1
Arkivtjenesten bør påta seg de funksjonelle oppgavene, herunder ha rollen som kravstiller. Oppgaver som krever IKT kompetanse vil det for mange være fornuftig å benytte ekstern hjelp fra for eksempel leverandøren med støtte fra IKT driftsleverandør. 2
3
Organisering av databaser, arkiver og inndelingen i arkivdeler ha stor innvirkning på hvordan arkivet vil fungere i ettertid. Oppsettet av arkivsystemet påvirker hvordan informasjonen kan periodiseres. Med påfølgende produksjon av uttrekk til arkivdepot. Organisering av uttrekkene får betydning for gjenfinning i arkivdepot. Databehandlingsavtaler skal normalt utarbeides i alle tilfeller der sensitivt materiale blir håndtert av tredjepart. 4
5
Bortsetting i depot, der materialet også gjøres utilgjengelig for arkivskaper, er regnet som «sletting»! Pass på at reell sletting ikke kan foretas uten at arkivverket godkjening. 6
Relasjonen mellom arkivdeler blir viktig for den automatiske overføringen av saker som fortsatt er aktive til arkivdel som er arvtager. Alle saker i den arkivdelen som skal periodiseres avsluttes ved overlappingsperiodens slutt. 7
Det viser seg at flere systemleverandører ikke har levert programvare som setter oss i stand til å gjøre uttrekkene selv. Ofte er dette begrunnet i inkonsistente data og at det må gjøres manuelle jobber i databasen før et uttrekk gjøres. Spesielt gjelder dette for systemer/arkivdeler som har blitt konvertert fra et noark format til et annet. Andre årsaker er dårlige/manglende rutiner for elektronisk arkivhåndtering bl.a. avslutting av saker og konvertering av dokumenter til gyldig arkivformat. 8
9
Hovedregel bevaring, jf arkivloven 9, ledd c Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren. Elektroniske dokumenter som man bare mottar til informasjon (kopimottager), og ikke foretar saksbehandling, kan kasseres. Finnes det funksjonalitet for å identifisere og kassere slik informasjon eller må dette i tilfelle gjøres manuelt i ettertid? Dersom det finnes funksjonalitet i uttrekksrutinen, kan dokumenter i slike saker utelukkes på dette tidspunktet. Det kan også være en løsning å registrere slike dokumenter knyttet til en egen arkivdel for senere kassasjon. Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Noark baserte løsninger http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/5522/56854/version/2/file/r undskriv+om+generell+bevaring+og+kassasjon+i+noarkbaserte+l%c3%b8sninger+av+25.6.2010.pdf Noark 1 3 Elektroniske journalen bevares uten nærmere vurdering. For tilhørende papirarkiv skal det være gjennomført arkivbegrensning, kassasjon og ordning i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften 5 4 før avlevering kan skje Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv 10
For system uten elektronisk arkiv (dvs. er uten elektroniske dokumenter), skal den elektroniske journalen bevares uten nærmere vurdering. For tilhørende papirarkiv skal det være gjennomført arkivbegrensning, kassasjon og ordning i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften 5 4 før avlevering kan skje. Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv System har elektronisk arkiv (dvs. har elektroniske dokumenter), skal arkivperioder og arkivdeler som er aktive, avsluttet eller i overlappingsperiode ved utgangen av 2011, bevares. Unntatt her er konkrete arkivdeler som kun inneholder kassabelt materiale, arkivdeler mottatt som kopier fra andre arkivskapere og arkivdeler som av andre årsaker er opprettet med kassasjon som formål. Disse kan kasseres etter at Riksarkivaren har gitt tillatelse til kassasjon. Tilsvarende unntak fra bevaringsbestemmelsen kan gjøres gjeldende for konkrete arkivkoder eller sakstyper så fremt dette ikke fører til inkonsistens i datastrukturen. Riksarkivaren gjør oppmerksom på følgende forhold: Kassasjon av arkivdeler mottatt som kopier fra andre arkivskapere, forutsetter at arkivdelen bevares andre steder. Kassasjoner skal foretas i produksjonssystemet, før