BESKRIVELSE AV SERTIFISERINGSORDNINGEN LIVSGLEDESYKEHJEM Oppdatert vår 2015
Forord Denne beskrivelsen av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem gir et helhetlig bilde av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem, som eies og driftes av Stiftelsen Livsglede For Eldre (LFE). Ytterligere informasjon om ordningen finnes i Kokebok for livsgledekonsulenter, i Veileder - Livsgledesykehjem og i samarbeidsavtaler som inngås mellom partene i ordningen. For kommuner som ikke er involvert i ordningen, er denne beskrivelsen en viktig introduksjon for å ta stilling til om sertifiseringsordningen kan være aktuell for deres kommune. I takt med nasjonal utbredelse av sertifiseringsordningen vil beskrivelsen i dette dokumentet utbedres i forhold til nye erfaringer og eventuelle endringer i prosedyrer. LFE forplikter seg til å ha siste oppdaterte versjon tilgjengelig på livsgledeforeldre.no. Sigrid Seppola Leder for tjenesteutvikling, Stiftelsen Livsglede for Eldre Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem ii
Innledning Ideen om å skape et Livsgledesykehjem oppsto som en avlegger av arbeidet til lokalforeningen til Livsglede for Eldre (LFE) i Trondheim. De frivillige sykepleiestudentene i foreningen erfarte at det sjelden var tid til å prioritere beboernes sosiale og kulturelle behov i en travel arbeidsdag på sykehjemmet. Som følge startet LFE sentralt et pilotprosjekt, hvor målsetningen var å utarbeide et system som satte hovedfokus på livsglede i sykehjemmenes hverdag. En konkret innfallsvinkel var å utarbeide gode rutiner for å ta med seg beboere ved sykehjemmet ut på tur. Pilotprosjektet resulterte i utviklingen av ni livsgledekriterier, som i dag danner kjernen i sertifiseringsordningen, og legger grunnlaget for sertifisering av Livsgledesykehjem. Sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem er et systemverktøy; et tilbud til virksomheter som ønsker å bli bedre på helhetlig omsorg. LFE har som mål at sertifiseringsordningen skal reflektere gjeldende kvalitetskrav. De ni livsgledekriteriene som ligger til grunn for ordningen setter fokus på hvordan virksomheten skal ivareta den enkelte beboers sosiale, kulturelle og åndelige behov. Stortingsmelding 25, Verdighetsgarantien og Folkehelseloven understreker viktigheten av å ta hensyn til hele mennesket i framtidens eldreomsorg, og sosiale, kulturelle og åndelige behov (sekundærbehov) skal sidestilles med primærbehov. I Stortingsmelding 29 (2012-2013) Morgendagens omsorg beskrives sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem videre som et av fem hovedelementer i Stortingets nasjonale strategi for frivillig arbeid på helse- og omsorgsfeltet. I Stortingsmelding 19 (2014-2015) Folkehelsemeldingen er dessuten Livsgledesykehjem beskrevet som et virkemiddel "for å styrke den aktive omsorgen og sette sosiale og kulturelle behov i sentrum". Utrulling av sertifiseringsordningen nasjonalt skal for øvrig sees i sammenheng med LFEs frivillige arbeid. Se mer informasjon på www.livsgledeforeldre.no. I denne beskrivelsen henviser vi ofte til kommunen. For private helseforetak og sykehjem gjelder de samme prinsippene som for en kommune, og her vil den øverste ledelsen i helseforetaket ha samme rolle som kommuneledelsen. Kostnaden er også den samme. Ta kontakt med LFE for mer informasjon.
