FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: 29.08.14 Referat fra ekstra møte i rådmannsg ruppen, fredag 29.08.14 Sted: Tid : Tilstede: Forfall: Andre: Møteleder: Møterom «Toppen», Åfjord Helsesenter, Åfjord kommune Fredag 29. august, kl 0900 Roar Leirset, Osen, Tor Langvold, Bjugn, Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Snorre Glørstad, Ørland, Vigdis Bolås, Riss a i tillegg deltok prosjektleder Eirin Folde (DDF), Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Kai Terje Dretvik, Leksvik kommune Roar Leirset Innledningsvis i møtet ønsket Roar Leirset Eirin Folde hjertelig velkom men som prosjektleder for Digital Døgnåpen forvaltning. Eirin takket deretter for velkomsten og gav en presentasjon av seg selv og det hun har holdt på med opp gjennom tidene. Hun ser frem til å komme i gang med prosjektet Digital Døgnåpen forvaltning og gleder seg til den oppgaven. Hun presiserer at det i prosjektet vil bli behov for en svært tett dialog mellom kommunene og henne som prosjektleder. Skal vi lykkes med dette prosjektet er det viktig at vi alle drar i samme retning. Orienteringer/Drøftinge r: Brev fra Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS ang Budsjettkriterier Sekretariatet refererte ovennevnte brev. Brev fra Fosen Kommunerevisjon IKS ang Budsjettkriterier Sekretariatet refererte ovennevnte brev. Kommunenes behandling av Regionalt næringss amarbeid på Fosen STRATEGIDOKUMENT 2013 Sekretariatet refererte til at alle kommuner nå har behandlet ovennevnte sak slik de ble anmodet om i brev av 6. januar 2014. Alle kommuner har gjort positive vedtak men litt ulik tilnærming ang økonomisk tilskudd og evaluering. En samlet oversikt over kommunenes vedtak oversendesom vedlegg til referatet fra dette møtet. 1
Saker til behandling: Sak 11/14 Digital døgnåpning forvaltning på Fosen forslag til prosjektplan for hovedprosjekt og anbudsdokumentasjon Innstilling fra sekretariatet: 1. Rådmannsgruppa vedtar framlagte forslag til prosjektplan for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 2. Framlagte Konkurransegrunnlag og tilhørende anbudsdokument legges til grunn for anbudsutlysing av hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 3. efagråd og oppgaven som regional ekoordinator etableres i forbindelse med oppstarten av hovedprosjektet. I tillegg til de oppgaver som efagrådet skal ha i hht vedtatt utredning gis også dette organet rollen som prosjektgruppe for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. Prosjektleder for hovedprosjektet skal inntil videre inneha rollen som regional ekoordinator. 4. Daglig leder i Fosen Regionråd delegeres myndighet til på vegne av kommunene å signere alle kontrakter som naturlig følger av hovedprosjektet. 5. Fosen Regionråd har ansvaret for investeringsregnskapet for hovedprosjektet. Kommunene bekrefter gjennom dette vedtaket sin deltakelse i hovedprosjektet og budsjettert egenandel på kr. 4 800 000 overføres umiddelbart til Fosen Regionråd sin konto i hht til den fordelingsnøkkel som framgår av prosjektbeskrivelsen. 6. Korrigert budsjett 2014 for prosjekt 4911 Fosenportalen godkjennes av Rådmannsgruppa. Budsjettet legges fram til endelig vedtak i styret. 7. Framtidig drift av den nye portalløsningen budsjetteres og regnskapsføres inntil videre som et prosjekt i Fosen Regionråd sitt budsjett og regnskap. Behandling i Rådmannsmøte: Innledningsvis i møtet gikk Eirin Folde gjennom utkastet til prosjektplan, en plan som delvis bygger på prosjektmetodikken som er utarbeidet fra DIFI. Rådmannsgruppen gir honnør til prosjektgruppen for det arbeidet som er nedlagt i prosjektet. Det rettes også en spesiell takk til Sør-Trøndelag fylkeskommune sine medarbeidere, Asle Brustad, Eistein Guldseth og Bjørn Henrik Hellandsjø, for aktivt arbeid i forbindelse med prosjektet. Forslag til nytt pkt. 3: Rådmannsgruppa er prosjekteier og styringsgruppe for prosjektet, og gir mandat og myndighet til prosjektgruppa. Rådmannsgruppa vil være «tett på» prosjektet i gjennomføringsfasen. Den videre nummerering endres som følge av det nye pkt. 3. Tidl. pkt. 3 som blir nytt pkt. 4 får følgende tilføyelse: «Arkivgruppa skal være representert i efagrådet og prosjektgruppa». 2
