KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE

KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalet Aukra, 2.juni 2015 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 3/15 TID: 11.06.2015 kl. 09:30 STED: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 16/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23. APRIL 2015 PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 18/15 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1.TERTlAL 2015 PS 19/15 ENERGISENTRAL SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP PS 20/15 UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP PS 21/15 NYTT VENTIALSJONSANLEGG AUKRA HELSESENTER. BYGGEREKNESKAP PS 22/15 TILSETTINGSRUTINAR I AUKRA KOMMUNE u.off. off.l. 13, forv.l. 13 PS 23/ 1 5 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I AUKRA. REVIDERING PS 24/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet møter på Barnebo barnehage, avd. Riksfiord kl. 09.30 til orientering og omvising. Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksenádmolde.kommune.no Innkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Rita Rognskog (s) leiar Åse Solveig Eriksen rådgiver

O AUKRA Saksmappe: 5355-1547/03 Arki : O Kontrollutvalet Sakslzehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 26.05.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 16/15 Kontrollutvalet 11.06.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23. APRIL 2015 Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 23. april 2015 vert godkjend. Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen rådgiver

KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/15 Møtedato: 23.04.2015 Tid: kl 09.30 kl 12.20 Møtestad: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus Saknr: 10/15-15/15 Møteleiar: Rita Rognskog, leiar (V) Møtande medlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Av øvrige møtte: Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap) Gro Kj ellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Arne Hj elmås (Krf) Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver June B. Fostervoll, rekneskapsrevisor Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (under sak 10/15-13/15) Ingrid H. Rimstad, rådmann Ema Varhaugvik, økonomisjef (under sak 10/15-12/ 15) Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTv. SAKSNR. TITTEL PS 10/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25. FEBRUAR 2015 PS l l/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 12/15 AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 PS 13/15 PS 14/15 PS 15/15 AUKRA KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 10/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTET 25. FEBRUAR 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Protokollen frå møte 25. februar 2015 vert godkjend. Side 1 av 6

Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS ll/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 08/15 Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon M&R - referat frå møte i styringsgruppa 09.03.2015 RS 09/15 Kontrollutvalet- Årsmelding for 2014 - utskrift av protokoll frå kommunestyret sitt møte 26.03.2015 ik sak 14/15 RS 10/15 Sluttrapport for utbyggingsprosjekt 616 100 Torhaugmyra bustadfelt saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 23/15 RS 11/15 Sluttrapport parkeringsplass, del av prosjekt 210 200 Julsundet skole vidare utbygging. - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 24/ 15 RS 12/15 Sluttrapport prosjekt nr. 235000 Utbygging Bergetippen barnehage - inkludert planlegging - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 25/15 RS 13/15 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 23.03.2015 Orienteringssaker: OS 06/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter - brev til kommunene frå KMD, datert 30.01.2015 OS 07/15 KU sekretariatet. Årsmelding for 2014 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 12/15 AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 23.04.2015 i sak 12/15 handsama Aukra kommune sin årsrekneskap for 2014. Grunnlaget for handsaminga har vore rekneskapen, revisor si melding, datert 26.mars 2015, revisor sitt brev av 13. april 2015 og rådmannen si årsmelding for 2014. Side 2 av 6

I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisj ef supplert utvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Årsrekneskapen, som består av driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversiktar og notar er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsrekneskapen presenterast i eige vedlegg, samt at deler av rekneskapen er innarbeida i årsmeldinga. Aukra kommunes driftsrekneskap for 2014 viser kr 263 377 298.- til fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 578 910,-. Netto driftsresultat er positivt med kr 80 329 336.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 4,9 mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 39,688 mill. kr som er i samsvar med budsjett. Nokre av einingane har hatt utfordringar med å halde budsjettet i 2014. Det er spesielt innanfor einingane Næring, revisjon, kyrkja etc., Julsundet skole og institusjons og buteneste det er vesentleg meirforbruk. Det er gjort greie for avvika i rådmannen si årsmelding. Kontrollutvalet har sett til at kommunerekneskapen er revidert på ein tryggande måte. Etter revisjonen si meining er årsrekneskapen avlagd i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal rekneskapsskikk. Etter utvalet sin gjennomgang av årsmelding med rekneskap og revisor si melding, meiner kontrollutvalet at årsrekneskapen gir eit forsvarleg uttrykk for resultatet av Aukra kommune si verksemd og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som gjeng fram av saksframlegget til kontrollutvalet og revisj onsmeldinga, datert 26. mars 2015, har kontrollutvalet ikkje merknader til Aukra kommunes rekneskap for 2014. Kontrollutvalet anbefaler at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen for Aukra kommune for 2014 slik det er avlagt. Kontrollutvalet si handsaming Økonomisjef Erna Varhaugvik gjorde greie for hovudtala i drifts- og investeringsrekneskapen for 2014 og kommenterte rekneskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Det vert peika på at kommunen sine utgifter er aukande, og at kommunen står overfor store investeringsprosj ekt med forskotering av fastlandssambandet over Kj erringsundet. Distriktsrevisor Sigmund Hameshaug kommenterte rekneskapsresultatet driftsresultat dei seinare år. og endringa i netto Rådmann Ingrid Husøy Rimstad kommenterte kommunen sine utfordringar med dei store investeringane og behovet for reduksjon av driftskostnadane. Økonomisjef og rådmann svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Leiar takka økonomisj efen for ei god orientering om rekneskapen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) Side 3 av 6

