Referat fra årsmøte 28.01.12 Sør-Trøndelag krets Saksvik skole i Malvik 1. Åpning Flaggutrulling og flaggsangen. Velkomsthilsen ved kretsstyremedlem Ingrid G. Hårstad. 2. Konstituering 2.1 Godkjenning av representanter. Tingrepresentantene ble enstemmig godkjent. Det var 38 delegater og 6 observatører til stede. 2.2 Godkjenning av innkalling, forretningsorden og saksliste. Innkalling, forretningsorden og saksliste ble enstemmig godkjent. 2.3 Valg av møteleder. Guttorm Sindre (Trondheim 8) ble valgt ved akklamasjon. 2.4 Valg av protokollunderskrivere (2 delegater). Frits Flønes (Trondheim 8) og Lise Brekken (Charlottenlund) ble valgt ved akklamasjon. 2.5 Valg av møtereferenter (2 personer). Kristine Perander (GibGob) og Perlaug M. Kveen (kretssekretær) ble valgt ved akklamasjon. 2.6 Valg av tellekorps (2 personer). Tor Erik Leistad (Vikhamar) og Gøran Foss Belsås (Melhus) ble valgt ved akklamasjon. 3. Regnskap for 2011 Säde Rotås (revisor/stjørdal) har i samarbeid med Bjørg Burkeland (revisor/ 11. Trondheim MS) revidert kretsens regnskap for 2011. Kretsleder Erling Husby presenterte regnskapet for 2011 og kommenterte noen sentrale punkt: Anskaffede midler: Inntektene fra kretskontingent har økt. Midlene fra fylkeskommunen har økt. Det er mer utleieinntekter enn budsjettert. Side 1 av 8
Forbrukte midler: Det er bra samsvar mellom regnskap og budsjett på aktivitetsdelen. Administrative utgifter og driftskostnader til kretskontoret er litt mer enn budsjettert. Spørsmål og kommentarer: TSF (kretskonkurranse) er ført med minus i regnskapet. Dette betyr at beløpet har blitt inntektsført, fordi vi ikke brukte opp alle de budsjetterte midlene. Presisering fra regnskapsfører om byggearbeidet på Stykket: Etter avtale blir byggekostnadene noe mindre enn det går frem av regnskapet. Kretsen venter på ny faktura for byggearbeidet. Regnskapet for 2011 ble enstemmig godkjent ved akklamasjon. Vedtatt regnskap er vedlagt i vedlegg 1. 4. Årsmelding for 2011 Kretsleder Erling Husby la frem årsmeldinga for 2011 og kommenterte noen sentrale punkt: Kretsstyrets årsberetning: Kretsen har i 2011 en medlemsøkning på 146 medlemmer fra 2010. Totalt hadde kretsen 25 registrerte grupper i 2011. o Nye speidergrupper: Charlottenlund og Vanvikan. Hemne speidergruppe er under oppstart. o Satsningsområder Kretsstyret har bestått av bare nye representanter, så det har blitt lagt vekt på å sette seg inn i oppgavene det fører med seg å ha et styreverv. Kretsstyret har gått inn for å gjennomføre kretsarrangement til tross for få medlemmer i styret. Kretsstyret ønsker å legge opp til et godt ledermiljø i kretsen. o Oppfølgingssaker Følge opp nyoppstartede Hemne speidergruppe med kursing av ledere. Ferdigstilling av doprosjekt på Stykket. o Arrangement Takket være gode prosjektgrupper, fikk kretsen gjennomført de fleste kretsarrangement i 2011. Det var svært god deltakelse fra kretsen på TSF 2011. Nytt arrangement i 2011 var Blåturen til Fosen for kretsens ledere. Turen ble såpass vellykket at det blir en tilsvarende tur i 2012. Enda et nytt arrangement var fellesturen til Helkanseter for Trondheimsgruppene. Hele 150 personer var med på turen. MEGA-arrangementet i Oppdal ble en suksess med mange spennende aktiviteter. Side 2 av 8
