravem Sunndal Riise Øyvind Uren Birger Lilleheim Vestnes Side 1 av 6
styrets møte 28.8.2013 ble det foretatt konstituering og ny leder og nestleder for styret for resterende valgperiode ble valgt. Ola Krogstad, Eide KU ble valgt som leder av styret med Rita Rognskog, Aukra KU som nestleder. SEKRETARIAT 3.1 Bemanning Etter organisasjonsendringen er det styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal som er samarbeidets øverste organ og innehar arbeidsgiveransvar for sekretariatets ansatte, jf vedtektenes 5. 18.8.2014 startet daglig leder Jane Anita Aspen ved sekretariatet. Fra dette tidspunktet er det to personer i 100 % stilling. I 2014 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene ivaretatt av rådgiver Åse Solveig Eriksen og daglig leder Jane Anita Aspen. Åse Solveig Eriksen var konstituert som daglig leder inntil Jane Anita Aspen tiltrådte som daglig leder i august. 3.2 Arbeidsfordeling Sekretariatet har i 2014 ivaretatt sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i de 9 samarbeidskommunene. Når daglig leder Jane Anita Aspen tiltrådte så ble sekretærfunksjonen fordelt på følgende måte: Åse Solveig Eriksen ivaretar sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i Aukra, Eide, Fræna, Nesset og Sunndal. Jane Anita Aspen ivaretar sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i Gjemnes, Molde, Rauma, Vestnes og styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. 3.3 Arbeidsmiljo Sekretariatet har i lang tid hatt en alt for stor arbeidsbelastning. Arbeidsbelastningen har normalisert seg etter at bemanningen ble økt til to ansatte i 100 % stilling. Sykefraværet er lavt. Sekretariatet har gjort avtale med Molde kommune om at sekretariatets ansatte skal få benytte seg av Molde kommunes vernetjeneste. 3.4 Kontorplassering Det følger videre av avtalens punkt 5.1: Sekretariatet flyttet våren 2014 inn i nye tilstøtende lokaler i Hamnegata 35. 4 etg i Molde sentrum og er inntil videre samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre & Romsdal. OPPGAVER 4.1 Styrets oppgaver Styrets oppgaver fremgår av vedtektenes 5 og 6: 5 Organisering av samarbeidet Styret er samarbeidets øverste organ. Styret har arbeidsgiveransvar Samarbeidet ledes av daglig leder. og ansetter daglig leder. Hvert kommunestyre velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Styret velges for 4 år. Valgene følger kommunevalgperioden. Styret velger selv leder og nestleder. Side 2 av 6
6 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig tlertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet er møteleders stemmegivning avgjørende. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av kommunene er representert. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Styrets medlemmer kan møte med faglig bistand (med talerett). Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes styret og kommunene. Styret har myndigheten til å ansette og si opp sekretariatets personell samt avgjøre personalsaker som angår daglig leder. Styret skal vedta budsjettframlegg, regnskap og årsmelding, som skal avlegges, fastsettes og sendes kommunene. Styret har ikke myndighet til å ta opp lån eller forplikte deltakerne på lignende måte. 4.2 Sekretariatets oppgaver Det følger av forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg (kontrollutvalgsforskriften) 20 første og annet ledd: i kommuner og fylkeskommuner "Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt." 5. VIRKSOMHETI 2014 5.1 Styret Styret har avholdt 3 møter; 28.mai, 11.september og 10.desember og behandlet 18 protokollerte saker. I tillegg er det i 2014 behandlet 4 referatsaker og 8 orienteringssaker. 5.2 Møteaktivitet i utvalgene Totalt ble det i 2014 avviklet 50 møter i kontrollutvalgene og behandlet 344 protokollerte saker. I tillegg har det i 2014 vært lagt fram for kontrollutvalgene 109 referatsaker og 161 orienteringssaker. Aktiviteten i utvalgene har også i 2014 vært stor og kompleksiteten i sakene er økende. Antall møter i det enkelte utvalg i 2014 har variert fra 5 til 7 møter. Antall protokollerte saker for det enkelte utvalg har variert mellom 32 og 45 saker. 5.3 Kurs/konferanser Den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) på Gardermoen i månedsskiftet januar/februar samler mange av våre kontrollutvalgsmedlemmer. Samtlige av kontrollutvalgene var representert ved NKRF's Kontrollutvalgskonferansen 5.