HORDALAND FYLKESKOMMUNE Organisasjonsavdelinga Personalseksjonen NOTAT Til: Personaldirektøren Dato: 04.09.2007 Frå: Oen, Karstein Arkivsak: 200606031-8/KOEN Kopi til: Organisasjonsdirektøren Arkivnr.: 00.T01 Rapport om fleksitidsordninga Bakgrunn I notat dagsett 22.11.2006 har organisasjonsdirektøren sett ned ei arbeidsgruppe for gjennomgang av praktisering av fleksitidsordninga i fylkeskommunen. Bakgrunnen er at praktiseringa av ordninga er noko ulik frå avdeling til avdeling. Arbeidsgruppa fekk følgjande mandat: 1. Arbeidsgruppa skal evaluere fleksitidsordninga som gjeld i delar av fylkeskommunen, jfr. avtalen frå 01.01.2000. I dette ligg også å kome med forslag til forbetringar i høve til kritiske punkt ved praktiseringa av ordninga. 2. Arbeidsgruppa skal også utarbeide eit forslag til ei ny justert fleksitidsordning. Dette med bakgrunn i ny 10-2, pkt. 3 i arbeidsmiljølova. I denne samanheng skal gruppa vurdere om fleksitidsavtalen skal utvidast til å gjelde fleire medarbeidarar i organisasjonen. Ein føresetnad er at det må kunne gjennomførast utan vesentleg ulempe for verksemda. Det må også avklarast i høve til andre arbeidstidsavtalar som gjeld td. for undervisningspersonell, tannhelsepersonell m.v. Arbeidsgruppa Arbeidsgruppa var sett saman av følgjande personar: Karstein Oen, personalavdelinga (leiar av gruppa) Birthe Haugen, opplæringsavdelinga Anne Høgestøl, fylkestannlegen Kristen Stormark, rektor ved Bjørgvin videregående skole Torleif Kolstø, hovudtillitsvald-akademikerne/nito Dagmar R. Hillestad, hovudtillitsvald - Fagforbundet Framdrift Arbeidsgruppa fekk frist til 01.07.07 med å leggje fram ein sluttrapport. Etter ønskje frå gruppa vart fristen utvida til 01.09.2007. Besøksadresse: Agnes Mowinckels gate 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 91 24 - Telefaks 55 23 91 39 E-postadresse: Postmottak.Personalseksjonen@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Nærare om bakgrunnen for arbeidet Nogjeldande avtale om fleksitid i Hordaland fylkeskommune tok til å gjelde frå 01.01.2000. Avtalen vart då revidert. Ordninga med fleksitid vart formelt innført i fylkeskommunen i 1980. Nogjeldande avtale gjeld berre for arbeidstakarar ved dei sentrale kontora unnateke fylkesrådmannen og avdelingsdirektørar. I tillegg har tannhelsetenesta ein avtale om fleksibel arbeidstid som skriv seg frå 1998. Denne avtalen byggjer i store trekk på ordninga som gjeld i sentraladministrasjonen. I vurderinga av fleksitidsordninga er det ein del kritiske punkt med praktiseringa arbeidsgruppa har sett nærare på. Dette gjeld fyrst og fremst desse punkta; Medfører ordninga at alle kontor er tilgjengeleg og kan yte service i normalarbeidstida? Er medarbeidarane tilstades i kjernetida? Vert ordninga med plusstid og minustid praktisert etter avtalen? Korleis vert fleksitidsordninga praktisert iht. kurs, tenestereise, overtid osv.? Står arbeidstakaren fritt til å opparbeide seg plusstimar; td. på søndagar, ved delvis sjukemelding osv.? Korleis vert uttak av avspasering praktisert? Tillit i høve til kontroll i praktiseringa av fleksitidsordninga. Arbeidsmiljølova Arbeidsmiljølova 10-2, pkt. 3 seier at Arbeidstaker har rett til fleksibel arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. I dette ligg at arbeidsgjevar plikter å leggje til rette for fleksibel arbeidstid så langt det er mogleg i høve til driften i organisasjonen. Ordninga må bygge på eit samarbeid mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar. Den individuelle arbeidstakar sitt behov må vurderast opp mot arbeidsgjevar sitt behov. Den nye føresetnaden i arbeidsmiljølova saman med det faktum at ordninga ikkje har vore evaluert sidan ho vart innført, har skapt behov for ei evaluering og ny vurdering av fleksitidsordninga i fylkeskommunen. Evalueringa Fleksitidsgruppa gjennomførte i perioden 12.