Husrådets årsberetning: Hovedprioritet for husrådet i 2011 har vært bygging av uthus med toalett på Stykket. Dette prosjektet ferdigstilles våren 2012. Husrådet har jobbet aktivt med å innhente finansiering til videre oppgradering på eiendommene, deriblant bålplass, sitteamfi og aktivitetsområde. Det var dugnad på Stykket i juni, utført av Trondheim 8, mens St. Georgs Gilde utførte dugnad på Helkanseter. Husrådet har fått 90 000 i midler fra Sparebankstiftelsen til oppgradering av området på Helkanseter. Antall utleiedøgn på Stykket har gått noe ned siden 2010. Dette skyldes delvis at Stykket ikke ble leid ut de tre første månedene av 2011, fordi føret gjorde det umulig for tømmebilene til Retura å kjøre opp til eiendommen. Antall utleiedøgn på Helkanseter har gått vesentlig opp siden 2010. Håvard Otto i Speiderstyret informerte om den imponerende medlemsveksten i Sør-Trøndelag krets. Vår krets hadde størst medlemsvekst i Norges Speiderforbund i 2011! Årsmeldinga for 2011 ble enstemmig godkjent ved akklamasjon. Vedtatt årsmelding er vedlagt i vedlegg 2. 5. Budsjett for 2012 Kretsleder Erling Husby presenterte kretsstyrets forslag til budsjett for 2012. Anskaffende midler: Det blir budsjettert med økt kontingent på grunn av medlemsvekst. Tilskuddet fra fylkeskommunen: det samme som i fjor. Ny tilskuddsordning i kommunen gjør at det er vanskelig å budsjettere med noe her (se orienteringssak 8.1). Økt utleie på Stykket og Helkanseter. Økte diverseinntekter. Kostnader til organisasjonens drift og formål: Driftskostnader på eiendommene: budsjettert med samme beløp som inntekt. Arrangement St. Georgsdag: Det var ikke noe arrangement i fjor, derfor blir det ikke satt av midler til dette i 2012. TSF: samme beløp som i fjor. MEGA: økning på grunn av stor deltakelse i 2011. Speiderting, speider- og roverforum: arrangeres annethvert år, og er inkludert i budsjettet for 2012. Kommunal støtte: faller ut med ny ordning. Gaver: Det er viktig å sette pris på ledere og speidere som gjør en god jobb, derfor er det noe økning på denne posten. Reisekostnader: Flere styremedlemmer bor langt fra byen, derfor er det noe økning på denne posten. Side 3 av 8
Spørsmål og kommentarer: JOTA/JOTI: Hvorfor er dette med i terminlista når det ikke er satt av midler i budsjettet? Det har variert om dette har blitt arrangert som kretsarrangement eller lokalt i gruppene. Dersom det skal være kretsarrangement i 2012, bør det settes av midler til det. Offentlig tilskudd: Kretsen fikk 66 000 fra fylket i 2011, med det er budsjettert med 50 000. Det budsjetterte beløpet bør økes til 60 000. For å få ut 90 000 fra Sparebankstiftelsen, forutsettes det at kretsen stiller med 10 000 i egenkapital. En mulighet er å øke det budsjetterte tilskuddet fra fylket. Skriftlig forslag til endring av budsjettet for 2012: Det foreslås å øke budsjettert tilskudd fra Sør-Trøndelag fylkeskommune med 10 000, og legge disse inn som planlagt utgift for arbeidet på Helkanseter for å frigi 90 000 i tilskudd fra Sparebankstiftelsen. Forslaget ble enstemmig vedtatt ved håndsopprekning. Budsjettet for 2012 med endring ble enstemmig vedtatt. Vedtatt budsjett er vedlagt i vedlegg 3. 6. Terminliste for 2012 Kretsstyremedlem Ingrid G. Hårstad presenterte kretsstyrets forslag til terminliste for 2012. 20.-22. april: Trønderspeidere i friluft. Region SØR har ansvar for gjennomføring sammen med Nord-Trøndelag krets. Dugnad på kretseiendommer: Her mangler dato, men dette blir bestemt senere. 18.-19. august: Blåtur for rovere og ledere. Kretsstyret utfordrer en annen region enn Fosen til å være arrangør. 21.