IL ml TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Hovedkontor Postboks 2805, 3702 Skien TIf:3591 7030 Fax:3591 7059 e-post post-tkr@tekomrevno Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune wwwtekomrevno v/telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 4 3833 Bø Distriktskontor: Postboks 83, 3833 Bø TIf:3505 9000 Fax:359502 IS Foretaksregisteret: 985 867 402 MVA Vår ref : 15/914/inv Deres ref: Arkivkode: 105100/ Rapport om revisjon av regnskapet for Porsgrunn kommune for 2014 I samsvar med Kommuneloven 78 nr 5 skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget Denne rapporten er utarbeidet for å forklare vår revisjon av årsregnskapet bedre e n n det som fremgå r av revisjonsbe retningefi Ra pporteri nge r ta r også utga ngspu fl kt i dokumefitet ffoverordflet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjorn>, som tidligere er lagt fram for kofitrollutvalget og som afigir revisors fokusområder for regnskapsåret 2014 Revisjonsberetningen Revisjoflsberetfliflgefl er datert 14 april 2015 og er cii såkalt flormalberetfling Dette betyr at vi ved revisjon av årsregflskapet ikke har avdekket vesentlige feil eller mafigler som krever forbehold eller presiserifiger i revisjofisberetnifigen Årsregnskapet Årsregnskapet ble framlagt av rådmafinefi 16 februar 2015 og infieholdt alle pliktige oversikter og floter iht forskrift om årsregnskap og årsberetfliflg og kommunal regflskapsstafldard (KRS) fir 6 Vi har ikke avdekket vesefitlige feil eller mafigler med hefisyfi til registrerifig og dokumefitasjofi av regflskapsopplysfliflger jf forskrift om årsregnskap og årsberetfliflg 2 og lov om bokføriflg Driftsregflskapet Driftsregflskapet viser et flegativt fletto driftsresultat på kr 70 530 000 og et merforbruk på kr 23 143 000 Dette skyldes dels større øknifig i utgiftene enn i ifintektene, og dels økte fletto fiflaflskostflader i forhold til efidelig regulert budsjett Utgifter til utskrivfliflgsklare pasiefiter steg fra ca kr 300 000 til kr 2,3 mill fra 2012 til 2013, mens det i 2014 ble tilbakeført kr 380 000 som var for mye betalt i 2013 Det har ført til en fletto <(inntekt» i 2014, da kostnadene for året bare var på kr 230 000 Kostnadene til medfinansiering av samhandlingsreformen var på kr 45 mill i 2014 Vi viser for Øvrig til forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr samhandlingsreformen som ble levert i 2014 Det er relativt mange prosjektregnskap i Porsgrunn hvor det er krav om særskilt revisjons beretning Kvaliteten på disse prosjektregnskapene er svært varierende Vi vil derfor anbefale
* TELEAARK KOMMUNEREVISJON 11(5 2 kommunen at alle slike regnskap kommer til revisor via Økonomiavdelingen, slik at de kan sørge for at kvaliteten på regnskapsoppstillingen er god nok lnvesteringsregnskapet lnvesteringsregnskapet viser et udisponert/udekket beløp på kr 0 etter at bruken av ubundne investeringsfond ble redusert i forhold til budsjettet Det faktiske finansieringsbehovet er på kr 431 mill, sammenholdt med kr 547 mill i endelig budsjett Dette skyldes hovedsakelig forsinket fremdrift i noen prosjekter; Brevik oppvekstsenter, sykehjemsutbygging og utbygging av boligfelt for å nevne noen Disse prosjektene blir re-budsjettert i 2015 Balanseregnskapet Balansen gir informasjon om kommunens eiendeler, gjeld og egenkapital Det er derfor viktig at denne til enhver tid viser mest mulig riktige verdier Vi har kontrollert at administrasjonen har foretatt en gjennomgang av balansepostene iht bokføringslovens krav til dokumentasjon Etter vår mening foreligger det en god dokumentasjon av balansepostene Porsgrunn bruker anleggsmodulen i Agresso, men de har ikke fått den til å fungere helt slik som de ønsker Det er heller ikke så lett å få hjelp fra leverandøren til dette, så de har ikke det nivået på detaljene i anleggsregisteret som de ønsker seg Vi har likevel ikke grunn til å anta at dette kan føre til vesentlige feil i kommunens regnskap Det har ikke vært foretatt nedskrivning av anleggsmidler i 2014 Det har ikke blitt avsatt til selvkostfond Renovasjon i 2014 Dette skyldes