UTKAST Avtale 2011-7522 Rammeavtale for innsamling, transport og sluttbehandling av Farlig avfall og risikoavfall mellom Universitetet i Oslo og (Leverandør)
INNHOLD: Del I: AVTALEN Del II: KONTRAKTSBETINGELSER 1. DEFINISJONER 2. AVTALEN 3. AVTALEPERIODEN 4. LOVER OG FORSKRIFTER 5. SAMARBEID 6. UNDERLEVERANDØRER 7. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET/KVALITETSKONTROLL 8. FREMDRIFT 9. ENDRINGER 10. GARANTIER 11. REKLAMASJON 12. BETALING 13. OPPSIGELSE 14. FORSINKELSE OG MISLIGHOLD 15. FORCE MAJEURE 16. ANSVAR 17. FORSIKRING 18. EIENDOMSRETT 19. KOMMUNIKASJON 20. REKLAME OG MERKING 21. KONFIDENSIALITET 22. MINSTELØNN 23. TVISTER Del III: VEDLEGG Vedlegg 1 Leveransen Vedlegg 2 Pris og prisbestemmelser Vedlegg 3 Leveringstider Vedlegg 4 Leverandørens løsningsbeskrivelse Vedlegg 5 Administrativt Vedlegg 6 Attester 2011-7522 side 2
Del I: RAMMEAVTALE for innsamling, transport og sluttbehandling av farlig avfall og risikoavfall er inngått mellom: Universitetet i Oslo som kunde og. som leverandør 1. Rammeavtalen består av: DEL I Avtalen DEL II Kontraktsbetingelser DEL III Vedlegg 2. Rammeavtalen utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer gjøres gyldige uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter. Rammeavtalen er gyldig fra dd.mm.åååå tl dd.mm.åååå. Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling kan forlenge avtalen med 1+1 år. Avtalen forlenges automatisk med 1 år dersom Universitetet ikke skriftlig har varslet leverandøren 3 måneder før avtalens utløp. Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder hvert sitt: Oslo,... for Universitetet i Oslo Oslo,... for....... 2011-7522 side 3
Kontaktpersoner for avtalen: UNIVERSITETET I OSLO Universitetet i Oslo: Merkantil del Teknisk avdeling Besøksadresse: Administrasjonsbygningen, 8.et. Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 OSLO Telefaks: 22 85 63 78 Kontaktperson: Tove Kristiansen Telefon: 22 85 63 73 Mobil: 990 47 339 E-post: t.d.kristiansen@admin.uio.no Faglig del Teknisk avdeling Besøksadresse: Administrasjonsbygningen, 6.et. Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 Oslo Telefax: 22 85 63 78 Kontaktperson: Telefon: Mobil: E-post: Leverandør:.. Besøksadresse:.. Postadresse:.. Telefax:.. Kontaktperson:.. Telefon:.. E-post:.. 2011-7522 side 4
Del II: UNIVERSITETET I OSLO KONTRAKTBETINGELSER 1. DEFINISJONER UiO betyr: Universitetet i Oslo Leverandør betyr: Arbeidet eller leveransen betyr leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen. 2. AVTALEN Avtalen gjelder innsamling, transport og sluttbehandling av farlig avfall og risikoavfall som spesifisert i vedlegg og bilag. UiO forplikter seg ikke til noe fast bestillingsvolum i avtaleperioden. Transport av avtalen, eller deler av denne, skal ikke skje med mindre UiO skriftlig har forhåndsgodkjent slik transport. Følgende dokumenter inngår i kontrakten: DEL I Avtalen DEL II Kontraktsbetingelser DEL III Vedlegg 1 Leveransen 2 Pris og prisbestemmelser 3 Leveringstider 5 Leverandørens løsningsbeskrivelse 5 Administrativt 6 Generelle krav til elkraft og teletekniske installasjoner I tilfelle uoverensstemmelse innbyrdes mellom avtaledokumentene, er de gitt prioritet i rekkefølge som ovenfor. 3. AVTALEPERIODEN Rammeavtalen er gyldig fra dd.mm.åååå til dd.mm.åååå. UiO kan ensidig forlenge avtalen med 1+1 år med 1 år av gangen. Avtalen forlenges automatisk dersom ikke UiO skriftlig har varslet leverandøren om at avtalen ikke forlenges 3 måneder før avtalens utløp. 4. LOVER OG FORSKRIFTER Det er en forutsetning for avtalen at norske lover, forskrifter, sertifiseringsordninger og tariffavtaler vil bli fulgt av leverandør. Eventuelle arbeids- og oppholdstillatelser for utenlandsk personell skal være fremskaffet av leverandør. Personell som ikke er i besittelse av gyldig arbeids- og oppholdstillatelse kan avvises på leverandørs kostnad. For utenlandsk personell skal leverandør rapportere til det lokale skattekontor i den kommune hvor den ansatte har bopel i Norge. 5. SAMARBEID Partene skal oppnevne kontaktperson for avtalen, se del I. Oppdages feil, mangler etc. i avtalens dokumenter, herunder vedlegg, skal den annen part omgående varsles. 2011-7522 side 5
