Internrevisjonsrapport 04/2015. Refusjon fra NAV for Finnmarkssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 04/2015 Refusjon fra NAV for Finnmarkssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 21.05.2015

Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning... 4 2 Formål og omfang... 4 2.1 Formål med revisjonen... 5 2.2 Regelverk... 5 2.3 Omfang og avgrensninger... 5 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier... 6 3 Metoder... 6 4 Observasjoner og vurderinger... 7 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering... 7 4.1.1 Kriterier... 7 4.1.2 Observasjoner... 7 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger... 8 4.2 Registrering og godkjenning av fravær... 9 4.2.1 Kriterier... 9 4.2.2 Observasjoner... 9 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger... 12 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon... 13 4.3.1 Kriterier... 13 4.3.2 Observasjoner... 14 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger... 15 4.4 Mottak og registrering av refusjon... 15 4.4.1 Kriterier... 15 4.4.2 Observasjoner... 16 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger... 17 4.5 Kontroll og oppfølging... 18 4.5.1 Kriterier... 18 4.5.2 Observasjoner... 18 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger... 18 5 Konklusjon og anbefalinger... 19 5.1 Konklusjon... 19 5.2 Anbefalinger... 19 Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 Oversikt over fraværskoderegister GAT-FIN og PAGA 2 av 19

Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Finnmarkssykehuset i perioden desember 2014 - mai 2015. Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Finnmarkssykehuset mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Finnmarkssykehuset knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen gir flere anbefalinger Finnmarkssykehuset bør iverksette for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomføring av risikovurderinger, registrering av fravær for leger, retningslinjer for avstemming og avskriving, avstemming av feriepenger, kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon, og styrking av oppfølgingen av refusjonsprosessen. I tillegg vil det blir gitt anbefalinger til Helse Nord RHF om forhold som bør håndteres regionalt. 3 av 19

1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Finnmarkssykehuset i perioden desember 2014 - mai 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og tilsvarende revisjon gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord og i Helse Nord IKT. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt 08.12.2014 Dokumentgjennomgang Intervjuer og tester gjennomført i Hammerfest 11. og 12.03.2015 Oppsummeringsmøte 12.03.2015 Utkast til rapport oversendt 15.04.2015 til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt 11.05.2015 1.1 Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten 2012. Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene i Helse Nord håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, Helse Nord IKT og Helse Nord RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for Helse Nord) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for Helse Nord) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for Helse Nord) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 19

2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Finnmarkssykehuset mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL2270 www.nav.no rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftrl. 8-1). Svangerskapspenger: En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftrl. 14-4). Foreldrepenger: Kan ytes til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftrl. 14-5). Omsorgspenger: Til en arbeidstaker som har omsorg for barn, kan det ytes omsorgspenger dersom han eller hun er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftrl. 9-5). Pleiepenger: Det kan ytes pleiepenger til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, f.eks. ved i innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftrl. 9-10 9-12). Opplæringspenger: Ytelsen kan gis når ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftrl. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. 5 av 19

Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd, stønad til reise osv. omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra foretaket og innhentet via websidene er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1 Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med seks ledere og medarbeidere i Senter for HR og Senter for økonomi, samt tre personalledere lokalisert i Hammerfest. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester ved Finnmarkssykehuset: Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-FIN og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, 2013. 6 av 19

Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Fritak fra arbeidsgiverperiode Kontrollgrunnlag: Ansatte med fritaksvedtak. For noen tilfeldig valgte ansatte med gyldig vedtak om fritak for arbeidsgiverperiode i 2014 sjekkes om det er sendt refusjonskrav for alle fraværsdagene i utvalgte fraværsperioder. Test 4: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: Følgende rapporter fra PAGA, periode 01.01.2014 31.12.2014: Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel korrigeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Ved hjelp av rapportene er det kartlagt hvor stort beløp som er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel dette utgjør av opprinnelige krav. 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 4.1.1 Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen. 4.1.2 Observasjoner Oppgaver som inngår i refusjonsprosessen ivaretas primært av alle ledere med personalansvar, Senter for HR og Senter for økonomi. Internrevisjonen har gjennom informasjon på intranett og intervjuer fått opplyst følgende om fordeling av ansvar og oppgaver med betydning for prosessen: Den enkelte personalleder har ansvar for at fravær i egen enhet er korrekt registrert og dokumentert. Lederne ga uttrykk for at de opplevde sitt ansvar som avklart. Senter for HR ledes av HR-sjef med stab, og består av tre underliggende enheter, HRutvikling, Lønn og Personalservice. Sentret har blant annet ansvar for: tolkning av regelverk og avtaler, redaktøransvar for Personalhåndboka, lederopplæring, 7 av 19