Ørland kommune signaliserer at de ikke vil delta i prosjektet slik som flertallet i Rådmannsgruppen nå går inn for og stemte derfor imot innstillingen med de endringer som fremkom i møtet! Med bakgrunn i at Ørland kommune ikke deltar i prosjektet må Ørland kommunes andel av budsjettert egenandel trekkes ut og budsjettet korrigeres. (Prosjektplanen korrigeres også) Konkurransegrunnlaget endres på bakgrunn av de punkter som fremkom ang pkt 4.1 «Kvalifikasjonskrav». Videre korrigeres det som følge av at Ørland kommune ikke er en del av prosjektet. Rådmannsgruppen vil videre presisere det som er nedfelt i ekommunestrategien bla ang «Prinsipper som legges til grunn for samarbeidet»: «Det er aksept for at man fases inn i nye systemer fra litt ulike tidspunkt». Rådmannsgruppas flertallsvedtak: 1. Rådmannsgruppa vedtar framlagte forslag til prosjektplan for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 2. Framlagte Konkurransegrunnlag (korrigert) og tilhørende anbudsdokument legges til grunn for anbudsutlysing av hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 3. Rådmannsgruppa er prosjekteier og styringsgruppe for prosjektet, og gir mandat og myndighet til prosjektgruppa. Rådmannsgruppa vil være «tett på» prosjektet i gjennomføringsfasen. 4. efagråd og oppgaven som regional ekoordinator etableres i forbindelse med oppstarten av hovedprosjektet. I tillegg til de oppgaver som efagrådet skal ha i hht vedtatt utredning gis også dette organet rollen som prosjektgruppe for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. Prosjektleder for hovedprosjektet skal inntil videre inneha rollen som regional ekoordinator. Arkivgruppa skal være representert i efagrådet og prosjektgruppa. 5. Daglig leder i Fosen Regionråd delegeres myndighet til på vegne av kommunene å signere alle kontrakter som naturlig følger av hovedprosjektet. 6. Fosen Regionråd har ansvaret for investeringsregnskapet for hovedprosjektet. Kommunene bekrefter gjennom dette vedtaket sin deltakelse i hovedprosjektet og budsjettert egenandel overføres umiddelbart til Fosen Regionråd sin konto i hht til den fordelingsnøkkel som framgår av prosjektbeskrivelsen. 7. Korrigert budsjett 2014 for prosjekt 4911 Fosenportalen godkjennes av Rådmannsgruppa. Budsjettet legges fram til endelig vedtak i styret. 8. Framtidig drift av den nye portalløsningen budsjetteres og regnskapsføres inntil videre som et prosjekt i Fosen Regionråd sitt budsjett og regnskap. Møtet slutt 1300 Vidar Daltveit, ref 3
Kommunenes behandling av Regionalt næringssamarbeid på Fosen STRATEGIDOKUMENT 2013 Kommunene er i brev av 06.01.14 anmodet om politisk behandling av Vedlegg til protokoll fra rådmannsmøtet 29.08.14 Regionalt næringssamarbeid på Fosen STRATEGIDOKUMENT 2013 - Anmodning om politisk behandling! Styret i Fosen Regionråd behandlet i sitt møte den 20. desember 2013 bla sak 19/13 Regionalt næringssamarbeid på Fosen STRATEGIDOKUMENT 2013. Styrets enstemmige vedtak lyder: 1. Fosen Regionråd vedtar det framlagte forslag til strategidokument for regionalt næringssamarbeid på Fosen. Dokumentet er et viktig verktøy for økt verdiskaping og bærekraftig næringsliv i regionen. 2. Overordnet mål, delmål og tilhørende strategier (tiltak) legges til grunn for å konkretisere handlingsplaner og tiltak. Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt legges fram til Fosen Regionråd for behandling i styret. 3. Næringsalliansen i Fosen utfordres til å organisere arbeidet med konkretisering av prosjektplaner og iverksetting av tiltak med utgangspunkt i de ressurser som stilles til rådighet av kommunene, regionrådet, fylkeskommunene og eventuelt andre finansieringskilder. 