Det samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Styret Dato: 12.01.2017 Deres ref.: Vår ref.: 2015/15101 HALVARDS Protokoll fra møte i fakultetsstyret Tid og sted: 8. desember 2016, kl. 09.15-12.00, Fakultetsstyrerom 450, 4. etg Eilert Sundts hus Til stede: Nils-Henrik von der Fehr, Ingjerd Hoëm, Tim Brennen, Samira Aminihajibashi, Inger Skjelsbæk, Geir Kværk, Jostein Sjaaeng, Kristine Berg Heggelund, Josefine Horn, Bjørn Høyland, Ellinor F. Major, Tor Saglie (fra Sak 4) Ordinære saker V-SAK 1 Godkjenning av dagsorden Det ble orientert om at O-sak 3 trekkes. Fakultetsstyret godkjenner innkalling og dagsorden. V-SAK 2 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.09.2016 Protokollen godkjennes. Det samfunnsvitenskapelige fakultet Postadr.: Postboks 1084 Blindern, 0317 Oslo Kontoradr.: Eilert Sundts hus 3. et., Moltke Moes vei 31, 0851 Oslo Telefon: 22 85 62 64 Telefaks: 22 85 48 25 postmottak@sv.uio.no www.sv.uio.no Org.nr.: 971 035 854
2 Protokoll fra fakultetsstyrets møte 15.09.2016 var vedlagt. V-SAK 3 Skisse til kriterier for dimensjonering av antall studieplasser ved fakultetet Fakultetsstyret behandlet en sak om dimensjonering av studieprogrammer og opptaksrammer i styremøtet 15. september i år. Det er utarbeidet en skisse til kriterier for dimensjonering av antallet studieplasser. De skisserte kriteriene er å regne som trafikklys som skal utløse handling (dimensjonering, dvs. opp-/nedjustering av rammene eller nedleggelse av studieprogram) etter en viss tidsbegrenset periode med tiltak. Kriteriene er utformet med tanke på at de skal være i samsvar med de suksesskriterier som skal brukes til å måle enhetenes aktiviteter. Kriteriene vil bli presentert for den siste femårsperioden. Kriteriene som foreslås er: Karakterkravet ved opptak (dvs. den laveste aksepterte poengsummen), samt gjennomsnittskarakteren for studenter har fått tilbud om plass. Hvor mange gjennomfører ( gradsproduksjon ), dvs. hvor mange studenter har oppnådd graden på normert tid? Hvor mange fullfører på 50% tid, dvs. henholdsvis 6 eller 4 år? Antall studiepoeng pr. år ( heltidsekvivalenter )? Frafall fra studieprogrammet første år, målt som antall studenter tatt opp på programmet som tar 10 eller færre studiepoeng det første studieåret. Fakultetet ser det også som ønskelig å finne ut av nedenstående punkter. Pr i dag har vi ikke mulighet til dette. Etter endt studium, hvor mange får relevant jobb? Blant studenter som går videre, hvor mange får opptak ved andre, fremstående læresteder?
3 Fakultetsstyret slutter seg til skissen for kriterier for dimensjonering av antall studieplasser ved fakultetet. Notat av 01.12.2016 fra dekanen om skisse til kriterier for dimensjonering av antall studieplasser, med vedlegg, var vedlagt innkallingen. V-SAK 4 Årsplan 2017-2019 Fakultetsstyret godkjenner forslaget til årsplan for perioden 2017-2019 med de endringer det var enighet om i møtet. Årsplan 2017 2019 var vedlagt innkallingen. V-SAK 5 Forslag til budsjett for fakultetsadministrasjonen 2017 Rammen til fakultetsadministrasjon og fellestjenester er kr 71 374 000 for 2017. De største endringene i den opprinnelige tildelingen fra 2016 til 2017 er disse: Øremerket basis, skattlegging av enhetene, er gått opp 3,7 mill. kr fra 2016. Hovedårsakene er lønnsøkning, samt flytting av ca. 620 000 i forskningsstøtte midler som tidligere gikk inn i forskningssatsninger. Videre er det lagt inn tre nye stillinger med helårsvirkning: én prosjektkontroller, én EU rådgiver samt én studiewebkoordinator. Stillingene ble vedtatt for 2016, men får helårsvirkning først fra 2017. Internhusleien går opp med 317 000 kr fra 2016 til 2017. Denne kompenseres i tildelingen og har ingen nettoeffekt på årsresultatet.