systemforvaltning for GAT og Personalportalen med tilhørende systemopplæring og brukerstøtte, lønnsutbetaling og refusjon. Økonomiavdelingen har ansvar for føring av foretakets regnskap, herunder avstemminger mellom ulike kontoer. Oppgavefordelingen mellom Lønn og Regnskap oppleves avklart. I intervjuene framkom følgende om oppgavefordeling i forbindelse med opplæring og informasjon til arbeidstakere og ledere: GAT-supporttjenesten i Lønn vedlikeholder systemoppsettet for fraværskoder og tilhørende kontrollregler i GAT og gir systemopplæring og support til ledere. Opplæringen inkluderer ikke hva som er riktig bruk av fraværskoder, og det gis kun begrenset veiledning om dette på forespørsel. Spørsmål om fraværsregistrering videresendes ofte til sykelønnskonsulentene. Det er ikke gitt ut skriftlig veiledning om riktig bruk av fraværskodene i GAT. Lønn (sykelønnskonsulentene) gir veiledning/opplæring til ledere på forespørsel, men har i liten grad selv tatt initiativ til opplæringstiltak. Lønn har ikke deltatt i systematiske gjennomganger/oppdateringer av retningslinjer og veiledningsmateriell (eksempelvis i Personalhåndboka). Nye rutiner for opplæring av nye ledere i foretaket er nå under utvikling/utprøving. Formålet med disse er å gi nye ledere i Finnmarkssykehuset en god innføring i bruk av aktuelle dataprogram og systemer. Det framgår av rutinen at sykelønn/fravær er tatt inn som ett av temaene, og at Lønn (sykelønn) tillegges opplæringsansvaret for dette tema. Det er ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene for refusjonsprosessen. 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen oppfatter at ansvar og oppgaver med betydning for refusjonsprosessen i hovedsak er klart fordelt, men at kompetansen og ansvaret som tilligger Lønn ikke systematisk har blitt brukt eksempelvis ved lederopplæring, vedlikehold i Personalhåndboka og annet informasjonsarbeid. Det er positivt at dette nå endres i forbindelse med innføring av nye opplæringsplaner for nye ledere. Slik vi ser det, vil en lederopplæring med generell innføring i regelverk i forbindelse med fravær og refusjon, i kombinasjon med opplæring i bruk av både GAT og Personalportalen, være et godt utgangspunkt for å oppnå riktig registreringspraksis. Etter vår vurdering vil det styrke det helhetlige arbeidet med fravær og refusjon ytterligere, dersom Lønn involveres systematisk også i utarbeidelse og vedlikehold av retningslinjer i Personalhåndboka. Systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger ville, etter internrevisjonens vurdering, gi et bedre grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1 og 2 i kapittel 5.2. 8 av 19

