Smøla kommune Møteprotokoll Styret i Smøla Nærings- og kultursenter KF Utvalg: Møtested: Formannskapsrommet, Smøla rådhus Dato: 22.09.2016 Tidspunkt: 12:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Roger Osen Leder AP Peder Gjøstøl Iversen Nestleder Næring Ingrid Rødahl Jünge Medlem AP Håvard Knutsen Medlem AP Kjersti Andersen Medlem H Asbjørg Kanestrøm Medlem Næring Laila Skaret Medlem TV Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Frank Brevik MEDL Næring Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Tilleggssaker: OS 30/17 - Status evaluering DR 7/17 - Styrets protokollføring Fra administrasjonen møtte: Navn Gunnlaug Kristiansen Tove Røsand Stilling Daglig leder SNK KF Sekretær Side 1
Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Orienteringssaker OS 21/16 Vikan havn - Status og videre framdrift OS 22/16 Matstreif og Bonan i by'n 2016 OS 23/16 Næringsfond - Ny utlysning OS 24/16 Naturarv Smøla - Oppfølging gapahuk OS 25/16 Gründersatsing - Smøla og Aure OS 26/16 Fru Guri av Edøy 2016 OS 27/16 Prosjekt med de 4 største spelene i fylket OS 28/16 Voksenopplæring - Status for språkopplæring OS 29/16 Tilflyttertreff SS 18/16 DR 6/16 DR 7/16 Styresaker Nødvendig flytting av undervisningslokaler for voksenopplæring Drøftingssaker Budsjett og handlingsplan Styrets protokollføring Orienteringssaker OS 30/16 Status evaluering Unntatt offentlighet Arkivsaksnr 2016/244 Side 3
Orienteringssaker OS 21/16 Vikan havn - Status og videre framdrift Orientering ved styreleder Roger Osen. OS 22/16 Matstreif og Bonan i by'n 2016 Behandling i Styret i Smøla Nærings- og kultursenter K - 22.09.2016 OS 23/16 Næringsfond - Ny utlysning OS 24/16 Naturarv Smøla - Oppfølging gapahuk OS 25/16 Gründersatsing - Smøla og Aure OS 26/16 Fru Guri av Edøy 2016 Orientering ved Kulturrådgiver i SNK Laila Skaret. Side 4
OS 27/16 Prosjekt med de 4 største spelene i fylket Orientering ved Kulturrådgiver i SNK Laila Skaret. OS 28/16 Voksenopplæring - Status for språkopplæring OS 29/16 Tilflyttertreff Side 5
Smøla kommune Arkiv: A02 Arkivsaksnr: 2016/244-6 Saksbehandler: Gunnlaug Kristiansen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Smøla Nærings- og kultursenter KF 18/16 22.09.2016 Smøla Kommunestyre 29.09.2016 Nødvendig flytting av undervisningslokaler for voksenopplæring Vedlegg 1 Rapport etter måling av soppsporer 2 Rapport etter måling av soppsporer 3 Tilsynsrapport 4 Uttalelse fra flyktningetjenesten om lokalisering av voksenopplæring Saksopplysninger Smøla Nærings- og kultursenter KF har på vegne av Smøla kommune ansvaret for undervisning for voksne innvandrere i norsk og samfunnskunnskap. Lokalene på Nordvik leies av Smølavinduet og er etablert i fabrikkbygget som tidligere var lokaler for offentlige tjenester i kommunen. Oppgradering av lokalene ble gjennomført sommeren 2015. Ved oppstart høsten 2015 var det ca 8 elever på skolen. Skolen har nå betydelig flere elever og har et elevtall på 26 og 4 arbeidstakere. Avtale om lokaler for å gjennomføre lovpålagt undervisning og introduksjonsprogram ble gjort i samarbeid med flyktingetjenesten våren 2015. Avtalen løper til skolestart 2017. Skolesituasjonen ved Nordvik har store utfordringer. Elevtallet har som sagt, vokst raskt på 1 år og det er nå ikke mulig å få plass til flere elever i klasserommene. Inneklima/luftkvalitet er den andre store utfordringen. Vinter/våren 2016 ble det satt fokus på luftkvaliteten som etterhvert opplevedes belastende. Befaring fra bedriftshelsetjenesten konkluderte med at det ikke ble funnet soppsporer i luften, men det var behov for ventilasjon i rommene. Luftmålinger ble gjort av Kystlab på vegne av miljørettet helsevern i Smøla kommune, målingene viste store mengder CO2-innhold i luften i klasserom hvor undervisningen foregikk med 7 personer i rommet (CO2-innhold målt til gjennomsnitt på 1300 ppm. Norm på under 1000ppm). Det ble også målt høy luftfuktighet i lokalene). Rapporten av 12.05.16 konkluderer med at lokalene ikke er egnet for