-16. februar 2007 ei spørjeundersøkjing om fleksitidsordninga. Undersøkjinga vart sendt til 290 tilsette i fylkesadministrasjonen dvs. til alle fast tilsette. 216 personar svara på undersøkjinga dvs. ein svarprosent på 74 %. Av dei 216 som svara er det 33 personar som oppgir at dei har personalansvar. Dette utgjer ein svarprosent på nær 90 % blant leiargruppa. Minst 50 % av dei tilsette på kvar avdeling/eining har svara på undersøkjinga. Undersøkjinga inneheld 16 spørsmål om fleksitidsordninga, i tillegg var det 4 spørsmål som var retta kun mot leiargruppa. Spørsmåla som var nytta i undersøkjinga og svara går fram av vedlegg 3. Rapporten frå undersøkjinga følgjer som vedlegg 2. Vi gir her eit kort samandrag av resultatet av undersøkjinga. Kjennskapen til dagens fleksitidsavtale er rimeleg god blant tilsette og leiarar. 86 % av dei tilsette svarar at dei kjenner den svært godt eller ganske godt. For leiargruppa er svarprosenten 91 %. Det er ryddige ordningar på avdelingane i høve til registrering av arbeidstid/fleksitid. Over 90 % av dei tilsette og leiinga oppgir at det vert nytta frammøteprotokoll for registrering internt på avdelinga. I tillegg fører den einskilde medarbeidar rekneskap over fleksitida si gjennom bruk av fleksitidsskjema i over 9 av 10 tilfelle. 2
På spørsmål til leiinga om korleis kontrollen er med fleksitidsordninga svarer 42 % at det skjer månadleg kontroll, 21 % oppgir at kontroll skjer minst 2 gongar pr. år og 21 % at kontroll skjer meir tilfeldig ved stikkprøvar. Kontrollen med fleksitidsordninga skulle såleis vere godt ivareteken sjølv om hyppigheten er noko ulik frå avdeling til avdeling. Sogar er det nokon som oppgir at det ikkje blir utøvd kontroll. På spørsmål om fleksitidsordninga har ført til redusert tilgjengeleghet på eiga avdeling svarar 15 % at dette er tilfelle ja, men i heller liten grad. Heile 76 % svarer nei på spørsmålet. Blant leiarane er det 82 % som svarar nei på at tilgjengeligheten er blitt dårlegare på eiga avdeling. På spørsmål om tilgjengelegheten er blitt dårlegare på andre avdelingar som følgje av fleksitidsordninga, svarar 6 % av leiarane at dei synest det, medan 53 % svarer nei og 27 % veit ikkje. Svara frå dei tilsette elles samsvarer med svara frå leiargruppa på dette punkt. 05.11.2004 sende fylkesrådmannen ut eit brev på fylkeshuset om at ekspedisjonane skal vere betjent i normalarbeidstida uavhenging av fleksitidsordninga eller ikkje. Blant tilsette er det berre 45 % som oppgir at dei er kjent med brevet frå fylkesrådmannen. Blant leiarane oppgir 48 % at dei kjenner til brevet. 30 % av leiarane svarer at dei ikkje har kjennskap til brevet medan 21 % oppgir at dei kjenner det delvis. Stort sett skjer opparbeiding av plusstid i samsvar med fleksitidsavtalen. 48 % av dei tilsette svarer bekreftande på dette, medan 39 % svarar at ein står meir fritt til å opparbeide plusstid t.d. ved å jobbe i helgene eller på kveldstid etter kl. 18.00. Svara for leiargruppa er høvesvis 36 % og 57 %. Av svara går det fram at leiarane har eit noko meir liberalt syn på kor fritt ein står til å opparbeide plusstid enn det arbeidstakarane har. Etter fleksitidsavtalen skal plusstid over 45 timar strykast ved avrekningsperioden og minustid over 10 timar trekkjast på første lønsutbetaling. På spørsmål til leiargruppa svarer 18 % at avtalen alltid vert følgd på dette punkt, 27 % svarer at avtalen som oftast vert følgd, medan 40 % svarer nei eller at problemstillinga ikkje har vore aktuell. Over halvparten av dei tilsette som har svara oppgir at det fins ein etablert praksis på avdelinga for uttak av plusstid. 