4.2 Registrering og godkjenning av fravær 4.2.1 Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert og har nødvendig dokumentasjon. Datasystemene inneholder fraværskoder for alle aktuelle ytelser. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av ordningen om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Ved innvilget fritak for arbeidsgiverperiode, leverer arbeidstaker signert bekreftelse på eget skjema for hver fraværsperiode. 4.2.2 Observasjoner 4.2.2.1 Personalhåndbok Finnmarkssykehuset omtaler retningslinjer/rutiner og aktuelt regelverk i sin Personalhåndbok. Internrevisjonen vil nedenfor likevel kommentere følgende forhold: a. Foretakets informasjon om arbeidstakers rett til lønn under sykdom. b. Hvordan det henvises til aktuelt lovverk i forbindelse med permisjoner. c. Overlappende informasjon i Personalhåndboka og Personalportalen. d. Personalhåndboka gir, på enkelte områder, ufullstendig/uklar informasjon. Vedrørende pkt. a: Det framkommer i Personalhåndboka at: Arbeidstaker har som hovedregel krav på lønn under sykdom/svangerskapspenger/ foreldrepenger/ omsorgspenger, pleiepenger og omsorgspenger fra arbeidstaker har tiltrådt stillingen (fysisk utført jobb for arbeidsgiver). Dette er i motsetning til Egenmelding, hvor arbeidstaker må ha tiltrådt stillingen i 2 måneder for å få lønn ved fravær. Foretaket har oppgitt følgende begrensninger til hovedregelen: En arbeidstaker som har vært helt arbeidsfør i 1 måned siden vedkommende sist fikk lønn under sykdom, har på ny rett til lønn under sykdom i inntil 3 måneder. En arbeidstaker som har vært helt arbeidsfør i 6 måneder siden vedkommende sist fikk lønn under sykdom, har på ny rett til lønn under sykdom. Dersom arbeidsforhold blir avbrutt i mer enn to uker, må arbeidstaker som utgangspunktet jobbe i minst to nye måneder, for å få rett til å benytte egenmelding igjen. Unntak: hvis årsaken til fraværet var permisjon etter arbeidsmiljøloven 12-2. 12-3, 12-4, 12-5, 12-9 og 12-10 (eller andre oppgitte årsaker), er den nye opptjeningstiden 4 uker. I intervju ble det presisert at Folketrygdlovens bestemmelser om karantenetid, dersom man ikke kommer direkte fra annen jobb med opptjente rettigheter, gjelder som forutsetning for lønn ved sykefravær etc. 9 av 19

Rettighetene omtales flere steder i Personalhåndboka, og så langt vi kan se er formuleringene konsistente. Når vi likevel framhever dette, er det fordi rettighetene tolkes og formuleres til dels ulikt mellom foretakene i Helse Nord. Se kap. 4.2.3. Vedrørende pkt. b: Finnmarkssykehuset har i Personalhåndboka flere steder henvist til arbeidsmiljøloven i forbindelse med permisjonsreglementet, også som hjemmel for arbeidstakerens rett til lønnet permisjon (pkt. 2.1.6/2.1.7 m.fl.). Arbeidsmiljøloven inneholder bestemmelser om rett til permisjon, folketrygdloven om rett til ytelser fra NAV, mens det forhold at arbeidsgiver utbetaler full lønn ved fravær er hjemlet i overenskomster. Vedrørende pkt. c: Vår dokumentgjennomgang har vist at retningslinjer, prosedyrer, skjema etc. relatert til fravær, fraværsregistrering og bruk av aktuelle datasystemer blir utarbeidet og tilgjengeliggjort både i Personalhåndboka og Personalportalen. Informasjonen er til dels overlappende. Vedrørende pkt. d: På følgende områder har vi merket oss at informasjon i Personalhåndboka er ufullstendig/uklar: Rutiner i forbindelse med foreldrepermisjon: Arbeidstaker plikter å varsle arbeidsgiver om foreldrepermisjonen. I tillegg må arbeidstaker søke NAV om foreldrepenger. Det gis noe utdypende informasjon i avsnittet Varsel om foreldrepermisjon, men saksgangen/skjemaflyten framstår likevel ikke entydig. Permisjon i forbindelse med pleie i terminalfase: Permisjonen er kategorisert som med lønn, men det opplyses at arbeidstakeren selv må søke NAV om pleiepenger. Permisjon i forbindelse med opplæring (opplæringspenger) eller pleie av barn (pleiepenger): rutiner og dokumentasjonskrav omtales ikke. 4.2.2.2 Registreringspraksis sykefravær Gjennom intervjuene har internrevisjonen fått følgende informasjon om hvordan sykefravær i praksis blir registrert og godkjent: Egenmeldt sykefravær og egenmeldinger vedrørende barns sykdom/barnepassers sykdom varsles via telefon til personalleder, som registrerer fraværet i GAT. Arbeidstaker signerer fraværet i MinGAT og dette bekreftes til slutt av leder i GAT. Legemeldt sykefravær varsles via telefon til personalleder, som registrerer fraværet i GAT. Sykemeldingen leveres til leder, som kontrollerer, godkjenner og bekrefter dette i GAT. Sykemeldingen videresendes til Lønn. Enkelte legegrupper registrerer ikke fravær i GAT. Informasjonen som framkom ga heller ikke sikkerhet for at skriftlig dokumentasjon for legers fravær alltid blir videresendt til Lønn og registrert der. 4.2.2.3 Kontrollrutiner ved godkjenning av fravær Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). 10 av 19

Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktige dobbeltregistreringer/kombinasjoner. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Internrevisjonen har merket seg følgende vedrørende Finnmarkssykehusets grenseverdier i GAT: Karantenetid før egenmelding samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser (60 dager ved egen sykdom/28 dager ved barns sykdom). Ventetid før egenmelding om egen sykdom: 16 dager etter sykemelding/ avventende sykemelding og 28 dager etter alle kodene for foreldre/adopsjonspermisjon. Karantenetid før rett til sykemeldinger er én dag. Den eneste registrerte venteregel før sykemelding egen sykdom, er 16 dager etter avventende sykemelding. Personallederne ga uttrykk for stor tillit til at karanteneregler/venteregler i GAT fanger opp eventuell urettmessig fraværsregistrering. 4.2.2.4 Fritak fra arbeidsgiverperiode NAV kan i medhold av folketrygdloven 8-20 innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag). Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak, og dette er omtalt i Personalhåndboka. Noen av personallederne vi intervjuet var kjent med ordningen, og én av dem hadde arbeidstaker det var innvilget fritak for. 4.2.2.5 Permisjoner Internrevisjonen har observert følgende vedrørende permisjoner: Det er ulike oppfatninger blant ledere om hva som er korrekt registrering av permisjonssøknader, og ulik praksis. 14-dagers regelen, som i Personalportalen er beskrevet som grense mellom permisjonssøknader i GAT og PP, var likevel kjent for flere. Ingen av personallederne vi intervjuet sørget for at fravær som ble innvilget i PP, også ble registrert i GAT. For å få foreldrepermisjon er det, i følge Personalhåndboka, mange handlinger arbeidstakeren selv må foreta ovenfor NAV og arbeidsgiver. Dersom dette ikke gjøres, vil ikke foretaket ha krav på refusjon. Sykelønnskonsulenten fulgte nøye opp alle foreldrepermisjoner overfor ansatt, leder og NAV, for å sikre at foretaket får inn den refusjon det var berettiget til. I Personalportalen finnes det eget skjema kun for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser, må man bruke skjema for Permisjon annen årsak. På intranett (lenke i Personalhåndboka) er det distribuert et eget søknadsskjema i word-format for permisjoner, til tross for føringene om at det skal søkes permisjon via GAT eller Personalportalen. Permisjonstypene som er omtalt på skjemaet omfatter ikke ytelsene i denne revisjonen (kun omsorgspermisjon inngår). 11 av 19