INNHOLD 1. LIVSGLEDESYKEHJEM 1 1.1 Premisser for deltakelse i sertifiseringsordningen 1 1.2 Motivasjon og forespørsel om deltakelse i sertifiseringsordningen 2 1.3 Ansettelse av livsgledekonsulent i kommunen 2 1.4 Materiell og veiledning 2 2. ORGANISERING AV SERTIFISERINGSORDNINGEN 3 2.1 Kontaktperson på ledernivå i kommunen 3 2.2 Livsgledekonsulenten 3 2.3 Leder for virksomhet 4 2.4 Livsgledegruppa 4 2.5 Livsgledeansvarlig 4 3. ARBEIDET MED LIVSGLEDEKRITERIENE PÅ VIRKSOMHETEN 4 3.1 De ni livsgledekriteriene 5 3.2 Begrepsavklaring 5 3.3 Korttidsavdeling 5 3.4 Hva arbeidet med kriteriene innebærer for nye virksomheter 5 3.5 Samarbeid med skole og barnehage 6 4. SERTIFISERING 6 4.1 Vurdering av kriteriene 6 4.2 Klargjøring for sertifisering på overtid 7 4.3 Overrekkelse av sertifikat 7 4.4 Resertifisering 8 4.5 Inndragning av sertifikat og karantene 8 5. FINANSIERING 8 6. ÅRSHJUL 9
1. LIVSGLEDESYKEHJEM Livsgledesykehjem er en sertifiseringsordning til bruk på virksomhetsnivå. Et sykehjem sertifiseres som Livsgledesykehjem på grunnlag av en vurdering fra Stiftelsen Livsglede for Eldre (LFE). LFE er eier av sertifiseringsordningen og logoen til Livsglede for Eldre. Sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem er i prinsippet åpent for alle sykehjem, både private og offentlige. Som en hovedregel sertifiseres kun hele virksomheter. I særlige tilfeller, og etter forhåndsavtale med LFE, kan virksomheter deles opp i flere sertifiseringsområder. På større virksomheter med selvstendige enheter utstedes ett sertifikat pr. enhet. I tilfeller der en virksomhet har mindre enheter i flere kommuner, skal det som et minimum være en sertifisering per kommune. Igangsetting av sertifiseringsprosessen på det enkelte sykehjem krever at virksomheten innfrir alle lovpålagte kvalitetskrav, og har en fungerende primærkontaktordning. Dersom dette mangler, må sykehjemmet gjennomgå og utbedre sine rutiner og systemer før livsgledearbeidet offisielt kan begynne. Å rydde i eget hus er derfor noe virksomhetene kan begynne med allerede mens de venter på å få bli med i sertifiseringsordningen. (Vi refererer her til Helsedirektoratets veileder Hvordan holde orden i eget hus Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.) Grunnlaget for arbeidet med sertifiseringsordningen er en individuell kartlegging av den enkelte sykehjemsbeboer, med fokus på livshistorien deres. Virksomheten skal deretter jobbe med ni livsgledekriterier (figur 2) som fokuserer på sosiale, kulturelle og åndelige individuelle behov. Hensikten med livsgledekriteriene er at disse skal gi et meningsfullt innhold i hverdagen til den enkelte beboer. Livsgledekriteriene er utgangspunktet for meningsfulle aktiviteter som også gir frivillige, pårørende og andre konkrete muligheter til å bidra til gode opplevelser for de eldre i hverdagen. 1.1 Premisser for deltakelse i sertifiseringsordningen Erfaringer fra pilotprosjektet Livsgledesykehjem ligger til grunn for LFEs krav til sykehjem som ønsker å delta i sertifiseringsordningen, og visse premisser må være på plass for å sikre fremdrift og kontinuitet når nye samarbeid går i gang. Først når LFE har kartlagt disse, blir det avgjort om det er hensiktsmessig å opprette et mer forpliktende samarbeid med den enkelte kommune/virksomhet. 1) Ledelsens forpliktelser Hvis sertifiseringsprosessen skal lykkes, må systemet være forankret på alle nivå i kommunen/virksomheten. Det er spesielt viktig at ledere i hele organisasjonen er involverte og motiverte i arbeidet, slik at det i sin helhet lettere kan sees i sammenheng med øvrig kvalitetsarbeid i kommunen. Det samme gjelder for private sykehjem som ønsker å delta i ordningen. Her vil den øverste ledelsen/styret ha samme funksjon som kommuneledelsen. Det er viktig å huske at livsgledesertifiseringen ikke kun er et enkeltstående prosjekt, men at arbeidet vil kreve oppfølging over flere år. På virksomhetsnivå skal livsgledearbeidet foregå i hele organisasjonen, det vil si med fokus på de små øyeblikkene som beriker både de ansattes og brukers/beboers hverdag. Det er derfor viktig at leder for virksomheten er involvert og engasjert. Virksomhetslederen skal muliggjøre nødvendige endringer av interne prosedyrer og rutiner i det daglige arbeidet. Innledningsvis må leder også reflektere over hvor virksomheten står akkurat nå; om den tåler å gå i gang med noe nytt, og om de ansatte er motiverte. Kommunens deltakelse i sertifiseringsordningen innebærer økonomiske forpliktelser. Hvis kommunen skal delta i ordningen, krever LFE (i tillegg til oppstartsum og årsavgift, se kapittel 5,) at den ansetter en egen livsgledekonsulent. Denne skal veilede virksomheten(e) som er involvert i sertifiseringsprosessen i kommunen, og fungerer som mellomledd mellom virksomheten(e) og LFE. Også private foretak/sykehjem må lønne en egen livsgledekonsulent. Les mer om livsgledekonsulenten under punkt 1.3 og 2.2. Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 1