-23. september: Fellestur for Trondheimsgruppene. Dette kolliderer med Knutepunkt, og det blir jobbet med å finne nytt tidspunkt for fellesturen. 20.-21. oktober: JOTA/JOTI. Hvordan skal dette gjennomføres? Krets- eller gruppearrangemennt? Dette blir bestemt senere. 25. oktober: Kretsting. Her er det behov for teknisk arrangør. Fredslysfordeling og roverjulebord mangler dato. Spørsmål og kommentarer: Håvard Otto oppfordret ledere til å melde seg på Trekløver Gilwell i juli/august. Amund Gjendem informerte om Vandreleir i juni, arrangert av Romsdal og Nordmøre krets. Skriftlig forslag til endring av terminlista for 2012: GibGob ønsker at følgende arrangement inkluderes i terminlista: 3.-5. februar: Pefftur på Duddelibu 2.-4. mars: Vinter-5-kamp på Duddelibu Forslaget ble enstemmig vedtatt ved håndsopprekning. Side 4 av 8
Godkjenning av terminliste utsettes til etter lunsj. Kretsleder oppfordret til diskusjon rundt sak 7 (valg) i pausen. Lunsjpause. Endring i antall observatører: fra 6 til 8 kl 1300. 6. Terminliste for 2012 - fortsettelse Arrangement som mangler i terminlista: Knutpunkt (lokalt) i Sør- og Nord-Trøndelag, 8.-10. juni på Øyangen i Agdenes. Det kom forslag om å flytte kretstinget til lørdag 27. oktober, med Region Fosen som arrangør. Forslaget ble enstemmig vedtatt ved håndsopprekning. Terminlista for 2012 med endringer ble enstemmig vedtatt, med forbehold om endringer i datoer for følgende arrangement: Fellestur for Trondheimsgruppene og lokalt Knutepunkt i juni. Vedtatt terminliste er vedlagt i vedlegg 4. 7. Valg Valg av to delegater til speiderforum 2012 (skriftlig valg) Antall stemmeberettigede speidere (under 16 år): 14 delegater. Kandidatene fikk anledning til å presentere seg selv. Følgende personer stiller til valg: Martin Johansen (Klæbu) Liv Marit Hårstad (Åfjord) Siri Ålberg (Klæbu) Eirik Bolstad (Vikhamar) Marius Nakstad (Vikhamar) Arnas Rakauskas (Vikhamar) Valgte representanter: Vararepresentanter: Martin Johansen: 8 stemmer Liv Marit Hårstad: 8 stemmer Siri Ålberg: 7 stemmer Eirik Bolstad: 5 stemmer Valg av to delegater til roverforum 2012 (skriftlig valg) Antall stemmeberettigede (fra 16 til 25 år): 17 delegater. Kandidatene fikk anledning til å presentere seg selv. Følgende personer stiller til valg: Ingeborg Fegth (Charlottenlund) Elisabeth Sveen (Stjørdal) Lars Brissach (Vikhamar) Marius Nakstad (Vikhamar) Side 5 av 8
Valgte representanter: Vararepresentanter: Ingeborg Fegth: 15 stemmer Lars Brissach: 10 stemmer Marius Nakstad: 7 stemmer Elisabeth Sveen: 2 stemmer Pauseforedrag før valg til kretsstyret Håvard Otto orienterte om NSFs strategiske plan for 2006-2016. Lederkvalitet Samfunnsansvar Vekst Valg av representanter til kretsstyret På årsmøtet 12.02.2011 ble det vedtatt følgende regioninndeling i kretsen: Region Øst: Stjørdal, 1. Værnes, Vikhamar Region Fosen: Agdenes, Rissa, Vanvikan, Åfjord Region Sør: Klæbu, Melhus, Oppdal 2 Region Trondheim: 10. Trondheim, Trondheim 8, Kattem, GibGob, 11. Trondheim MS, Trondheim FSK, Charlottenlund Nyoppstartede Hemne speidergruppe kommer inn i enten Region Sør eller Region Fosen. Følgende stiller til valg: Region Øst: Erling Husby, kretsleder (til sommeren) Region Trondheim: Priska H. Hiller, visekretsleder (1 år) Region Fosen: Frode Sollie, styremedlem (1 år) Region Øst: Anders Sveen, styremedlem (1 år) Årsmøtet godkjente representantene ved akklamasjon. Valg av tre delegater til speidertinget 2012 (skriftlig valg) Kandidatene fikk anledning til å presentere