Introduksjon til dokumentasjon Trondheim 08.10.2013 Bård Bie-Larsen, seniorrådgiver Norsk Kulturråd
2.20 Dokumentasjon av Samlingen Museumssamlinger skal doku menteres i samsvar med aksep terte profesjonelle standarder. Samlingsdokumentasjonen skal inkludere en fyldig beskrivelse av hver enkelt gjenstand, dens tilknytning og eierhistorie, tilstand, behandling og opp bevaringssted. Samlingsdata skal oppbevares trygt, støttet av søkesystemer som sikrer medarbeidere og andre rettmes sige brukere tilgang til informa sjonen.
3.2 Tilgang til samlingene Museer er spesielt forpliktet til å gjøre samlingene og all relevant informasjon så langt som mulig fritt tilgjengelig. Det må likevel tas hensyn til begrensninger av fortrolighets og sikkerhetsmes sige årsaker
4.2 Formidling av gjenstandene Museer skal påse at den infor masjonen som gis i utstillinger er vederheftig, nøyaktig og viser tilbørlig hensyn til grupper eller trosforestillinger som behand les.
4.5 Formidling av gjenstander uten proveniens Museer skal unngå å stille ut eller bruke materiale av tvilsomt opphav eller som mangler pro veniens. De bør være oppmerk somme på at ved å stille ut eller bruke slike gjenstander, kan de gi inntrykk av å godta og støtte ulovlig handel med kulturgods.
Museumsmeldingen Forvaltning: Museenes samlinger skal sikres og bevares best mulig for ettertiden og gjøres tilgjengelig for publikum og for forskning. Viktige delmål vil være gode sikrings- og bevaringsforhold samt prioritering og koordinering av samlingene. De største utfordringene i forvaltningen av samlingene ligger i følge meldingen på to felter: digital samlingsforvaltning fysiske sikrings- og bevaringsforhold.
Museumsmeldingens forslag til tiltak innen samlingsforvaltning, der dokumentasjonsarbeidet er står i fokus ABM-utvikling skal i nær dialog med museene arbeide videre med å etablere standarder for metadata i museene. SPECTRUM KulturNAV med innhold Museene skal lage planer for prioritering, digitalisering og digital formidling. Planene skal også inneholde tiltak for å ferdigstille og forbedre digitale kataloger over samlingene. Significance Prioritering og avhending Det skal utarbeides gode strategier for sikring og langtidslagring av digitale samlinger fra museene. Det skal utarbeides gode retningslinjer og god praksis på dette feltet for alle nivåer. Styrking av institusjonenes bruk av IKT-løsninger innenfor all samlingsforvaltning skal inngå i det kompetanseutviklingsprogrammet som ABM-utvikling skal utarbeide for museene i det nasjonale museumsnettverket. Kurs og kompetanseprogram
Kulturdepartementets tilskuddsbrev Mål for museumssektoren 2013, Mål 2 Forvaltning: «Museene blir bedt om å rapportere på status og strategier for samlingsforvaltning (innsamling, registrering/dokumentasjon, bevaring og sikring) prioritering av samlingene, håndtering av restanser, fellesløsninger med andre museer» (Dersom museene skal klare å rapportere på dette må både samlinger og virksomhet dokumenteres )
2010 2012 Kunst og kunstindustri 692 136 84 114 12,2 % 30 829 4,5 % Kulturhistorisk 3 594 999 1 332 694 37,1 % 346 460 9,6 % Arkeologisk 4 922 274 3 142 028 63,8 % 66 798 1,4 % Naturhistorisk 10 250 112 5 180 630 50,5 % 14 920 0,1 % Fotografi 31 773 878 3 846 816 12,1 % 1 188 620 3,7 % Type gjenstander GJENSTANDER TOTALT TILFREDSSTILLAND E REGISTRERT I DIGITALT FORMAT PROSENT AV TOTAL TILGJENGELEG PÅ INTERNETT MED FOTO PROSENT AV TOTAL Kunst og kunstindustri 451 895 59 104 13,1 % 8 759 1,9 % Kulturhistorisk 3 588 710 1 289 815 35,9 % 226 921 6,3 % Arkeologisk 4 404 473 2 489 954 56,5 % 60 374 1,4 % Naturhistorisk 9 953 467 4 902 104 49,3 % 10 366 0,1 % Fotografi 24 731 105 2 524 553 10,2 % 1 077 027 4,4 % 2011 Kunst og kunstindustri 643 083 68 259 10,60 % 18 431 2,9 % Kulturhistorisk 3 590 089 1 371 631 38,20 % 305 500 8,5 % Arkeologisk 4 611 748 2 877 483 62,40 % 58 336 1,3 % Naturhistorisk 10 138 479 4 962 471 48,90 % 12 963 0,1 % Fotografi 29 681 635 3 413 523 11,50 % 1 222 882 4,1 %
Kulturutredningen 2014 s. 147
HVA DOKUMENTERER MUSEENE? samlingene, både som samlinger og i form av de enkelte gjenstandene som utgjør samlingene det som ikke skal, eller ikke kan, samles, men som likevel skal tas vare på det være seg immateriell kulturarv, industrivirksomhet eller annet som av forskjellige grunner ikke kan samles i form av gjenstander museene dokumenterer også sin egen virksomhet utstillinger, utlån, inntak, revisjoner, konservering osv.