2) Gjennomgang av interne arbeidsforhold Erfaringer fra sykehjemmene vi samarbeider med viser at det er vanskelig å skape livsglede for beboerne så lenge de ansatte ikke trives på jobb. For å lykkes i sertifiseringsarbeidet er det derfor helt sentralt at kommunikasjonen mellom ansatte og ledelse er god. I sertifiseringsordningen krever vi at interne arbeidsforhold ved virksomheten gjennomgås allerede før oppstart av sertifiseringsprosessen. På LFEs nettsider (livsgledeforeldre.no/sykehjem) finner dere heftet Kan vi starte?, som beskriver hva sykehjemmet kan begynne å jobbe med, og hva som må være på plass, før det blir med i sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem. 3) Kartlegging av samtlige beboeres interesser, hobbyer osv. For å skape livsglede for den enkelte, er det en forutsetning at vi vet noe om interesser og hobbyer. Det er ikke nok å vite at en person liker musikk og dyr, vi må vite hva slags musikk og dyr personen liker. En individuell kartlegging og hensynet til enkeltindividets preferanser legges til grunn, slik at den enkelte beboer skal få delta på meningsfulle aktivitetstilbud. 1.2 Motivasjon og forespørsel om deltakelse i sertifiseringsordningen Kommuneadministrasjonen, i samråd med sykehjemmet/ene, henvender seg til LFE hvis kommunen vil gå i gang med en livsgledesertifisering. Ved private sykehjem har den øverste ledelsen samme funksjon som kommuneledelsen. Slik sikrer man at livsgledearbeidet forankres på øverste hold, og legger til rette for at sertifiseringsarbeidet blir håndtert som et utviklingsarbeid på ledernivå. For å kunne bli med i sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem, skal virksomheten være godkjent i forhold til lovpålagte kvalitets- og bemanningskrav. Som et innledende trinn i sertifiseringsarbeidet gjennomføres prosessen rydde i huset, der virksomheten får råd og tips om eventuelle endringer og justeringer som må gjøres for at sertifiseringsprosessen skal lykkes. Det finnes ikke et eget søknadsskjema for å søke om deltagelse i ordningen. Etter dialog mellom LFE og kommunen/sykehjemmet vil LFE avgjøre om kommunen er klar for å inngå en samarbeidsavtale. Hvis virksomheten egner seg til å sertifiseres, og økonomiske midler er bevilget, skriver kommunen en samarbeidsavtale med Stiftelsen Livsglede for Eldre. Videre signerer leder for sykehjemmet en egen avtale med LFE. Denne beskriver LFEs forpliktelser, samt leders ansvar og rolle i sertifiseringsprosessen. 1.3 Ansettelse av livsgledekonsulent i kommunen Når kommunen og den enkelte virksomhet har skrevet under samarbeidsavtale med LFE, skal kommuneadministrasjonen, i dialog med LFE, ansette en livsgledekonsulent. Livsgledekonsulenten læres opp av LFE. Hun skal fungere som LFE sin forlengede arm mot sykehjemmene, og som prosessveileder i sertifiseringsarbeidet. Les om hvilke kvalifikasjoner livsgledekonsulenten skal ha under punkt 2.2. Det året en kommune offisielt går i gang med sertifiseringsarbeidet, skal livsgledekonsulent ansettes fra 1. januar gjeldende år. Eks: Hvis kommunen skriver avtale med LFE høsten 2015 om oppstart i 2016, skal en livsgledekonsulent være ansatt og virksom senest fra 1. januar 2016. Konsulenten skal delta på livsgledeseminar i regi av LFE ved oppstart, i utgangspunktet i januar samme år. Stillingsprosenten til livsgledekonsulenten varierer avhengig av utfordringer og behov ved virksomhetene, samt størrelsen på kommunen. I mindre kommuner med 1-3 sykehjem kan det være tilstrekkelig med en 20% stilling. LFEs sertifisører vil komme med anbefalinger om stillingsprosent. Livsgledekonsulenten skal ha møter med livsgledegruppa ved hver enkelt virksomhet hver 14. dag. Det må beregnes tid til rapportering til LFE under sertifiseringsprosessen, samt telefonkonferanser og møter. Livsgledekonsulenten bistår virksomhetene på sertifiseringsdagen og ved resertifisering. Etter førstegangssertifisering skal hun fortsatt være i funksjon og rapportere fra og delta på livsgledegruppemøter kvartalsvis, samt forberede resertifiseringer sammen med sertifiseringsorganet. Hvis kommunen ikke har en livsgledekonsulent ansatt over lengre tid under veis i sertifiseringsløpet, kan kommunen settes i karantene. 