4.2.2.6 Fraværskoderegister Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens Finnmarkssykehuset selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-FIN omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer til koderegisteret: Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Ettersom kode 125 mangler, er det per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskap fra annet egenmeldt fravær. Kode 475 har ulike navn i GAT-FIN og PAGA. I GAT heter koden Pleiepenger/omsorgspenger m/refusjon, mens den i PAGA heter Pleiepenger barn. Ingen veiledning om bruk av koden er tilgjengelig, men det ser ut til at den benyttes både ved pleiepenger for barn og ved pleie i terminalfase. Så langt vi kan se, fører ikke slik bruk av koden til feil/manglende refusjonsvarsel. Kode 476- Pleiepenger i terminalfasen kan gjøres tilgjengelig i GAT (finnes i PAGA), dersom foretaket ønsker å skille pleiepenger barn fra pleiepenger terminal. Et slikt skille ville gjøre det mulig å legge inn en automatisk kontroll om maksimalt 60 dager pleiepenger terminal. 4.2.2.7 Lønnsenhetens kontroll av fraværsregistrering Lønn kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Ved eventuelle mangler blir aktuell personalleder kontaktet for oppretting. Ansatte ved Lønn opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.). 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger Ingen av datasystemene som benyttes for å formidle regelverk og retningslinjer relatert til fravær gir alene en helhetlig veiledning, og informasjonen som gis i det enkelte system er til dels mangelfull og/eller overlappende med informasjon i andre systemer. For å ha god styring med retningslinjer og rutinebeskrivelser bør vedlikehold av disse gjøres bare ett sted. Behovet for gjentakelser mellom ulike kapittel i Personalhåndboka bør også gjennomgås i et slikt perspektiv. Deler av problemstillingen bør avklares regionalt, og internrevisjonen har derfor i internrevisjonsrapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN (som ivaretar Regional systemenhet): UNN bør ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. 12 av 19

Etter internrevisjonens vurdering er informasjonen i Finnmarkssykehusets Personalhåndbok om rett til lønn ved sykdom/fravær klar og konsistent. For regionen samlet sett, har vi imidlertid sett at det er ulike formuleringer og ulik praksis vedrørende rett til lønn ved sykdom. Noen foretak har lagt til grunn en tolkning av inngåtte avtaler som innebærer at det ikke kreves karantenetid før rett til lønn ved sykefravær, heller ikke for dem som mangler opptjening fra annen arbeidsgiver. Hva som er riktig tolkning og praktisering bør derfor avklares på regionalt nivå, og det vil bli gitt en anbefaling til Helse Nord RHF om dette. Det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT. Det er imidlertid avgjørende at kontrollreglene som utløser slike varsler/sperrer er basert på en klar og felles forståelse av gjeldende regelverk og avtaler. Når det foreligger en klar tolkning av regelverket, for eksempel om eventuelle begrensninger etter permisjoner, vil det være naturlig at foretaket gjennomgår kontrollreglene i GAT. Vår gjennomgang (test 1) viste at foretakets fraværskoderegister i GAT dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget. Det bør likevel vurderes om det skal gjøres enkelte justeringer med utgangpunkt i våre kommentarer. Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert i samsvar med vedtatte rutiner, og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Det bør imidlertid iverksettes tiltak for å sikre at dette også gjelder alle legegrupper. Det vises til anbefaling 3 i kapittel 5.2. 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon 4.3.1 Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. 13 av 19

Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på 3 måneder. 4.3.2 Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA, PAGA, med unntak for foreldrepermisjoner (kode 410, 415, 421, 422, 450 og 455) som håndteres manuelt. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved at Lønn mottar papirdokumentasjon for fraværet, i kombinasjon med automatisk varsel i PAGA. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Ettersom foretaket identifiserer refusjonsberettigede foreldrepermisjoner manuelt, får dette oppsettet i PAGA ingen betydning. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen korrekt er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egenmeldt eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Det ble også opplyst at PAGA enkelte ganger gir varsel om refusjonsrett knyttet til sykt barn/barnepasser (kode 470/471) som saksbehandler på Lønn ikke oppfatter som logisk/korrekt. Dette er det sendt feilmelding om til leverandør av PAGA. Internrevisjonen har gjort stikkprøver for å få bekreftet at det søkes refusjon for alle fraværsdager med fritaksvedtak (test 3). Vi valgte ut to ansatte med innvilget fritak og sjekket om det var sendt refusjonskrav for registrerte sykefravær i 2014. Vi kontrollerte til sammen sju fraværsperioder med ulik varighet, og fant at det for alle disse var fullt samsvar mellom registrerte fraværsdager og fraværsdager medregnet i refusjonskrav. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 14 av 19

