ØRSTA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Ørstafjord Dato: 20.09.2012 Tid: 09:30 Medlemer som kan vere ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemer kan verte kalla inn. Vi ber om at forfall vert meldt til Randi Aarset på telefon 70049723/90581208 el e-post adresse: randi.aarset@orsta.kommune.no Varamedlemer får saksdokumenta førebels berre til orientering. Randi Aarset kallar inn varamedlemer.
Sak nr Tittel Arkivsaknr SAKER TIL HANDSAMING PS 8/12 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 9/12 Revisjon av reglement for fleksibel arbeidstid 2012/613 PS 10/12 Rullering seniorpolitisk plan 2012 2011/1656
SAKERTILHANDSAMING
SAKERTILHANDSAMING
ØRSTA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Randi Aarset Arkivsak: 2012/613 Løpenr.: 9273/2012 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 9/12 Administrasjonsutvalet 20.09.2012 Saka gjeld: REVISJON AV REGLEMENT FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID TILRÅDING TIL VEDTAK: Administrasjonsutvalet vedtek vedlagde revisjon av reglement for fleksibel arbeidstid. Det reviderte reglementet vert gjort gjeldande frå 1.10.12.
Saksvedlegg: 1. Framlegg til revidert reglement 2. Høyringsskriv, dagsett 15.4.12 3. Fråsegn frå Delta, dagsett 4.5.12 4. Fråsegn frå personalstaben, dagsett 7.5.12 Samandrag av saka: Stabsleiar for Plan og utvikling har utarbeidd revidert reglement for fleksibel arbeidstid datert 15.04.12. Forslaget vart sendt ut til høyring til arbeidstakarorganisasjonane med høyringsfrist 04.05.12. Vidare vart forslaget lagt fram for leiarforum for uttale før endeleg vedtak i administrasjonsutvalet. Saksopplysningar: Sett i høve til gjeldande reglement vil framlegget til revisjon innebere at ordninga vert gjort meir generell i den forstand at det vert lagt opp til færre avgrensingar i høve til arbeidsstad. Men sjølv om utgangspunktet er at alle tilsette kan gjere bruk av ordninga, vil det vere klare avgrensingar sett i høve arbeidet sin art og at tilhøve elles ligg til rette for at ordninga kan gjennomførast. I følgje framlegget vil ikkje ordninga gjelde for stillingar knytt til vakt- og turnusordningar, stillingar som krev fast oppmøtetid knytt til brukarar av tenester, eller der tilsette er organisert som arbeidslag (t.d. køyring av dagpasientar og stillingar knytt til parketaten og uteseksjonen). Det vil vere ein føresetnad at arbeidet er av ein slik art at arbeidsoppgåvene kan ivaretakast sjølv om ein avspaserer. Samstundes må ikkje avspasering føre til behov for vikar (t.d. stillingar knytt til undervisning og liknande i skule og barnehage og vaktordningar innan helse og omsorg). Vidare vert det sett som føresetnad at tilsette som skal bruke ordninga har tilgang på eit system for elektronisk tidsregistrering. Vurdering og konklusjon: Då høyringsfristen var ute hadde det kome inn 2 høyringar; frå Delta og personalstaben. Delta påpeiker at det under normalarbeidstid i høyringsutkastet ikkje er teke med ordning med sommartid for tilsette på rådhuset. Kommentar: I samband med revisjonen av reglementet har det ikkje vore lagt opp til endring av arbeidstida og ordninga med sommartid for tilsette på rådhuset. Avsnittet vart teke bort av reint praktiske årsaker, då det ikkje vart vurdert som ei ordning som naturleg vert å omtale i dette reglementet. Men for å hindre eventuelle mistydingar vert det gjort framlegg om at ta dette inn att under eit punkt med overskrifta: Normalarbeidstid. Personalstaben meiner siste avsnitt under punkt 11, bør endrast til: Tilsette som er knytt til TidBank/stemplingsur skal godkjenne månadsrapporten sin i TidBank innan den 5.i neste månad. Næraste overordna får så automatisk rapporten til attestering.
