Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/486 IBA004 Dato: 12.05.2014 Sak M 17/14 SAK M 17/14 Til: Museumsstyret Møtedato: 28. mai 2014 Referatsaker 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdet 1. april 2014 (arkivref. 2014/486-8) Godkjent av museumsstyrets medlemmer på sirkulasjon. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 13. mars 2014. Elisabet Aase e.f. konstituert kontorsjef Inger Kaisa Bækø førstekonsulent Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Referatsak 1 Arkivref. 2014/486-8 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/486 ELA031 Dato: 01.04.2014 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Møteleder/referent: Museumsstyret Møtedato: 1.april 2014 Til stede: Forfall: Morten Ruud/Elisabet Aase Morten Ruud, Bjørn Eirik Olsen, Charlotte Damm, Chris Hall, Monica Kristin Hansen, Roger Jørgensen, Svein Håkon Hansen og Mathias Olsen. Fra administrasjonen møtte Marit Anne Hauan og konstituert kontorsjef Elisabet Aase Karin Andreassen og Eiliv Lund Det var ingen merknader til innkallingen. Saksnr. Sak M 8/14 Referatsaker (arkivref. 2014/468). 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdt 11. februar 2014 (arkivref. 2014/486-4). Godkjent av museumsstyrets medlemmer på sirkulasjon 21. februar 2014. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 13. februar 2014. 3. Referat fra møte i Ottar avholdt 18. februar 2014. Sak M 9/14 Orienteringssaker (arkivref. 2014/468). 1. Orientering om årlige rapporteringer til Kulturrådet Arkivstatistikk for 2013, (endelig rapport ble ferdigstilt 31. mars og denne ble utdelt på møtet). 2. Orientering om status for Cristin-poeng fra 2013 ved Tromsø Museum Universitetsmuseet. I tillegg til de to oppsatte orienteringssakene orienterte museumsdirektøren om utstillingen Sámi stories som TMU organiserer sammen med Nordnorsk kunstmuseum på Scandinaian House, New York sommeren 2014. Under denne saken ble det også tatt opp at representantene til styrene ved TMU og UB velges for kun 2 år, mens representanter for øvrige styrer ved UiT velges for 4 år. Styret var enig i direktøren sitt forslag om å ta dette opp med ledelsen på UiT slik at TMU sine styrerepresentanter også sitter i en periode på 4 år. Sak 10/14 Fordeling av FoU-termin 2015 ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (arkivref. 2014/1541) Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
1. Dikka Storm innvilges FoU-termin i perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 under forutsetning om at den som tilsettes i den nylig utlyste stillingen som professor/førsteamanuensis i samisk kulturvitenskap er til stedet ved TMU i perioden. 2. Roger Jørgensen innvilges FoU-termin i perioden 1. august 2015 til 31. juli 2016 under forutsetning om at den som tilsettes i den nylig utlyste stillingen som professor/førsteamanuensis i arkeologi er til stedet ved TMU i perioden. 3. Rob Barrett innvilges FoU-termin i perioden høsten 2015 til våren 2016. 1. Dikka Storm innvilges FoU-termin i perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 under forutsetning om at den som tilsettes i den nylig utlyste stillingen som professor/førsteamanuensis i samisk kulturvitenskap er til stedet ved TMU i perioden 2. Roger Jørgensen innvilges FoU-termin i perioden 1. august 2015 til 31. juli 2016 under forutsetning om at den som tilsettes i den nylig utlyste stillingen som professor/førsteamanuensis i arkeologi er til stedet ved TMU i perioden. 3. Rob Barrett innvilges FoU-termin i perioden høsten 2015 til våren 2016. Merknad: Selv om Roger Jørgen hadde søkt om FoU-termin fant ikke styret det nødvendig at han skulle forlate rommet under behandling av denne saken. Sak M 11/14 Oppnevning av bedømmelseskomite for stilling som professor/førsteamanuensis i arkeologi (arkivref. 2013/5605) Museumsstyret oppnevner følgende medlemmer til den sakkyndige komiteen for stilling som professor/førsteamanuensis i samisk kulturvitenskap: - professor Ingvild S. Gilhus, Universitetet i Bergen - professor Peter Sköld, Umeå Universitet - professor Lars Stenvik, NTNU - professor Kjell O. K. Olsen, Høgskolen i Telemark Seksjonsleder Inger Storli administrerer komiteens arbeid. Museumsstyret oppnevner følgende medlemmer til den sakkyndige komiteen for stilling som professor/førsteamanuensis i samisk kulturvitenskap: - professor Ingvild S. Gilhus, Universitetet i Bergen - professor Peter Sköld, Umeå Universitet - professor Lars Stenvik, NTNU - professor Kjell O. K. Olsen, Høgskolen i Telemark Seksjonsleder Inger Storli administrerer komiteens arbeid. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Sak M 12/14 Oppnevning av bedømmelseskomite for stilling som professor/førsteamanuensis i arkeologi (arkivref. 2013/5635) Museumsstyret oppnevner følgende medlemmer til den sakkyndige komiteen for stilling som professor/førsteamanuensis i arkeologi: - professor Kristina Jennbert, Lunds universitet - professor Christopher Prescott, Universitetet i Oslo - professor Knut Andreas Bergsvik, Universitetet i Bergen Roger Jørgensen administrerer komiteens arbeid. Museumsstyret oppnevner følgende medlemmer til den sakkyndige komiteen for stilling som professor/førsteamanuensis i arkeologi: - professor Kristina Jennbert, Lunds universitet - professor Christopher Prescott, Universitetet i Oslo - professor Knut Andreas Bergsvik, Universitetet i Bergen Roger Jørgensen administrerer komiteens arbeid. Sak M 13/14 Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet (arkivref. 2013/5340) Museumsstyret tar årsrapport 2013 for helse, miljø og sikkerhet ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. Museumsstyret tar årsrapport 2013 for helse, miljø og sikkerhet ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. Merknad: Under denne saken kom det opp at UiT i løpet av høsten 2014 skal gjennomføre en ny medarbeiderundersøkelse. Museumsstyret ønsker å få fremlagt resultater fra denne etter gjennomføring, for å se om det er noen tiltak som bør fokuseres ekstra på innenfor HMS-arbeidet ved TMU. Sak M 14/14 Virksomhetsplan for 2014 og budsjettinnspill 2015-2016 (arkivref. 2014/1610) Museumsstyret godkjenner Virksomhetsplanen for 2014 og budsjettinnspill for 2015 2016. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Museumsstyret godkjenner Virksomhetsplanen for 2014 og budsjettinnspill for 2015 2016. Sak M 15/14 Organisasjonsjustering av staben ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (arkivref. 2014/1716) Museumsstyret slutter seg til museumsdirektørs vedtak om å igangsette et arbeid for å prøve organisering av kommunikasjon og formidling i team. Ordningen evalueres etter to år. 1. Styret konstaterer at det er grunnlag for endring i formidlingsenheten, og anser teamorganisering som en hensiktsmessig løsning. 2. Museumsdirektøren bes om å sammenkalle til et drøftingsmøte med de ansatte i enheten, de tillitsvalgte og hovedverneombudet med sikte på å komme frem til en enighet om følgende: - Testing av arbeidsoppgavene i team - Spørsmål om ledelse av team/enhet 3. Hvis det ikke oppnås enighet, fremlegges saken på nytt for styret, med alternative forslag. Merknad: etter diskusjon frem og tilbake, der også brev fra ulike ansatte og NTL ble lagt fram for styret, foreslo styreleder Morten Ruud et alternativt forslag til vedtak, jf. over. Sak M 16/14 Forslag om fullmakt til museumsdirektøren for endring av billettpriser ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (arkivref. 2014/1712) Museumsstyret gir museumsdirektøren fullmakt til å endre billettprisene og billettsystemet ved TMU. Museumsstyret gir museumsdirektøren fullmakt til å endre billettprisene og billettsystemet ved TMU innenfor en ramme på 20 %. De samlede nye billettpriser og billettsystem bes lagt frem for styret til høsten. Elisabet Aase konst. kontorsjef elisabet.aase@uit.no 77 64 52 25 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
Referatsak 2 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Styrerommet, Administrasjonen, Tromsø Møtedato: 13.03.2014 Tidspunkt: 09.00 15.30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Husebekk Leder Rektor til kl 13.30 Herbjørg Valvåg Medlem Ekstern representant Jan-Frode Janson Medlem Ekstern representant Anita Andersen Stenhaug Medlem Ekstern representant Curt Rice Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Tove Størdal Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant (til kl 15.00) Bjørn Hersoug Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Rannveig Grøm Sæle Medlem Midlertidig vitenskapelig ansattrepresentant Kjersti Dahle Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Daniel Sørdahl Medlem Studentrepresentant Christoffer Sommerstad Medlem Studentrepresentant Isabell Pettersen Vikan Medlem