Rapport fra arbeidsgruppe: Revidert, endelig utgave.

Vedlegg til sak 8 Rapport fra arbeidsgruppe: Revidert, endelig utgave. Tema: Skal Rotary Norge samarbeide om et felles prosjekt og i så fall på hvilken måte? Arbeidsgruppen har bestått av: Carl Lewin D 2250, Jan Sverre Hansen D 2260, Laila Lerum D 2290, Oddbjørn Øien D 2305, Arild Wilberg D 2310 og Jon Henrik Leere fra D 2310 (kom inn som erstatter for Steinar Høgaas D 2275, som hadde påtatt seg andre oppgaver for NORFO). Arild Wilberg leder gruppen og er ansvarlig for referat. Gruppen har avholdt møte den 30 og 31 juli på Thon Hotel Oslo Airport, alle var tilstede unntatt Laila Lerum som hadde gyldig fravær. Referat er utsendt og eventuelle kommentarer fra alle i gruppen blir inntatt i det endelige dokument. Mandat: Gruppa skal legge frem en tilrådning til NORFO`s styre som gir begrunnede svar på følgende spørsmål: 1) Skal de norske distrikter fortsatt ha et felles Rotary- prosjekt? 2) Hvis ja på spørsmål 1, skal det fortsatt være Handicamp? 3) Hvis ja på spørsmål 2, hvordan skal Handicamp organiseres og finansieres for fremtida?(eks. av Rotary alene, eller evt. i samarbeid med andre organisasjoner?) Dersom svaret på spørsmål 1 er ja og svaret på spørsmål 2 er nei, ligger det ikke i gruppas mandat å foreslå et nytt, felles prosjekt. Det bør utredes for seg. Sammendrag av diskusjon: Historikk: Rotary i Norge har som et «flaggprosjekt» arrangert Handicamp annet hvert år i en årrekke. Som viktige medarrangører har Inner Wheel og Rotaract vært svært viktige. Dette er et prosjekt som i hovedsak er finansiert ved at landets rotarianere betaler inn et årlig beløp på kr 50,-. Handicamp har vært et svært vellykket arrangement som har samlet ca 100 deltagere(hvorav ca 50 ledsagere) årlig fra rundt 10-12 land. Handicamp har skapt entusiasme og glede hos både deltagere og arrangører. De senere år har det imidlertid vært klart at ordinært bidrag fra klubbene ikke strekker til for å dekke de faktiske kostnader, arrangerende/ansvarlig klubb har måttet søke økonomisk bistand i stadig større grad fra egen klubb, andre lokale klubber og har i større grad involvert/jobbet mot sponsorer. Sistnevnte har bidratt med varer og tjenester. Selv med disse bidrag har NORFO i større og større grad måttet bruke av oppbygde fond for å bidra til en endelig finansiering. 1

Budsjett/regnskap for arrangementet har de siste ganger ligget på ca 1,8 mill kr og det betyr at NORFO har gitt tilleggsbevilgninger på rundt 0,5 mill, videre at arrangør skaffer 0,15-0,2 mill i tillegg til tjenester. Ca 1,2 mill er bidrag via den årlige innbetaling fra medlemmer. Både styret i HC 10 og HC12 har gitt tilbakemeldinger som ber om at Handicamp Norway bør gjennomgå en evaluering av flere opplistede og konkrete sider av prosjektet, bl. a at medlemskontigenten nå kun dekker ca 2/3 av kostnadene ved leiren. Vi regner også med at HC 14 vil ha noen kommentarer rundt dette. Gruppen har også sett på det faktum at mange av våre medlemmer har ingen eller begrenset kunnskap om vårt flotte prosjekt. Like viktig er det å sikre at det norske samfunn blir informert om dette Rotary- arrangement. Dette skulle være noe som skapte omtale og stolthet i et mye større omfang utover det ganske land. Det er også et faktum at det har blitt vanskeligere å få klubber som kan ta ansvar for den store oppgave det er å gjennomføre Handicamp, vi ser at de som tar ansvaret får kun 1 år til å forberede, videre at erfaringsutveksling/kompetanseoverføring er en utfordring. Mange av leirlederne, som er svært viktige for den praktiske gjennomføring, har også vært med i mange år og vi håper at disse er villige til å fortsette. Disse representerer den praktiske «kjernekompetanse» som er nødvendig for å gjennomføre HC. Spørmål man kan stille seg er hvorvidt de midler som brukes kunne gitt et større gode/omfattet mange flere som trenger bistand/hjelp. Det er mange svært gode prosjekter både på klubb og distriktsnivå i Norge og utenlands, som kan være noe å vurdere på sikt. Pr i dag anser vi Handicamp for å være så godt etablert at det er riktig, dersom vi klarer å få endret en del punkt som er tatt opp senere i besvarelsen, å fortsette med HC. Svar på oppgavene: 1) Ja, gruppen mener at vi trenger et felles Rotary prosjekt for de norske distriktene. 2) Ja, gruppen mener dette skal være Handicamp. 3) Organisering: NORFO må klarlegge hva de vil ha ut av et arrangement som HC. Vi ønsker at et godt arrangement skal gi deltagerne mulighet til å sprenge noen grenser, skape vennskap og forståelse på tvers av geografiske og kulturelle skillelinjer samt glede/stolthet over hva de har vært med på. Like viktig er det å skape stolthet og eierskap hos samtlige av våre medlemmer. Dette sammen med en god spredning av HC- leirinformasjon og derigjennom kunnskap om hva Rotary står for i media, skal igjen sørge for at vi bygger allmenhetens kunnskap om Rotary over tid og derigjennom sikre vår medlemsrekruttering. 2