Kommentar: Dette er lagt inn i vedlagde framlegg, då det er slik det fungerer i praksis. Etter høyring i leiarforum er det gjort tre presiseringar; Side 1, under overskrifta Ytre arbeidstid, er det etter komma i 2. setning lagt til: med mindre dette er avklart med overordna. Side 1, under overskrifta Normalarbeidstid, er denne setninga lagt til: Jamfør HTA kap. 4.2.1 om noverande normalarbeidstid for kontoradministrasjon. Begge endringane er markert med gult. Side 3, 4.avsnitt under overskrifta Fråvær, er eit nytt avsnitt med vising til permisjonsreglementet. Siste endring er marker med blått. På dette grunnlag tilrår rådmannen at vedlagde forslag til revidert reglement for fleksibel arbeidstid vert godkjent slik det ligg føre. Reglementet vert gjort gjeldande frå 1.10.12. Wenche Solheim Rådmann
REGLEMENT FOR FEKSIBEL ARBEIDSTID FOR TILSETTE I ØRSTA KOMMUNE 1. KVEN ORDNINGA GJELD FOR Fleksitid gjeld i utgangspunktet for alle tilsette der tilhøva ligg til rette for at ordninga kan gjennomførast. Ordninga gjeld ikkje for stillingar knytt til vakt- og turnusordningar, eller for stillingar som krev fast oppmøtetid knytt til brukarretta tenester, eller der tilsette er organisert som arbeidslag. Det er ein føresetnad at arbeidet er av ein slik art slik at arbeidsoppgåvene kan ivaretakast ved avspasering, og at dette ikkje skapar behov for vikar. Det er ein føresetnad at tilsette har tilgang på eit system for elektronisk tidsregistrering for å kunne gjere bruk av ordninga. Rådmannen avgjer om tilhøva ligg til rette for å kome inn under ordninga. Dette av omsyn til lik praktisering av reglementet. Arbeidet sin art skal tilleggast avgjerande vekt ved vurderinga av kva type stillingar som kan få fleksibel arbeidstid. 2. DEFINISJON PÅ FLEKSIBEL ARBEIDSTID Fleksibel arbeidstid vil seie at den enkelte arbeidstakar som vert omfatta av ordninga innanfor ei fastsett tidsramme sjølv kan velje start og slutt på arbeidsdagen. Tidsramma har ei kjernetid og ei ytre arbeidstid. 3. KJERNETID, YTRE ARBEIDSTID OG NORMALARBEIDSTID Med kjernetid vert det meint den tida då alle må vere tilstades. Med ytre arbeidstid vert det meint den tida der oppstart og slutt-tid kan variere frå dag til dag. Kjernetid Det vert lagt til grunn ei kjernetid frå kl. 09.00 15.00. Ytre arbeidstid Den ytre arbeidstida er frå kl. 07.00 09.00 og frå kl. 15.00 18.00. Det er ikkje høve til å opparbeide plusstid utanom den ytre arbeidstida, med mindre dette er avklart med overordna. Sjå også pkt 7, overtid. Møte med publikum/brukar I den ytre arbeidstida ligg det også ei plikt for tilsette til å gjere avtalar om møte med publikum/brukar. Tidspunktet må avtalast direkte mellom den tilsette og publikum/brukar. Det er ei plikt til å delta på møte som vert lagt til ytre arbeidstid, dersom ein elles ikkje er forhindra. Normalarbeidstid Normalarbeidstida er frå kl 08.00 til kl 16.00. Frå 15. mai til 14. september er normalarbeidstida på rådhuset frå kl 08.00 til kl 15.30. Jamfør HTA kap 4.2.1 om noverande normalarbeidstid for kontoradministrasjonen.