HVORFOR DOKUMENTERER MUSEENE? for å vite hva de forvalter for å kontekstualisere samlingene for å sikre samlingene for å vite hva de har gjort, med hva og når, sikre etterprøvbarhet for å skape et kunnskapsgrunnlag for egen, videre virksomhet for å bevare for å kunne dele kunnskapen
FORSKJELLIGE BRUKSOMRÅDER Dokumentasjonsmaterialet skal blant annet støtte forskning, formidling, forvaltning og forskjellig bruk av samlingene. De forskjellige formålene med dokumentasjonen og de ulike brukerne, både i og utenfor museene, vil stille forskjellige krav til dokumentasjonsmaterialet Formidling: Forvaltning: Forskning: Ekstern bruk: anekdoter, personhistorier, fine bilder mål, tilstand, dokumentasjonsfoto, monteringsanvisninger historisk kontekst, tolkninger, referanser, (data)proveniens krever om tilgjengelighet (både teknisk og juridisk)
Dokumentasjonen må kunne brukes utover sin opprinnelige kontekst Hva må til i museet? Dokumentasjonsstrategier og planer må formes i samarbeid mellom alle dem som har bruk for dokumentasjonsmaterialet. Museene må avklare formål, arbeidsmetoder og forventede resultater av dokumentasjonen. Hva må til i sektoren (og utover museumssektoren)? Koordinert samlingsutvikling (mål i museumsmeldingen etc.) forutsetter at museene har tilgang til hverandres dokumentasjon. Det betyr at alle må dele kunnskapen og samarbeide om dokumentasjonsoppgavene. Åpenhet, standarder og veldokumentert dokumentasjon(!) er noen stikkord.
VERDIVURDERING OG PRIORITERING Vi aldri vil få nok ressurser til å gjøre alt 100 %. Samhandling og koordinering av arbeidsoppgaver i sektoren dekker heller ikke ressursbehovet. Hva da? kunst- og kulturhistorisk verdivurdering (herunder både vurderinger av «verdifull som enkeltobjekt» eller «verdifull som del av en samling» og hvorvidt noe må samles fysisk eller bare kan dokumenteres) prioriteringer (på flere nivåer samlinger til enkeltobjekter) ulike forvaltningsregimer og krav til dokumentasjon, avhengig av: verdivurderinger formålet med dokumentasjonen (forvaltning, formidling, forsking, tilgjengeliggjøring, eller alt dette) tilgjengelige ressurser
TEKNOLOGI Vi er fortsatt bare halvveis i overgangen fra papirbasert til digital dokumentasjonspraksis. Det er den største, faglige utfordringen innen dokumentasjonsarbeidet i dag. Dvs. mesteparten av dokumentasjonen skapes digitalt. Bilder, film, tekst osv pøses inn i baser og legges på fellesområder på landets museumsservere, på Facebook, Flickr, på mobiltelefoner og nettbrett, så: problemet er ikke å dokumentere digitalt, det er å dokumentere digitalt på måter som gjør det mulig å jobbe digitalt ta vare på alt(?) det digitale materialet (langtidslagring) unngå dobbeltarbeid (Primus + Excel + ) unngå mangfoldiggjøring av identiske data (lenke fremfor å kopiere) sikre dataproveniens (hvem har sagt eller gjort hva, når og hvorfor?) standardisere og dokumentere slik at andre kan bruke dine digitale ressurser
http://www.lod-cloud.net/versions/2011-09-19/lod-cloud.html
KOMPETANSE Vi trenger museumsfolk som skjønner både museenes faglige virksomhet OG den teknologien som brukes i dokumentasjonsarbeidet I løpet av kurset skal vi blant annet snakke om: hvordan man analyserer behovet for dokumentasjon i museet hvordan man skriver planer og policydokumenter hvordan praksis kan følge planer hvilke (teknologiske) muligheter som ligger i en veldokumentert samling
DOKUMENTASJON OG DET RELEVANTE MUSEET Hvordan henger så vår delsesjonsrekke sammen med den overordnete tittelen på kurset: Det relevante museum? Get your content ready to travel anywhere, because it s going to go everywhere (thanks to Paul Rowe, Vernon Systems)! (via Nick Poole) alt det museene forvalter er relevant for noen (digital) dokumentasjon kan deles med alle Dokumenter og del!