undervisningsbruk iht. forskrift om miljørettet helsevern. I løpet av våren 2016 ble flere tiltak prøvd. Utlufting gir mye kald trekk inn i klasserommet og ventilering har ikke gitt effekt. Det er gjort tilpasninger i forhold til rom og organisering av dagene for å forsøke å lette på situasjonen. Det har vært konstant kontakt med huseier om situasjonen som har gjort enkelte tiltak både i forhold til å sette ventilering i vinduer og selv å lufte på morgener og ettermiddager for å sørge for frisk luft i lokalene. Andre tiltak er gjort av lærerteamet, i organisering og gjennomføring av undervisningen, for å lette på situasjonen. Det er likevel slik at tiltak som er gjennomført og forsøkt, ikke er tilstrekkelig for å ha tilfredsstillende luftkvalitet i rommene. Oksygenfattig luft fører til en svært vanskelig undervisningssituasjon. Helsesituasjon, konsentrasjon og motivasjon utfordres. Situasjonen er kritisk i forhold til arbeids- og læringsmiljø, og hver enkelt elevs progresjon og plan om å komme raskt ut i arbeid, utfordres. Både lærere og elever plages, og det er ekstra belastende for personer som har luftveisplager og astma. Situasjonen er nå slik det krever strakstiltak for å ha en løsning som ivaretar elever og lærere. Muligheter for løsning er drøftet med huseier, styreleder og ansatte i sommer på bakgrunn av befaring fra leverandør av ventilasjonsanlegg. Et provisorisk anlegg vil koste ca 150' kr. å installere. Det har ikke latt seg gjøre å lande på en hensiktsmessig løsning med huseier for installering. Ved bare få dagers undervisning på Nordvik nå i høst, er det klart at situasjonen ikke er til å leve med og at tiltak på plass. Dette gir igjen spørsmål om det nå skal gjennomføres midlertidige kostbare tiltak, eller om det er hensiktsmessig å finne hva som er den beste permanente løsningen allerede nå og ta beslutninger på bakgrunn av det. Alternativene for løsning er: 1) Innstallering av ventilasjonsanlegg for 1 skoleår med kostnad på kr.150' og fortsette å være i lokalene til tross for stor trengsel fram til høsten 2017, for så å sette i stand / tilpasse ledig skolebygg /etterbruk og flytte inn der. 2) Gjøre en vurdering allerede nå om hvilket lokale som er mest hensiktsmessig. Etablere en midlertidig plan ut fra om skolen skal flyttes ved høsten 2017 eller om det er hensiktsmessig å takke ja til tilbudte lokaler på Hopen i det gamle kjøpesenteret som kan gjøres klar på 3 måneders varsel. Hvis så, finne en alternativ løsning /andre klasserom/møterom i månedene fram mot juleferien. Det er både kostnadsmessige og samfunnsmessige forhold som må vurderes for framtidig plassering av voksenopplæringen. En leieavtale på 5 år, vil ha utgifter knyttet til husleie, renhold og strøm. Dette må sammenholdes med alternativet som er å ta i bruk ledig skolelokale fra høsten 2017. Skolebygg har kostnader knyttet opp mot noe engangskostnader for tilpasning til voksne elever, generelt vedlikehold, drift inkl. renhold og strøm, vann, kloakkutgifter og forsikring. Drift og vedlikehold av skolebygg er ikke en kjent kostnad, og vil være avhengig av bygningsmessig standard. Etterslep på vedlikehold på skolebyggene er på mellom 1,8 og 6 mill kr i investering og fra 250' til 850' kr på drift. Flere vedlikeholdskostnader vi naturlig komme til i løpet av de 5 neste årene og noe av etterslepet vil måtte gjennomføres i løpet av årene som kommer.