Eierskap til arrangement er i for stor grad overlatt til den enkelte ansvarlige klubb som tar på seg årets HC. Basert på erfaring og tilbakemeldinger fra tidligere arrangørklubber mener gruppa at det er behov for å se på organiseringen av HC. Arrangementet er så krevende resursmessig og med hensyn på kompetanse at det kun er få klubber som kan ta ansvaret alle ene. Vi anbefaler derfor at det bygges opp en prosjektorganisasjon med medlemmer fra flere klubber for å ta ansvaret for fremtidige HC- leire. Dette kan med fordel deles på flere klubber f.eks en region i et distrikt eller flere distrikter. Gruppa mener at gjennomføringen gjerne kan deles opp slik at noen eller en klubb har ansvar for planlegging, en annen for invitasjoner, visum og kontakt med det offentlige, andre klubber igjen for sponsorer, presse osv mens en mer lokal klubb eller region kan ta den praktiske gjennomføring på det valgte leirsted. På denne måten vil belastning fordeles, flere blir involvert og kan ha gleden av å delta, skape et prosjekt i klubben. På denne måten kan alle i Rotary Norge bidra til og få eierskap til et flott prosjekt. Vi må tenke større utover et år og involvere alle medlemmene til mer enn å bidra med et beløp hvert år. Dette vil fremme kunnskap og eierskap i en mye større grad enn dagens modell. (A)Vårt forslag er at det oppnevnes en ansvarlig person (som gløder for oppgaven) av NORFO som skal sørge for at erfaringer fra arrangement skal videreføres og sikre kontinuitet, lette arbeidet for de som tar på seg HC 16 og fremover (eventuelt en pensjonist som får noen av kostnader dekket). Gruppa foreslår at det utnevnes «HC- ambassadører» i hvert distrikt som har som ansvar å videreformidle info om HC(få produsert roll up s), lokal presse, pushe interesse for å ta ansvar for arrangement osv. Målet er å sikre at vi tidlig får inn neste års arrangører slik at før et års HC arrangeres så er allerede neste HC ansvarlige klart og kan være med på sidelinjen og få erfaring. Vi foreslår også at en liten gruppe personer får ansvar for media, utarbeidelse av info/pressemeldinger osv. Gjerne fronter ved innslag i TV/større aviser osv. Rotary har så mange medlemmer i sine rekker som har media bakgrunn at dette burde være mulig. Det burde heller ikke være en altfor stor oppgave for de riktige personene. Disse må selvsagt samarbeide med NORFOs komm.komite. Forslag om at NORFO så på mulighetene til å få f.eks TV2 til å sende noe om HC/Polio e.l i reklamefri periode(rundt årsskiftet?) Kanskje kan en se på kostnader ved å lage en kort info om hva Rotary er/gjør som nasjonal promotering. Facebook må også brukes som promotering og vi må få på plass websiden til HC med mange positive artikler. Vet det har vært mye bra der tidligere. Alt dette bør være med på å bygge opp under Rotary og hva vi står for. NORFO har generelt sett en stor oppgave vedr. medieomtale på flere felt, vi ser at HC bør frontes spesielt. 3

