Styremøte 19. - 20. november 2008 DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR 1. Oppfølging av tilsyn i akuttmottakene Det vises til AD s orienteringer om samme sak i september 2008. Det redegjøres her for: 1. Status på prosessen med lukking av avvikene i HF-ene. 2. Pilotprosjektet Akkreditering/sertifisering i akuttmottakene. Ad 1. Status på prosessen med lukking av avvikene i HF-ene. Status på avvikene ble gjennomgått i kontaktmøte mellom fylkeslegene og Helse Sør-Øst RHF 5.november 2008. Helsetilsynet ønsker å forsikre seg om at planlagte tiltak i HF-ene faktisk gjennomføres og har effekt, før avvikene lukkes. Derfor tar lukke-prosessen lang tid på noen av avvikene. 5 av 8 avvik er fremdeles ikke lukket: HF Antall avvik Status lukking Sykehuset Østfold, Fredrikstad Sykehuset Innlandet, Elverum A-hus Sykehuset Buskerud, Drammen 1. Opphoping av pasienter kan føre til behandlingssvikt. 2. Undersøkelses-forholdene sikrer ikke taushetsplikt, informasjonsutveksling med mer. 1. Mangelfull prioritering og kompetanse kan gi beh.svikt. 2. Uklart ansvar når pasienten skal via radiol. til avdelingen. 1. Stor pasientpågang med risiko for ikke å få rett behandling til rett tid. 1. Sikrer ikke ved organisering, styring og kontroll at alle pas får forsvarlig prioritet, u.s og diagn. 2 avvik ikke lukket. Avventer frem til avtalt tidspunkt før lukking vurderes. SØ har gjort en del tiltak, og er i dialog. SØ deltar i akkreditering/sertifiseringsprosjektet. 1 avvik ikke lukket. Avventer frist 15.desember før lukking vurderes. Dette avviket krever lengre organisatorisk prosess å lukke. Avviket er ikke lukket. A-hus har heller ikke etter flyttingen funnet tiltak som virker tilfredsstillende ennå. Fylkeslegen skal derfor ha videre dialog med A-hus. Avviket er ikke lukket. Trenger å tas tydeligere ansvar. Ad 2: Pilotprosjektet Akkreditering/sertifisering i akuttmottakene. Samarbeidsprosjektet mellom Norsk Akkreditering (NA) og Helse Sør-Øst med å utvikle standarder for akuttmottak er godt i gang. Standardene skal utarbeides på grunnlag av prosessene i akuttmottakene, tilsynsrapporten og aktuelle krav i lover og forskrifter. Status på arbeidet er følgende:
Det er avholdt to møter i sektorkomiteen. Komiteen fungerer som referansegruppe i prosjektet og har deltakere fra de to pilotavdelingene (Sørlandet sykehus, Arendal og Sykehuset Østfold, Fredrikstad), Legeforeningen, Sykepleierforbundet, det regionale brukerutvalget, de konserntillitsvalgte, Kommunenes sentralforbund, de andre RHFene og Det norske Veritas. Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Helsetilsynet er med som observatører. Prosess-kartleggingen og sonderingen av ansvar og myndighet i hele forløpet er godt i gang i de to pilotavdelingene. Kravene til internkontroll, kvalitetsstyring etter ISO 9001 og akkreditering er gjennomgått i sektorkomiteen og implementeringen forberedes i de to pilotavdelingene. Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) skal foreta nullpunkt-analysen i akuttmottakene i november 2008. Det har vært positiv oppmerksomhet rundt pilotprosjektet med reportasje i TV 2- nyhetene, innlegg for Helse- og omsorgsdepartementet, invitasjon til å forelese på NSH-konferansen om akuttmottak med mer. Standardene beregnes ferdig i februar 2009. Akkrediteringen/sertifiseringen av pilotavdelingene og slutt-evalueringen fra AFI beregnes ferdig i desember 2009. Prosjektet vil etter dette kunne gi anbefalinger om standardene og eventuelt akkreditering/sertifisering bør benyttes i alle akuttmottakene i regionen. 