4. Næringsalliansen i Fosen utarbeider hvert år en melding til regionrådets styre og kommunestyrene i medlemskommunene som omtaler iverksatte tiltak, oppnådde resultater og ressursbruk. 5. Regionrådets styre ber kommunestyrene og Sør-Trøndelag fylkeskommune om å ta stilling til forslaget om at midler, tilsvarende det som årlig t.o.m. 2014 blir bevilget til Kysten er klar, omdisponeres og stilles til rådighet for Næringsalliansen i Fosen for bruk i arbeidet med å iverksette tiltak i hht. strategidokumentet. 6. Saken oversendes medlemskommunene i Fosen Regionråd for videre politisk behandling. Svarfrist settes til 28. februar 2014. I vedlagte særutskrift av saken vises det til den prossess som er gjennomført i forbindelse med utarbeidelsen av strategidokumentet. En viktig milepæl i arbeidet med en strategisk næringsplan var det som skjedde den 24. april 2013; etablering av Næringsalliansen i Fosen. Som det fremgår av styrets vedtak, punktene 5 og 6, ber vi om at saken undergis politisk behandling i den enkelte medlemskommune og at tilbakemelding gis til sekretariatet innen 28. februar 2014. Før den politiske behandlingen ble følgende melding sendt ut til rådmennene, etter drøfting i rådmannsmøtet den 31. januar: kommune støtter søknaden innsendt av Bjugn kommune med prosjektnavnet: «Regional vekstkraft på Fosen som følge av kampflybase-utbygginga på Ørland og nye vindkraftanlegg». Vår kommune vil være aktiv deltaker og medspiller i gjennomføringa av prosjektet. Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon 72 53 15 10 E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett: www.fosen.net 4
Resultatet av kommunestyrenes behandling: Kommune Behandlet Vedtak Rissa kommune 11.02.14, Kst. PS 1/14 1. Framlagte forslag fra styret i Fosen Regionråd vedtas. 2. Rissa kommune støtter søknaden innsendt av Bjugn kommune med prosjektnavnet: «Regional vekstkraft på Fosen som følge av kampflybase-utbygginga på Ørland og nye vindkraftanlegg». Rissa kommune vil dermed være aktiv deltaker og medspiller i gjennomføringa av Åfjord kommune Kst. 27.02.14 prosjektet. Åfjord kommunestyre ser positivt på etableringen av Næringsalliansen i Fosen og arbeidet som er gjort i forbindelse med Strategidokument 2013. Kommunestyret vil fra 2015 stille midlene som tidligere er gått til prosjektet Kysten er klar, og som for Åfjord sin del utgjør kr 200.000, til disposisjon for Næringsalliansen i Fosen under forutsetning av at de øvrige medlemskommunene i Fosen og Sør-Trøndelag fylkeskommune bidrar med sine respektive andeler i samarbeidet slik som styret i Fosen Regionråd har lagt til grunn. Åfjord kommunestyre ber om at Næringsalliansen i Fosen gjennomfører en evaluering av eget arbeid og oppnådde resultater i løpet av 2015, som vil danne grunnlag for hvor vidt kommunens bevilgninger til næringsalliansen skal videreføres etter 2015. Åfjord kommune støtter søknaden innsendt av Bjugn kommune med prosjektnavnet Regional vekstkraft på Fosen som følge av kampflybase-utbygginga på Ørland og nye vindkraftanlegg. Vår kommune vil være aktiv deltaker og medspiller i gjennomføringa av prosjektet. Bjugn kommune 11.02.14, Kst. Sak 03/2014 1. Bjugn kommune slutter seg til innholdet i det foreslåtte strategidokumentet som grunnlag for regionalt næringssamarbeid på Fosen. 2. Bjugn kommune foreslår at gjennomføringen organiseres som et prosjekt, der næringsalliansen gis ansvar for gjennomføring av tiltakene og tar rollen som prosjektleder for handlingsplanen. Planer for hvordan de enkelte tiltak skal gjennomføres er derfor næringsalliansen sitt ansvar. Styret i regionrådet tar rollen som styringsgruppe som eksempelvis vedtar de årlige handlingsplanene. Handlingsplanene vil inneholde oversikt over resultatmål og tiltak, samt finansiering av de enkelte tiltak. Gjennomføringen av planen må settes høyt på dagsorden i styret; og bør 5