1.4 Hva inngår i oppstartsummen? Startavgiften på kr 100.000,- dekker deltakelse fram til første resertifisering (ca 2,5 år), og følgende er inkludert: plakater med livsgledekriteriene, 25 stk Veileder Livsgledesykehjem og 10 stk Årstidsgleder per sykehjem, samt en årstidstavle til å henge på veggen. (Virksomheten kan kjøpe flere av disse gjennom LFE.) plakett og sertifikat ved sertifisering obligatorisk livsgledeseminar (en hel dag) for livsgledekonsulent, enhetsleder og kontaktperson på rådmannsnivå ved oppstart. Utgifter for reise/opphold dekkes ikke av LFE. diverse materiell til livsgledekonsulenten, bl.a. arbeidsboka Kokebok for Livsgledekonsulenten Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 2
kickoff-dag i regi av LFE, samt nettverkssamlinger 2gg/år for alle ansatte ved virksomheten. (Bevertning disse dagene dekkes ikke av LFE.) kulepenner og div. effekter som utdeles ved kickoff møtevirksomhet og reiseutgifter ifm. veiledning av livsgledekonsulenten, nettverkssamlinger for sykehjemmene m.m. 2. ORGANISERING AV SERTIFISERINGSORDNINGEN LFE er avhengig av at arbeidet med livsgledesertifisering forankres i den enkelte kommune, og i virksomheten der sertifisering skal foregå. Forankring på flere nivå er LFEs strategi for administrativ håndtering av sertifiseringsordningen. På hvert nivå etableres en kontaktperson som utgjør LFEs forlengede arm. Figur 1: Organisering av sertifiseringsordningen 2.1 Kontaktperson på ledernivå i kommunen Kommunen skal utse en person med livsgledeansvar på ledernivå, som skal ha like god kjennskap til arbeidet med sertifiseringsordningen som livsgledekonsulenten. Ved private sykehjem må tilsvarende rolle fylles av noen på ledernivå. Vedkommende bør involvere livsgledekonsulenten i evt. annet utviklingsarbeid i kommunen, og løpende vurdere hvordan dette kan samkjøres med sertifiseringsarbeidet ved virksomhetene. Livsgledekonsulenten skal kunne gå til denne personen for å få informasjon om aktuelle tiltak og politiske saker i kommunen. Hvis livsgledekonsulenten blir sykemeldt, er det denne kontaktpersonen som midlertidig tar over dens ansvarsoppgaver, og som sørger for at det tiltrer en vikar med tilnærmet lik kompetanse. Dette skal skje innen 14 dager. 2.2 Livsgledekonsulenten Alle kommuner/private helseforetak som er med i sertifiseringsordningen skal ansette en livsgledekonsulent, som er virksom og følger sykehjemmet/ene gjennom hele forløpet (se også punkt 1.3). Livsgledekonsulenten har rollen som ekstern tilrettelegger, og skal ut fra sin posisjon ha mulighet til å påvirke og dra nytte av de andre aktørene synliggjort i figur 1. Livsgledekonsulenten bør ha inngående kjennskap til sammenhengen mellom kvalitetsforskriften og livsgledekriteriene, samt aktuelle styringsdokument og føringer for eldreomsorgen på nasjonalt nivå. Livsgledekonsulenten skal ha relevant helsefaglig utdanning tilsvarende en bachelorgrad (sykepleier, Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 3
ergoterapeut eller vernepleier), slik at hun har god kunnskap om sammenhengen mellom livsgledekriteriene og kvalitetsforskriften. Denne kompetansen er avgjørende (og en ufravikelig forutsetning) for at livsgledekonsulenten skal være trygg i rollen som veileder av ansatte, og for at hun skal ha en god nok faglig plattform til å begrunne hvorfor man bør gjennomføre endringer i rutiner og lignende for å bli sertifisert som Livsgledesykehjem. Livsgledekonsulenten kan med fordel selv ha arbeidserfaring fra sykehjem/kommunehelsetjenesten, ettersom forståelse av de ansattes arbeidshverdag er viktig. Flere kommuner kan dele på en livsgledekonsulent, men hun kan ikke være ansatt ved noen av virksomhetene hun skal veilede i sertifiseringsprosessen. 2.3 Leder for virksomhet Sertifiseringsarbeidet skal være forankret hos leder for virksomheten, og lederen er helt sentral i dette arbeidet. Leder kan med fordel ha livsglede som eget punkt i sin egen lederavtale, men signerer uavhengig av det en egen avtale med sertifiseringsorganet. Denne følger en eventuell ny leder ved virksomheten. Leder bør fokusere på følgende i prosessen: - - - legge til rette for at ansatte skal kunne jobbe med livsglede (for eksempel ved å gi dem tid til planlegging og gjennomføring) jobbe med forankring i personalet, og ha livsglede som eget punkt på hvert personalmøte gi ansvarspersoner mulighet for å avspasere hvis de har brukt mye tid på planlegging og etterarbeid 2.4 Livsgledegruppa Hver virksomhet skal danne ei livsgledegruppe, som skal planlegge og være ansvarlig for at livsgledeaktiviteter gjennomføres på virksomheten. Gruppa settes sammen av et utvalg ansatte, fortrinnsvis med representanter fra alle avdelinger og samtlige yrkesgrupper. Det kan være hensiktsmessig om fagansvarlig deltar i oppstarten. Livsgledekonsulenten kan veilede når det gjelder sammensetning av livsgledegruppa, men dette er hovedsaklig noe de ansatte blir enige om sammen med sin leder. Hvor mange livsgledegrupper som skal dannes avgjøres i forhold til størrelse, type beboere og organisering. 