4 Resultatbaserte inntekter øker netto med ca. 0,7 mill. kr. Inntekter fra utvekslingsstudenter går ned med ca. 100 000 kr, mens EU inntekter øker med 0,8 mill. kr. Tildelingen til forskningssatsinger går ned med ca. 2,1 mill. kr. 620 000 kr og er, som beskrevet ovenfor, flyttet til øremerket basis. Videre er satsning Humsam pluss med kr 0,5 mill. fjernet og kr. 1 mill. i dekanens pott kuttet. Kutt i midler til dekanens pott går inn som finansiering av nye stillinger under øremerket basis. Det budsjetteres med et isolert negativt resultat på ca. 1,0 mill. kr for 2017. Ved utgangen av året er det forventet et negativt akkumulert resultat på ca.7.5 mill. kr. Endringer i driftsbudsjettet for 2017: Eksamensutgifter er kuttet med 3,5 mill. kr i 2017. Årsaken til dette er at alle kostnader for eksamen- og itvakter skal dekkes sentralt fra januar 2017. Det er beholdt 300 000 kr i budsjettet for å dekke utsatt eksamen, denne skal også dekkes fra sentralt etter 2017. Det er satt av 1,2 mill. kr i 2017 til digital eksamen. Ca halve beløpet går til å dekke vikar for ansatt på Fak. adm som deltar i det sentrale prosjektet for digital eksamen. Resten dreier seg i stor grad om ekstra ressurser til IT i forbindelse med avvikling av eksamen, samt eventuelle kostnader på studieadministrasjon. Det er satt av 200 000 ekstra i 2017 til Eilert Sundts 200 års jubileum. Fakultetsstyret godkjenner det fremlagte budsjettforslaget. Notat fra dekanen av 30.11.2016 var vedlagt innkallingen.
5 V-SAK 6 Langtidsbudsjett for perioden 2017 til 2021 Langtidsbudsjettet viser et akkumulert resultat på 24,4 mill. kr ved utløpet av langtidsperioden. Fakultetet som helhet har fortsatt et stort handlingsrom i perioden. 16,4 mill. kr av dette resultatet ligger på Økonomisk institutt, mens de andre enhetene i stor grad går i tilnærmet balanse i langtidsperioden. Unntaket her er Arena som budsjetterer med et underskudd på 6,9 mill. kr i langtidsperioden. Fakultetet opplevde kutt i rammen for 2017 i forbindelse med foreløpig disponeringsskriv. Disse kuttene, samt satsninger på fakultetsnivå, medfører reduserte rammer for det enkelte institutt. Hver enhet har måtte gjøre tilpasninger i planlagte utlysninger av stillinger og aktivitetsplaner for å tilpasse seg reduksjonen i rammene. Flere enheter har tidligere hatt betydelig med ubrukte midler. I dette langtidsbudsjettet reduseres ubrukte midler, hovedsakelig, som følge av mindre tildelinger til enhetene. Dette innebærer at flere enheter har negativt årsresultat og bygger ned det akkumulerte mindreforbruk som er opparbeidet over de siste årene. Fakultetsstyret godkjenner det fremlagte langtidsbudsjettet. Notat fra dekanen av 30.11.2016 var vedlagt innkallingen. V-SAK 7 Forslag til presisering av faglige kriterier for opprykk til professor I 2015 ble Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger endret, slik at godkjenning av en vurdering gitt ved en annen institusjon automatisk medførte godkjenning av alle vurderinger utførte ved den institusjonen. Etter fakultetets (og UiOs) vurdering er det et ønske om selv å definere de faglige kriteriene for opprykk innenfor rammene av forskriften og UiOs retningslinjer. Det er derfor utarbeidet et forslag til presisering av de faglige kriteriene for opprykk til professor ved fakultetet.
6 Fakultetsstyret godkjenner forslaget til presisering av faglige kriterier for opprykk til professor. Notat fra dekanen av 01.12.2016, med vedlegg, var vedlagt innkallingen. V-SAK 8 Godkjenning av protokoll for valg fra gruppen midlertidig vitenskapelig ansatte til fakultetsstyret for perioden 2017 Fakultetsstyret godkjenner den fremlagte valgprotokollen for valg av representant fra gruppen midlertidig vitenskapelig ansatte. Følgende kandidat og vararepresentanter er valgt for perioden 2017: Representant: Samira Aminihajibashi 1. vara: Magne Flemmen 2. vara: Martine Greek Notat fra dekanen av 21.11.2016 var vedlagt innkallingen. V-SAK 9 Fordeling av midler etter avvikling av kostnader til eksamensvakter UiO gjør en stor satsing på digital eksamen og har i den forbindelse leid lokaler i Silurveien for avvikling av eksamen for samtlige fakulteter. Det er også besluttet at UiO sentralt skal overta håndtering av eksamensvakter og kostnadene som følger av dette. Midler til å dekke kostnadene er avsatt før fordeling til fakultetene.
