Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 04.04.2011 Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 7/11 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker RS 3/11 Sletting av lagrettemedlem/meddommer til tingretten 2007/528 RS 4/11 Søknad om fritak for tjenestegjøring som meddommer 2007/528 RS 5/11 Rutiner for finansforvaltningen i Dyrøy kommune 2010/105 RS 6/11 Budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014 - Fylkesmannens tilbakemelding PS 8/11 Saker til behandling IKAT - interkommunalt arkiv Troms - samarbeid med kommunene 2010/320 2008/537 PS 9/11 Årsrapport og skatteregnskap 2010 2011/39 PS 10/11 Økonomireglement 2011/48 PS 11/11 Reoppnevning overformynderiet 2011/19 PS 12/11 Søknad om fritak som meddommer til tingretten 2007/528 PS 13/11 Opprettelse av 50% fast stilling som renholder 2011/44 PS 14/11 Ny stilling - fagleder skogbruk 2011/79 PS 15/11 Valg av styremedlemmer til Dyrøy Vekst as og Dyrøy Energi as 2011/22 Rolf Espenes ordfører
Saker til behandling
PS 7/11 Referatsaker
Dyrøy kommune Den lærende kommune Senja tingrett Postboks 203 9305 FINNSNES Delegert vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2007/528 Elin Meleng Blomseth, tlf.: 77 18 92 04 033 24.02.2011 Sletting av lagrettemedlem/meddommer til tingretten Saksopplysninger: Elin Anette Hind er flyttet fra Dyrøy kommune. Domstolloven 81: Når noen som er innført i fortegnelsen dør, flytter fra kretsen eller på grunn av åndelige eller legemlige mangler varig er blitt ute av stand til å gjøre tjeneste, skal kommunens administrasjonssjef slette vedkommende. Vurderinger: Rådmannen foretar sletting i h.h.t. domstolloven 81. Vedtak: Elin Anette Hind slettes fra fortegnelsen over oppnevnte lagrettemedlemmer/meddommere til tingretten for resten av perioden 01.05.08-01.01.13. Klageadgang Vedtaket er ikke et enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2, og kan derfor ikke påklages. Med hilsen Øystein Rørslett rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal og servicetorg Kopi til: Elin Anette Hind Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet 1 77 18 92 00 4796 07 00003 9311 Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no www.dyroy.kommune.no 77 18 92 10 864 994 032
Side 2 av 2
Dyrøy kommune Den lærende kommune Trine Hunnes 6530 AVERØY Delegert vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2007/528 Elin Meleng Blomseth, tlf.: 77 18 92 04 033 24.02.2011 Søknad om fritak for tjenestegjøring som meddommer Saksopplysninger: Skriv av 11.02.11 fra Senja tingrett til Trine Hunnes. Domstolloven 81: Når noen som er innført i fortegnelsene dør, flytter fra kretsen eller på grunn av åndelige eller legemlige mangler varig er blitt ute av stand til å gjøre tjeneste, skal kommunens administrasjonssjef slette vedkommende. Vurderinger: Trine Hunnes er flyttet fra Dyrøy kommune, og rådmannen må derfor slette henne fra fortegnelsen over oppnevnte lagrettemedlemmer/meddommere til tingretten for resten av perioden 01.05.08-01.01.13. Vedtak: Trine Hunnes slettes fra fortegnelsen over oppnevnte lagrettemedlemmer/meddommere til tingretten for resten av perioden 01.05.08-01.01.13. Klageadgang Vedtaket er ikke et enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2, og kan derfor ikke påklages. Med hilsen Øystein Rørslett rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal og servicetorg Kopi til: Senja tingrett Postboks 203 9305 FINNSNES Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet 1 77 18 92 00 4796 07 00003 9311 Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no www.dyroy.kommune.no 77 18 92 10 864 994 032
Side 2 av 2