nok en usikkerhet hos kommunene hvorvidt fondet skulle føres i kommunen eller av RiG (Renovasjon i Grenland) Dette skulle vært ført i kommunen, og for 2014 skulle det vært avsatt ca kr 1440000 Detaljert balanse følger som note 15 til regnskapet, og gir gode og detaljerte opplysninger Økonomisk situasjon Netto resultatgrad (forholdet mellom netto driftsresultat og driftsinntekter) er negativ for første gang på tre år noe som ikke er en god utvikling Staten v/teknisk beregningsutvalg har satt nivået for en sunn økonomi til en netto resultatgrad på 1 ¾ % Dette nivået er redusert fra 3 % som en konsekvens av at all inntekt fra moms-kompensasjon fra investering nå inntektsføres i investeringsregnska pet Den negative netto resultatgraden er bekymringsfull og representerer en alvorlig utvikling hvis den fortsetter Rådmannen kommenterer også denne situasjonen i sin årsberetning Brutto driftsresultat har vært negativt de tre siste årene Dette indikerer at driftsnivået i kommunen er for høyt sammenholdt med inntektsnivået Gjeldssituasjon viser at i overkant av 60 % av årets investeringer erfinansiert med bruk av lån Lånegjeld per innbygger er økende Med de investeringsplanene som foreligger kommer den til å fortsette å stige Noen av prosjektene har hatt dårligere framdrift enn tenkt slik at allerede opptatt lån ikke har blitt brukt i 2014 Dette har ført til at ubrukte lånemidler har steget med kr 10 mill En del av investerings-prosjektene som fortsetter i 2015 er da allerede finansiert ved låneopptak i 2014 Det vil derfor ikke bli foretatt nye opptak av lån for å sluttføre disse prosjektene Dette vil komme fram i revidert budsjett 2015 hvor investeringsprosjekt som ikke er utført i 2014 legges til budsjettet i 2015
kortsiktig s TELEMARK KOMMUNEREVISJON 11(5 3 Likviditetsgraden er fremdeles innenfor det anbefalte, men den har sunket en del fra 2012 Arbeidskapitalen (omløpsmidler gjeld) er god og har steget fra 2013 Porsgrunn kommunes disposisjonsfond er redusert med kr 50 mill mens ubundne investeringsfond er økt med kr 108 mill Det siste skyldes hovedsakelig en omkiassifisering av anleggsobligasjoner som skyldes regelendring (note 8) Vi viser for øvrig til rådmannens egne analyser av den økonomiske situasjonen i årsberetningen Budsjettkontroll Revisor skal i henhold til forskrift om revisjon 3 se etter at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett og om det foreligger gyldige bevilgninger for den bruk av midler som regnskapet viser Vi har kontrollert at opprinnelig budsjett og budsjett-reguleringer i regnskapet er i henhold til de vedtak som er fattet i bystyret og at årsregnskapet er i samsvar med dette Vi har ikke funnet vesentlige avvik Kommunen benytter seg i liten grad av budsjettreguleringer utover det lovpålagte, og det kan føre til en mindre oversiktlig budsjettsituasjon for enhetene Fl nansforvaltni ng Vi har kontrollert at kommunens finansrapportering er i henhold til vedtatt finansreglement, jf forskrift om finansforvaltning Vi har også kontrollert at finanspiasseringene er i henhold til strategien i finansreglementet Vi har ikke funnet vesentlige avvik Finansplasseringene er dokumentert med oversikter fra kommunens rådgiver Omløpsmidlene er såkalte markedsbaserte finansielle omløpsmidler, og disse skal vurderes til virkelig verdi Svingningene i verdien har stor betydning for kommunens driftsregnskap og får direkte konsekvens for netto driftsresultat Oversikt over plasseringene vises i note 10 til regnskapet Årsberetningen Vi fikk fremlagt årsberetningen 27 mars 2015 Vi har kontrollert at regnskapstallene er konsistente med årsregnskapet og at den inneholder pliktige opplysninger i henhold til kommuneloven 48 nr 5, forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 og KR5 nr 6 Årsberetningen gir etter vår mening en god beskrivelse av den økonomiske situasjonen i Porsgrunn kommune og inneholder alle pliktige opplysninger for øvrig Porsgrunn kommune utarbeider to årsberetninger, og vi uttaler oss bare om den rådmannen avgir for kommunen samlet Den andre er en beretning som tar for seg hver