PS 13/15 AUKRA KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING Kontrollutvalet si tilråding 1. Kommunestyret godkjenner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå 1. juli 2015. 2. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Kontrollutvalet si handsaming Sekretæren orienterte om den vidare prosessen og den endelege politiske handsaming av saka og svarte på spørsmål frå utvalet. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte og svarte på spørsmål om den siste fasen av arbeidet, fram til arbeidsgruppa og styringsgruppa kunne legge frem utkastet til selskapsavtale og eigaravtale. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 14/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet sitt vedtak I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterastjamleg. 23.04.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. 23.04.15: Sekretæren har sendt brev til Aukra kommune 18.03.2015 og bedt om å få framlagt slik oversikt. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt neste møte. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte. Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista. Side 4 av 6

Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmar. (4 voterande) PS 15/15 EVENTUELT Uryddig tilsettingsrutinar i Aukra kommune Kontrollutvalet har blitt kontakta i ei sak som gjeld tilsetting i ei stilling i kommunen si eining for institusjonstenester. Vedkommande som vart tilsett, opplevde ein noko uryddig tilsettingsprosess og ber kontrollutvalet sjå nærare på om tilhøva var i samsvar med kommunen sine rutinar for tilsetting. Saka vart drøfta i møtet for avklaring om dette er ei sak kontrollutvalet skal sjå nærare på. Kontrollutvalet si handsaming Med tilvising til kommunelovas 31, 3 og forvaltningslovas 13 Vart møtet lukka under handsaming av denne saka. Utvalet sin leiar gjorde greie for bakgrunn for at Vedkommande hadde teke kontakt med kontrollutvalet og viste til brevet frå klager, datert 22.03.2015. Kontrollutvalet si konklusjon Kontrollutvalet ønskjer at saka skal leggast fram som ordinær sak i utvalet sitt møte i juni. Sekretæren vert beden om å skrive til kommunen og be om å få alle relevante opplysningar i den aktuelle tilsettingssaka. Verksemdsbesøk - ev. orientering frå ein einingsleiar I kontrollutvalet sin møteplan er det sett av tid til besøk i ein kommunal verksemd. Alternativt kan ein einingsleiar inviterast til å gje informasjon om si eining. Utvalet sine medlemmar kan kome med forslag til kva for kommunal verksemd det kan vere aktuelt å besøke eller få informasjon om. Dersom dette skal skje i utvalet sitt møte nr. 3/15 skulle dette avklarast i dagens møte. Konklusjon: Kontrollutvalet ønskjer til neste møte, 11. juni, å besøke Barnebo barnehage på Riksfjord. Hensikta med besøket er å få ei omvising og ei generell orientering om drifta ved barnehagen. Sekretæren tek kontakt med kommunen sin administrasjon for å gjere avtale om Verksemdsbesøket. Deltaking på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2015 på Gardermoen 3. og 4. juni Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årleg fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutval, tilsette i sekretariata og andre som finn konferansen interessant. Kontrollutvalet i Aukra er medlemmer av FKT. Frist for påmelding var 10. april 2015. Ingen frå kontrollutvalet i Aukra kunne delta på årets FKT-konferanse. Endring av dato for kontrollutvalet sitt møte nr. 4/15 Dato for møte nr 4/ 15 vart endra frå måndag 28. september til fredag 18. september. Side 5 av 6

Rita Rognskog Katrine Rindarøy Knut Inge Bakkemyr leiar nestleiar Arne Hjelmås Gro Kjellnes Løvik Åse Solveig Eriksen sekretær Side 6 av 6

Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: 033 O Kontrollutvalet Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 01.06.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 17/15 Kontrollutvalet 11.06.2015 REFERAT OG ORIENTERINGAR Sekretariatet si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 14/15 Rekneskap og årsrapport 2014 - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K sak 40/15 (vedlagt) RS 15/ 15 Aukra kommune - val av revisjonsordning - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K sak 49/15 (vedlagt) RS 16/ 15 Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K sak 50/ 15 (vedlagt) RS 17/15 Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon i M&R - referat frå møte i styringsgruppa 08.05.2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 08/15 Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Aukra kommune - 3 avvik 3 merknader Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 02.01.2014 (vedlagt) Åse Solveig Eriksen rådgiver

PS 40/15 Rekneskap og årsrapport 2014 Rådmannen si tilråding: Aukra kommune sin årsrapport for 2014, inklusiv årsrekneskapen blir godkjent. Driftsrekneskapet blir avslutta med eit mindreforbruk på kr. 13.578.910.-. Mindreforbruket på kr. 13.578.910.-. blir avsett til disposisjonsfond. Investeringsrekneskapet blir samla avslutta utan udisponerte eller udekka beløp. Saksprotokoll i Formannskapet- 07.05.2015 Behandfing Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frå formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i Kommunestyret- 07.05.2015 Behandfing Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedtatt Vedtak 1. Aukra kommune sin årsrapport for 2014, inklusiv årsrekneskapen blir godkjent. 2. Driftsrekneskapet blir avslutta med eit mindreforbruk på kr. 13.578.910.-. 3. Mindreforbruket på kr. 13.578.910.-. blir avsett til disposisjonsfond. 4. Investeringsrekneskapet blir samla avslutta utan udisponerte eller udekka beløp.

O \U1-I>UJl\JI A Aukra kommune Arkivsak: 2013/827-14 Serviceavdelinga ArkiV= 026 Saksbeh: Anita Raknes Otterlei Dato: 24.04.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Møtedato 49/15 Kommunestyret 07.05.2015 Aukra kommune - val av revisjonsordning 1. Kontrollutvalet si tilråding 2. Kommunestyret godkj enner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå 1. juli 201 5. 3. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasj ementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Saksprotokoll i Kommunestyret - 07.05.2015 Behandling Tilrådinga frå kontrollutvalet vart samrøystes vedtatt Vedtak 1. Kommunestyret godkjenner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå 1. juli 2015. 2. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Vedlegg V Sak 13/15 i kontrollutvalet: Aukra kommune - val av revisjonsordning Etablering av av Møre og Romsdal revisjon IKS Selskapsavtale Eieravtale Oversikt over vedtak i kommunestyrene Uttale frå ansatte

Særutskrift: Kontrollutvalet Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen l 6413 Molde Bakgrunn: Kontrollutvalet har i møte den 23.04.15, handsama sak 13/15: Aukra kommune - val av revisj onsordning Det er kontrollutvalet som legg fram denne saka direkte til kommunestyret, og kontrollutvalets saksframlegg med tilråding til kommunestyret følgjer som vedlegg. Rett utskrift 11.05.15 Anita Raknes Otterlei Formannskapssekr.