Studentrepresentant Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Arvid Jensen Medlem Ekstern representant Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Magne Nicolaisen Arvid Jensen Ekstern representant Fra rektoratet møtte: Wenche Jakobsen Prorektor ledet møtet fra kl 13.30 Sveinung Eikeland Viserektor til kl 15.20 Fra administrasjonen møtte: Navn Lasse Lønnum Britt Elin Steinveg Asbjørn Ivar Bartnes Sølvi B. Anderssen Stilling universitetsdirektør Assisterende universitetsdirektør (referent) Kommunikasjonsdirektør Fung.forskningsdirektør Sak 9 og 10/14 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Odd Arne Paulsen Personal- og org.direktør Sak 12 og 14/14 Julia Sempler Seksjonsleder utdanning Sak 13/14 Kjetil Kvalsvik Seniorrådgiver Stab Sak 15/14 Eli Margrethe Pedersen Økonomidirektør Sal 11/14 Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 7/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 13. mars 2014 2014/142 S 8/14 UiT 2020 - Ny strategi for UiT Norges arktiske universitet 2014/510 S 9/14 Prinsipper for fordeling av rekrutteringsstillinger 2013/5156 S 10/14 S 11/14 S 12/14 Tildeling av Likestillingsprisen, Formidlingsprisen, Utdanningsprisen, FoU-prisen og Innovasjonsprisen 2014 Anvendelse av ekstra tildeling over resultatbasert omfordeling av forskningsinsentiver (RBO) i 2014- budsjettet Klage på vedtak om oppsigelse iht. tjenestemannlovens 10, nr. 1 X 2013/5216 2013/1777 X 2009/2098 S 13/14 Studentombud ved UiT Norges Arktiske Universitet 2014/859 S 14/14 Honorering av studentverv i UiTs styrer, råd og utvalg 2014/1243 S 15/14 Rapport og planer (2013-2014) for UiT Norges arktiske universitet 2013/1777 Orienteringssaker OS 5/14 Oversikt over UiTs sponsor- og samarbeidsavtaler X 2014/778 OS 6/14 OS 7/14 Regnskap pr 31.12.2013 - Tidligere UIT og Høgskolen i Finnmark Orienteringssak Intern økonomioppfølging pr 3. tertial 2013 for UiT og HiF 2013/5607 2014/1079 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 2
S 7/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 13. mars 2014 2014/142 Referatsakene tas til orientering Referat fra IDF-møte 11.3.2014 ble delt ut på møtet Innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 8/14 UiT 2020 - Ny strategi for UiT Norges arktiske universitet 2014/510 Ny strategisk plan for UiT Norges arktiske universitetet (2014-2020) vedtas med de endringer som fremkom på møtet. Innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt. S 9/14 Prinsipper for fordeling av rekrutteringsstillinger 2013/5156 1. Alle stipendiatstillinger tildelt over statsbudsjettet samles i en sentral stillingspool som refordeles årlig. Ordningen implementeres over en tidshorisont på tre år. Eventuelle nye stillinger inkluderes i poolen. 2. Stipendiatstillingene fordeles i tre potter: a) Historisk komponent (tidligere kapittel 0263-stillinger ) b) Strategisk pott c) Nøkkelfordelt pott 3. Alle fakultetene og TMU skal hvert år tildeles minst én stipendiatstilling hver 4. Fire (to) stipendiatstillinger over kapittel 0263 finansieres ved at det kuttes i basis for alle enheter ved UiT 5. Hvert år fordeles tilnærmet like mange stillinger. Eventuelle nye stillinger tildelt over statsbudsjettet kommer i tillegg 6. For å sikre en dekningsgrad på minst 100 % i stillingene fordeles årlig noen flere stipendiatstillinger enn det antallet stillinger i poolen tilsier 7. Fordelingsnøkkelen for de nøkkelfordelte stillingene fastsettes slik det er beskrevet for modell 3 i saksframleggets tabell 5 8. Fra og med 2014 vil inntil fem strategiske postdoktorstipender bli fordelt til de fakulteter som sender inn flest søknader til Horizon 2020 hvert utlysningsår, basert på en nøkkel der ulike typer EU-søknader omregnes til poeng, etter kriterier gitt i saksframlegget. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 3
Innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt. S 10/14 Tildeling av Likestillingsprisen, Formidlingsprisen, Utdanningsprisen, FoU-prisen og Innovasjonsprisen 2014 2013/5216 UiT Norges arktiske universitet tildeler følgende priser for 2014: Formidlingsprisen tildeles førsteamanuensis Charlotte Reedtz, RKBU Nord, Helsefak. FoU-prisen tildeles professor Tore Henriksen, Jurfak. Utdanningsprisen tildeles universitetslektor Kjell Øystein Netland, Institutt for fysikk og teknologi, NT-fak. Likestillingsprisen tildeles professor Liv Helene Willumsen, institutt for historie og religionsvitenskap, HSL-fak. Innovasjonsprisen tildeles professor II Bjørn Skogen, institutt for medisinsk biologi, Helsefak Rektor Anne Husebekk og Bjørn Hersoug fratrådte møtet under behandlingen av innovasjonsprisen Representant Daniel Sørdahl fratrådte møtet under behandlingen av formidlingsprisen Innstillingen ble enstemmig vedtatt. et er unntatt offentlighet inntil videre. S 11/14 Anvendelse av ekstra tildeling over resultatbasert omfordeling av forskningsinsentiver (RBO) i 2014-budsjettet 2013/1777 Styret anser tildelingen av de ekstra midlene over resultatbasert omfordeling forskningsinsentiver (RBO) som ekstraordinær for 2014. Styret slutter seg til universitetsdirektørens forslag til fordeling av 7,569 mill kroner i samsvar med saksfremlegget. Forslag fra Bjørn Hersoug om følgende tilleggspunkt: De prioriterte gruppene gis posisjoneringsmidler til 10 grupper x 100 000 = kr 1 mill Midlene dekkes inn ved å redusere optimaliseringsmidlene tilsvarende. Votering Innstillingen med foreslått tilleggspunkt ble enstemmig vedtatt. Styret anser tildelingen av de ekstra midlene over resultatbasert omfordeling forskningsinsentiver (RBO) som ekstraordinær for 2014. Styret slutter seg til universitetsdirektørens forslag til fordeling av 7,569 mill kroner i samsvar med saksfremlegget, med endringer om at de prioriterte gruppene gis posisjoneringsmidler til 10 grupper x 100 000 = kr 1 mill Midlene dekkes inn ved å redusere optimaliseringsmidlene tilsvarende. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 4
S 12/14 Klage på vedtak om oppsigelse iht. tjenestemannlovens 10, nr. 1 2009/2098 Innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt. S 13/14 Studentombud ved UiT Norges Arktiske Universitet 2014/859 Universitetsstyret ber om at organiseringen som er beskrevet i saksforelegget vurderes nærmere med den hensikt at Råd for høyere utdanning i Nord-Norge ansetter et studentombud for alle utdanningsinstitusjoner i Nord-Norge. Innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt. S 14/14 Honorering av studentverv i UiTs styrer, råd og utvalg 2014/1243 Universitetsstyret fastsetter følgende modell for honorering av studentverv: 1. Honorering av verv i studentenes arbeidsutvalg (studentutvalg) - Alle fakulteter/avdelinger skal sette av midler til rammetilskudd til studentutvalget - Studentutvalget fastsetter årlig budsjett for bruk av rammetilskuddet - En felles norm for frikjøp av medlemmer i studentutvalget er kr 12.500 per semester per student. Ordningen forutsetter at antall medlemmer i utvalget er avklart og begrenset 2. Honorering av verv i fakultetets/avdelingens styrer og utvalg Studentrepresentanter skal honoreres etter medgått tid, basert på felles sats, og med de forutsetninger som gjelder for statlig utvalgsgodtgjørelse (se ovenfor). - Honorar settes til ltr. 35 i C-tabellen, som per i dag utgjør kr 170,70 per time - Honorar gis for medgått møtetid og én time forberedelse per møtetime - Samme timesats kan benyttes for arbeid utenom møter, når representanten utfører oppgaver på vegne av styret eller utvalget - Modellen skal benyttes for studentverv i fakultets-/avdelingsstyre, institutt-/senterstyre og tilsettingsutvalg - Modellen kan benyttes når studentrepresentanter deltar i andre råd og utvalg, som programstyrer, tilsettingskomiteer, arbeidsgrupper mv. - Hvert fakultet/avdeling skal administrere ordningen 3. Arbeidets omfang kan variere i de ulike utvalgene. Satsene er derfor minimumssatser. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 5
4. Virkningstidspunkt er 1.8.2014. : Saken ble utsatt til neste styremøte. S 15/14 Rapport og planer (2013-2014) for UiT Norges arktiske universitet 2013/1777 Universitetsstyret vedtar Rapport og planer (2013-2014) for UiT Norges arktiske universitet, og ber universitetsdirektøren ferdigstille dokumentet i tråd med styrets diskusjoner. Innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt. Orienteringssaker OS 5/14 Oversikt over UiTs sponsor- og samarbeidsavtaler 2014/778 OS 6/14 Regnskap pr 31.12.2013 - Tidligere UIT og Høgskolen i Finnmark 2013/5607 OS 7/14 Orienteringssak Intern økonomioppfølging pr 3. tertial 2013 for UiT og HiF 2014/1079 Universitetsstyrets møter 2014 Torsdag 8. mai Kirkenes Torsdag 25. september Alta Torsdag 19. juni Tromsø 28.-30. oktober Umeå 11. desember Tromsø Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 6