2. Retningslinjer vedrørende helseforetakenes forhold til stiftelser og legater, pkt. 3 Det vises til styrets vedtak i sak 080-2008 Retningslinjer vedrørende helseforetakenes forhold til stiftelser og legater. I pkt. 3 i vedtaket heter det at Det legges frem en oversikt over stiftelser og legater basert på den kartlegging som gjennomføres av administrerende direktør. Sommeren 2007 foretok Riksrevisjonen en kartlegging av hvilke retningslinjer og rutiner som gjelder helseforetakenes forhold til forvaltning og mottak av gaver. Blant materialet som kom inn fra foretakene, lå også en del opplysninger om ulike stiftelser og gaver som ligger under foretakenes forvaltning. Dette utgjorde senere en del av det faktagrunnlaget de regionale helseforetakene la vekt på i forbindelse med arbeidet med å utvikle felles retningslinjer vedrørende helseforetakenes forhold til stiftelser og legater, jfr. styresak 080-2008. Det innsamlede faktamaterialet er imidlertid ikke tilstrekkelig som en fullstendig og oppdatert oversikt over stiftelser og legater, slik styret har ytret ønske om i pkt. 3. Administrerende direktør vil derfor ta initiativ overfor foretakene til å få innhentet en slik oversikt. Oversikten vil ventelig kunne bli presentert for styret i møte 25. januar 2009. 3. Foretaksprotokoll 2008 reduksjon av uønsket deltid Det vises til sak 075-2008, behandlet i styremøte 19.6.08. Det ble der orientert om utfordringer, prinsipper og tiltak knyttet til arbeidet med å redusere bruken av deltid i 2008. I den forbindelse sies det bl.a.:
Administrerende direktør har gitt uttrykk for at det skal være en målsetting at vi på sikt skal kunne tilby alle som ønsker det en 100 % stilling. Det er likevel urealistisk å få dette til i løpet av 2008 og 2009. Vårt krav til foretakene vil likevel være at de aktivt skal arbeide for at den enkelte deltidsansatte etter hvert skal få et tilbud om hel stilling. Helse- og omsorgsdepartementet har forutsatt at aktuelle tiltak konkretiseres innen 1.7.08. Det skal rapporteres på effekt av iverksatte tiltak i Årlig melding for 2008. Foretakene har rapportert på foretaksprotokollen pr. 1.7.08. På grunn av til dels krevende oppgaver knyttet til selve kartleggingen, er det imidlertid noe varierende status på arbeidet med konkretisering og iverksetting av tiltak. I vårt brev til departementet 23.6.08 heter det således bl.a.: Foretakene vil etter sommerferien måtte arbeide videre med å analysere funnene fra kartleggingen og vurdere konkrete tiltak som er tilpasset lokale behov. Det er i nevnte styresak bl.a. forutsatt at konkrete tiltak er tilpasset det årsaksbilde som fremkommer i foretakenes kartlegging. Dette utgangspunktet fastholdes. Forøvrig kan administrerende direktørs holdning oppsummeres slik: - Premisser og prinsipper for arbeidet med å redusere bruken av deltid fremgår av styresak 075-2008 - Det er et mål å redusere dagens til dels omfattende bruk av deltidsstillinger til et absolutt minimum. Dette er i felles interesse for arbeidsgiver og arbeidstaker - Det finnes ingen enkle grep for å nå målet. Det må derfor arbeides på kort og lang sikt- med holdninger og konkrete tiltak Helse Sør-Øst RHF har tilskrevet foretakene og bedt om en oppdatert rapport om hva som til nå er gjort i forhold til å velge ut og iverksette lokalt tilpassede tiltak. Vedlagt følger en kort oppsummering av foretakenes svar pr. 15.10.08. Igangsatte tiltak og foreløpige effekter av vil bli fulgt opp i tilknytning til Årlig melding 2008. Skjematisk oppsummering: Tiltak for å redusere deltid pr. 15.10.08 Helseforetak Aker universitetssykehus Akershus universitetssykehus Blefjell sykehus Psykiatrien i Vestfold Status Direkte kontakt med 123 berørte medarbeidere for å vurdere individuelle tiltak. Blant annet utnytte muligheter for å fylle opp stillinger med ledige vikariater Avventer oppdatert tilbakemelding Presiseringer om rett til utvidet stillingsbrøk inntatt i personalhåndbok og ansettelsesreglement. Fortrinnsrett vurderes ved alle nyansettelser. Innføring av vikarpool til vurdering. Prosjekt felles sengeressurs (Kongsberg, Notodden og Rjukan) påbegynt. Løpende dialog med fagforeningene om turnusplanlegging Få berørte. Individuelle tiltak etter vurdering. Ønske om heltid