Rammeavtalen skal gjennomgås en gang i året i et felles møte mellom UiO og leverandøren. Leverandøren skal innkalle til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i rammeavtalen som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre rammeavtalen. Nærmere bestemmelser om samarbeid etc. fremkommer av Vedlegg 5. 6. UNDERLEVERANDØRER Leverandør kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående godkjennelse fra UiO. Godkjente underleverandører må levere skatteattester og HMS egenerklæring. 7. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET / KVALITETSSIKRINGSSYSTEM Leverandør skal på en systematisk, hensiktsmessig og dokumenterbar måte ivareta løpende helse-, miljø- og sikkerhetskrav i egen organisasjon under arbeidet for UiO. Leverandør skal også ha et implementert og dokumenterbart system for kvalitetssikring i henhold til ISO eller tilsvarende. 8. FREMDRIFT Leverandøren skal følge de krav til fremdrift og tider som er avtalt. Hvis Leverandøren forutser en forsinkelse, skal UiO omgående varsles, og leverandøren skal opplyse om årsak og virkninger av en slik forsinkelse. Leverandøren skal så redegjøre for de tiltak som han vil treffe for å minimalisere eller unngå forsinkelsen. 9. ENDRINGER UiO har rett til å kreve gjennomført endringer i avtalte leveranser. Alle endringer skal gis skriftlig og undertegnes av begge parters representanter før iverksettelse. I hvilken grad prisen på leveransen vil påvirkes, skal avgjøres ved forhandlinger med utgangspunkt i Vedlegg 2. Leverandøren skal vedlikeholde en endringsliste som viser alle endringer. Listen skal vedlegges alle fakturaer som omfatter endringsarbeid. 10. GARANTIER Leverandøren garanterer at alle leveranser under denne avtale er i henhold til bestemmelsene i avtalen. Videre garanterer leverandøren at alle leveranser er uten feil, mangler eller reduserte ytelser. 11. REKLAMASJON Utgår i denne avtalen. 12. BETALING UiO er pliktig til å betale de avtalte priser i Vedlegg 2, såfremt alle leverandørforpliktelser er overholdt. Ved forsinket betaling kan leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr 100 om renter ved forsinket betaling. 13. OPPSIGELSE Begge parter kan si opp avtalen med 6 måneders varsel. Oppsigelsen skal være skriftlig. 2011-7522 side 6
Oppdragsgiver taper sin rett til å gjøre mangel gjeldene etter overtagelsen dersom han ikke varsler entreprenøren uten ugrunnet opphold etter at han har eller burde ha oppdaget den. 14. FORSINKELSE OG MISLIGHOLD Dersom leverandøren vesentlig misligholder avtalen, kan UiO med umiddelbar virkning heve avtalen. Skyldes misligholdet uaktsomhet eller forsett hos leverandøren, og UiO har lidt tap som følge av dette, kan UiO kreve erstatning i den grad tapet er påregnelig. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget. UiO har rett til skriftlig å heve avtalen med umiddelbar virkning, og uten noen økonomisk kompensasjon i følgende tilfeller: hvis leverandøren blir insolvent eller konkursbegjæring er fremsatt hvis leverandøren har brutt noen av denne avtalens bestemmelser i vesentlig grad hvis leverandøren gjentatte ganger bryter en eller flere av avtalens bestemmelser Hvis leverandøren etter gjentatte forsinkelser og etter skriftlig advarsel ikke overholder sine leveringsforpliktelser, betraktes forsømmelsen som vesentlig, og UiO kan med umiddelbar virkning heve kjøpet. 