Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/11 MØTEBOK Møtedato: 19.12.2011 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Tilstede: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland Anja Ovedal Dessuten møtte: Revisor Helene Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Sak 16/11 Møtebok fra 07.11.2011 Sak 17/11 Åpne møter i kontrollutvalget Sak 18/11 Møteplan for 2012 Referatsak: Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2012 Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
UNDERSKRIFTER Morten Ovedal Anne Grethe Liland Anja Ovedal Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1 varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 2
Møtebok 19.12.2011 Sirdal kontrollutvalg GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 07.11.2011 blir godkjent. SAK 17/11 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Enstemmig vedtak: Sirdal kontrollutvalg avholdes som åpne møter fra dags dato etter de regler som fremgår av kommunelovens 31. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 17/11 Åpne møter i kontrollutvalget Bakgrunn: Leder av kontrollutvalget tok i forrige møte i kontrollutvalget opp spørsmål om kontrollutvalgets møter skal være åpne. Sekretær ble bedt om å legge frem en sak til neste møte. Gjeldende lov- og forskriftsbestemmelser: Gjeldende bestemmelser fremgår av kommunelovens kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Kommuneloven var som kjent gjenstand for ganske omfattende endringer i 2003 hva angår kontrollutvalg. Det er med hjemmel i loven fastsatt egen forskrift om kontrollutvalg den 15. juni 2004. Kommunelovens 77, nr. 8 sier følgende om kontrollutvalgets møter: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. I forarbeidene til loven (Ot.prop nr 70) er temaet drøftet. Det siteres: Nr. 8 fastslår at utvalgets møter som hovedregel holdes for lukkede dører. Bestemmelsen er den samme som i dag følger av forskrift for kontrollutvalg 3, med unntak av at kommunestyret eller fylkestinget ikke kan bestemme noe annet. Kontrollutvalget har selv imidlertid anledning til å bestemme noe annet for den enkelte sak. Av annen setning følger at dørene likevel skal lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt. Henvisningen i annen setning til 31 nr. 3 siste punktum innebærer at personalsaker alltid skal behandles for lukkede dører. For øvrig gjelder saksbehandlingsreglene i kapittel 6 tilsvarende. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har følgende bestemmelse: 3
19. Saksbehandling. Møte og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Departementets merknader til 19: Første ledd er identisk med kommunelovens 77 nr. 8 og fastslår at utvalgets møter som hovedregel holdes for lukkede dører. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å bestemme at møtene skal være åpne for offentligheten for den enkelte sak med de unntak som fremgår av første ledd. I rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane blir det anbefalt (tilråding nr. 8) at kommuneloven bør endres slik at møtene i kontrollutvalget som hovedregel er åpne møter. Departementet (KRD) har ute på høring forslag til endringer av kommuneloven, og foreslår bl.a. at kommunelovens 77 nr. 8 blir opphevet. Etter departementets vurdering er hensynet til personvern og til offentlige interesser godt sikret i kommunelovens 31. Dette betyr at møtene i kontrollutvalget på samme måte som møtene i andre styrer og utvalg i kommunen er åpne møter. Vurdering: Sirdal kontrollutvalg hadde åpne møter som en prøveordning i perioden fra 19. mai 2005 og frem til valget i 2007. I perioden 2007-2011 var det igjen lukkede møter. Ut fra de signaler som er kommet fra departementet om åpne møter, og det forhold at det både i Sirdal kontrollutvalg og i en rekke andre kontrollutvalg landet over har vært åpne møter uten at det har fremkommet særlige vanskeligheter med det, vil en anbefale at møtene blir åpne fra og med neste møte i utvalget. Det blir viktig å ha en god struktur på sakslisten, slik at de sakene som etter sitt innhold må være lukket, kommer som de siste sakene. Det kan selvsagt oppstå forhold som gjør at saker i åpent møte også blir lukket, spesielt når det blir bedt om uttalelse fra revisor, og denne ikke kan uttale seg i medhold av sin taushetsplikt om forhold som han/hun har fått gjennom sitt arbeide i kommunen. Forslag til vedtak: Sirdal kontrollutvalg avholdes som åpne møter fra dags dato etter de regler som fremgår av kommunelovens 31. 4
SAK 18/11 MØTEPLAN FOR 2012 Enstemmig vedtak: Agder Sekretariat Kontrollutvalget godkjenner møteplanen for 2012 Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 18/11 MØTEPLAN FOR 2012 Vedlegg: Forslag til møteplan for 2012. Sekretariatet har laget et forslag til møteplan for 2012. Det foreslås 6 møter i 2012. Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner møteplanen for 2012. Møteplan for Sirdal kontrollutvalg 2012 Møtedatoer: 1. Mandag 23. januar 2012 2. Mandag 19. mars 2012 3. Mandag 14. mai 2012 4. Mandag 27. august 2012 5. Mandag 22. oktober 2012 6. Mandag 10. desember 2012 5
Fast post: Revisor orienterer Agder Sekretariat Revisor Helene Egeland orienterte om de områder som revisjonen har spesielt fokus på. Referatsaker: Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2012 ble referert. Eventuelt Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmannen til neste møte for å bli orientert om det arbeidet som er i gang for å ivareta de anbefalinger som fremkom i rapporten 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene. Neste møte er etter møteplanen mandag 23. januar 2012. 6