Distriktene bør ta et større ansvar når det gjelder promotering av HC til medlemmene, DGE bør informere om HC på sine Pre- PETS/PETS og presentere erfaringer og bilder fra sist avholdte HC på Distriktskonferansen sin.. Vi ser i dag at vi bruker ca 35000 på hver deltager (hver har en ledsager), det ble diskutert om man burde vurdere deltagelse slik at man istedenfor en 50/50 fordeling deltager/ledsager kunne øke antall deltagere og ha færre ledsagere. Noen av deltagerne vil kanskje kunne klare å dele på en ledsager (avhengig av om man sier noe om grad av handicap). Vi ser også at enkelte deltagere er gjengangere over flere arrangement/år, vi mener at det må etableres regler som sier noe om gjentatt deltagelse Finansiering: Hoveddelen av kostnader er leie av leirsted, det bør undersøkes om det finnes alternative steder som også kan benyttes til et slikt arrangement. Gruppen har ikke noe konkret forslag her, men dette må selvsagt sees i sammenheng med transport tid og kostnader (Beitostølen, Finnbu o.a var oppe, uten at vi landet på noe konkret). Det er også mulig at alternativer dukker opp dersom man går inn på samarbeid med andre organisasjoner. Å ha alternative steder er også viktig i forhandling om leirstedsleie o.s.v. 1) Forhandlinger med leirsted om leiekostnader må startes tidlig, alternativer må klarlegges. 2) Vurdere å se på et kortere arrangement, begrense aktiviteter som tar for lang tid(lang transport) 3) Sponsoravtaler må tegnes og arbeid kan ikke startes tidlig nok, kfr ønske om ansv. Her kan også salg av annonser i våre fora være aktuelt, eventuelt sponsede annonser i media. 4) Søknader om støtte med beskrivelse av HC sendes Gjensidige- stiftelsen/dnb/sparebank1/ lokale Sparebanker o.l. Her ligger det mange muligheter, og allerede i dag er det flere Rotaryklubber som nyter godt av tilskudd til prosjekter fra disse. 5) Vurdere deltageravgift som utsendende Rotary klubber må betale. 6) Til sist, vi tror at medlemmene vil tåle en justering av det beløpet en betaler inn hvert år, forøvrig et beløp som ikke har vært justert på flere år, men NORFO må utarbeide et godt presentasjonsmateriale for oppgaven,. Samarbeid andre organisasjoner: Gruppa mener at samarbeid bør utredes, men dette bør sees på som om det blir et nytt felles prosjekt. Dersom man velger å inngå et samarbeid med andre organisasjoner vil både organisering og finansiering bli endret. Ved et eventuelt samarbeid med andre ser vi at modellene vil være forskjellige avhengig av hvem vi ønsker å samarbeide med. 4

Større organisasjoner: F.eks Røde kors, Norsk Folkehjelp osv. Her vil diskusjon om eierskap dukke opp, det er viktig å få frem at eierskapet/rettighetene fortsatt må være hos Rotary Norge. Vi ser dette også som en relativt lang prosess å få til. Andre organisasjoner: F.eks Norges Handicapforbund osv, lokallag av ovennevnte. Vi ser her for oss at det fortsatt er Rotary som må arrangere og være ansvarlig. Avtale med denne typen organisasjoner kan være på det rent praktiske gjennomføringsmessig. Vi kan her sannsynligvis ikke regne med at de vil bidra økonomisk. Rotaract kan med fordel bringes inn i prosjektet på et mye tidligere stadie. Det vil styrke aktivitetene i Rotaract og sørge for nærmere relasjoner til Rotary klubbene. Inner Wheel kan kanskje også samarbeides med i større/bredere grad. Vi foreslår også at det oppnevnes en «komite»/ gruppe som kan ta frem alt erfaringsunderlag fra de siste 3 HC, personer med god erfaring fra forskjellige ansvarsområder slik at det etableres en «kjørebok» i tilfelle dette ikke eksisterer pr i dag. Mvh For gruppen Arild Wilberg Krokstadelva 20 august 2014 5