2.5 Livsgledeansvarlig Lederen av livsgledegruppa kalles livsgledeansvarlig. Vedkommende skal følge opp livsgledearbeidet ved virksomheten, og være en motivator ovenfor sine kolleger i sertifiseringsprosessen. Livsgledekonsulenten blir nærmeste støttespiller og veileder i arbeidet til både livsgledeansvarlig og livsgledegruppa. Videre skal livsgledeansvarlig lage møteplaner og kalle inn til livsgledemøter og lignende, og være møteleder. Hun ser til at noen skriver referat, og kan dessuten delegere øvrige arbeidsoppgaver i samband med sertifiseringsarbeidet. Livsgledeansvarlig bør ha myndighet til å delegere et visst ansvar til andre ansatte i forbindelse med virksomhetens livsgledearbeid uten å gå gjennom leder. Livsgledeansvarlig skal jevnlig gjennomgå livsgledekriteriene for å bedømme hvordan virksomheten til enhver tid ligger an i sertifiseringsprosessen. Livsgledeansvarlig skal også følge opp primærkontaktene og deres kartlegging og oppfølging av hver enkelt beboers individuelle livsgledekalender. Sammen med livsgledegruppa utvikler hun fellesaktiviteter som er i samsvar med beboernes indivduelle behov. I figur 1 har livsgledeansvarlig fått en egen posisjon, uavhengig av gruppa, ettersom livsgledeansvarlig har en unik mulighet til å drive påvirkning overfor sine kolleger, også uavhengig av livsgledegruppa. Hvis det oppstår en sak som man trenger rask avklaring på, skal livsgledeansvarlig ta opp dette med sin leder. Alle virksomheter som er med i sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem skal ha en eller flere Livsgledeansvarlige i virksomheten, avhengig av virksomhetens oppbygging og størrelse. LFE anslår at livsgledeansvarlig trenger å få avsatt minst to timer i uka (pr. 12-15 pasienter) til planlegging, og at hun selv får disponere denne tiden. Planer for arbeidet legges opp i samarbeid med den som har ansvar for turnus på virksomheten. LFE anbefaler at livsgledeansvarlig er ansatt i en 70 % stilling eller mer, og har helsefaglig bakgrunn. Personlig egnethet vektlegges. LFE anbefaler også at livsgledeansvarlig, i samråd med leder, har mulighet for å gå ut av avdelingen for å jobbe med arbeid knyttet til fremdrift i sertifiseringsprosessen ved behov. Det bør være en reserve (vara) for livsgledeansvarlig, som trer inn når livsgledeansvarlig blir syk. Dette bør stå skriftlig i sykehjemmets rutiner. Vara skal tiltre etter 14 dager. 3. ARBEIDET MED LIVSGLEDEKRITERIENE PÅ VIRKSOMHETEN For å bli et sertifisert Livsgledesykehjem, skal virksomheten etterkomme ni kriterier som hjelper dem med å ivareta den enkelte brukes sosiale, kulturelle og åndelige behov. Livsgledekriteriene er utarbeidet av LFE i samarbeid med ansatte ved sykehjemmene i pilotprosjektet, og har fokus på en individuell tilrettelegging av aktiviteter for beboerne, samt måltidsituasjonen på sykehjemmet. Livsgledekriteriene berører områder som er Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 4
betegnet som viktige forbedringsområder i regjeringens strategi for håndtering av fremtidens omsorgsutfordringer (St.mld. 25 - Mestring, muligheter og mening og Omsorgsplan 2015). Flere av livsgledekriteriene favner sentrale områder i verdighetsgarantien 1 og kvalitetsforskriften 2, og kan sees opp mot Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring 3. Kriteriene kan med andre ord knyttes til punkter i lover og forskrifter som skal sikre et godt tjenestetilbud, og i praksis kan derfor virksomhetene velge å legge sitt arbeid med livsgledekriteriene til sin egen internkontroll. 