imøtekommes i de fleste tilfeller Rikshospitalet Ringerike Sykehus Sunnaas sykehus Sykehuset Asker og Bærum Sykehuset Buskerud Sykehuset Telemark Sykehuset i Vestfold Sykehuset Innlandet Ufrivillig deltid ikke noe stort problem. Alle berørte ifølge kartleggingen følges opp for å vurdere hvilke muligheter som finnes Arbeidsgruppe vurderer systematisert bruk av fleksiturnus/ ønsketurnus Opprydding i småstillinger gjennomført i 2003. Ny runde etter kartleggingen iår. Få tilfeller av ufrivillig deltid gjenstår. Foretaket benytter fortrinnsretten aktivt ved ledighet i stillinger Det etableres et ressurssenter (internt vikarkontor) for å få bedre styring med egne ressurser og for å bruke ressursene mer på tvers av enheter. Dette vil også gi deltidsansatte muligheter for utvidet stilling. På alle enheter gjennomføres utviklingssamtaler der bl.a. ønske om utvidet stilling er tema. Fortrinnsrett vurderes ved alle nyansettelser. Muligheter for større stillinger vurderes fast ved utarbeidelse av bemannings- og turnusplaner Bruk av deltid tatt opp generelt i medarbeidersamtaler. Mulighet for arbeid via vikarsentralen dessuten tatt opp i samtale med den enkelte medarbeider. Midlertidig økt stilling for å dekke vikarbehov benyttet for flere. Fast økning av stilling gjennomført for enkelte. Utprøving av nye arbeidsplanordninger vurderes Partsammensatt utvalg nedsatt for å analysere funnene fra kartleggingen supplert med senere kontakt med ansatte. Det skal på denne bakgrunn foreslås konkrete tiltak tilpasset lokale forhold iløpet av desember d.å. Bruk av fleksible arbeidstidsordninger, som i større utstrekning ivaretar den enkeltes ønsker. Oppfølgning av OUprosessene, der det bl.a. etableres to store sykepleieravdelinger som skal bidra til bedre samlet ressursutnyttelse og opprettes ny bemanningsenhet med fokus på ekstravakter/vikarsentral. Arbeid med holdninger. Analyse av muligheter knyttet til innføring av nye og integrerte arbeidsplansystemer. Kompetansehevingstiltak i forhold til bemanningsplanlegging og analyse av arbeidsprosesser Det er opprettet et lokalt prosjekt for å redusere uønsket deltid. En partsammensatt gruppe er nedsatt og arbeider med å formulere og evaluere tiltak på basis av gjennomført kartlegging. Prosjektet ønsker å velge ut en medisinsk enhet
og en kirurgisk enhet, der det i samarbeid med linjeledelsen gis mulighet for å teste ut ulike bemanningsløsninger. Tiltak som påviselig bidrar til redusert deltid, vil bli vurdert implementert i hele foretaket Sykehuset Østfold Sørlandet Sykehus Det er nedsatt en partssammensatt gruppe som nylig har avgitt rapport til sykehusledelsen. Rapporten er ikke behandlet i foretaksledelsen. Aktuelle tiltak berører imidlertid etablering av vikarpool, gjennomgang av bemannings- og turnusplaner og opplæring i rekrutteringsrutiner Det er vedtatt policy og prosedyre for reduksjon av uønsket deltid. Hovedmål: Ikke lyse ut stillinger under 50 %, øke andel stillinger mellom 75 og 100 %. Når ledige stillinger skal godkjennes, kreves særskilt begrunnelse for å ansette i under 50 %. Øvrige tiltak: Bruk av fleksiturnus, bruk av kombinasjonsstillinger, bruk av enhets- og avdelingsovergripende stillinger, etablering av vikarpool og variasjoner i driftsplanlegging. Det vil også bli iverksatt individuelle oppfølgningstiltak i forhold til gjennomført kartlegging. Avdelinger med stor andel små