Sør-Troms kommunerevisjon IKS Skånland/Gratangen/Ibestad/Lavangen/Salangen/Bardu/Dyrøy/Bj ar Kontorsted Evenskjer Saksbehandler Til Kopi til Kommunestyret i Dyrøy kommune Uavhengig attestasjonsrapport om rutiner for finansforvaltningen \71 lear gjennomgått Dyrøy kommunes rutiner for finansforvaltningen datert 16.11.2010. Kommunestyret' er ansvarlig for `at finansforvaltningen er underlagt administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Våroppgave er i henhold til ' 8 i forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, som uavhengig instans å vurdere kommunens rutiner for finansforvaltningen. Vi har utført vårt arbeid i samsvar med ISAE 3000- "Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk' økonomisk informasjon". Denne standarden krever at vi planlegger og gjennomfører kontrollhandlinger for å kunne avgi en uttalelse med høy, men ikke absolutt sikkerhet for at det ikke foreligger vesentlige feil eller mangler ved kommunens rutiner for finansforvaltningen. Vår vurderinger basert påfølgende kontrollhandlinger: Med utgangspunkt i finansreglementet, forskrifters og kommunelovens krav har vi kontrollert at det er etablert 'administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll det er utarbeidet rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko i tråd med finansreglementet, herunder: ^) prosedyrer og retningslinjer for vurdering av alle typer finansiell risiko i finansielle avtaler før avtaleinngåelse o prosedyrer og retningslinjer for overvåkning og vurderinger av utviklingen i den finansielle risiko som kommunen er usatt for o forholdet til tillatt risikonivå og krav til risikospredning fastsatt i' finansreglementet det er rutiner for å avdekke, rapportere og følge opp avvik fra finansreglementet Vi niener at våre kontrollhandlinger gir et forsvarlig grunnlag for våruttalelse de fremlagte rutiner for finansforvaltningen tilfredsstiller finånsreglementet, forskriftens og kommunelovens krav Delroe uttalelsen er utelukkende utarbeidet for det formål som er beskrevet ovenfor og til komiunens informasjon, og skal ikke brukes til noe annet formåla Sor-Troms' kommunerevisjon IKS Finn Roar Sørensen Revisjonssjef Postadresse Sør-Troms koinmunerevisjom3ks Postboks' 139 4439 Evenskjer Besøksadresse Rådhuset, 9440 Evenskjer E-postadresse tkd2@skanland.kommun e.n o Telefon 77 08 95 30 "Mobil 913 18 15 3 Telefaks 77 08 95 32 Bankkonto 4760 16 52184 Foretaksregisteret 886 767 862 Kontoradresse Sjøvegan Po.boks 77, 9355 Sjøvegan
Rutiner for finansforvaltningen i Dyrøy kommune Referert i kommunestyret 06.12.2010 1
RUTINER FOR FINANSFORVALTNINGEN I DYRØY KOMMUNE 1. Generelt 1.1. Økonomileder har fullmakt til å forvalte kommunens likviditet og gjeld i tråd med kommunens finansreglement. 1.2. Økonomileder kan ved fravær delegere fullmakten til økonomikonsulent. Denne kan søke råd hos andre økonomisjefer i Midt-Troms, jfr. samarbeid i økonomilederforum med kommunene Bardu, Berg, Dyrøy, Lenvik, Målselv, Sørreisa, Torsken og Tranøy. 2. Aktivaforvaltning (plassering av penger) 2.1. Økonomisjef er ansvarlig for kommunens likviditetsstyring. Historiske observasjoner av samlede likvide midler (plasseringer + saldo i bank) danner sammen med tilgjengelige likvide midler til enhver tid kommunens likviditetsprognose. 2.2. Inngåelse av avtaler (rammeavtaler, tjenestekjøp og lignende) gjøres av økonomileder/rådmann. 2.3. Økonomileder utarbeider posteringsbilag for transaksjoner som følger av plasseringer. Posteringsordre sendes regnskap innen 5 dager fra mottatt dokumentasjon. 2.4. Utbetaling og kontering foretas av økonomiavdelingen. 2.5. Økonomiavdelingen påser at det foretas fortløpende bankavstemminger. 2.6. Større tap på aktivaforvaltning meddeles rådmann og formannskap umiddelbart. 2.7. Økonomileder skal påse at fullmaktene i henhold til kommunens finansreglement er overholdt med hensyn til hvilke motparter, plasseringsinstrumenter og beløpsbegrensninger som benyttes. 2