22 % svarer nei på spørsmålet og 28 % veit ikkje ( 36 % av leiargruppa svarar nei på dette spørsmålet, medan 12 % veit ikkje ). Eit av spørsmåla var korleis fleksitid vert praktisert i høve kurs, konferansar og liknande som varer utover normalarbeidstid /går over fleire dagar. 40 % av dei tilsette svarar at timar utover ordinær arbeidstid vert ført som fleksitid, medan 41 % svarer at tida ikkje vert rekna som plusstid/fleksitid. Her er det høgare svarprosent frå leiargruppa på det første svaralternativet. Heile 57 % har svara ja her. På spørsmål om i kor stor grad avdelinga nyttar overtid svarer nær 80 % i liten grad eller svært liten grad. 6 % svarer i ganske stor grad medan 13 % svarer veit ikkje. Ser vi på svara for leiargruppa svarer heile 94 % at overtid vert nytta i ganske liten grad eller i svært liten grad. Kva måte overtid vert kompensert på varierer. 27 % svarer at dei får det utbetalt i sin heilskap, 2 % at overtidstillegget vert utbetalt medan timane vert ført som fleksitid. 7 % oppgir at både timar og overtidstillegg vert ført til fleksitid, heile 37 % har svart veit ikkje på dette spørsmålet medan 15 % oppgir at det ikkje er etablert noko fast praksis. Heile 95 % oppgir at dei er svært godt eller ganske godt nøgd med dagens fleksitidsordning. Svara frå leiargruppa samsvarer med svara frå dei tilsette. Det kom óg inn mange konstruktive forslag til endringar/forbetringar i høve fleksitidsordninga som gruppa har teke med seg i det vidare arbeidet. Her gjengir vi ein del av dei forslaga som kom inn: Gamaldags tenkning at plusstid berre kan opparbeidast mellom kl. 06.30 og kl. 18.00 på kvardagar. Regelverket må endrast på dette punkt 3
Regelverket bør óg endrast i høve til maks plusstid ei utviding av grensa Betre kontroll med uttak og opptening av plusstid Klarare retningsliner i høve til kva som kan registrerast ved møter/kurs/konferansar Standardisering av fleksitidsskjema Meir lik praksis på huset Meir liberal praksis for utbetaling når ein har for mykje plusstid Nytilsette må få betre informasjon om ordninga og policy For restriktiv praksis i forhold til kompensasjon av reisetid utanom arbeidstid. Bør kompenserast time for time jf. Staten Må få kompensert også for heimearbeid som vert utført utover kvelden i pressa periodar Fleksitidsavtale og skjema må vere lett tilgjengeleg på intranettet Uttak av plusstid og opparbeding av plusstid må vere resultat av eit samspell mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar Formalisere i avtalen at det kan jobbast opp plusstid i helgene t.d. lørdag Avklare tilhøvet til delvis sjukmelde og opparbeiding av plusstid Leiar må vurdere arbeidssituasjon for dei som stadig vekk sit med mykje plusstid Urettferdig at dei som går på trim for å førebygge helsa og nyttar fleksitid vert trekt medan dei som røykjer og bryt ned helsa ikke vert trekt I staden for stryking av plusstid over 45 timer bør vi få reglar som seier at leiar kan inngå avtale med arbeidstakar om avvikling Meir tilrettelegging for utbetaling av overtid Klarare retningsliner m.o.t fri ved legebesøk, fysioterapi, tannlege for seg sjølv og barn Behov for rydding og felles kultur i høve fleksitidsordninga Problemstillingar - tiltak Evalueringa gav arbeidsgruppa god informasjon om korleis praktiseringa av fleksitidsordninga er i sentraladministrasjonen. Vi har fått stadfesta at det er noko ulik praksis frå avdeling til avdeling. Vi har óg fått klare signal om at det må på plass ein felles kultur i fylkeshuset i høve praktisering av ordninga. Med bakgrunn i evalueringa har fleksitidsgruppa vald å sjå nærare på følgjande tema: 1. Betre informasjon I evalueringa vart det etterlyst lettare tilgang til fleksitidsavtalen og fleksiskjema. Dette vil gruppa rette på ved at ny revidert fleksitidsavtale, kommentarar til avtalen og fleksiskjema vert lagt lett tilgjengeleg på intranettet. 