Ut fra et areal som vil være likt, ca 400m2, vil det være sannsynlig at renhold og strøm har tilnærmet lik kostnad. Leiekostnad må sammenholdes med vedlikehold og vaktmestertjenester. Tabellen under visualiserer ca kostnader for leie av lokaler og drift og vedlikehold av skolebygg. Vedlikehold er nøkternt beregnet, ved å ta utgangspunkt i etterslepet som er lavest ved Innsmøla skole og beregnet at 8% av etterslepet vil måtte tas i løpet av et år. Skyss er en svært stor kostnad, og vi ser at ved å bruke skysstilbud som vil være på plass fra høsten 2017, vil kostnaden for voksenopplæringen, slik elevgrunnlaget er nå, komme på 150'. En plassering ved Innsmøla skole som er et godt valg ut fra bygningsmasse, vil gi en utgift på skyss på kr 540' pr år. Dette fordi det blir nødvendig med egen rute til skolen på morgenen. Både leie av lokaler gjenbruk av skole vil være kostbart, men det er likevel leie som er det alternativet som viser seg å være mest økonomisk gunstig totalt sett når transportkostnader regnes med. Tabellen vedlagt viser årlig kostnad ved leie av 390' m2 ved Smøla handelspark, sammenlignet med Innsmøla skole. Tabellen viser at det det ikke vil være store forskjeller på å leie og drifte. Kostnaden vil ligge opp mot 600' tatt i betrakting at det ikke må realiseres store tiltak i forhold til vedlikehold. Skysskostnaden vil være lavest ved å legge undervisning på Hopen. Totalt viser tabellen at lokaler på Hopen inkl. skysskostnader vil ha en årlig kostnad på kr. 790' og lokaler ved Innsmøla skole vil ha en kostnad inkl skyss på kr. 1130'. Sparte kostnader på dagens løsning er 470' og foreslås som en del av finansieringen. Transport er en av de største utfordringene i forhold til å få introduksjonsprogram til å fungere godt. I introduksjonsprogram skal ha aktiviteter som fyller 37,5 timer pr. dag. Dersom dagene innebærer mye venting og logistikk, vil introduksjonsprogrammet ikke kunne gjennomføres effektivt og det vil ta lenger tid før deltakerne er klar for å gå ut i jobb og lykkes med det. Dette er en utfordring som flyktningetjenesten erfarer i det arbeidet som gjøres med
introduksjonsprogrammet. Kostnaden for skyss er stor og det er få ruter. Der det er tilgjengelige ruter, er det kostnad pr. person. Der det ikke er rute, må det beregnes kostnad for å leie bil/buss for å komme seg til og fra skolen. Samfunnsmessig er vi nå i den situasjonen at det erfares utfordringer i forhold til å fortsatt ha undervisningssted isolert fra muligheten til å omgås innbyggerne på Smøla i hverdagen. Å kun reise mellom skole og hjem uten å møte befolkning og enkelt ha tilgang til privat og offentlig tjenestetilbud, er en avgjørende faktor i forhold til målsetting om god integrering. Tidligere vurderinger og vedtak i kommunestyret: I innledende arbeid fra SNK KF med utredning av hensiktsmessig plassering av lokaler for voksenopplæringen, er denne argumentasjonen for sentral plassering av undervisningen presentert;...hopen er allerede etablert som et naturlig møtested og knutepunkt for all rutegående transport. Med optimal beliggenhet nærhet til offentlige kontorer, nyskolen, Smølahallen, samhandlingsetater, flyktningetjenesten, NAV, butikker, bibliotek og kafé. Dette er også i samsvar med vedtak i kommunestyret, sak 257/07 om at "Voksenopplæringen må fortsatt sikres lokaler på Hopen!" Nylig bosatte flyktninger/deltakerne på norskkurs mangler som regel sertifikat, og er avhengig av offentlige kommunikasjoner. Hopen kan nås med buss fra begge sider av øya med avgang/adkomst omtrent til samme tid. Eventuelt må det planlegges ekstra ruter for å frakte deltakere til og fra undervisningssted Hopen sentrum er et naturlig samlingssted for alle på Smøla Vurdering Prekære tilstander ved nåværende undervisningslokaler krever at det gjøres tiltak for å unngå større belastning for elever og lærere. Om beslutning om plassering av voksenopplæringen, kan tas allerede nå, kan det planlegges hensiktsmessig i forhold til det og hensiktsmessig midlertidig løsning settes i verk. Kostnadsbilde som er skissert, viser at transportkostnaden ved å legge undervisning ut til skolene, er større enn ved å benytte skyss som er/blir etablert til og fra Hopen fra 2017. I perioden januar - juni 2017 vil det være midlertidig behov for å tilpasse skyss for deltakere fra Dyrnes til Hopen. Å benytte skolebygg eller å leie har ikke store avvik i kostnader med mindre større vedlikeholdsarbeid må gjennomføres ved skolene. Det er gjort en nøktern snittkostnad for vedlikeholdsbehov som allerede er kartlagt og kjent for å få et bilde av behovet. Denne kostnaden vil uansett aldri være mulig å påregne 100% sammenlignet med en fast leiepris. Det er Hopen som har lavest skysskostnader uansett om det er lokalene ved Innsmøla, Nordsmøla eller Bakkamyra som det blir sammenlignet med. Alle skolene krever en innleid transport i tillegg til etablert rute for å få fraktet elevene fram til skolelokalene. Dette er ikke nødvendig for å komme seg til og fra Hopen. Kommunestyret vedtok i 2007 at voksenopplæringen skulle sikres lokaler på Hopen. Dette er mulig mere aktuelt nå enn i 2007. Samfunnsmessige forhold og gevinsten med å plassere undervisningssted der det er mest trafikk med folk og offentlige- og private tjenestetilbud, har en stor verdi og vil være en viktig brikke i forhold til rask tilpasning og integrering for den enkelte elev/programdeltaker.