-6. februar 2014.Sekretariatet var representert ved Åse Solveig Eriksen. Kontrollutvalgene i Aukra, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Sunndal og Vestnes er medlemmer av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Utvalgsmedlemmer fra Aukra, Fræna, Nesset, Molde og Vestnes var representert på FKTs fagkonferanse og årsmøte i Haugesund 3.- 4. juni 2014. Sekretariatet var representert ved Åse Solveig Eriksen. Sekretærforumet for Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane var samlet til møte i Sykkylven 11. mars 2014 og i Gloppen I. og 2. september 2014. På møte 11.3.2014 var Side 3 av 6
sekretariatet representert ved Åse Solveig Eriksen og på møte 1.-2.9.2014 deltok både Åse Solveig Eriksen og Jane Anita Aspen. Videre ble det 28.11.2014 arrangert en gruppesamling for sekretærforumet under Møre og Romsdal kommunerevisorlag/sogn og Fjordane kommunerevisorforening sin fagsamling i Fosnavåg 27.-28.11.2014. Her var sekretariatet representert med Åse Solveig Eriksen. Sekretariatet har også deltatt på Vestlandssamlingen (samling for sekretariatene i Nord- Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland) i Stavanger, 13.-14. oktober 2014. 5.4 Økonomi Regnskapet for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 371 297,-. Mindreforbruket skyldes at ny daglig leder først var på plass i august, mens det var budsjettert med lønnskostnader for hele året. Fordeling av kostnader for 2014 til sekretariatstjenester for samarbeidskommunene er som følger: Kommune Folketall 01.01.13 Fordeling % Budsjett 2014 Aukra 3 339 5,0 101 500,00 Eide 3 476 5,0 101 500,00 Fræna 9 614 14,0 284 200,00 Gjemnes 2 557 4,0 81 200,00 Molde 25 936 37,0 751 100,00 Nesset 2 995 4,0 81 200,00 Rauma 7 421 11,0 223 300,00 Sunndal 7 205 10,0 203 000,00 Vestnes 6 626 10,0 203 000,00 Sum 69 169 100,0 2 030 000,00 5.5 Revisjon Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal er revisor for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. 5.6 Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 2014 effektuert 24 bestillinger overfor revisjonen på vegne av kontrollutvalgene. Disse fordeler seg som følger: Sakstittel Beskrivelse Antall Revisjonsplan for revisjonsåret 2014 Revisors vurdering av uavhengighet følger vedlagt 9 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling 6 Forvaltningsrevisj onsrapporter 9 Sum 24 Sekretariatet har i løpet av 2014 lagt frem 76 dokument fra revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen ordinær sak. Disse fordeler se som føl er: Sak Beskrivelse Antall Kommunale årsregnskap Revisjonsberetning m/evt. revisjonsnotat 9 Årsregnskap for kommunale foretak Revisjonsberetning '/evt. revisjonsnotat 6 Side 4 av 6
Revisjonsplan for revisjonsåret 2014 9 Revisjonens rapport for 2. halvår 2013 9 Revisjonens rapport for 1. halvår 2014 9 Sluttregnskap/prosj ektregn skap Uttalelser til sluttregnskap/prosj ektregn skap 7 Forvaltningsrevisj onsrapporter 9 Oppfølging av FR rapporter 6 Rapport om eierskapskontroll 0 Oppfølging av selskapskontroll Selskapskontroll av RIR 1 Misligheter/uregelmessigheter Andre tilsynssaker 2 Utredninger/Undersøkelser 1 Kundebrev 0 Nummerert brev 1 Prosjektplan Forvaltn ingsrevisj onsprosj ekt/selskapskontrol 1 7 Sum 76 5.7 Oppfølging av styrets saker Ingen saker er gjenstående pr 31.12.2014. Sak nr / dato Sakstittel Saken gjelder Merknad 5.8 Administrative utfordringer Sekretariatet benytter egne maler i Word til saksbehandling og korrespondanse. Dokumentene lagres elektronisk på eget område. I tillegg lagres også alle utvalgenes møtedokumenter og protokoller i papirutgave. Kontrollutvalgenes møtedokumenter og protokoller oversendes den enkelte kommune for arkivering og med mulighet for å legge dette ut på kommunenes hjemmesider. Sekretariatet har i flere år hatt dialog med de kommunene som tidligere ikke har hatt som praksis å legge kontrollutvalgets møteinnkallinger og protokoller ut på kommunens hjemmeside. Det meste er kommet på plass etter hvert, men det er fremdeles noen utfordringer i enkelte kommuner. Sekretariatet har vurdert å gå til innkjøp av elektronisk saks- og