datauttrekket eksporteres fra vedkommende system. Det skal ikke gjennomføres kassasjoner i selve datauttrekket. For Noark baserte løsninger skal bevarings og kassasjonsbestemmelser være på plass ved oppstart av arkivperioder fra og med 1. januar 2012. Organet er selv ansvarlig for å utarbeide bevarings og kassasjonsbestemmelser for egne fagsaker, og Riksarkivaren skal godkjenne bestemmelsene før de kan tas i bruk. I tillegg bør organet planlegge strukturen i Noark systemet slik at kassasjon er praktisk gjennomførbart, for eksempel ved å etablere egne arkivdeler for saksområder som er kassable der dette er hensiktsmessig. Fra elektroniske journal og arkivsystem skal en arkivversjon deponeres når en arkivperiode/overlappingsperiode er avsluttet. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca 25 30 år gammelt. 10
Rydd opp i administrativ struktur: Sluttdato på saksbehandlere Sluttdato på nedlagte org ledd Rydd opp avsender/mottagerregister: Duplikater slettes når journalen er ryddet opp. Bruk av bare forkortelser, samt skrivefeil korrigeres både i registeret og journalen. 11
Presedens: Er disse aktuelle og skal være med i ny arkivdel? Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering: Hente inn utlånt fysisk arkivmateriale. Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok Sikkerhetsgradert materiale som ikke er avgradert, fysisk arkivmateriale i form av kontrakter, foto, kart m v som er umulig/uhensiktsmessig å digitalisere. Slikt materiale skal fortrinnsvis være registrert i egen arkivdel. Avlevering av sikkerhetsgradert informasjon foretas normalt ikke før materiale kan avgraderes (> 30 år). Etterskanning: Etterskanning foretas etter nøye vurdering. Eksempelvis kan det være aktuelt for avgraderte dokumenter som kan skannes og tilknyttes som elektronisk dokument. Papirversjonen skal i h t regelverket avleveres. Andre eksempler kan være bilder, tegninger m v som arkivskaper ikke selv har kompetanse/utstyr eller kapasitet til å gjennomføre. Når man har papirbasert arkiv, opererer man ofte med elektroniske dokumenter som arbeidskopier. Dersom man ønsker å omgjøre elektroniske arbeidskopier til gyldige arkivdokumenter, må man søke Riksarkivaren, eventuelt kommunal instans om tillatelse. Det forutsettes det at man tar vare på papirversjonen og avleverer den med den avsluttede perioden. Det samme gjelder hvis man etterskanner journalførte dokumenter for å bringe en sak 12
over i ny periode i helelektronisk versjon. Avslutte saker: Avskrive dokumenter følge opp saksbehandler. Vurder om skript fra leverandøren for masseavslutning av saker skal (anskaffes) benyttes. Sjekk skript ikke genererer nye restanser som må håndteres manuelt i ettertid. 12
Regelverket (generelle lover og særlover) stiller en rekke krav til elektroniske arkiver. Loververket er utformet på en måte som først og fremst er teknologinøytralt. Krav kan være utdypet i sentrale forskrifter, standarder m v Funksjonelle krav som at NOARK kjerne skal bestå av x antall moduler som hver skal tilfredsstille gitte krav Tekniske krav som format på elektroniske dokumenter Regelverket sier ikke noe om hvordan kravene skal tolkes og Format på uttrekket Godkjente formater på elektronisk lagret informasjon Regelverket forteller gjerne «hva», men ikke «hvordan» krav skal oppfylles: Det må antas at leverandørene prioriterer å levere en minimumsløsning, hvor fokus er å tilfredsstille de obligatoriske kravene. Dokumentasjon kan være til liten hjelp ved at den forteller hvordan du skal «trykke» i et skjermbilde, men mangler prosess og arbeidsbeskrivelser. Funksjonalitet for å håndtere komplekse problemstillinger blir i for liten grad implementert. Tilbys eventuelt som tilpasning, betalt av kunde. I mange tilfelle har leverandøren lagt opp til at kunden må kjøpe tjenester for å analysere og løse oppdrag av en viss kompleksitet. Kundeoppdrag er typisk utvikling og idriftsetting av integrasjoner og gjennomføring periodisering og med påfølgende uttrekk til arkivdepot. Det er derfor viktig å stille funksjonelle krav i f m anbudsinnbydelse. Dette gjelder ved anskaffelse, så vel som oppgradering. Denne presentasjonen vil adressere flere problemområder knyttet til elektroniske 13