Aukra kommune Arkivsak: 2013/827-15 Økonomiavdelinga ArkiV= 026 Saksbeh: Erna Varhaugvik Dato: 29.04.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Møtedato 48/15 Formannskapet 07.05.2015 50/15 Kommunestyret 07.05.2015 Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS Rådmannen si tilråding: 1. Aukra kommunestyre godkj enner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i Møre og Romsdal Revisj on IKS datert 9. mars 2015. 2. Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisj on IKS (ut valperioden 2011-2015) blir valt..... og som vararepresentant blir valt..... 3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt til åta nødvendige avgi erder for åetablere selskapet inntil nytt styre er valt på stiftingsmøtet, blir oppnemnt: 1. Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune), Varamedlem: Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune) 2. Ola Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Eide kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune) 3. Ola Rognsko g, medlem (leiar i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet, Kristiansund kommune). 4. (Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisj onseiningane.) 4. Kommunestyret løyver inntil 84 000,- kroner som Aukra kommune sin eigenkapitalinnskoti Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir finansier ved bruk av disposisjonsfond. Saksprotokoll i Formannskapet - 07.05.2015

Behandling Formannskapet sette fram følgjande forslag på val av representantar i pkt. 2: 2.Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS ( ut valperioden 2011-2015) blir valt ordførar Bernhard Riksfj ord og som vararepresentant blir valt varaordførar Helge Kj øll jr. Innstilling frå formannskapet: Som tilrådinga frå rådmannen og forslaget frå formannskapet i pkt. 2 Saksprotokoll i Kommunestyret - 07.05.2015 Behandling Innstillinga frâ formannskapet vart samrøystes vedtatt Vedtak 1. Aukra kommunestyre godkjenner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015. 2. Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS (ut valperioden 2011-2015) blir valt ordførar Bernhard Riksfjord og som vararepresentant blir valt varaordførar Helge Kj øll jr. 3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt til åta nødvendige avgj erder for å etablere selskapet inntil nytt styre er valt på stiftingsmøtet, blir oppnemnt: 1.Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune), Varamedlem: Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune) 2.0la Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Eide kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune) 3.0la Rognskog, medlem (leiar i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet, Kristiansund kommune). 4.(Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisj onseiningane.) 4. Kommunestyret løyver inntil 84 000,- kroner som Aukra kommune sin eigenkapitalinnskot i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir ñnansier ved bruk av disposisjonsfond.

Vedlegg Møre og Romsdal Revisjon IKS - innleiande kommentarar frå styringsgruppa Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til selskapsavtale Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til eigaravtale Tidligare vedtak i kommunetyrene og fylkestinget Uttale frå tilsette i Komunerevisj onsdistrikt 2 Særutskrift: Kontrollutvalet Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen 1 6413 Molde Bakgrunn: Det er kontrollutvalet som skal gje tilråding til kommunestyret om val av revisj onsordning. Det følgjer av ei forståing av kommunelova 78 nr 3 og 4, der kontrollutvalet er tillagt innstillingsretten i spørsmål om val av revisj onsordning og revisor. Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal førebur denne saka for kontrollutvalet. Dersom kommunestyret følgjer tilrådinga frå kontrollutvalet om å delta i Møre og Romsdal Revisjon IKS, skal sak om godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS handsamast av kommunestyret. Selskapsavtalen (vedtektene) regulerer det selskapsrettslege etter Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven), medan eigaravtalen er ein ordinær avtale som regulerer forholdet mellom eigarane. Både selskapsavtalen og eigaravtalen er ei eigarskapssak som det ligger til rådmannen å førebu og legge fram for formannskap for tilråding til kommunestyret. Utgreiing: Selskapsavtale Selskapsavtalen regulerer tilhøve som etter IKS-lova 4 skal vere med i avtalen og kan etter IKS-lova berre endrast etter semje om vedtaket i alle deltakande kommunestyrer/fylkestinget. Følgjande kommentarar kan knytast til forslaget: 1: Styringsgruppa foreslår at selskapet får namnet Møre og Romsdal Revisjon IKS. 2: Styringsgruppa foreslår at hovudkontoret for selskapet blir lagt til Kristiansund, med Avdelingskontor i Molde. I eigaravtalen 7 er det fastsett at det framleis skal vere eit avdelingskontor i Surnadal. 4: Aukra kommune sitt eigenkapitalinnskot er foreslått til kr 84 000, -, som gir Eigaravtale 3 % eigardel og vekt ved røysting i representantskapet. Møblar/utstyr som Kommunerevisj onsdistrikt 2 tek med seg inn i selskapet kjem til frådrag i innskotet. Eígaravtalen sin funksjon er å skape grunnlag for bindande samordna handling frå eigarane i representantskapsmøte. Eígaravtalen kan endrast ved kvalifisert (3/4) fleirtal blant eigarane ( 2)- Prinsippet for kostnadsfordeling mellom deltakarane er fastsatt i eigaravtalen 3, der hovudregelen er at den enkelte deltakar betaler for leverte tenester «etter medgått forbruk». Prinsippet inneber prising av tenestene basert på forretningsmessige kriterier, som i privat sektor. Det er lagt til grunn ein overgangsfase på 4 år som gjer at enkeltkommunar ikkje skal få vesentlege endringar i kostnadene til revisjon på ein gong.