Det å ha gode nok lokaler som rommer alle og som egner seg for undervisning er en utfordring. Forpliktelsen til å tilby lokaler og lærere er en del av konsekvensen ved å ta imot programdeltakere som Smøla har forpliktet seg til. Finansiering av hensiktsmessige lokaler må fordeles ut fra statlige tilskuddsmidler som mottas for integrering og undervisning, evt. kostnader ut over dette, må budsjetteres av Smøla kommune. Ut fra kjennskap til ledige lokaler, er det ikke andre tilbydere som er tilgjengelige ut i fra de kriterier som er beskrevet som egnede lokaler for voksenopplæringen. Daglig leders innstilling Ut fra situasjonsbeskrivelsen og økonomisk beregning, inngås det avtale om leie av lokaler ved Smøla Handelspark og voksenopplæringen legges til Hopen fra januar 2017. Det gjøres en mest mulig hensiktsmessig løsning i månedene fram mot flytting. Finansiering av lokaler for voksenopplæringen tas inn som en del av Smøla kommunes budsjettbehandling i høst og blir en del av økonomiplan for 2017-2020. Styret i Smøla nærings- og kultursenter KF fremmet følgende forslag til vedtak: "1. Ut fra situasjonsbeskrivelsen og økonomisk beregning, inngås det avtale om leie av lokaler ved Smøla Handelspark og voksenopplæringen legges til Hopen fra januar 2017. Det gjøres en mest mulig hensiktsmessig løsning i månedene fram mot flytting. 2. Leie av lokaler på Hopen forutsetter at Smøla kommune finansierer merkostnader som beskrevet i saken. 3. Smøla Nærings- og Kultursenter KF innstiller til følgende vedtak i Smøla kommunestyre: Smøla Kommune tar vedtaket pkt. 1 til etterretning og tar inn finansieringen av merkostnadene som en del av Smøla Kommunes budsjettbehandling for økonomiplan 2017-2020." Styret i Smøla nærings- og kultursenter KF sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Ut fra situasjonsbeskrivelsen og økonomisk beregning, inngås det avtale om leie av lokaler ved Smøla Handelspark og voksenopplæringen legges til Hopen fra januar 2017. Det gjøres en mest mulig hensiktsmessig løsning i månedene fram mot flytting. 2. Leie av lokaler på Hopen forutsetter at Smøla kommune finansierer merkostnader som beskrevet i saken.
3. Smøla Nærings- og Kultursenter KF innstiller til følgende vedtak i Smøla kommunestyre: Smøla Kommune tar vedtaket pkt.1 til etterretning og tar inn finansieringen av merkostnadene som en del av Smøla Kommunes budsjettbehandling for økonomiplan 2017-2020.
Drøftingssaker DR 6/16 Budsjett og handlingsplan Vedtak: Saken utsettes. Nytt møte 26.9.2016 kl. 16:00. DR 7/16 Styrets protokollføring Under orientering fra Kontrollutvalgets leder i kommunestyret den 23.6.2016 fremkom det at Kontrollutvalget ønsker mer omfattende protokollføring. Styret i Smøla nærings- og kultursenter KF drøftet saken. Vedtak: Kontrollutvalget kontaktes for nærmere presisering av problemstillingen. Side 7
Orienteringssaker OS 30/16 Status evaluering Side 8