15. FORCE MAJEURE Dersom det inntreffer en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøpsrettslige regler må regnes som force majeure, anses denne avtalen ikke som misligholdt så lenge force majeure situasjonen vedvarer. Den part som vil påberope seg force majeure, må varsle den annen part skriftlig om dette uten ugrunnet opphold. Videre må varsel gis når force majeure situasjonen opphører og partenes forpliktelser i forhold til avtalen skal gjenopptas. I en slik ekstraordinær situasjon kan motparten bare gå fra avtalen dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 30 dager, og da bare med 14 dagers varsel. Partene bærer egne merkostnader som skyldes force majeure. 16. ANSVAR Partene er erstatningsansvarlige for ethvert rimelig tap som uaktsomt eller forsettlig påføres den annen avtalepart. UiO har ikke arbeidsgiveransvar for leverandøren. 17. FORSIKRING Leverandør skal for egen regning holde alle forsikringer for personell som er nødvendig i henhold til norsk lov, samt ulykkes- og yrkesskadeforsikring. Leverandør skal for egen regning være ansvarsforsikret til en verdi av min. 3.000.000 kr. Leverandør skal, dersom UiO krever det, fremlegge bevis for ovennevnte forsikringer. UiO som norsk statsinstitusjon, er selvassurandør. 18. EIENDOMSRETT UiO overtar full eiendomsrett til leveransen i henhold til den betaling som er gjort. Leverandøren garanterer at leveransene er nye og fritatt for alle heftelser. 2011-7522 side 7
Leverandøren har, uavhengig av når betaling finner sted, risikoen for leveransen frem til levering har skjedd på sted UiO har bestemt i henhold til avtale. 19. KOMMUNIKASJON Firmaets representant på arbeidsstedet må kunne kommunisere på norsk. 20. REKLAME OG MERKING Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra UiO dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen. Oppsetting av skilt med leverandørens logo og eventuell annen merking nødvendig for gjennomføring av avtalen, utvendig eller innvendig i bygninger eller på plasser og steder som er eiet av eller disponeres av oppdragsgiveren skal kun skje etter skriftlig forespørsel og tilsvarende godkjenning fra oppdragsgiveren. Slike skilt skal leverandøren uoppfordret fjerne når avtalen utløper. Oppdragsgiveren kan fjerne slike skilt for leverandørens regning om de ikke er fjernet innen rimelig tid. 21. KONFIDENSIALITET All informasjon fra UiO til leverandør skal behandles konfidensielt og ikke utleveres til 3. part uten godkjenning fra UiO. Leverandør skal ikke offentliggjøre informasjon, reklame o.l. om leveransen eller kontrakten uten skriftlig godkjenning fra UiO. 22. MINSTELØNN Leverandør skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt skal inneholde tilsvarende bestemmelse. Dersom leverandør ikke etterlever klausulen, har UiO rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake, skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for Leverandøren. Leverandøren skal på forespørsel, legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten gjelder også for eventuelle underleverandører. 23. TVISTER Alle tvister skal søkes løst ved minnelighet. Oppnås ikke enighet, skal tvisten bringes inn for domstolene med verneting i Oslo. 2011-7522 side 8
Del III VEDLEGG 2011-7522 side 9
VEDLEGG 1 LEVERANSEN Her vil UiOs kravspesifikasjon inngå. 2011-7522 side 10