4. MATPAUSE Alle tilsette skal avvikle 1/2 time matpause pr. dag når arbeidstida er meir enn 5 1/2 time. Matpausen skal som hovudregel vere mellom kl. 11.00 og kl. 13.30. Matpausen er utan løn, og tilsette kan forlate arbeidsstaden i denne tida. Dersom ein tilsett på grunn av arbeidssituasjonen ikkje får høve til å avvikle matpausen innan arbeidsdagen, må det avtalast med næraste overordna om korleis dette kan kompenserast. Dette må gjerast for kvar dag dette måtte skje. 5. AVREKNINGSPERIODE OG TIDSOVERFØRING Avrekningsperioden skal vere 6 månader. Avrekning finn stad 1. januar og 1. juli. Det er høve til å overføre 45 plusstimar eller 10 minustimar til neste avrekningsperiode. Plusstimar utover 45 timar vert strokne, og minustimar utover 10 timar vert trekte i løn ved overgang til ny avrekningsperiode. 6. AVSPASERING Avspasering/fridagar må takast frå allereie opptente plusstimar. Tida for avspasering vert å avtale med næraste overordna. Tilsette som er omfatta av fleksitidavtalen kan få høve til å avspasere plusstimar avgrensa til 24 heile fridagar, eller 48 halve dagar innan eit kalenderår. Det er høve til å avspasere samanhengande inntil 5 dagar. Dette kan vere heile eller halve dagar. Dersom viktige velferdsgrunnar ligg føre, kan ein arbeidstakar etter avtale med overordna, avspasere fleire enn 5 samanhengande dagar innanfor nemnde ramme på 24 dagar i eit kalenderår. 7. OVERTID Overtidsarbeid skal også i samband med innføring av fleksibel arbeidstid vere pålagt av overordna og attesterast i det einskilde høve. Overtid skal godtgjerast med overtidsbetaling, jfr. HTA 6. Pålagt overtidsarbeid vert først å godtgjere etter at normal dagsarbeidstid er avvikla den einskilde dag. Næraste overordna og arbeidstakaren kan likevel gjere avtale om at ordinære overtidstimar skal gå inn i fleksitidsaldoen. Overtidstillegget skal alltid utbetalast. Overføring av overtidstimar til fleksitidsaldoen vert gjort ved at ein fyller ut eige skjema, som skal underteiknast av overordna. Underteikna skjema vert så å levere på lønskontoret eller i postmottak. 8. LEIARAR Leiarar og andre med særavtale om fast overtidskompensasjon skal også bruke stemplingskort eller tidbank. Dei kan avspasere i samsvar med dette reglementet for opparbeidd tid innanfor den ytre arbeidstida.
Overtid vert registrert på overtidssaldoen og kan ikkje krevjast godtgjort utover dei avtalane som er inngått med arbeidsgjevar om overtidskompensasjon etter HTA. Dette gjeld også for andre som har slike særavtalar om fast overtidskompensasjon. 9. TENESTEREISER Tenestereiser skal registrerast i kontrollsystemet. Reisetid er den tida som går med til reise mellom arbeidsstad/bustad og møte/kurs/oppdragsstad. Reisetid i ordinær arbeidstid vert rekna som arbeidstid. Reisetid ut over 7 1/2 time på yrkesdagar vert rekna lik 1/4 tid.. Reisetid inntil 7 1/2 time på frilaurdagar og -søndagar vert rekna lik 1/2 tid. Reisetid mellom kl. 22.00 06.00 blir ikkje rekna som arbeidstid når arbeidstakaren har rett til nattillegg eller nyttar soveplass. Faktisk medgått arbeidstid ut over 7 1/2 time skal leggjast inn i fleksitidsystemet ved å levere skjema, underteikna av overordna, til lønskontoret eller postmottak. 10. FRÅVÆR Tilsette som ikkje er på tenestestaden skal vere registrert som fråverande. Tenestestaden er bygg der kommunen har kontorplass. Fråvære i den ytre arbeidstida er lovleg under føresetnad av at den daglege arbeidstida vert oppfylt i gjennomsnitt over avrekningsperioden. Ulegitimert og ulovleg fråvær i kjernetida kan føre til trekk i løn. Naudsynte private ærend, som er godkjende av næraste overordna, skal registrerast i kontrollsystemet og går til frådrag i tidssaldoen. Det kan mellom anna gjevast fri i kjernetida for å søkje lege og tannlege med meir. Det same gjeld for behandling rekvirert av lege. Nærare reglar om dette er nedfelt i permisjonsreglementet. Slikt fråvær skal registrerast i kontrollsystemet. Sjukefråvær må vere legitimert etter gjeldande retningsliner og skal registrerast i kontrollsystemet. Tenesteoppdrag, eksterne møte, permisjonar og ferie skal registrerast i kontrollsystemet. 11. KONTROLL Alle tilsette har ansvar for å følgje opp arbeidstida. Næraste overordna har ansvaret for at reglane vert følgde. Registrering av arbeidstid og fråvere som sjukefråvere, permisjonar og avspasering skal gjerast på stemplingsuret, eller direkte i tidbank. Seksjonsleiar, eller den denne delegerer til, har ansvar for å kontrollere tidsregistrering i tidbank / stemplingsur og gje melding til lønskontoret om ev trekk i løn.