3.1 De ni livsgledekriteriene LIVSGLEDEKRITERIENE Alle ansatte på sykehjemmet skal vite om hva sertifiseringsordningen er, og hva det innebærer Virksomheten skal legge til rette for at beboeren skal få mulighet til å opprettholde sine hobbyer og fritidssysler Virksomheten skal legge til rette for samarbeid med skoler, barnehager og andre organisasjoner Virksomheten skal legge til rette for at beboeren får komme ut i frisk luft minst en gang per uke Virksomheten skal legge til rette for kontakt med dyr Virksomheten skal legge til rette for sang, musikk og kultur i hverdagen Virksomheten skal legge til rette for å skape en hyggelig ramme rundt måltidene Virksomheten skal legge til rette for god kommunikasjon med pårørende Virksomheten skal legge til rette for å trekke årstidene inn som en naturlig del av sykehjemmets hverdag Figur 2: Livsgledekriteriene 3.2 Begrepsavklaring Det er behov for å presisere to begrep som går igjen i livsgledekriteriene. Legge til rette for betyr, for eksempel i lys av kriteriet om frisk luft, at det finnes rutiner for at alle beboere ved sykehjemmet har nødvendig garderobe og utstyr for å dra ut på tur. Det kan også handle om å utse en ansvarsperson for å strø på uteområdet, slik at det er mulig å komme seg ut selv om det er glatt. Videre brukes begrepet forankring på alle nivå ofte i beskrivelsen av sertifiseringsordningen. Her mener vi for eksempel at kommuneledelsen bør forankre arbeidet i den generelle planleggingen av både helse, utdanning og andre relevante områder, samt at Livsgledesykehjem står oppført i budsjettet til sykehjemmet. På virksomhetsnivå kan leder ha dette som eget punkt i sin lederavtale. Der kan forankringen også være synlig i form av at livsglede nevnes spesifikt som del av internkontrollen i funksjonsbeskrivelse for fagansvarlig, samt i arbeidsoppgaver for primærkontakt og livsgledeansvarlig. Livsgledeansvarlig anbefales å ha egen rollebeskrivelse. 3.3 Korttidsavdeling De fleste er på et korttidsopphold for å "komme seg", og ved en korttidsavdeling kan kriteriene fungere som en helsefremmende/rehabiliterende arbeidsmetode. På en korttidsavdeling skal det legges til rette for de ni livsgledekriteriene slik som på langtidsavdelinger, men det kreves ikke den samme detaljerte livshistoriekartleggingen og utfylling av individuell livsgledeplan. Derimot forventes det at ansatte dokumenterer gjennomførte aktiviteter i elektronisk pasientjournal. 3.4 Hva arbeidet med kriteriene innebærer for nye virksomheter Arbeidet med livsgledekriteriene har to aspekt. Det ene er å skape mer Livsglede for beboere ved sykehjemmet, det andre er å finne fram til rutiner og system som dokumenterer at kriteriene er oppfylt. Figuren under illustrerer de to ulike aspektene ved arbeidet med livsgledekriteriene. 1 forskrift hjemlet i kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven om en verdig eldreomsorg (verdighetsgarantien). 2 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester 3 Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 5
Fig. 3 - Arbeidet med livsgledekriteriene. 3.5 Samarbeid med skole og barnehage Sykehjem som deltar i sertifiseringsordningen skal dokumentere alt samarbeid med skoler og barnehager i internkontrollen, og sykehjemmet står fritt til å inngå egne samarbeid med skoler og barnehager uten at LFE er involvert. Men LFE inngår også egne avtaler med (videregående) skoler og barnehager som ønsker å bruke livsgledetankegangen i frivillighetssammenheng eller undervisningsøyemed. Disse får benytte seg av våre gule t-skjorter, noe vi ser skaper eierskap og stolthet hos barna og ungdommene som bruker dem. Skoler og barnehager som vil inngå en avtale med LFE, og dermed bruke de gule t-skjortene, kan ta kontakt med koordinator for utdanning i LFE (se kontaktinformasjon på www.livsgledeforeldre.no). 4. SERTIFISERING Omtrent 18-24 måneder etter at sykehjemmet startet med sertifiseringsarbeidet, gir livsgledekonsulenten beskjed til LFE hvis/når hun mener at virksomheten oppfyller kriteriene for sertifisering. LFE blir enige med livsgledekonsulenten og virksomheten om en dato for sertifisering, og gir samtidig beskjed om hvem det er ønskelig å prate med, og hva de ønsker å se i form av dokumentasjon under selve sertifiseringsdagen. Under selve sertifiseringsdagen skal sertifisøren fra LFE gjennomgå all dokumentasjonen for å undersøke om de ni livsgledekriteriene er oppfylt. Hvis virksomheten mot formodning ikke blir sertifisert denne dagen, skyldes det ikke at enkeltpersoner har sviktet, men at det grunnleggende systemet ved virksomheten er mangelfullt. Sertifiseringen blir gitt for ett år av gangen. (Minst) to personer fra LFE deltar på sertifiseringsdagen, hvorav en sertifisør. Resertifisering foregår ca ett år etter sertifisering. Sykehjemmet resertifiseres i tre eller fire påfølgende år, avhengig av bærekraftighet ved virksomheten. Dette vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle av LFE i samråd med livsgledekonsulenten. 