samlet refusjonskrav. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykelønnskonsulentene foretar beregning av sykepengegrunnlag ulikt. Én benytter automatikken når mulig, én gjør det alltid manuelt. Det ble hevdet at oppsettet i PAGA ikke inkluderer riktige tillegg. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som kreves refundert. Totalsummen framgår i PAGA (krav). Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på 3 måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt. Vi fikk opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som har skjedd. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai 2014. Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert av Refusjon ved hjelp av PAGA, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på 3 måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til Refusjon, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Internrevisjonen har imidlertid i tilsvarende rapport til UNN, Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, anbefalt UNN (Regional systemenhet) å korrigere fraværskoderegisteret i PAGA, slik at refusjonsrett ikke varsles feilaktig ved bruk av kode 140. Det framkom ingen indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode. Når det gjelder sykepengegrunnlaget (refusjonsgrunnlag), anser internrevisjonen det som uheldig at beregningene fra PAGA oppfattes og brukes ulikt, internt i foretaket og mellom foretakene i regionen. Etter vår vurdering vil det være hensiktsmessig å gjennomgå beregningsoppsettet i PAGA og håndtere eventuelle uregelmessigheter, slik at det skapes trygghet for at beregningene er pålitelige. Internrevisjonen vil derfor anbefale Helse Nord RHF å ta initiativ til en slik gjennomgang. 4.4 Mottak og registrering av refusjon 4.4.1 Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i foretakets regnskap. 15 av 19

4.4.2 Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav. Avstemmingsprosessen for importerte K-27-lister er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i intern prosedyre ved Lønn. Der det er samsvar mellom krav og mottatt refusjon skjer den en automatisk avstemming som dokumenteres i PAGA ved en hake bak aktuelt krav. En manuell avstemming må gjøres for å akseptere differanser mellom krav og mottatt beløp. I slike tilfeller blir det registrert en A bak kravet. Når alle differanser i en K-27-liste er akseptert, overføres listen til regnskap. I tilknytning til avstemminger i PAGA har vi fått opplyst følgende: Det er ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan korrigeres av saksbehandlerne i PAGA, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser. Vi fikk opplyst at saksbehandler kun korrigerer differanser på noen få kroner uten at differansen er forklart. Når differanser er forklart, kan saksbehandler korrigere differanser uansett beløpsstørrelse. Dialogen mellom saksbehandler og det enkelte NAV-kontor er god, og dette oppfattes som viktig bl.a. for avklaring/endring av differanser. Månedlig avstemming i PAGA legges til grunn for skriftlige purringer, men ofte blir det ikke purret på utestående krav før de har blitt to måneder gamle. Foretaket har god kontroll på utestående krav i PAGA. Det gjenstår noen få krav fra 2013, alt som er eldre er ferdigbehandlet. NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Vi har fått opplyst at det ikke er gjort noen avstemminger av feriepengene for 2013, mottatt i 2014, og at det ikke er avklart hvordan dette skal ivaretas etter at PAGA ble innført. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA. Dagens praksis ved Finnmarkssykehuset er at alle differanser fra opprinnelig krav (tillegg og reduksjoner) føres som inntektsjustering, og at dette ikke framgår særskilt i foretakets regnskap. I intervjuene ble det avklart at foretaket heller ikke har benyttet tilgjengelige rapporter i PAGA til å skaffe oversikt over omfanget av slike differanser. I test 4 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for fraværsperioden 01.01.2014 31.12.2014, ved hjelp av to rapporter. Disse viste at det for fravær i 2014 er gjort følgende korrigeringer via PAGA per 11.03.2015: Kr 2 343 272 (5,7 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr 383 884 (0,9 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr 1 959 388 (4,8 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon 16 av 19