arkivsystem, men som følge av usikkerheten rundt etablering av nytt interkommunalt revisjonsselskap og mulig påfølgende ny organisering av sekretariatene, ønsker styret at det avventes med å etablere et elektronisk saks- og arkivsystem. Det er fra styret side imidlertid ønskelig at det settes i gang arbeidet med å etablere en hjemmeside for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 9 Fremtidige utfordringer Kommunerevisjonsdistriktene i fylket er nå i gang med en sammenslåingsprosess. Siden det nå arbeides med å få på plass en ny interkommunal revisj onsordning, så vil det trolig også være naturlig at det innen relativt kort tid blir satt i gang en prosess for også å vurdere en sammenslåing av sekretariatene. SAMMENDRAG 2014 har vært et merkeår for sekretariatet og er det tiende året hvor sekretariatsordningen har eksistert både i henhold til samarbeidsavtalen fra 2004 samt i forhold til de nye vedtektene som ble vedtatt i forbindelse med endring av sekretariatets organisasjonsform. Det er også det først hele året i drift etter ny organisasjonsform. Aktiviteten i kontrollutvalgene har også i 2014 vært høy og kompleksiteten i sakene øker, noe som naturlig har medført tilsvarende stor aktivitet for sekretariatet. Det er stadig større fokus på kontrollutvalgenes rolle og oppgaver, noe som igjen krever at sekretariatet har de Side 5 av 6
nødvendige ressurser tilgjengelig. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalgene skal kunne utføre sine tilsyns- og kontrollfunksjoner på en god måte. Det har derfor også i 2014 vært stor aktivitet på kurs- og konferansefronten utvalgsmedlemmene og sekretariatet har deltatt. hvor mange av Styret for Kontrollutvalgssekretariatet Molde, 23.3.2015 Rita Rognskog Ola Krogstad Jim Erik H. Johansen Heidi Hogset Finn Myrland Paul E. Nauste Odd Ivar Røhmesmo Trond M. Hansen Riise Øyvind Uren Side 6 av 6
SAMARBEIDSFORUMET -BEHANDLEDE SAKER I 2013 Saks nr Sakstittel Statuskode SF 01/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 8. NOVEMBER 2012 SF 02/13 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/13 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING 2012 SF 04/13 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP 2012 SF 05/13 ENDRING AV ORGANISASJONSFORM FOR KONTROLLUTVALGSSEKRETAR1ATET. ORIENTERING OM STATUS SF 06/13 KURS / OPPLÆRING AV KU MEDLEMMER 2013 U SF 07/13 MØTEPLAN 2013. KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER SF 08/13 ÅPEN POST STYRET - BEHANDLEDE SAKER I 2013 Saks nr SakstittelStatuskode ST 01/13 KONSTITUERING AVSTYRET VALG AV LEDER OG NESTLEDER ST 02/13 GJENNOMGANG AV VEDTEKTENE ST 03/13 KONSTITUERING/ANSETTELSE AV DAGLIG LEDER ST 04/13 KU-SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2014 ST 05/13 STYRETS MØTEPLAN HØSTEN 2013 ST 06/13 ÅPEN POST ST 07/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. AUGUST 2013 ST 08/13 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 09/13 FASTSETTELSE AV MØTEGODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER ST 10/13 FASTSETTELSE AV LØNN TIL DAGLIG LEDER ST 11/13 ARBEIDSVILKÅR OG PENSJONSORDNINGER FOR SEKRETARIATETS ANSATTE ST 12/13 EVENTUELT STYRET - BEHANDLEDE SAKER I 2014 Saks nr SakstittelStatuskode ST 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 6. NOVEBER 2013 ST 02/14 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 03/14 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDING FOR 2013 ST 04/14 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2013 ST 05/14 MØTEPLAN FOR 2014 ST 06/14 EVENTUELT ST 07/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 28. MAI 2014 ST 08/14 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 09/14 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2015 ST 10/14 KU SEKRETARIATET. DELEGERINGSREGLEMENT DAGLIG LEDER ST 11/14 DELEGERING AV ANVISNINGSFULLMAKT ST 12/14 EVENTUELT ST 13/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 11. SEPTEMBER 2014 ST 14/14 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 15/14 KU SEKRETARIATET. ARBEIDSTID FOR SEKRETARIATETS ANSATTE ST 16/14 KU SEKRETARIATET. ORIENTERING OM STATUS ST 17/14 MØEPLAN FOR STYREMØTER 2015 ST 18/14 EVENTUELT Kode B Forklaring Saken er avsluttet Under behandling Til videre oppfølging Saken går ut