4.1 Vurdering av kriteriene Under sertifiseringsdagen ønsker sertifisøren å se at hver enkelt beboer er kartlagt for hva som skaper livsglede for nettopp dem. Det er ikke nok å vite at en beboer er glad i musikk, det skal også noteres hva slags musikk vedkommende liker/ikke liker. Den individuelle kartleggingen skal stå i samsvar med aktivitetene beboeren har fått tilbud om. Elektronisk pasientjournal skal vise at beboer har deltatt på relevante aktiviteter, beskrive beboerens opplevelse av aktiviteten samt eventuelle avvik og forklaring på dette. Virksomheten blir også oppfordret til å bruke bilder som dokumentasjon. Sertifisøren vil bruke skjønn i sin vurdering. Hvis for eksempel en trubadur eller en besøkshund ikke vil inngå faste besøksavtaler med virksomheten, kan virksomheten velge å vise sitt samarbeid med disse ved å legge besøkene inn i egne planer eller lister. Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 6
Eksempel på gjennomgang av kriteriene: 1) Alle ansatte skal vite om sertifiseringsordningen Hvordan informerer sykehjemmet nye ansatte om sertifiseringsordningen? Det kan være ønskelig å se nytilsatt-perm og annen dokumentasjon på at kriteriet blir ivaretatt. Er livsglede eget punkt ved hvert møte? 2) Hobbyer og fritidssysler Gjennomfører sykehjemmet innkomstsamtaler, og brukes disse til å kartlegge den enkelte beboers interesser? Sertifisøren vil se på om det er tatt hensyn til den enkelte beboers hobbyer og interesser i sykehjemmets livsgledekalender. Stiftelsen ønsker også å se dokumentasjon av aktiviteter for eksempel i form av bilder. 3) Samarbeid med skoler, barnehager og andre organisasjoner Har sykehjemmet avtaler med eksterne ressursgrupper? Har sykehjemmet en person som har ansvar for kontakten med disse? Stiftelsen etterspør dokumenterte aktiviteter (se også punkt 3.5). 4) Kriteriet om frisk luft Hvilke rutiner sikrer at beboerne får frisk luft? Hovedansvar for at den enkelte beboer kommer ut kan med fordel tildeles primærkontakt, og dokumenteres for eksempel i form av en avkryssingsliste. Stiftelsen kan også ønske å se om man har system for at hver enkelt beboer for eksempel har vintergarderobe. Hvis beboer ikke kan ut, skal det dokumenteres og begrunnes faglig. 5) Kriteriet om dyr Har sykehjemmet kartlagt hva slags dyr hver enkelt beboer liker/ikke liker? Har sykehjemmet inngått avtaler med besøksdyr? Stiftelsen ønsker å se hvordan sykehjemmet ivaretar disse avtalene, og for eksempel hvordan sykehjemmet håndterer kriteriet hvis noen er allergiske o.l. 6) Sang og musikk Er hver beboers musikkinteresser kartlagt under innkomstsamtale? LFE vil se dokumentasjon på hvordan sykehjemmet ivaretar kriteriet for eksempel i form av avtale med trubadur, plan for terapeutisk bruk av musikk, sangbøker etc. Det vil også bli tatt med i vurderingen hvordan sykehjemmet ellers legger til rette for kulturelle og musikalske opplevelser. 7) Hyggelig ramme rundt måltidet Hvordan organiserer sykehjemmet måltider, og når serveres middag? Hva gjøres for å skape ro rundt måltidet, og hvordan fremmes kreative initiativ fra de ansatte ift å skape hyggelige måltid? Det er ønskelig å se dokumentasjon på arrangement i form av bilder og annet. 8) Kommunikasjon med pårørende Har virksomheten et system for å ivareta god kontakt med pårørende? Hvem har ansvar for å sende ut informasjon om aktiviteter ved sykehjemmet, hvilke rutiner finnes for nyhetsbrev, pårørendesamtaler osv.? 9) Årstidene som en naturlig del av sykehjemmets hverdag Hvordan gjenspeiles årstiden i avdelingen? Virksomheten får anledning til å vise frem dette under befaring. Gjennomføres årstidsmarkeringer? Hvordan er ukerytmen med markering av søndag, og er andre rutiner utarbeidet for å skape forankring i tid, sted og natur? 4.2 Klargjøring for sertifisering på overtid Dersom virksomheten ikke er klargjort for sertifisering etter to år i prosessen, skal livsgledekonsulenten levere en rapport som beskriver status. På grunnlag av rapporten tar sertifisør en av følgende beslutninger: 1) virksomheten er klar for å få tildelt ny sertifiseringsdato snarest 2) virksomheten skal få mulighet for å innføre noen enkle tiltak og lage en framdriftsplan før et siste forsøk på sertifisering, ca 3 mnd fram 3) samarbeidet avsluttes, og kan gjenopptas tidligst ett år senere ved en eventuell søknad fra aktuell virksomhet 4.3 Overrekkelse av sertifikat Hvis virksomheten blir sertifisert, blir LFE og virksomheten enige om en dato for tildeling av sertifikat og plakett. Representanter fra LFE og ordfører eller andre fra kommuneledelsen overrekker disse ved en markering i etterkant av sertifiseringsdagen. Dersom ikke hele virksomheten er sertifisert, skal det spesifiseres på sertifikatet hvilke(n) avdeling(er) som er sertifisert. Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 7