seg selv. Kretsleder er automatisk representant, så kretsen kan sende til samme fire delegater til speidertinget. Følgende personer stiller til valg: Priska Hiller (GibGob) Andreas Øvstebø (Charlottenlund) Tore Havsø Sæstad (GibGob) Ingrid G. Hårstad (Åfjord) Valgte representanter: Andreas Øvstebø: 30 stemmer Ingrid G. Hårstad: 28 stemmer Priska Hiller: 27 stemmer Tore Havsø Sæstad (GibGob) fikk 25 stemmer, og blir personlig vara for Priska Hiller (GibGob). Kretsstyret får ansvar for å finne ytterligere to vararepresentanter. Side 6 av 8
Valgkomité (akklamasjon) Leder for 1 år: Medlem for 1 år: Medlem for 1 år: Revisorer (akklamasjon) Revisorer for 1 år: Bente Seljestokken (Charlottenlund) Gudrun Sigfusdottir (GibGob) Ingrid G. Hårstad (Åfjord) Bjørg Burkeland (11. Trondheim MS) Säde Rotås (Stjørdal) Regnskapsfører (akklamasjon) Regnskapsfører for 1 år: Lasse Lønseth (Vikhamar) 8. Orienteringssaker 8.1 Tilskuddsordninger i Trondheim kommune Trondheim kommune har gjort en del endringer i tilskuddsordningen for barne- og ungdomsorganisasjoner. Tidligere har kretsen søkt på to separate ordninger: Driftstilskudd til barne- og ungdomsorganisasjoner Utstyr, anlegg og ledertrening Nå er disse slått sammen til en prosjektbasert ordning med løpende søknadsfrist. I denne ordningen kan man søke om tilskudd til konkrete tiltak innenfor både aktiviteter og utstyr/anlegg. Tidligere har kretsen søkt om driftstilskudd på vegne av Trondheimsgruppene. Endringene i søknadsprosessen gjør det mer hensiktsmessig at gruppene heretter søker på egen hånd til egne tiltak, uten å gå via kretsen. Det har kommet et midlertidig søknadsskjema på Trondheim kommune sin nettside (punkt 7: Tilskudd til aktiviteter for barn og unge), http://www.trondheim.kommune.no/tilskudd/ 8.2 Region K I Region K sin årsmelding for 2011 står det litt om kursaktivitet som foregikk i 2011 og planlagt kursaktivitet for 2012. Det er planlagt to Knutepunkt i 2012, ett regionalt og ett lokalt (se terminliste for 2012, vedlegg 4). 8.3 Årsrapportering fra grupper til krets Det har blitt sendt ut et årsrapporteringsskjema til alle gruppene i kretsen. Dette skal returneres til kretsen innen 20. februar. Det er viktig at gruppene skriver kontaktinformasjon til ledere i gruppa, slik at kretsstyret får oppdatert sin e-postliste. Side 7 av 8
9. Tildeling av 10-års tjenestetegn, hederstegn og burgunder roverklaffer På rover- og ledersamlinga 17. november 2011 ble det delt ut æreskniver til følgende personer, alle fra Kattem speidergruppe: Morten Heggvoll, Cato Melby og Bjørn E. Haugan. 10. Åpen post Behov for overdommer til TSF Arne Skarsem (Melhus) var overdommer i kretskonkurransen i fjor. I år er han med i staben for TSF 2012, så det trengst ny overdommer fra Sør-Trøndelag krets. Forslag kan meldes direkte til stab eller til kretskontoret. Vinter-5-kamp GibGob vil invitere alle rovere i kretsen til Vinter-5-kamp på Duddelibu, 2.-4. mars. Mer informasjon kommer på e-post. Roverleir Det er behov for flere vakter til roverleiren i sommer. 11. Avslutning Sluttord ved kretsleder Erling Husby. Takk for innsatsen til møteleder og medreferent. De vil få hver sin oppmerksomhet i posten. Takk til Vikhamar speidergruppe som var teknisk arrangør. Avslutning med sammenrulling av flagg og speiderbønnen. Guttorm Sindre Møteleder Perlaug M. Kveen Referent Kristine Perander Referent Lise Brekken Protokollunderskriver Frits Flønes Protokollunderskriver Side 8 av 8