2. Kurs og konferansar Vi har registrert at det er ulike variantar av føring i fleksitidskjema når ein deltek på kurs og konferansar. Gruppa har kome med forslag til reglar på området jf. avtalen pkt.10. Hovudreglen er at vanleg deltaking utover ordinær arbeidstid ikkje skal førast som plusstid. Berre der ein har eit fagleg/teknisk ansvar for gjennomføring av kurset/konferansen kan ein føra medgått tid utover normal arbeidstid. 3. Kontroll Gruppa har registrert gjennom evalueringa at kontrollen med dei tilsette i høve fleksitidsordninga varierer frå månadleg kontroll til ingen kontroll. Det er teke inn i ny revidert avtale at kontroll skal skje minst 2 gongar pr. år. 4. Opparbeiding av plusstid Det viser seg at det er mykje fritt fram i høve til å opparbeida seg plusstid. Medan gjeldande avtale seier fram til kl. 18.00 på kvardagar og ingen ting i helgene, er realiteten den at over 50 4
% oppgir at det er fritt fram ( nærast til alle tider på døgeret, også helg ). Gruppa kjem med forslag til endring på området i ny revidert avtale, jf. revidert avtale pkt.6. 5. Uttak av plusstid På einskilde avdelingar er det ein tendens til opphoping av plusstid. Det er leiar sitt ansvar å syta for at arbeidstakar tek ut plusstid slik at ein held seg innafor den ramma som er sett i avtalen ( overføring av maks 45 timar til neste avrekningsperiode). 6. Grensene for plusstid/minustid Ein del respondentar i undersøkinga peikar på at grensene for plusstid (45 timar) og minustid (10 timar) må justerast opp. Gruppa har vurdert dette og funne at dette ikkje er tilrådeleg. 7. Bruk av Overtid Det er liten bruk av overtid på huset. Imidlertid er det ei oppleving av ulik praksis innan dette området frå avdeling til avdeling. Gruppa føler at det ligg litt utanfor mandat å gje klare retningsliner innan dette området. Gruppa meiner at leiargruppa må ta dette opp til drøfting for å definere kva som skal vere policyen på området. I revidert avtale er det presisert at overtid skal vere pålagt. Nyansar utover dette må definerast av leiinga. T.d. kan det vurderast om det skal gjevast ein/fleire fridagar som kompensasjon til tilsette som har ubekvem arbeidstid som ikkje klart kjem inn under definisjonen av overtid. 8. Sommartid Gruppa har gjort framlegg om at oppstart sommartid vert endra frå 15.05. til 1.5. utan endring i ordinær arbeidstid. Argumentet bak dette er at 99 % av dei tilsette tek ut ferie i perioden med sommartid ( 08.00-15.00 ) og såleis har sommartida reelt sett berre effekt i 3 månader for arbeidstakarane ( flytting av sommartid frå 15.05 til 1.5 utgjer omlag 4 timar reduksjon i årstimeverket pr. tilsett). Ordninga i dei vidaregåande skolane I mandatet for arbeidsgruppa heiter det at gruppa skal vurdere om fleksitidsavtalen skal utvidast til å gjelde fleire medarbeidarar i organisasjonen. Ein føresetnad er at det må kunne gjennomførast utan vesentleg ulempe for verksemda. Det må også avklarast i høve til andre arbeidstidsavtalar som gjeld td. for undervisningspersonell, tannhelsepersonell m.v. Med bakgrunn i mandatet har gruppa gjort ei undersøkjing på dei vidaregåande skulane om arbeidstid og fleksitid ( Evalueringa er basert på svar frå 18 av dei 46 vidaregåande skulane ). Det vi har konstatert er følgjande Skolane har ikkje fleksitid slik det vert praktisert i