7 Fakultetets budsjett for eksamensvakter utgjør kr 3,8 millioner kroner i året. Denne kostnaden bortfaller fra og med 2017. Eksamener som avholdes i januar 2017 må likevel dekkes av fakultetet. Kostnader for eksamensvakter i januar 2017 er estimert til 300.000 kroner. Det foreslås at frigjorte midler, minus kostnader for eksamensvakter i januar 2017, fordeles videre til grunnenhetene med utgangspunkt i budsjettmodellens plantall. Fakultetsstyret godkjenner fordelingen av midler i henhold til fakultetets plantall som vist i tabell i saksnotatet fra dekanen. Notat fra dekanen av 23.11.2016 var vedlagt innkallingen. Diskusjonssaker D-SAK 1 Innspill til temaer for instituttleder/styresamling mars 2017 Fakultetets policy vedrørende tilsettinger i vitenskapelige stillinger Oppfølging av ekstern evalueringsrapport om Ph.d. programmet Arbeidslivsrelevans Fakultetets kommunikasjonsstrategi Orienteringssaker O-SAK 1 Protokoller fra møter i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg Fakultetsstyret tar saken til orientering.
8 Protokoller fra møtene I fakultetsstyrets tilsettingsutvalg 27.9, 19.10 og 18.11. 2016 var vedlagt innkallingen. O-SAK 2 Regnskapsoversikt pr. 31. oktober 2016 Fakultetets regnskap per 31. oktober 2016 viser et akkumulert resultat (mindreforbruk) for basisvirksomheten på 91,0 mill. kroner. Det forventes et merforbruk i årets to siste måneder på til sammen 16 mill. kr som reduserer akkumulert resultat til 74,6 mill. kr. Dette avhenger hovedsakelig av instituttenes bruk av driftsmidler. På inntektssiden er det ingen endringer i forhold til rapportering 2. tertial. Personalkostnadene holder seg på samme nivå som rapportert i 2. tertial. Det forventes betydelig høyere lønnskostnader i desember på grunn av utbetaling av lønnsoppgjøret for 2016 og lønn til eksamensvakter. Alle instituttene har underforbruk av driftsmidler hittil i år, med unntak av ISV som har økte kostnader ifm oppstarten til C-rex. I henhold til prognosen for 2016 skal det brukes 24 mill. kr i driftskostnader før årsslutt. Dette er høyt, men driftskostnadene øker erfaringsmessig mot slutten av året. Fakultet skal bruke 2,7 mill. kr på inventar og PSI gjennomfører flere større innkjøp i slutten av året. Investeringer er 11,6 mill. kr lavere enn budsjettert. PSI skal gjennomføre et stort innkjøp på 14 mill. kr som blir regnskapsført i desember. Nettobidraget er uendret fra rapporteringen 2. tertial. Inkludert ubrukte midler på prosjekter vil fakultetet overføre 117,4 mill. kr til 2017. Fakultetsstyret tar regnskapsrapporten til orientering.
9 Notat fra dekanen av 30.11.2016 var vedlagt innkallingen. O-SAK 3 Utfyllende retningslinjer for tilsetting I faste, vitenskapelige stillinger Saken ble trukket. O-SAK 4 Ekstern evalueringsrapport av ph.d.-programmet ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet En internasjonal sammensatt komité utnevnt av dekanen i april 2016 har evaluert fakultetets Ph-d.-program. Komiteen leverte sin rapport 22. november. Visedekan for forskning, Tim Brennen, orienterte om komiteens funn og om fakultetets planer for videre oppfølging. Alle ansatte er orientert om komiteens arbeid via SV-nytt. Det vil i tillegg bli avholødt møter med fakultetets Ph.d.-studenter, saken vil bli drøftet i Rådet for Ph.d.- programmet og med instituttlederne før det legges fram for fakultetsstyret til diskusjon i mars. Det foreslås at forslag til tiltak legges fram for styret for vedtak i møtet i juni 2017 Fakultetsstyret tar saken til orientering. Ekstern evalueringsrapport av ph.d.-programmet, datert 22.11.2016, var vedlagt innkallingen. O-SAK 5 Eventuelt Professor Anders Fjell ved Psykologisk institutt har fått ERC Consolidator Grant. Han har tidligere fått Starting Grant. Samlet er fakultetet nå tildelt i alt 9 ERC Grants.
10 Fakultetet arangerer en samling for alle nytilsatte i faste vitenskapelige stillinger på Lysebu 9.-10. mars 2017. Fakultetet arbeider med en kommunikasjonsstrategi som vil bli lagt fram for styret til behandling i mars-møtet.