Etablering av selskapet Etter at nødvendige vedtak om godkjenning av avtalane er gjort i kommunestyra og fylkestinget - venteleg innan utgangen av mai månad, skal det førebuast eit stiftingsmøte (representantskapsmøte). For å førebu stiftingsdokumenta og ta nødvendige avgj erer for å få selskapet etablert inntil det er valt styre for selskapet, tilrår styringsgruppa at styringsgruppa blir oppnemnt som interimsstyre for selskapet med nødvendige fullmakter. Tilsetjing av dagleg leiar/revisj onssj ef skal likevel gjerast av det ordinære styret når dette er valt av representantskapet, ifølge selskapsavtalen 8. Vi har elles ingen merknader til forslaget om å tilrå at medlemmene i styringsgruppa med varamedlemmer blir valt som interimsstyre (namna er nemnt i forslag til vedtak pkt. 3). I tillegg må det oppnemnast representant frå kommunen til å møte i representantskapet, samt vararepresentant, jf. pkt. 2 i forslag til vedtak. Vi foreslår at det i samsvar med selskapsavtalen 4 blir avsett inntil kr 84 000,- som er kommunens innskot som blir overført til selskapet ved etableringa (jf. pkt. 4 i forslag til vedtak). Oppsummering Vi meiner det formelle grunnlaget som etter dette er lagt gir eit tilstrekkeleg fundament for etablering og oppstart av det nye interkommunale revisj onsselskapet. Det er i denne fasen eit moment at nokre avgj erer knytt til vidare drift av selskapet bør overlatast til interimsstyret og seinare til selskapsorgana å ta stilling til så snart dei er etablert. Økonomiske og administrative konsekvensar: I en overgangsfase på 4 år vil kommunane si betaling ta utgangspunkt i det som kommunane betaler i dag. Overskudd / underskudd blir regulert mot selskapet sitt disposisjonsfond. Øvste ramme for selskapets samla låneopptak er kr 3.000.000. Styret har fullmakt til å foreta låneopptak etter vedtak i representantskapet, samt godkjenne lånevilkåra. Styret har ut over dette myndighet til å ta opp driftslån (kassakreditt) begrenset oppad til kr 1.200.000. Aukra kommune vil hefte for selskapets forpliktingar lik ei garandelen i selskapet. Eigenkapitalinnskot vil redusere disposisjonsfondet med kr. 84.000,-. Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Erna Varhaugvik Økonomisjef Rett utskrift 11.05.15 Anita Raknes Otterlei Formannskapssekr.

Referat fra møte 8.5.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene, "Møre og Romsdal Revisjon IKS". Møtet ble holdt som telefonmøte. Møtet startet kl. 09.00. Til stede: Knut Anders Oskarson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/prosessleder Sak 1. Godkjenning av innkalling. Vedtak: Innkallinga godkjent. Enstemmig. Sak 2. Godkjenning av saksliste. Ronny Rishaug reiste spørsmål om hvem som reiser sakene i styringsgruppa til dette møtet og viste bl.a. til at arbeidsgruppa arbeider med noen av de samme spørsmål som er tatt opp på dagens møte slik det også går fram av referatene fra de to siste møtenei arbeidsgruppa. Ola Rognskog ga sin støtte til intensjonen i spørsmålet. Han uttrykte for øvrig at det kunne være slik at dette møtet i styringsgruppa hadde passet best som vanlig møte der styringsgruppa møttes fysisk, men at det var ok at dette møtet ble avviklet som telefonmøte. Knut Anders Oskarson begrunnet dette møtet, tidspunktet og møteopplegget med at det var viktig å sikre at prosessen med sammenslåing er "på sporet". Vedtak: Saklista godkjent. Enstemmig. Sak 3. Status i sammenslåingsprosjektet. Knut Anders Oskarson viste til behandling i fylkesting og i kommunene så langt, samt at siste kommune behandler saka i kommunestyre 30.6. Han påpekte videre at de praktiske omstendighetene gjør at selskapet ikke kan stiftes allerede 1.7.15 slik opprinnelig plan var, men at dette trolig ikke fører med seg uheldige konsekvenser. Det er derimot viktig å få fullføre prosessen på en god måte. På spørsmål om noen så noen "skjær i sjøen", så kom det ikke fram noen slike synspunkt som tydet på det. Det ble vist til at saka nå var til ordinær behandling i kommunene. Ola Rognskog viste videre til innkalt eiermøte blant Nordmørskommunene 22.5. Han uttrykte at ingen hadde flagget noe negativt til prosessen eller manglende tilslutning til prosjektet. Bjarne Dyrnes vil delta på dette møtet for å kunne uttdype og forklare prosessen.