fylkesadministrasjonen. Skolane praktiserer ei form for fleksibel arbeidstidsordning der arbeidstakar i periodar med mykje overtid/meirtid kan opparbeida seg plusstid for avspasering i rolege periodar. Nokre få skular følgjer den arbeidstida ( opningstida ) som vert nytta i fylkesadministrasjonen ( sommartid/vintertid ), men har ikkje formalisert fleksitidsordning. Opningstidene ved skulane varierer ein del frå skole til skole. Skolane er jamnt over godt nøgd med den ordninga dei har i dag ( vert opplevd som ei fleksibel ordning ). Det pedagogiske personale følgjer eigen arbeidstidsavtale Uttale frå rektorkollegiet Jeg ser intet behov for at skolene skal legge seg på samme fleksitidsordning som fylkeshuset. Mertid for kontoret og inspektørene kompenseres med avspasering. Tidsbruk baseres på tillit. Vi kan ikke ha sommertidsordning slik som fylkeshuset (se kommentar nedenfor). 5
Hva gjelder avspasering for kontorpersonale, skolenes åpningstid m.m.: Skolene og fylkesbygget har vidt forskjellig virkelighet. Når fylkesbyggets ansatte kan roe ned og nyte våren, skal vi ta fatt med skriftlig og muntlig eksamen, standpunktkarakterer, sensur, vitnemålsskriving, skoleavslutning og klagebehandling. I denne perioden er det behov for overtid enkelte dager. Ved månedsskiftet juli/august starter arbeidet med inntaket, og i begynnelsen av august forberedelsene til planleggingsdager og skolestart. I denne perioden trenger vi kontorpersonalet mer enn noensinne. Dette gjør at vi ikke har mange uker å avvikle sommerferien på, verken for ledergruppen eller de kontoransatte. Derfor har vi de siste årene hatt en uke, gjerne den 3. uken i juli, hvor kontoret har vært stengt og skolen ubetjent bortsett fra at den ene av våre to vaktmestere har vært på jobb. Dette har aldri skapt noe problem. Ved min skole starter undervisningen kl 08.00 og avsluttes kl.15.15 (unntaksvis kl. 16.05). Vi har 3 kontoransatte i til sammen 2,75% stilling. Kontoret er betjent kl. 07.45 til 15.30 hver dag. Vi har en rulleringsplan mellom de kontoransatte slik at noen arbeider fra 07.45 til 15.15, og noen fra 08.00 til 15.30. Slik må det være hele året. Unntaket er i mellomjulen. Da gjør vi som fylkeshuset - vi opererer med redusert artbeidstid ( 4 timer fra 09-13) med minst en fra kontoret og en fra ledelsen tilstede hver dag, og denne reduserte arbeidsdagen regnes som full dag. Skolen holder altså åpent hver yrkesdag i julen. Onsdag før påske holder vi stengt. Konklusjon: Skolene kan ikke ha samme fleksitidsordning som fylkeshuset. Rektorkollegiet er klar i si fråsegn på at dei ikkje ynskjer ei fleksitidsordning lik den i fylkesadministrasjonen. Arbeidsgruppa har difor vald å la den saken ligge i denne omgang. Gruppa har heller ikkje gått inn i problematikken rundt læararene si arbeidstid. Tannhelsetenesta Tannhelsetenesta laga seg ein fleksitidsavtale i 1998. Avtalen byggjer i hovudsak på avtalen i fylkesadministrasjonen, men tilpassa utfordringane i tannhelsetensta m.a. at tannlegane har 36 timars arbeidsveke ( normale er 37,5 ), at tannhelsepersonalet må vere tilgjengeleg i opningstidene for publikum/pasientar, at tannlegane må ha tannhelsepersonell tilgjengeleg når dei er til stades osv. Med bakgrunn i ovanemnde utfordringar har arbeidsgruppa funne det vanskeleg å tilrå at den generelle fleksitidsavtalen óg skal gjelde for tannhelsetensta. Men dei kan sjølvsagt nytta den som utgangspunkt for eigen avtale. Revisjon av fleksitidsavtalen Med bakgrunn i evalueringa og vurdering av ny justert fleksitidsavtale har arbeidsgruppa utarbeidd forslag til ny revidert fleksitidsavtale. Forslaget til ny avtale med kommentarer følgjer som vedlegg. 6