4.4 Resertifisering For at virksomheten skal få beholde sitt Livsgledesertifikat, skal den resertifiseres årlig frem til sertifiseringsorganet bedømmer at det kan trekke seg gradvis ut. På selve resertifiseringsdagen vil sertifisøren undersøke om virksomheten fortatt holder samme livsgledestandard som ved forrige sertifisering. Under resertifiseringen bruker sertifisøren skjønn, og ser på sammenhengen mellom planlegging, gjennomføring, dokumentasjon, evaluering og forbedring/oppfølging. Virksomheten kan bli resertifisert med merknader. Det vil i utgangspunktet si at LFE krever endringer eller forbedringer på visse områder, og at livsgledekonsulenten og livsgledegruppa jobber sammen intensivt for å utbedre disse i tiden etter resertifiseringsdagen. I slike tilfeller kommer sertifiseringsorganet tilbake etter en gitt periode for å undersøke om merknadene kan fjernes. 4.5 Inndragning av sertifikat og karantene Dersom virksomheten bryter retningslinjene, kommunen ikke har ansatt en livsgledekonsulent eller det oppstår andre uregelmessigheter som gjør at virksomheten ikke blir resertifisert innen fire måneder etter avtalt resertifiseringsdato, vil sertifikatet i utgangspunktet bli inndratt, og virksomheten vil ikke lenger få noen oppfølging fra LFE. Det innebærer at sykehjemmet ikke lenger kan bruke tittelen Livsgledesykehjem, samt at sertifikat og plakett inndras. Hvis det framkommer brudd på lovgivning og andre alvorlige saker ved sykehjemmet, skal det vurderes om virksomheten kan beholde sin sertifisering som Livsgledesykehjem. Videre kan manglende oppfyllelse av de ni livsgledekriteriene føre til at sertifikatet inndras. Sertifikat, plakett og andre profileringsartikler som gjenspeiler at man er et Livsgledesykehjem må i så fall leveres til LFE inntil nærmere avklaring. LFE vurderer hvert enkelt tilfelle når det gjelder flytting, fusjon eller andre viktige forhold hvor man av naturlige grunner bør vurdere inndragning/midlertidig inndragning av sertifikat. I slike saker blir sertifikatet inndratt i fire måneder hvis LFE ser det nødvendig. Gjenopptakelse av virksomhet i ordningen etter inndragelse av sertifikatet Dersom virksomheten er fratatt sertifikatet, kan den søke om gjenopptakelse i ordningen innen seks måneder etter inndragningen. Senest én måned etter inndragelse av sertifikatet må virksomheten på eget initiativ avtale tid med livsgledekonsulenten for å lage en ny framdriftsplan. I påfølgende måneder har livsgledekonsulenten en nær dialog med LFE om status. På grunnlag av denne dialogen avgjør LFE om virksomheten er klar for en ny resertifisering, og setter eventuelt ny dato for dette. Hvis virksomheten ikke kan vise tilstrekkelig motivasjon og engasjement på dette tidspunktet, forbeholder LFE seg retten til å avslutte samarbeidet. Økonomiske konsekvenser Årsavgiften betales etterskuddsvis ett år etter første sertifisering, uavhengig av om virksomheten blir resertifisert eller ikke. 5. FINANSIERING Sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem er en abonnementsordning. Den enkelte kommune betaler en startavgift på kr 100 000. Startavgiften dekker driftsutgifter for LFE fra oppstart og ca 2,5 år fram i tid, inkl. sertifisørenes oppfølging og veiledning av sykehjem og livsgledekonsulent, kurs for livsgledekonsulenter (livsgledeseminar), kickoff for hvert enkelt sykehjem, møter med kommune- og enhetsledelse samt nettverkssamlinger to ganger i året (se forøvrig punkt 1.4). Dersom en kommune har så mange sykehjem at Stiftelsen vurderer at det må avholdes flere enn én kickoff, eller man velger å starte opp på ulikt tidspunkt med sykehjemmene, tilkommer et beløp på kr 25 000 pr kickoff. Videre betaler kommunen en årsavgift på kr 25 000 pr virksomhet/sykehjem. Årsavgiften faktureres første gang ca. ett år etter første sertifisering av virksomheten, og deretter årlig. Kommunen skal også lønne livsgledekonsulenten. For mer informasjon om denne, se punkt 1.3 og 2.2. Beløpene indeksreguleres. Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 8
Beskrivelse av sertifiseringsordningen Livsgledesykehjem 9