Differansene er relativt store. Vi fikk opplyst at dette kan skyldes feil både hos foretaket og hos NAV, blant annet på grunn av feil dato i grunnlagsberegninger, feil i ferieregistrering, eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni 2014. Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) Det framkom i intervjuene at flere hadde en klar oppfatning om at det burde skilles mellom inntektsreduksjoner og tap, ut fra om kravet var framstilt riktig eller ikke. 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen anser det som viktig at utestående krav/avvik fortsatt følges opp raskt, og vi har merket oss foretakets opplevelse av god og løpende dialog med NAV. Vi vurderer det som uheldig at det ikke finnes føringer for avstemming og avskrivning av krav, ut over den tekniske beskrivelsen av hvordan dette gjøres. Vurderinger om avskrivning er i stor grad opp til saksbehandler. Det ble konstatert relativt store differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner fra NAV, og differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at foretaket ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere differansene. Mangelfull avstemming av mottatte feriepenger kan medføre at eventuelle feil ikke oppdages. Etter internrevisjonens vurdering, bør mottak av feriepenger kontrolleres på tilsvarende måte som øvrige refusjoner. Foretaket skiller i praksis ikke mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser på hvert enkelt krav ville, etter vår vurdering, være nyttig. Vi vil derfor anbefale Helse Nord RHF å vurdere om det kan innføres funksjonalitet i PAGA som gjør dette mulig. Det vises til anbefaling 4, 5 og 6 i kapittel 5.2. 17 av 19

4.5 Kontroll og oppfølging 4.5.1 Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen. 4.5.2 Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. I tillegg har vi konstatert at det er utarbeidet detaljerte rutine- og kontrollbeskrivelser for flere arbeidsoppgaver i Senter for økonomi. Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra Lønn via e-post til personalledere. Når det gjelder regnskapsmessige avstemminger, har internrevisjonen fått opplyst at: Refusjonskrav ført i PAGA blir månedlig avstemt mot regnskapssystemet og det gjøres månedlige avstemminger mellom aktuelle kontoer i regnskapet. Mottatt dokumentasjon bekrefter disse rutinene. I årsregnskap 2013 ble det bokført konstaterte tap med ca. 2,5 mill. kr, etter gjennomgang av utestående krav fra perioden 2008-2013. Det gjøres tapsvurdering av utestående refusjoner to ganger årlig. Det framkom i intervjuene at rapportfunksjonalitet i PAGA i liten grad er tatt i bruk i forbindelse med lederoppfølging. I all hovedsak er det regnskapsstall for inntektsført refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes. 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen kan imidlertid ikke se at det er etablert ordninger der man systematisk benytter avdekkede avvik til læring og forbedring. I tillegg til å følge opp sluttsummene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig å følge opp refusjonsprosessen via andre prosess- og resultatindikatorer. Vi har registrert at PAGA har tilgjengelige rapportfunksjoner som foretaket ikke har tatt i bruk. Rapportene kan benyttes til å holde oversikt over refusjonskorrigeringer (differanser mellom opprinnelig krav og mottatt refusjon) og til å måle andre relevante indikatorer for prosessen (eksempelvis antall/andel åpne krav eldre enn seks måneder eller andel av innsendte krav som refunderes uten differanser). Det vises til anbefaling 7 i kapittel 5.2. 18 av 19

5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Finnmarkssykehuset knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon det er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen gir følgende anbefalinger til Finnmarkssykehuset: 1. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 2. Forsterke og systematisere samarbeidet mellom Lønn og øvrige enheter innenfor Senter for HR, om blant annet lederopplæring, vedlikehold av retningslinjer og øvrig informasjonsarbeid i forbindelse med fraværsregistrering og refusjon. 3. Sørge for at legers egenmeldte fravær blir registrert i GAT, på lik linje med andre yrkesgruppers fravær. 4. Avstemme mottatte feriepenger og følge opp eventuelle avvik. 5. Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser. 6. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere differansene. 7. Styrke lederoppfølgingen av fraværsregistrering og refusjon internt i Senter for HR og i Senter for økonomi, blant annet ved å ta i bruk tilgjengelig rapportfunksjonalitet i PAGA. 19 av 19