Ronny Rishaug Viste til innspillet av 7.5. fra tillitsvalgte til styringsgruppemøtet der han uttrykte at dette også er et uttrykk for en viss frustrasjon bl.a knyttet til tema som måtte følges opp i det framtidige arbeidet både i prosessen og i det nye selskapet. Videre ble det fra Ronnys side og med henvisning til forannevnte brev, påpekt at fylkesrevisjon også burde være representert ved at Ronny er en del av arbeidsgruppa. Ola Rognskog understreket at vi i denne delen av prosessen måtte være nøye med at ingen av partene og enhetene måtte føle seg satt på sidelinja. Det ble fra Oskarson understreket at styringsgruppa har vedtakskompetanse. Det ble enighet om at Ronny skulle være en del av arbeidsgruppa videre. Oskarson understreket ellers at arbeidsgruppa ikke burde gå for langt inn i de spørsmål som ligger til det nye selskapets styrende organer å ta stilling til. Sak 4. Saker som gjenstår før etablering av det nye IKS-et. A) Virksomhetsoverdragelse. Det ble understreket viktigheten av at alle relevante formelle Spilleregler for virksomhetsoverdragelse følges og legges til grunn for dette arbeidet. Oskarson hadde i kontakt med juridisk avdeling hos fylkeskommunen fått klarsignal fra dem til å bistå i prosessen siden det ble uttrykt at de sitter på kompetanse og erfaring fra dette området. Ronny Rishaug opplyste at det er planlagt et møte mellom han, Eirik Ienssen på juridisk avdeling og personalavdelinga i fylkeskommunen den 18. mai for nettopp å gå inn i dette og fullføre arbeidet. Det ble uttrykt tilfredshet med dette fra styringsgruppas side. Det ble også opplyst alle ansatte i de 3 revisjonsenhetene møte 12.6. for å bli godt kjent med prosessen. er invitert til et B) Stiftelsesdokumentene. Disse dokumentene kan ikke ferdiggjøres og videresendes til Brønnøysundregistrene før det nye selskaps styrende organer er på plass. Følgende ble enstemmig vedtatt: Arbeid med stiftelsesdokumentene og stiftelsen av "Møre og Romsdal Revisjon IKS" overlates til den revisor som blir valgt for selskapet. C) Revisor i det nye selskapet. Oskarson gjorde rede for at det må lages et konkurransegrunnlag og påfølgende utlysning av revisoroppdrageti det nye selskapet. Han har i kontakt med juridisk avdeling i fylkeskommunen fått klart at de gjerne tar oppgaven.

Det ble fattet følgende enstemmige vedtak: Iuridisk avdeling i fylkeskommunen lager konkurransegrunnlag og forestår utlysning av revisoroppdraget for det nye selskapet og legger til rette for beslutning i interimstyret. Lederne for de 3 revisjonsenhetene gis anledning til å uttale seg før revisor engasjeres. D) Dokumenter til konstituerende representantskapsmøte. Vedtak enstemmig: Arbeidsgruppa ferdiggjør innkalling og saksdokumenter som oversendes interimstyret for utsendelse/ innkalling til konstituerende representantskap. Asmund Kristoffersen opplyste at revisjonssjefene sammen med Ronny Rishaug på vegne av arbeidsgruppa vil utarbeide forslag til budsjett for det nye selskapet som en antar vil sendes ut sammen med innkalling til konstituerende representantskapsmøte. Sak 5. Konstituerende representantskapsmøte. Det vises til sak 4, punkt D. A] Dato for konstituerende representantskapsmøte. Det ble enstemmig besluttet å holde dette møtet TORSDAG 27. AUGUST 2015. B) Valgkomite for konstituerende representantskapsmøte. Det ble enstemmig besluttet at interimstyret skal fungere som valgkomite. Sak 6. Andre saker. Knut Anders Oskarson minte om at nytt styre står for ansettelse av daglig leder. Styret må og konstituere daglig leder fram til ny daglig leder tiltrer. Han understreket og at Asmund Kristoffersen som prosessleder er bindeledd mellom arbeidsgruppa og styringsgruppa og at arbeidsgruppa har styringsgruppas fulle respekt. 8.5.2015 Asmund referent Kristoffersen

Etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS Til styringsgruppa, jf. innkalling til telefonmøte 8. mai 2015 Tillitsvalgte har oppfatta det slik: Styringsgruppa har gjennomført andre fase gjennom avlevering av forslag til selskapsavtale m.m. i samsvar med oppdraget. Arbeidsgruppa sammensatt av revisj onssjefene og tillitsvalgte, jf saksframlegg til kommunestyra/fylkestinget, inklusiv prosessleder, har vært saksforberedende organ til styringsgruppa. Interimsstyret får en formell rolle/et nytt oppdrag når vedtak er fatta i fylkestinget og alle kommunestyra, jf. saksframlegg/vedtak/forslag til vedtak i fylkesting/kommunestyra. Tillitsvalgt til interimsstyret er enda ikke valgt. Arbeidsgruppa har i perioden etter avlevering av anbefaling til styringsgruppa ang. selskapsavtale m.m. arbeidet med saksforberedelse til interimsstyre i tillegg til interne forhold i selskapet som krever formelle beslutninger først når nytt selskap er etablert. Dette i samsvar med tidligere «oppdrag» fra styringsgruppa, og som del av det ansvaret dagens arbeidsgivere har. Det har vært noe usikkerhet og diskusjon om hvilke rolle og mandat styringsgruppa og arbeidsgruppa har i denne mellomfasen jf. referat fra arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa har sett det som viktig å holde styringsgruppa, som er foreslått som interimsstyre, orientert om arbeidet. Vi ser nå at det framgår av saksframlegg til kommunestyra og fylkesting (våren 2014) at det er formålstjenlig at styringsgruppa og arbeidsgruppa fullfører arbeidet fram til evt. valg av interimsstyre. Ut fra dette skal både styringsgruppa og arbeidsgruppa ha en rolle fram til interimsstyret tar over. Noen innspill/ spørsmål: Alle de tre revisjonsenhetene er representert i arbeidsgruppa med revisjonssjefene. F ylkesrevisj onen er representert med konstituert revisjonssjef. I tillegg er fylkeskommunen representert med rådgiver fra juridisk avdeling som i si tid ble oppnevnt av kontrollutvalget etter tidligere fylkesrevisj onssjef. Kontrollutvalget har i møte 29.4.2015 valgt rådgiver fra personalseksj onen som personlig vara for fylkeskommunens representant. Tillitsvalgte er representert fra de to kommunale enhetene. Fylkesrevisjonen er ikke representert med tillitsvalgt. Vi ser det som ønskelig at også ansatt/tillitsvalgt ved fylkesrevisjonen blir representert i denne fasen for å sikre god involvering fra alle de tre revisj onsenhetene. Vi er usikre på hvilken rolle og arbeidsoppgaver arbeidsgruppa skal ha. Arbeidsgruppa arbeider med flere av de sakene som skal tas opp på møte i styringsgruppa 8. mai, blant annet oversikt over oppgaver og ansvarsfordeling. Arbeidsgruppa (eller andre) har etter det vi vet ikke levert noen sakspapirer til møte i styringsgruppa. Vi viser til forvaltningslovens krav om at saker skal være godt opplyste. Det at det i innkallinga også blir stilt spørsmål ved hvem som skal gjøre hva, forsterker inntrykket av at arbeidsgruppas rolle er uklar. Vi viser til at tidligere og ny arbeidsgiver har et ansvarjf. arbeidsmiljøloven. Dette betyr at det også må avklares hva som er styringsgruppas/interimsstyrets ansvar og hvilke ansvar dagens arbeidsgivere har. Det kan også være behov for å avklare rollen til prosessleder. Tillitsvalgte vil understreke at det er særs positivt og viktig for å sikre en vellykka fusj on at de ulike enhetene blir involvert i arbeidet framover. Samtidig kan det være behov for ekstern kvalitetssikring av formelle sider ved selve etableringen av selskapet. Fra tillitsvalgte 7.5.20l5 Ronny Rishaug, Fylkesrevisjonen Ingvild Fugelsøy, Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Anny Sønderland, Kommunerevisj onsdistrikt 2