VEDLEGG 2 PRISER OG PRISBESTEMMELSER 1. GENERELT Prisene er eksklusive mva og inkluderer alle kostnader for komplett utførelse av arbeidet iht. denne avtale. Kostnader utover det som er spesifisert vil ikke bli dekket. 2. PRISER UiO skal betale for utførte tjenester i henhold til bilag 1 Prisskjema. 3. PRISREGULERING Prisene skal være faste første avtaleår. Prisene kan deretter reguleres en gang pr. år. Ved regulering benyttes SSB indeks nr. 03362 Konsumprisindeks for varer og tjenester, andre tjenester med lønn som dominerende faktor. Ved regulering skal 60% av prisene for avfallshåndtering og 80% av timepriser reguleres. Prisene for avfallshåndtering kan i tillegg reguleres etter forhandlinger dersom kostnadene for slutthåndtering av avfallet endres utover 5%. Utgangspunkt for regulering er indeks per februar 2012 (indeks på tilbudstidspunktet) og ved den årlige reguleringen benyttes indeks for november. Reguleringer gjøres ved at Leverandør sender melding til UiO ved Teknisk avd. med ønske om regulering inkludert beregning av nye priser, så snart indeks er kjent. Dersom ikke UiO har innsigelser til kravet vil nye priser tre i kraft fra årsdagen for kontraktssignering. Dersom leverandøren ikke har sendt melding om regulering innen 2 måneder etter at indeks er kjent, faller den årlige reguleringen bort. Dersom reguleringen er forårsaket av økte kostnader for sluttbehandling av avfallet, skal endringen tre i kraft så snart partene er enige om endringen. 4. Fakturering Universitetet har som mål å redusere antall mottatte faktura og tjenestene skal fakturers kvartalsvis. Endelig utforming av faktura avtales mellom UiO og Leverandør. Med alle fakturaer skal det følge spesifisert oversikt over leveransen. Følgende informasjon skal som et minimum inngå i fakturaen: Bestillerkode og innkjøpsnummer oppgis av den som gjør bestillingen for Universitetet. Av fakturaene skal det fremgå: Oppdragsgivers bestillingsnummer Bestillerkode (navn på bestiller) Avtalenummer: 2011-7522 Avfallstype (med evt. avfallsnummer) Antall/vekt/volum/etc. Hentested 2011-7522 side 11
Avregningsperiode når aktuelt Merverdiavgift Faktura adresseres og sendes: Universitetet i Oslo Regnskapsseksjonen Sentralt fakturamottak Postboks 1074 Blindern 0316 Oslo eller sendes (som PDF) til: fakturamottak@admin.uio.no eventuelt som brevpost til overnevnte adresse. Alle fakturaer må merkes med Bestillerkode:.. og innkjøpsnummer.. Avtalenummer: 2011-7522 Faktura skal være spesifisert i henhold til pris/tilbudsskjema. Fakturagebyr beregnes ikke Faktura som mangler ovennevnte vil bli returnert. 5. BETALINGSBETINGELSER Pr. 30 dager etter mottatt godkjent faktura. 2011-7522 side 12
VEDLEGG 3 LEVERINGSTIDER 1. LEVERINGSTID Leverandøren skal ha 2 periodiske innsamlinger av farlig avfall ved hvert hentested per år. Partene skal så langt det er mulig koordinere hentingen slik at en kan hente på flere hentesteder samtidig. Leverandøren skal hente smitteavfall/biologisk avfall etter avtale med den enkelte enhet. Noen få enheter er storprodusenter av biologisk avfall og for disse kan det være påkrevet med henting hver 14. dag. Tidspunkt for periodisk innsamling av farlig avfall avtales mellom leverandøren og den enkelte enhet som produserer avfallet. Leveringstid for ekstraordinær innsamling av avfall er 14 dager etter bestilling. 2. KAPASITET Dersom ikke avfallet hentes som avtalt, vil UiO arrangere alternativ avhending. Alternative avhendingskostnader vil bli belastet leverandøren med et påslag på 10% for intern administrasjon. 2011-7522 side 13
VEDLEGG 4 LEVERANDØRENS SPESIFIKASJONER Her vil leverandørens løsningsforslag inngå. 2011-7522 side 14
VEDLEGG 5 UNIVERSITETET I OSLO ADMINISTRATIVT UiO og leverandøren avtaler seg i mellom administrative rutiner som skal gjelde i kontraktperioden. Stikkord: - oppfølgingsmøter - referater/rapporter - uregelmessigheter - endrede rutiner - forbedringer - faktureringsrutiner 2011-7522 side 15
VEDLEGG 6 ATTESTER Her vil leverandørens skatteattester, HMS-egenerklæring, sertifikater, etc. inngå. 2011-7522 side 16