Saknr. 16/16203-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland Forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/Utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" til orientering, og merker seg at revisor vurderer at Hedmark fylkeskommunes rutiner og praksis innen det reviderte området jevnt over synes å fungere tilfredsstillende. 2. Fylkestinget forventer at fylkesrådet gir kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene sett opp mot det nye vedtatte inventar- og utstyrsreglementet innen den 1.4 2017. Saken legges fram for fylkestinget med Geir Byberg som saksordfører. Vedlegg: - Saksprotokoll sak 15/16 fra møte i Kontrollutvalget 20.09.2016 - Forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" utarbeidet av Hedmark revisjon IKS. Hamar, 26.09.2016 Dette dokumentet er elektronisk godkjent.
Saksutredning Forvaltningsrevisjonsrapporten "Utleie/Utlån av eiendom og utstyr i Hedmark fylkeskommune" Innledning og bakgrunn I møte 18.11.2014 behandlet kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune sak om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I sak 27/14 prioriterte utvalget temaet utleievirksomheten til fylkeskommunen som 1 av 3 prioriterte tema for perioden 2015-2016. I møte 24.3.2015 sak 8/15 ble foranalysen behandlet. Prosjektet ble vedtatt videreført. Hedmark revisjon IKS har utarbeidet rapporten som er vedlagt saken, og revisor vil i møte i kontrollutvalget presentere rapporten. Saksopplysninger og fakta Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å vurdere fylkeskommunens rutiner og praksis knyttet til utleie/utlån av eiendom og utstyr, herunder registrering av utstyr/inventar. Problemstillingene som lå til grunn for prosjektet var: I. Er fylkeskommunens rutiner og praksis for behandling av søknader/forespørsler om eiendomsutleie tilfredsstillende? a) Har fylkeskommunen etablert rutiner som kan bidra til å sikre en forsvarlig saksbehandling? b) Er saksbehandlingen i henhold til rutiner og anerkjent praksis for forsvarlig saksbehandling? II. Er fylkeskommunens rutiner og praksis for oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom tilfredsstillende? a) Har fylkeskommunen etablert tilstrekkelige rutiner for oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom? b) Er fylkeskommunens oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom tilfredsstillende? III. I hvilken grad følges fylkeskommunens retningslinjer for utleie av skoleanlegg til barn og unge? IV. Føres og ajourholdes det inventar-/utstyrsoversikter i samsvar med fylkeskommunens registreringsreglement? V. I hvilken grad er det etablert tilstrekkelige rutiner for utleie/lån av fylkeskommunalt utstyr, herunder om eventuelle rutiner følges? Prosjektet er avgrenset til å omhandle utleie og utlån av eiendom og utstyr, samt registrering. Fylkeskommunen har siden 2002 praktisert en internhusleie, og dette har ikke vært en del av revisjonen. I forbindelse med foranalysene ble også registrering av kunst vurdert, men dette ble holdt utenom revisjonen da det ble opplyst om at det var en ny registreringsmåte for fylkeskommunal kunst på gang. Revisjonen er utført via dokumentanalyser, intervju med ansatte fra ledelsen/administrasjonen på seks videregående skoler og intervju med ansatte fra ledelsen/administrasjonen i tre ulike fylkeskommunale avdelinger.
Problemstilling 1 - Er fylkeskommunes rutiner og praksis for behandling av søknader/forespørsler om eiendomsutleie tilfredsstillende? Det er de enkelte videregående skolene som administrerer utleie av skolebygg. Mye av denne utleien er basert på "tilfeldig" utleie på kveldstid. I følge vedtak i fylkestinget i mars 2011 skal barn og unge gis førsteprioritet til å leie når det er ledig tid og leieprisen skal ikke overstige utgifter til strøm, renhold og tilsyn/vakthold. All annen utleie er det virksomhet for eiendom og innkjøp som håndterer, eksempelvis fylkeshus II. I den type utleie skal det kreves markedsleie. Revisjonen fant at det er definert klare tildelingsvilkår for utleie av eiendom, og at vilkårene følges. Intervjuene som er gjennomført tyder også på at habiliteten vurderes i saker om utleie. Om det dukker opp utfordringer knyttet opp mot habilitet, sier rutinene at saken skal overføres til en annen habil saksbehandler. Undersøkelsen viser også at både de videregående skolene og virksomhet for eiendom og innkjøp inngår skriftlige kontrakter for alle utleieforhold av alle størrelser. Her er det et unntak, og det gjelder utleie av Elvishallen. Her er det Elverum kommune som leier ut hallen på vegne av Elverum videregående skole uten at det er inngått noen skriftlig kontrakt mellom fylkeskommunen ved Elverum videregående skole og Elverum kommune. Problemstilling 2 - Er fylkeskommunens rutiner og praksis for oppfølging av utleieforhold knyttet til eiendom tilfredsstillende? Revisjonen viser at omfanget av rutiner og oppfølgingshandlinger knyttet til utleieforholdene varierer. Virksomhet for eiendom og innkjøp gjennomfører ikke fast og systematisk oppfølging av sine eksterne leietakere. Det har imidlertid kommet fram at ved behov har virksomheten kommunikasjon og dialog med eksterne leietakere. Revisor trekker fram at flere HMS-spørsmål, som blant annet brannvern, belysning, ventilasjon og adgangssikkerhet bør belyses og følges opp i