\ \ " Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Aukra kommune Tilsynsdato: 22.10.2013 Rapportdato: 02.01.2014

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING..... 3 1.1 FØREMÅLOG HEIMELSGRUNNLAG..... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING..... 3 1.3 TILSYNSTEMA..... 4 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON.....4 1.6 GJENNOMFØRING..... 5 2 HOVUDINNTRYKK..... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET..... 7 3.1 Avvll<..... 7 3.2 MERKNADER..... 8 4 VIDARE OPPFØLGING..... 9 Side 2 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 04.09.2013 (formøte) 22.10.2013 (tilsyn) 6480 Aukra Kommunenummer: 1547 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Geir Göncz Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Stine Sætre Ketil Matvik Foldal Ketil Matvik Foldal (fylkesberedskapssjef) Førebels tilsynsrapport sendt: 04.11.2013 Endeleg tilsynsrapport sendt: 02.01.2014 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 28.02.2014 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag o Føremålet med tilsynet er a sjå til om Aukra kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Om gjennomføringa seier embetsoppdraget at: Tilsynet skal planlegges og gjennomføres i samsvar med DSBs tilsynsveileder. Fylkesmannen skal ha en årlig rullerende tilsynsplan som over en fireårsperiode innebærer minst ett tilsyn i alle kommuner.." Side 3 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i februar 2013presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2013. 1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Aukra 2020. Kommuneplan for Aukra 2011-2020 Vedteken 16.06.2011 2. Kommunal risiko og sårbarhetsanalyse av uønskede hendelser (ROS) Rapportdato: 12.06.2007 3. Analyse av dimensjonerende beredskapshendelser (DBH) Rapportdato 06.01.2005 4. Plan for samordna kriseleiing i Aukra kommune Revidert09.07.2013 5. Plan for samordna kriseleiing i Aukra kommune Revidert22.06.2007 6. Infeksjonskontrollprogram / Smittevernplan Revidert10.07.2007 7. Evaluering etter Øving Mørejarl - deløving Skogbrann 02.05.2012 8. Kommunestyreinterpellasjon om straumstans Møtedato: 07.02.2012 9. Referat etter beredskapsmøte for Aukra kommune Møtedato: 20.01.2012 10. Referat etter beredskapsmøte for Aukra kommune Møtedato: 19.12.2011 11. Referat etter beredskapsmøte for Aukra kommune Møtedato: 24.03.2010 Desse dokumenta vart lagde fram under tilsynsbesøket: 12. Saksframlegg til kommunestyret: Plan for samordna kriseleiing Møtedato: 10.05.2012 13. Saksframlegg til kommunestyret: Planprogram k.-plan arealdel Møtedato: 21.06.2012 14. Planstrategi for Aukra kommune Vedteken i 2013 Side 4 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 1.6 Gjennomføring Formøte vart gjennomført 04.09.2013. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 22.10.2013. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Bernhard Riksfjord Dagfinn Aasen Geir Göncz Terje Urdshals Ingrid Husøy Rimstad Stilling Ordførar Rådmann Kommunalsjef/beredskapskontakt Teknisk sjef Kommunalsjef Ketil Matvik Foldal Stine Sætre Fylkesberedska pssjef Seniorrådgjevar X X X X X >< X X >< >< X X X >< Side 5 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport ettertilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viser at Aukra kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Alle vesentlege element innanfor kommunal beredskapsplikt er på plass. Men bildet er noko uoversiktleg, og mange av elementa er ikkje oppdaterte. Kommunen hadde for 5-6 år sidan eit nærast komplett system, men mykje har sidan då forvitra, og andre element er ikkje følgde oppi samsvar med nye lov- og forskriftskrav. Dei avdekte avvika gjeld detaljar, og lukking av desse føreset - kvar for seg mindre justeringar innanfor kommunen sine etablerte system. Vi trur likevel at det kan finnast endå betre løysingar ved å sjå avvika i samanheng og etablere ei tydeleg overbygning og styring av fagområdet. Det same gjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial - for eksempel: 0 tydelegare rutinar for øving 0 tydelegare rutinar for evaluering - både av øvingar og reelle hendingar 0 tydelegare rutinar for planrevisjon og plansamordning 0 tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet Eller heilt generelt: Tydelege rutinar for korleis Aukra kommune sin beredskapsorganisasjon skal drivast og vedlikehaldast. Side 6 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte 3 avvik. 3 forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Awik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsette i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Aukra kommune sin risiko- og sårbarheitsanalyse oppfyller ikkje forskriftskravet om vurdering av behovet for befolkningsvarsling. Rege/verksti/vising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, tredje ledd, Iitra f Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt listar i 2 opp ei rekkje minimumskrav til kva ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse skal innehalde. Ei vurdering av behovet for befolkningsvarsling er blant desse. Avvik nr. 2 Aukra kommune sin beredskapsplan oppfyller ikkje forskriftskravet om plan for befolkningsvarsling. RegeIverkstilvis/ng: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, andre Iedd, Iitra d. Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt Iistar i 4 opp ei rekkje minimumskrav til kva kommunen sin beredskapsplan skal innehalde. Plan for befolkningsvarsling er blant desse. Avvik nr. 3 Aukra kommune har ikkje eit system for dokumentasjon av at krava iforskrift om kommunal beredskapsplikt er oppfylte. Rege/verksti/vising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 9. Utdjupande kommentar: Dei Iangt fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er oppfylte -verken enkeltvis eller i ei samla framstilling. Kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt må elles sjåast i samanheng med kommunelova 23 nr. 2 som pålegg administrasjonssjefen eit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefen skal sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll. Side 7 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunen sin ROS-analyser overmogen for revisjon. ROS-analysen er ikkje revidert sidan 2007, og etter fylkesmannen si vurdering kunne det blitt ført ei sak om at analysen ikkje oppfyller oppdateringskravet som er fastsett i forskrift om kommunal beredskapsplikt 6, første ledd. Kommunen kan på den andre sida dokumentere at oppdatering av ROS-analysen er sett i verk og at dette arbeidet er forankra i den første planstrategiperioden etter forskriftskravet vart gjort gjeldande. Vi vel derfor ikkje å klassifisere dette som avvik, men understrekar viktigheita i dette oppdateringsarbeidet i denne merknaden. Tilpassing til nye forskriftskrav bør elles vere ein vesentleg del av det pågåande oppdateringsarbeidet. Merknad nr. 2 Aukra kommune bør fastsette tydelegare rutinar for øving, tydelegare rutinar for evaluering - både av øvingar og reelle hendingar, tydelegare rutinar for planrevisjon og plansamordning og tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet. Eller heilt generelt: Tydelege rutinar for korleis Aukra kommune sin beredskapsorganisasjon skal drivast og vedlikehaldast. Mange slike rutinebeskrivelsar finst i den administrative delen av plan for samordna kriseleiing, men der druknar dei i mykje anna. Rutinane er vanskelege å få auge på og fleire av dei vert heller ikkje følgde opp. Merknad nr. 3 Den påbyrja revisjonen/forenklinga av kriseplanen bør fullførast. Plandelen frå 2007 svarer på fleire konkrete forskriftskrav (opplæring, øving, evaluering). Desse rutinane kan med fordel løftast ut av kriseplanen og heller gå inn i ei eit overordna Styringsdokument for heile fagområdet, jf. merknad nr. 2. Kriseplanen sin omtale av informasjonsberedskap og kriseinformasjon bør styrkast, og kommunen bør i samband med revisjonsarbeidet ta stilling til korleis CIM skal brukast - som plattform for planverk og ROS-analysar og som operativt krisestøtteverktøy. Side 8 av 9

Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013 4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fvlkesmannen.no, 71258483 /41693480. Side 9 av 9

Saksmappe: 2015-1547/03 Arkiv: 212 O Kontrollutvalet Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 28.05.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 18/15 Kontrollutvalet 11.06.2015 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin Økonomirapport for l. tertial 2015 saman med administrasjonen si munnlege orientering, til vitande. Bakgrunn for saka I samsvar med lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalet påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte I medhald av avgj erda har Kommunaldepartementet gitt Forskrift l5.juni 2004 nr 905 om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar (kontrollutvalsforskriften) kor kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon gjeng fram av kapittel 4. Vedlagt saka følgjer: 0 Saksframlegg til formannskap og kommunestyre som inkl. I Tertialrekneskapet/budsj ettskj ema m/ kommentarar ' Investeringsrekneskap m/ kommentarar VURDERING Rekneskapen pr. 30.04.2015 Viser eit mindreforbruk på 67 mill. kroner. Sum frie disponible inntekter pr. 30.04.2015 er 153 mill. kr. som utgjer 42 % av budsjettert nivå for 2015, men er 2,867 mill. kr. mindre enn periodisert budsjett. Skatt på inntekt og formue pr. l. tertial er om lag 1,4 mill. kroner mindre enn periodisert budsjett. Det er for tidleg på året til å kunne si noko om denne utviklinga vil halde seg, men rådmann skriv i si saksframstilling at det er grunn til å ta høgde for at denne utviklinga vil fortsette. lnntekta av eigedomsskatten for 2015 ser og ut til å verte om lag 3 mill. kr. lågare enn budsjettert. Driftsutgiftene pr. 30.04.2015 syner at enkelte av einingane har eit overforbruk i forhold til budsjett. Det er spesielt innanfor einingane Julsundet skole og Institusjonstenester at det er vesentleg meirforbruk. Avvika for desse einingane skuldast i hovudsak lønnskostnadar. Det er gjort greie for avvika i rådmannen sitt saksframlegg. Samla sett har einingane eit mindreforbruk på 5,2 mill. kroner i forhold til budsjett.