stillingsbrøker vil bli spesielt analysert med sikte på å redusere deltid Ullevål universitetssykehus Det er nedsatt et partssammensatt utvalg for å drøfte og utrede retningslinjer for bruk av deltidsstillinger med intensjon om å redusere bruk av uønsket deltid. Omfattende kartlegging og analyse av deltidsbruken er gjennomført i ulike yrkesgrupper i 2007 og 2008. Relativt få ansatte har ufrivillig deltid, spesielt innen pleiegruppene. Ressurssenter er opprettet fra 1.1.08. Dette gir mulighet for å øke stillingsandelen ved fast ansettelse i udekket stillingsbrøk, men benyttes av få. I tillegg vurderes individuelle tiltak. Nye strukturelle tiltak avventes til konsekvenser av hovedstadsprosessen, overføring av personell til Sykehuspartner m.m. er avklart 4. Redegjørelse for konsekvenser av streik ved Lovisenber diakonale sykehus AS - status pr. 10.11.2008 Det pågår en arbeidskonflikt ved Lovisenberg Diakonale Sykehus AS mellom Akademikerne og Spekter. Streiken var et faktum fra kl. 08:00 torsdag 6. november. Status etter første streikedag 6. november Alle funksjoner innenfor psykisk helsevern og indremedisin har funger som normalt, og det er gitt de nødvendige dispensasjoner. Alle planlagte operasjoner ble gjennomført som normalt. 18 konsultasjoner (ortopedi) ble avlyst første streikedag, og alle var forhåndsvarslet. Ingen pasienter som møtte til konsultasjon ble avvist. Antall streikende: 10 - ingen opptrapping.
Status etter andre streikedag - 7. november Alle funksjoner innenfor psykisk helsevern og indremedisin fungerte normalt. Alle planlagte operasjoner gikk som normalt. 6 polikliniske konsultasjoner (4 ortopedi, 2 geriatri) ble strøket og pasientene er informert. Antall streikende: 10. Plassfratredelse på ytterligere 4 leger mottatt. De vil gå ut i streik onsdag 12. november kl. 08:00. Status etter tredje og fjerde streikedag 8. og 9. november Alle funksjoner innenfor psykisk helsevern og indremedisin har funger som normalt, og det er gitt de nødvendige dispensasjoner. Normalt er det verken poliklinikk eller planlagte operasjoner i helgen, og således har streiken ikke fått noen konsekvenser i helgen Forventede konsekvenser fremover (tom. 14. november) Basert på dagens konfliktnivå, med ytterligere 4 leger i streik fra onsdag 12. november, venter vi følgende konsekvenser: Alle funksjoner innenfor psykisk helsevern og indremedisin vil fungere som normalt. Konsekvenser for planlagte operasjoner og konsultasjoner: (vedlegg) Rapportering HOD, Helse Sør-Øst og Helsetilsynet får en oppdatert rapport daglig
Kirurgi Konsekvenser av arbeidskonflikten Konsultasjoner Operasjoner Operasjoner Operasjoner Hofte/kne Dato Ansatte i streik Konsekvenser Poliklinikk proteser Skulder Annet 06.nov 07.nov 08.nov 09.nov 10.nov 11.nov 12.nov 13.nov 14.nov 3 Overleger 3 Overleger 3 Overleger 3 Overleger 7 Overleger 7 Overleger 7 Overleger konsultasjoner 18 konsultasjoner 4 Merknad 1 Status/Resultat informert informert Resultat Resultat konsultasjoner 16 1 2 informert Forventet konsultasjoner 31 informert Forventet konsultasjoner 70 3 Uavklart konsultasjoner 23 1 1 3 Uavklart konsultasjoner 6 1 3 2 Uavklart 7
Medisin Konsekvenser av arbeidskonflikten Konsultasjoner Dato Ansatte i streik Konsekvenser Poliklinikk Annet Merknad 1 Status/Resultat 06.nov 1 Avd.overlege, 1 overlege, 1 kst overlege konsultasjoner/poliklinikk informert Resultat 07.nov Disp innvilget for 1 Avd.overlege, i streik: 1 overlege, 1 kst overlege konsultasjoner/poliklinikk 2 informert Resultat 08.nov 09.nov 10.nov 1 Avd.overlege, 1 overlege, 1 kst overlege Ingen poliklinikk på de aktuelle leger 0 informert Forventet 11.nov konsultasjoner/poliklinikk 0 Forventet 12.nov 0 Forventet 13.nov 0 Forventet 14.nov Uavklart 8
9