Tilsette som er knytt til tidbank / stemplingsur skal godkjenne månadsrapporten sin i tidbank innan den 5. I neste månad. Næraste overordna får så automatisk rapporten til attestering. 12. ENDRINGAR AV REGLEMENTET Rådmannen har fullmakt til å gjere mindre endringar i retningslinene av praktiske omsyn. Framlegg om større endringar skal drøftast med tillitsvalde og leggast fram for administrasjonsutvalet. 13. AVGJERDSMYNDE Rådmannen avgjer spørsmål/saker i samband med retningslinene. Vedteke i Ørsta formannskap i møte den 06.03.01, sak 48/01 Endra i Adm utvalet den 02.05.05, Sak 5/05 Revidert i adm utvalet den 20.9. 2012, arkivsak 2012/613
ØRSTA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Randi Aarset Arkivsak: 2011/1656 Løpenr.: 10524/2012 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 10/12 Administrasjonsutvalet 20.09.2012 Saka gjeld: RULLERING SENIORPOLITISK PLAN 2012 TILRÅDING TIL VEDTAK: Administrasjonsutvalet vedtek vedlagde seniorpolitiske plan for tilsette i Ørsta kommune. Planen vert gjort gjeldande frå 01.10.12.
Saksvedlegg: X 04.01.2012 10.11.2011 Rullering av seniorpolitisk plan år 2011 - notat til formannskap og kommunestyre 17.11.2011 Wenche Solheim Samandrag av saka: Det vart i kommunestyresak 17.11.2011 vedteke rullering av seniorpolitisk plan. Rådmannen sette ned ei arbeidsgruppe samansett av arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonane som fekk i oppdrag å utarbeidde forslag til ny plan. Saksopplysningar: Arbeidsgruppa har hatt fleire møter. M.a. har arbeidsgruppa sett på seniortiltak ved sjukehuset Telemark og innlemma nokre av deira tiltak i planen. I hovudsak inneheld forslaget til seniorpolitisk plan følgande goder/tiltak: Seniorsamtale med BHT/Hjelp 24 i eit av åra mellom 55-60 år Utviklingssamtale med leiar der seniorspørsmålet står sentralt Å tilpasse arbeidssituasjonen som gjer det mogleg å stå i arbeid fram til pensjonsalder Lønsauke på kr 6000,- ved fylte 62 år ved 100% stilling Gradert AFP Ekstra fridagar; 3 dagar v/fylte 62 år, til saman 5 dagar v/fylte 63 år og til saman 7 dagar v/fylte 64 år. Forslag til seniorpolitisk plan frå arbeidsgruppa vart sendt til leiarforum/stab mai 2012. Vurdering og konklusjon: I stabsleiarmøte september 2012 vart det gjort nokre få justeringar. Under Seniortiltak frå fylte 55 år vart punkt a) endra til: Alle tilsette, også seniorar, skal gjennom arbeidet sitt på lik linje med andre tilsette ha utvikling og vedlikehald av kompetanse. Forslag frå gruppa lydde: Vurdere denne gruppa, på lik linje med andre tilsette, med tanke på utvikling og vedlikehald av kompetanse. Forslaget frå stabsmøtet er no sett inn då dette forslaget dekkjer same meining som arbeidsgruppa hadde med punktet. Punkt b) under Seniortiltak frå fylte 62 år er omformulert og lyder slik: Ved fylte 62 år kan den tilsette søkje om å få gå ned i stilling gjennom gradert AFP. Arbeidstakar må ta ut AFP grad på minimum 10%. Kommunen vil sjå positivt på ein slik søknad. Søknaden om gradert AFP vil bli vurdert ut frå driftsmessige omsyn. Omformuleringa er for å klargjere punkt b) I dette punktet blir det også klargjort at seksjonsleiarar ikkje kan få godkjent gradert AFP. I siste avsnitt under punkt c) Ekstra fridagar er det lagt til ei setning: Ordinær ferie skal avviklast først. Setninga er sett inn for å presisere akkurat dette. I siste setning i same avsnitt er ordet ekstra sett inn for å vise at det er dei ekstra fridagane som må takast ut per kalenderår og som ikkje kan overførast til neste år.