Når det gjeld investeringsrekneskapen, viser rapporten at det so langt er brukt 12,6 mill. kr. av totalt 76,7 mill. kr som er budsjettert for heile året på store og små tiltak. Det vert lagt fram ei sak til formannskap og kommunestyret om budsjettkorrigeringar pr. 30.04.2015 med forslag om å auke løyvingane til drift med netto 6,5 mill. kr og til investering med netto 4,7 mill. kroner for 2015. Åse Solveig Eriksen rådgiver

Økonomiavdelinga ArkiV= 153 Saksbeh: Erna Varhaugvik Dato: 06.05.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Møtedato Formannskapet Kommunestyret Økonomirapportering pr. 30.04.2015 Rådmannen si tilråding: Rapporten vert teke til vitande. Særutskrift: Fylkesmannen i Møre og Romsdal Kommunerevisjonen Bakgrunn: Kommunelova 47 og forskrift om årsbudsjett 10 har reglar for budsjettstyring. I 47 nr. 2 går det fram at dersom det skjer endringar i løpet av budsjettåret som kan få betyding for dei inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gje melding til kommunestyret. I forskrifta sin 10 går følgjande fram Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til Vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. Aukra kommune sitt Økonomireglement er utarbeidd med grunnlag i desse reglane, og der står følj ande T ertialrapporten skal vere ein avviksrapport som skal rapportere status for kvar eining. Kommunestyret kan vedta budsjettendringar ved handsaming av tertialrapporten. Rådmannen legg fram forslag til budsjettendringar frå administrasjonen. Rapporten blir utarbeidd av administrasjonen og lagt fram til politisk handsaming Utgreiing: Denne saka rapporterer økonomistatus pr. 30. april 2015, og i tråd med lov og forskrift er det berre vesentlege avvik som blir meldt. Budsjettet er periodisert, det vil seie at det er fordelt ut

over året i samsvar med forventa tidspunkt for når utgifter og inntekter blir bokført. Avvik i høve til periodisert budsjett pr. 30.04.15 treng difor ikkje å bety avvik ved årsslutt. Driftsinntekter Skatteinntekt Skatteinngangen pr. 30.04 svarer til 95,44 % av budsjettert og periodisert inntekt. Mindreinntekt i forhold til budsjettert nivå på kr. 1,4 mill. pr. 30.04. Pr. mars hadde kommunen ein skatteinngang, før skatteutjamninga blir teke omsyn til, som svara til 105,4 % av landsgjennomsnittet. Sidan kommunen sin skatteinngang, på tross av reduserte inntekter, ligg over 100% av landsgjennomsnittet, vil ikkje noko av dette bli kompensert gjennom auka rammetilskot. Utviklinga utover i året er usikker, men det er grunn til å ta høgde for at denne utviklinga vil fortsette. Rådmannen rår til at ein vurderer utviklinga fram til handsaminga av 2. tertial og då tek stilling til om dei budsjetterte inntektene må reduserast. Eigedomsskatteinntekter Det er i budsjett 2015 lagt til grunn at inntektene frå eigedomsskatt vil bli kr. 177.978.563,-. Taksering er no gjennomført, og viser seg at investeringar på skattepliktige eigedomar i 2014 gjev eit grunnlag for utskriving av eigedomsskatt med kr. 174.702.213,-. Budsjettert eigedomsskatt blir derfor redusert med kr. 3.276.350,-. Reduksjonen blir teke inn i sak om budsjettkorrigeringar. Rente- og avdragsutgifter Avvik på rente-inntekter og utgifter skuldast feil periodisering i budsjett.

Avvik på den enkelte ramme i forhold til periodisert budsjett: 10.1 Rådmannen, politisk og serviceavdelinga 4 630 1 224 26 % 13 301 10.3 Økonomiavdelinga 1374 324 24 % 3717 10.4 Organisasjonsavdelinga 2 029-625 -31 % 7 369 10.7 Barnevern 733 158 22 % 3 838 10.8 Pedagogisk rådgjevar 1 674 300 18 % 6 999 10.9 Næring, revisjon, kyrkje 10 221-8 554-84 % 21 942 20 Gossen barne og ungdomsskole 12 729 313 2 % 35 440 21Julsundet skole 7054 1252 18% 14249 22 Barnebo barnehage 5717 305 5% 16703 23 Bergetippen barnehage 3 348 585 17 % 9691 25 Oppvekst og Kultur 3 688-671 -18 % 10 216 30 Institusjonstenester 16 006 2 443 15 % 43 235 32 Heimetenester 8 440-174 -2 % 24 663 40 Helse 3 750-623 -17% 10000 50 NAV 1 193-91 -8% 3 379 60 Plan, utvikling og samfunn 1 938 995 51 % 4 036 62/65 Teknikk, eigedom og brann 5058-2 362-47 % 13100 TOTALT 89 582-5 201-6 % 241 878 Einingar som pr. 30. april har eller har grunn til å tru at det vil bli nemneverdige avvik i forhold til vedteke budsjett, skal i si tilbakemelding ha med desse punkta: l. Forklar avvik i forhold til periodisert budsjett på rapporteringstidspunktet 2. Beskriv tiltak som er eller vil bli sett i gang for å redusere eller fjeme meirforbruk 3. Fastsett og forklar forventa avvik på årsprognosen (budsjettet). I samband med rapportering av eventuelle avvik på økonomi er einingane minna om at rammene ikkje er korrigert for sentrale lønsforhandlingar enno. Resultatet var klart seint i 2014 og ein rakk ikkje å innarbeide dette i budsjettet. Dette vil bli tilrådd gjort i sak om budsjettkorrigering etter første tertial 2015. Frå einingane er det i forhold til økonomi meldt tilbake slik: 10.1 Rådmannen, politisk leiing og serviceavdelinga l. Ramme 10.1 har eit meirforbruk på kr. l.223.430,-. Av dette er ca. kr. 496.000; avvik på løn inkl. sosiale kostnader. Resten av avviket kan forklarast slik: 0 Rådmannsteamet har eit samla meirforbruk på ea. kr. l.129.000,-. Avviket skuldast bl.a. dette: o Utgifter til leiaropplæring, som vil bli kompensert med midlar frå KS.