Vedlegg 1 - Dokumentoversikt Følgende dokumenter er gjennomgått i revisjonen: Styrende dokumenter: Organisasjonskart og beskrivelse av organisering intranett. Personalportalen sykefravær og permisjoner, retningslinjer, regelverk og skjema o Skjema Melding om foreldrepermisjon Personalhåndbok, per 09.03.2015 o Arbeidsreglement o Helse og sykdom Egenmelding, tolkning og rutiner o Skjema, Melding om fravær Sykemelding o Unntak fra arbeidsgiverperiode Foreldre og svangerskap o Barns eller barnepassers sykdom retningslinjer o Kronisk sykt barn o Lønn og andre godtgjørelser o Lønn ved egenmelding o Lønn ved sykemelding og permisjon o Permisjonsreglement o Fellesbestemmelser o Helse og omsorgsrelaterte permisjoner o Permisjonssøknad DS 9119 PAGA og Personalportalen - rutiner og veiledninger Syke- og foreldrepengerefusjon PAGA veileder, 03.02.2015 PR 37749 Prosedyre for avstemming mellom PAGA Personalportalen Agresso, sykelønnsrefusjoner, 13.03.2015 Intern rutine for refusjonskrav og føring av K-27-lister, 22.01.2015 GAT kodeoversikt, sendt ledere 19.05.2014 Referat fra Økonomisjefmøte, 24.04.2014 og16.05.2014 Referat fra Regnskapsledermøte, 24.06.2014 Mandat for forvaltningsforum LP (Lønn og Personalsystem) i Helse Nord Avtale mellom alle helseforetak i Helse Nord ved Helse Nord RHF og UNN HF, om tjenester knyttet til Lønns- og personalsystem (Regional systemenhet) Resultatdokumenter: Fraværskoderegister i GAT-FIN med grenseverdier og venteregler, 22.01.2015 Regionalt koderegister PAGA, 13.01.2015 Dokumentasjon av systemoppsettet for refusjonsvarsel i PAGA, 13.01.2015 Rapport fra PAGA: Refusjonskrav, opprinnelige krav, 01.01.-31.12.2014 Rapport fra PAGA: Refusjonskorrigeringer, avskrivning/tillegg, 01.01.-31.12.2014 Avstemmingsfil 2008-2014, 12.03.2015

Vedlegg 2 Oversikt over fraværskoderegister GAT-FIN og PAGA Løpende ytelser iht. folketrygdloven Relevante fraværskoder i GAT-FIN 8-1 Sykepenger 110 Sykemelding/egen sykdom 113 Avventende sykemelding 115 Sykemelding svangerskapsrelatert 120 Egenmelding egen sykdom 130 Sykemelding yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 140 Syk før opptjente rettigheter (egenmelding/sykemelding) 142 Arbeidsrelatert egenmeldt fravær Tilsvarende fraværskoder i PAGA * Koder som ikke er knyttet til varsel om refusjon (bjella) i PAGA 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 120 Egenmelding 125 Svangerskapsrelatert egenmelding 130 Yrkesskade v/legemelding 132 Arbeidsrelatert sykemelding 142 Arbeidsrelatert egenmelding Kommentarer 125 benyttes ikke i GAT 140 gir feilaktig varsel om refusjon i PAGA 14-4 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger OK 14-5 Foreldrepenger 410 Foreldrepermisjon med 100 % 415 Foreldrepermisjon med 80 % 421 Gradert permisjon med 100 % dekning 422 Gradert permisjon med 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon med 100 % 455 Adopsjonspermisjon med 80 % 9-5 Omsorgspenger 470 Sykt barn/barnepass. 1-10 dgr. 471 Sykt barn/barnepass. > 10 dgr. 410 Foreldrepermisjon med 100 % 415 Foreldrepermisjon med 80 % 421 Gradert permisjon med 100 % dekning 422 Gradert permisjon med 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon med 100 % 455 Adopsjonspermisjon med 80 % 470 Sykt barn/barnepasser 471 Sykt barn/barnepasser > 10 dgr. OK, men varselfunksjon i PAGA benyttes ikke OK 9-10 Pleiepenger 475 Pleiepenger/omsorgspenger m/refusjon 475 Pleiepenger barn OK 9-11 barn 9-12 Pleiepenger terminal 475 Pleiepenger/omsorgspenger m/refusjon 476 Pleiepenger i terminalfase (Alternativ) Alternativ 476 9-13 Opplærings-penger 474 Opplæringspenger barn 474 Opplæringspenger barn OK