arkiver generelt, og vil kunne danne grunnlag for å utarbeide spesifikke krav til løsninger. Bevaringsverdige data som blir registrert i utvidelser av systemet (egendefinerte metadata) må dokumenteres løpende, og det må sikres at dette er med i uttrekk fra systemet 13
Forholdet mellom filstørrelse og kvalitet er mest relevant i forhold til egen innskanning av dokumenter. Utstyr, type programvare og konfigurering av denne er svært relevant her. 14
De to første punktene er teknisk utfordrende, og krever gjerne dyptgående kompetanse både om arkivsystemet, filtyper og testverktøy. Dette vil derfor normalt være jobber man velger å sette bort. Visuell kontroll (stikkprøvekontroll) for å avsløre eventuell endring av innhold i dokumenter, bør være en manuell prosess som organisasjonen selv må ta seg av. Denne utfordringen er gjeldende både ved innskanning og ved konvertering av dokumenter egenproduserte og mottatte dokumenter fra eksterne. 15
16
Journalposter med status = "U" med el.dok Gir feil på uttrekk. El dok blir i noen tilfeller med i uttrekket, men har mangler referanse til journalpost fordi denne ikke er med i uttrekket. Journalposter flyttet til annen sak Kan medføre referansefeil ved feil i programvaren. Benytt fortrinnsvis kopier journalpost til ny sak. Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern og sikker sone? Hvordan håndterer uttrekksrutinen dette? Kjøres rutinen fra sikker sone med tilgang til dokumenter i internsone, eller lar dette seg ikke gjøre? Tilgangsstyring i historisk base, evt bortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet Kan tilgangsgrupper oppdateres? Kan enkeltpersoner gis tilgang Noark system integrert med fagsystem Påvirker stenging av arkivdeler fagsystemene? Må det gjøres endringer i oppsett av integrasjoner? NOARK systemene sjekker ikke variant av PDF Generelt har vi sett at flere NOARK systemer godtar alle varianter av PDF som arkivformat. De mangler test i forhold til om de er godkjente PDF/A varianter. 17
Vil dermed kreve ny konvertering av alle PDF filer... (evt. test av alle og konvertering av den mengden som er feil format) Endringer som foretas på el.dok etter journalføring: Noen konvertere er satt opp til å konvertere fortløpende på journalføringstidspunktet. Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra konverteringsrutinen? Foretas det endringer på elektroniske dokumenter i ettertid, i så fall hvordan fanges dette opp? Eks bytte av filtype på tilknyttede filer (ved feil) Dokument som er journalført, men ikke sendt mottager settes tilbake til saksbehandler for korrigering. Blir arkivversjonen av dokumentet slettet samtidig? Skanning og tilknytning av nye dokumenter Lagre passordbeskyttede eller krypterte filer uten passord eller kryptering Saksbehandler registrerer og journalfører innkommet dokument uten el.dok. Saksbehandler kan da besvare dokumentet og oversende el.dok til postmottak for tilknytning, eks e post med vedlegg, chat m v. Blir disse konvertert? Mulige kontroller: Er tidspunkt for konvertering > dato lagret Er tidspunkt for konvertering > tidspunkt for journalføring 17