Med vising til ovanståande tilrår rådmannen administrasjonsutvalet å gjere slikt vedtak: Administrasjonsutvalet vedtek vedlagde seniorpolitiske plan for tilsette i Ørsta kommune. Planen vert gjort gjeldande frå 01.10.12. Ørsta, 11.09.2012 Wenche Solheim Rådmann
FORSLAG SENIORPOLITISK PLAN FOR TILSETTE I ØRSTA KOMMUNE GJELDANDE FRÅ 01.10.2012 Målsetting: Ørsta kommune ser på eldre arbeidstakarar som ein viktig ressurs. Kommunen vil stimulere og motivere arbeidstakarar slik at dei trivst i jobben, og slik at dei ønskjer og har arbeidsevne til å stå i arbeid til oppnådd pensjonsalder. Seniortiltak frå fylte 55 år I den årlege utviklingssamtalen med leiar skal det innførast eigne punkt for å vurdere om det er behov for særskilt tilpassing/oppfølging, men der også seniorspørsmål står sentralt Motivere tilsette med høve til utvikling av kompetanse og utsikter til interessante oppgåver. Få tilpassa arbeidssituasjon som gjer det mogleg å stå i arbeid fram til pensjonsalder. Tiltak a) og b) skal setjast i verk ut frå individuell vurdering og ut frå konkrete behov. a) Alle tilsette, også seniorar, skal gjennom arbeidet sitt på lik linje med andre tilsette ha utvikling og vedlikehald av kompetanse. b) Motivere den tilsette til å kunne bruke kompetansen sin til opplæring og vegleiing t.d. av nytilsette, samt andre inspirerande og fornyande einskildoppgåver som kan virke avlastande og fornyande for den tilsette. c) Alle får tilbod om ein seniorsamtale med BHT/Hjelp24 i eit av åra mellom fylte 55 år til fylte 60 år. Dette kan den enkelte nytte det året det høver best. Seniortiltak frå fylte 60 år Årleg seniorsamling frå og med det året arbeidstakar fyller 60 år. Seniortiltak frå fylte 62 år Den tilsette får ein utviklingssamtale med leiar ved 61,5 år, der seniorspørsmål står sentralt. Tema kan t.d. vere behov for tilrettelegging, tankar rundt AFP og pensjon mm a) Lønsauke frå fylte 62 år Månaden etter fylte 62 år får arbeidstakar i 100% stilling ein lønsauke på kr 6000,-. For deltidstilsette vert lønsauken rekna ut høvesvis etter stillingsprosent. Næraste overordna må tilvise dette på lønsskjema.
b) Gradert AFP Ved fylte 62 år kan den tilsette søkje om å få gå ned i stilling gjennom gradert AFP. Arbeidstakar må ta ut AFP grad på minimum 10%. Kommunen vil sjå positivt på ein slik søknad. Søknaden om gradert AFP vil bli vurdert ut frå driftsmessige omsyn. I prinsippet skal leiarar ha 100% stilling. Seksjonsleiarar får ikkje godkjent gradert AFP. Andre leiarar kan sende inn søknad om gradert AFP. Råd mannen, saman med aktuell seksjonsleiar, vil gjere ei individuell vurdering av kvar enkelt søknad. c) Ekstra fridagar v/fylte 62 år: 3 dagar v/fylte 63 år: 5 dagar totalt v/fylte 64 år: 7 dagar totalt Ordinær ferie skal avviklast først. Desse ekstra fridagane må takast ut per kalenderår og kan ikkje overførast til neste år.