utleieforholdet. Ved de videregående skolene ser det for øvrig ut til at det foreligger skriftlige rutiner som sikrer dette. Det er et unntak, og det gjelder igjen utleie av Elvishallen. Her er det ikke utarbeidet skriftlige rutiner som sikrer at leietakerne er kjent med skolens brannreglement eller generelle utleiebestemmelser som rydding og skading på materiell ol. Det anbefales å få dette på plass. Problemstilling 3 - I hvilken grad følges fylkeskommunens retningslinjer for utleie av skoleanlegg til barn og unge? Fylkeskommunen har vedtatt retningslinjer for tildeling av ledig aktivitetstid i skoleanlegg. Barn og unge skal prioriteres foran voksne, organiserte lag og foreninger skal prioriteres foran uorganiserte, alle lag og foreninger skal være likestilt og yngre skal prioriteres foran eldre. Det er også krav til at leieprisen ikke skal overstige utgifter til strøm, renhold og tilsyn/vakthold. I tillegg er det ved overnatting krav om at utleier skal sende inn melding om dette til stedlig brannvesen. Revisjonen fant ingen avvik i forhold til denne problemstillingen, og dermed heller ingen anbefalinger. Når det gjelder å prioritere utleie, er det spesielt Kattahallen ved Katta vgs og Elvishallen ved Elverum vgs som har større pågang enn kapasitet. Her følges for øvrig vedtatte retningslinjer for prioritering. Når det gjelder utleiepris, kan det se ut til at skolene krever mindre enn hva det faktisk koster fordi den faktiske prisen kan være veldig høy for små foreninger og lag. Revisor mener ut fra dette at det kan være hensiktsmessig å holde en oversikt over faktiske kostnader til utleie, slik at det kan synliggjøres hvilken støtte fylkeskommunen yter til lag og foreninger i form av billig leie. Problemstilling 4 - Føres og ajourholdes det inventar-/utstyrsoversikter i samsvar med fylkeskommunens registreringsreglement?
Fylkeskommunen har et eget reglement for registrering av eiendeler og utstyr. Dette sier at utstyr til en verdi over ca. kr. 10 000,- skal føres opp i en oversikt som også skal inneholde detaljer om eiendelen som hvilken avdeling som har ansvar, lokalisering, bilagsnr mm. Det samme gjelder utstyr som er særlig tyveriutsatt som for eksempel mobiltelefoner. Det er også et krav at disse oversiktene eller listene ajourføres hvert år. Undersøkelsen viste at reglementet i forhold til å ha en oversikt i stor grad etterleves, men at det er noe varierende om og hvor ofte denne ajourholdes. Revisor anbefaler derfor at fylkeskommunen vurderer om det er behov for å innskjerpe etterlevelsen av kravet om at registrert utstyr og inventar skal kontrolltelles årlig. Problemstilling 5 - I hvilken grad er det etablert tilstrekkelige rutiner for utleie/utlån av fylkeskommunalt utstyr, herunder om eventuelle rutiner følges? Undersøkelsen viser at det generelt forekommer lite utleie eller utlån av fylkeskommunalt utstyr. På de skolene som tillater dette, er det etablert relativt restriktive vilkår. Solør vgs tillater til en viss grad at ansatte får låne utstyr, men at dette avtales med avdelingsleder i hvert tilfelle. De har for øvrig ikke nedfelt bestemmelser om hva som skjer ved eventuell skade på utstyret. På bakgrunn av dette anbefaler revisor at det vurderes å utarbeide slike bestemmelser. Revisors konklusjon og anbefalinger Revisors samlede konklusjon er at "Hedmark fylkeskommunes rutiner og praksis innen det reviderte området jevnt over synes å fungere tilfredsstillende". Det er allikevel knyttet opp noen anbefalinger til temaet: - Det bør inngås en skriftlig kontrakt mellom Elverum videregående skole og Elverum kommune, eller mellom Elverum videregående skolen og det enkelte idrettslag. - Det bør utarbeides rutiner som sikrer at leietakerne ved Elvishallen blir gjort kjent med skolens brannreglement eller generelle utleiebestemmelser (rydding, skader på materiell etc.) - Virksomhet for eiendom og innkjøp bør i større grad vurdere å gjennomføre fast og systematisk oppfølging av sine leietakere. - Det bør vurderes om det er behov for å innskjerpe etterlevelsen av kravet om at registrert utstyr og inventar kontrolltelles årlig. - Ved skoler som tillater utlån/utleie av skolens utstyr, bør det vurderes å utarbeide bestemmelser knyttet til eventuell skade på utlånt utstyr, herunder lånetakers økonomiske ansvar. Vurderinger Hedmark revisjon IKS har levert en oversiktlig rapport som svarer på de problemstillingene som forelå. Utvalget ble underveis i revisjonen orientert om at det var et nytt reglement på vei i forhold til inventar- og utstyrsreglementet. Dette er ut fra tilbakemeldingen fra fylkesrådet vedtatt våren 2016, og skal være forenklet. Noen av respondentene ga uttrykk for at oversiktslistene over utstyr var noe detaljert og at det ble krevende å holde de vedlike. Oppsummert viser undersøkelsen at retningslinjene for utleie og overholdelse av inventar- og utstyrsreglement i stor grad følges, om enn noe varierende. Utleie og utlån av utstyr er et område med betydelig risiko for tap av eiendeler samt at vedtatte retningslinjer ikke følges. Forvaltningsrevisjonen har i så fall avdekket at dette er relativt godt ivaretatt i fylkeskommunen. Da
det er innført et nytt reglement, antar sekretariatet at utvalget kan få en kort orientering om dette sammen med en tilbakemelding på oppfølging av de gitte anbefalingene da dette henger sammen.