enkelt virksomhet Rådmannens Økonomiske internkontroll KRD ga i 2009 ut 85 anbefalinger til hvordan man kan styrke egenkontrollen i kommunene og fylkeskommunene Denne er fulgt opp med diverse litteratur på området Rådmannens internkontroll er en viktig del av egenkontrollen og er med på å sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, at lover og regler etterleves og at uønskede hendelser unngås Den økonomiske internkontrollen vil også ha betydning for kommunens økonomistyring Mangler ved internkontrollen vil kunne medføre risiko for feil i årsregnskapet og også kunne medføre økt risiko for økonomiske misligheter Revisor skal i henhold til forskrift om revisjon 3 se etter at kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll Dersom det avdekkes feil og mangler i de interne rutinene, skal revisor rapportere dette til kontrollutvalget Vi har dette året blant annet hatt fokus på implementeringen av det nye lønnssystemet, rutiner for oppfølging av prosjekter
v s TELEMARK KOMMUNEREVISJON 11(5 4 på kommunalteknikk, innkjøp til nyankomne flyktninger, rutiner for økonomisk sosialhjelp og avskrivning av uerholdelige krav Vi har også i år vært på besøk på noen virksomheter, der vi har fått innføring i rutiner og fått bedre kjennskap til virksomheten Vårt inntrykk er at Porsgrunn kommune har en god intern kontroll og at det stadig arbeides med å holde høyt nivå på dette området Forvaltningsrevisjon I Porsgrunn har det i 2014 vært forvaltningsrevisjon som gjelder saksbehandling på tjenestekontoret og samhandlingsreformen Prosjektet om saksbehandling på tjenestekontoret ble presentert for KU den 18 mars i år Prosjekt samhandlingsreformen var et samarbeids-prosjekt mellom fire av Grenlandskommunene og ble presentert i KU 9 desember 2014 Prosjektet for byggesaksbehandling er av ulike grunner blitt utsatt til 2015 Misligheter Det er viktig at kommunen har rutiner for å forebygge og avdekke misligheter Vi har årlig møte med kommunens ledelse, med fokus på etiske retningslinjer, saksbehandlingsregler, antikorrupsjon mv Vi har også kontinuerlig fokus på dette i vår revisjon av regnskapet Vårt inntrykk er at kommunen har stort fokus på å eliminere muligheter for økonomiske misligheter i sin drift Vi har ikke fått innspill eller avdekket tilfeller av vesentlige økonomiske misligheter i kommunen i løpet av 2014 Vi viser også til at vi har vært i dialog med administrasjonen i enkelte saker det siste året, som kontrollutvalget er informert om Særattestasjoner og rådgivning Vi utfører årlig en del attestasjonsoppgaver for kommunen Noen attestasjoner blir utført i henhold til lov og forskrift og andre i henhold til krav fra eksterne tilskuddsgivere Felles for dem alle er at vi følger internasjonale standarder for attestasjonsoppdrag som stiller krav til gjennomføring av kontrollen Følgende særattestasjoner er gjennomført det siste året: Mva kompensasjon, 6 terminer Spillemiddelregnskap Refusjon for enslige mindreårige flyktninger Bekreftelse av antall psykisk utviklingshemmede Ressurskrevende tjenester Rentekompensasjon for Heistad skole Tilskudd til: 0 Barnefattigdom 0 Storbymidler 0 Div prosjekter fra Helsedirektoratet 0 Div prosjekter vedr rus og psykiatri 0 Div tilskudd fra NAV Porsgrunn kommune har et betydelig antall slike prosjektregnskap I 2014 har vi foretatt ca 40 slike sæ rattestasjo ner Vi yter også rådgivningstjenester til administrasjonen, både i form av større utredninger og løpende e n keltspørsmål
B TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS 5 Oppsummering Vi mener framstillingen ovenfor kan være et godt grunnlag for kontrollutvalgets oppfølging av regnskapsrevisjonen for 2014 Vi mener at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler og anbefaler at dette fastsettes som Porsgrunn kommunes årsregnskap for 2014 Merforbruket må inndekkes i kommunens kommende årsbudsjett Skien, 22 april 2015 Telemark kommunerevisjon IKS I Ekman opdragsansvarlig revisor/ statsautorisert revisor lngebjørg Nordby Vibeto oppd ragsrevisor vedlegg: revisjonsberetning for 2014 kopi til: rådmann regnskapssjef