Dokumentasjon av uttrekket: Foretas normalt av systemleverandøren for Noark 4. I teorien skal Noark 5 kunne kjøres av arkivskaper. All testing av grunnlaget vil kreve kompetanse, verktøy og funksjonalitet vi stiller oss tvilende til om er på plass, da Noark 5 systemer i stor grad er bygget på kjernen av Noark 4. Dokumentasjon i h t regelverket inneholder opplysninger som: Tidspunkt for periodisering Type/prinsipp for periodisering Bestandsoversikt inkludert bortsettingsarkiv Deponering/avlevering av periodisert materiale Periodiseringsplan Erfaringer fra periodiseringsarbeidet, problemer og løsninger m v Dokumentasjon av selve uttrekket Kapittel VIII i arkivforskiften Forskift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver gir bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres til overføres som depositum til Arkivverket. Kommunaltog fylkeskommunal sektor skal tilstrebe å følge det samme regelverket som arkivvverket. Krav til dokumenmtasjon av Noark 4 avleveringer er omtalt i 8 24: "Arkivuttrekk fra Noark systemer er unntatt fra kravene i 8 26 om en medfølgende struktur og innholdsbeskrivelse og kravene i 8 28 om dokumentasjon av det opprinnelige systemet. Med Noark uttrekk skal det bare følge dokumentasjon om arkivskaperen som fastsatt i 8 29 bokstav c, og dokumentasjon om selve deponeringen som fastsatt i 8 30. For uttrekk basert på Noark 4 skal det i tillegg følge spesifikk dokumentasjon fra 18
leverandøren som beskriver hvilke deler av Noark 4 som er inkludert i brukerens systemversjon." Oversend uttrekket: Uttrekk og dokumentasjon oversendes arkivdepot for test og godkjenning NB! Dersom systemet har blitt konvertert i arkivperioden, må det dokumenteres hvilke versjoner av NOARK som har blitt benyttet i produksjon av arkivdelen. Dette ble spesifisert av arkivverket i forbindelse med overgangen til NOARK 5 og systemleverandørenes forespørsel om å kunne gjøre uttrekkene i NOARK5 istedenfor 4. 18
19
Med generell metode mener vi at all informasjon i fagsystemet eksporteres som tekst i tabellform sammen med evt. elektroniske dokumenter. Datastrukturer og rapporter fra systemet skal dokumenteres. Det er normalt en omfattende jobb å dokumentere systemet etter denne metoden, og vil best kunne gjøres i tett samarbeid med systemleverandøren. 20
Her må vi skjele til bevaringsreglene. Uttrekk er kostbart og tidkrevende. I mange tilfeller vil det koste minst like mye som å overføre data til sak /arkivsystemet. Ved overgang til nytt system vil alternativet være å gjøre omfattende testing for å forsikre seg om at data har blitt overført til det nye systemet uten feil. 21
Alle datastrukturer i det opprinnelige datasystemet skal eksporteres og beskrives i et uttrekk. Ofte vil datastrukturene alene ikke være nok for å få effektiv gjenfinning og bruk, men det kreves en ytterligere beskrivelse av hvordan datastrukturene henger sammen og hva som har blitt brukt av data i strukturen. Systemleverandør vet hvordan systemet var ment brukt og hvilke standardstrukturer som er lagt inn. Arkivskaper kan i mange tilfeller ha utnyttet systemet ut over systemleverandørens intensjoner slik at det må være en dialog for å komme frem til den endelige beskrivelsen av uttrekket. Tilgjengelighet kan begrenses av åndsverkloven, mengde, kompleksitet og systemleverandørs tilgjengelighet/vilje til å gi utvidet informasjon om systemet. Hvilke krav ble stilt ved anskaffelse av systemet? 22
23
Innmelding av fagsystemer skal først gjøres til Arkivverket og godkjennes før det tas i bruk. Deretter bør arkivdepot bli informert. Husk også at enkelte systemer har melde /konsesjonsplikt til Datatilsynet. 24
Organisering Hvilke arkivskapere er det i kommunen, og hvilke arkiver? Ansvar Ansvarsfordeling i forhold til arkiv fra rådmannen og ned til grasrota. Hvilken myndighet har de enkelte? Spesielt viktig er det å klargjøre arkivleders myndighet jf. Arkivforskriftens 2 1 Rutiner Daglige og periodiske rutiner for arkivhåndtering; posthåndtering, skanning, saksbehandlingsrutiner, restansekontroller, periodisering, kassasjon etc. Spesialrutiner / avvikshåndtering; flytting og sletting av opplysninger Arkivserier Alle aktive (og avsluttede) arkivserier både fysiske og elektroniske. Husk elektroniske journaler og registre! Elektroniske systemer Hvor finnes arkivseriene? Teknisk informasjon om programvare og kontaktopplysninger til leverandør, systemeier og systemansvarlig. Hvilke former for datautveksling finnes? Rapportering til regionale og nasjonale registre? Dokumentasjon av overføring? 25