Ørland kommune Osen kommune Roan kommune 14.02.14, Kst. PS 14/20 (skriftlig svar er ikke mottatt, vedtak hentet fra nettet) 17.02.14, Kst. PS 4/14 06.02.14, Kst. Sak 08/14 2.gangs beha. 13.03.14, Kst. Sak 17/14 derfor være fast sak på agendaen hver gang styret i regionrådet samles. 3. Samarbeidsforumet jf målområde 1 vil være næringsalliansens møteplass! Her må derfor oppgavene fordeles mellom aktørene, gjerne etter interesse og kompetanse. 4. I handlingsplanen er det foreslått minimum 4 møter i samarbeidsforumet årlig. I en oppstartsfase bør det være aktuelt med flere. Dette for å utvikle samarbeidet mellom utviklingsaktørene på Fosen gjennom relasjons- og tillitsbygging samt kunnskap om hverandres kompetanse og interesseområder. 5. Gjennomføringen av planen vil være en av regionrådets viktige oppgaver framover. Administrasjonen i regionrådet må involveres i gjennomføringen. De bør derfor lede møtene i samarbeidsforumet. 6. Bjugn kommune vil fra 2015 omdisponere dagens bidrag til Kysten er Klar til gjennomføringen av handlingsplanen. Dette utgjør kr. 200.000 NOK. 1. Ørland kommunestyre vedtar fremlagte forslag til strategidokument - regionalt næringssamarbeid på Fosen, datert 14.11.13. 2. Ørland kommunestyre forplikter seg til å delta med kr. 200.000 til videreføring av prosjektet fra 2015. Osen kommunestyre støtter utarbeidet strategidokument, og næringsalliansens videre arbeid i tråd med dokumentet, samt søknad om midler fra Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD). Kommunestyret vedtar i tillegg en finansieringsmodell for arbeidet med utgangspunkt i registrert folketall, for Osen kommune inntil kr. 56.000,- med budsjettmessig virkning fra 2015. 1. Fosen Regionråd vedtar det framlagte forslag til strategidokument for regionalt næringssamarbeid på Fosen. Dokumentet er et viktig verktøy for økt verdiskaping og bærekraftig næringsliv i regionen. 2. Overordnet mål, delmål og tilhørende strategier (tiltak) legges til grunn for å konkretisere handlingsplaner og tiltak. Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt legges fram til Fosen Regionråd for behandling i styret. 3. Næringsalliansen i Fosen utfordres til å organisere arbeidet med konkretisering av prosjektplaner og iverksetting av tiltak med utgangspunkt i de ressurser som stilles til rådighet av kommunene, regionrådet, fylkeskommunene og eventuelt andre finansieringskilder. 4. Næringsalliansen i Fosen utarbeider hvert år en melding til regionrådets styre og kommunestyrene i medlemskommunene som omtaler iverksatte tiltak, oppnådde resultater og ressursbruk. 5. Kostnadene ved næringssamarbeidet begrenses oppad til kl 1.400.000,- fordeles på kommunene etter innbyggertall pr 01.01.14. 6
Leksvik kommune Formannskapet Sak 14/17 08.05.14 6. Roan kommune støtter søknaden innsendt av Bjugn kommune med prosjektnavnet: «Regional vekstkraft på Fosen som følge av kampflybase-utbygginga på Ørland og nye vindkraftanlegg». Vår kommune vil være aktiv deltaker og medspiller i gjennomføringa av prosjektet. Endelig vedtak: Leksvik formannskap ser positivt på etableringen av Næringsalliansen i Fosen og arbeidet som er gjort i forbindelse med Strategidokument 2013. Kommunen vil fra 2015 stille kr 200.000 til disposisjon fra næringsfondet for næringsalliansen i Fosen, under forutsetning av at de øvrige deltakerne bidrar med sine respektive andeler i samarbeidet slik som styret i Fosen Regionråd har lagt til grunn. Midlene dekkes av kommunens næringsfond. Leksvik formannskap ber om at Næringsalliansen i Fosen gjennomfører en evaluering av eget arbeid og oppnådde resultater i løpet av 2015, som vil danne grunnlag for hvor vidt kommunens bevilgninger til næringsalliansen skal videreføres etter 2015. Leksvik kommune støtter søknaden innsendt av Bjugn kommune med prosjektnavnet Regional vekstkraft på Fosen som følge av kampflybase-utbygginga på Ørland og nye vindkraftanlegg. Leksvik kommune vil være aktiv deltaker og medspiller i gjennomføringa av prosjektet. 7