3. Aktivaforvaltning (utlån) 3.1. Økonomileder inngår avtaler om forvaltning av kommunens formidlingslån (etableringslån og startlån). 3.2. Nav saksbehandler formidlingslån 3.3. Næringsstyret tildeler næringslån 4. Passivaforvaltning (innlån) 4.1. Nye lån opptas i henhold til vedtak i kommunestyret. 4.2. Kommunen skal fortrinnsvis ta opp samlelån for årets investeringer. 4.3. Det skal innhentes tilbud fra flere låneinstitusjoner med fast rente med varierende bindingstid og flytende rente. 4.4. Valg mellom fast og flytende rente og hvor lang eventuell bindingstid skal være tas på bakgrunn av vurdering av kommunens totale låneportefølje og rådende markedsforhold. Økonomileder utarbeider tilbudsbrev der aktuelle långivere minimum bes opplyse: Pålydende rente Effektiv rente 4.5. Rådmann og økonomileder vurderer de innkomne tilbud og bestemmer låneinstitusjon og lånevilkår. 4.6. Ordfører skriver under gjeldsbrevet. 4.7. Original av gjeldsbrev og øvrig korrespondanse i forbindelse med låneopptak arkiveres i sentralt arkiv. 3
5. Rapportering 5.1. Administrasjonssjefen presenterer 2 ganger pr år en rapport til kommunestyret som skal inneholde: Oversikt over gjeldens fordeling på lånenes type, renteutvikling og låneinstitusjon. Oversikt over plassering av ledig likviditet med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Endringer i sammensetning, løpetid, innløsningsverdi, risikoeksponering eller markedet for øvrig. Sammenligning mellom markedsrenter (NIBOR 3 mnd/st4x) og egne rentebetingelser. Administrasjonssjefens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. 5.2. Økonomileder presenterer i tillegg en rapport pr 31.12 til kommunestyret som skal inneholde: Oversikt over gjeldens fordeling på lånenes type, renteutvikling og låneinstitusjon. Oversikt over plassering av ledig likviditet med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Oversikt over plassering av langsiktig finansiell aktiva med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Endringer i sammensetning, løpetid, innløsningsverdi, risikoeksponering eller marked for øvrig. Sammenligning mellom markedsrenter (NIBOR 3 mnd/st4x), og egne rentebetingelser. Utviklingen av kommunens finansforvaltning gjennom året og status ved årets utgang (pr 31.12). Administrasjonssjefens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. 4
Fylkesmannen i Troms Romssa FyIkkamånni (, ) Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode 21.03.2011 2010/7439-2,..., 331.1 Asle Tjeldflåt 77642045 Deres dato Deres ref. bc 13.12.2010 Dyrøy kommune Dyrøytunet 1 9311 Brøstadbotn Budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014 - Fylkesmannens tilbakemelding Det vises til vårt brev av 9. desember 2010 med anmodning om oversendelse av kommunens budsjettdokumenter innen 15. januar 2011. Dyrøy kommune oversendte 13. desember 2010 vedtak i k-sak 43/10 datert 6. desember 2010 om budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014 med tilhørende dokumenter. Fylkesmannen har gått gjennom Dyrøy kommunes vedtak om budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014, og har konkludert med at det etter kommuneloven 60 nr 1. ikke er grunnlag for oppføring i ROBEK. Etter delegasjonsfullmakt fra Kommunal- og regionaldepartementet skal Fylkesmannen gå gjennom kommunens budsjett, økonomiplan og regnskap for å kontrollere om kommunen skal underlegges betinget kontroll etter vilkårene i kommuneloven 60. I kommuneloven 60 nr.1 heter det: Vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige drifismidler som kan påfore kommunen eller ftlkeskommunen utgifter ut over de fire neste budsjettår, er ikke gyldig for det er godkjent av departementet, dersom: Årsbudsjettet er vedtatt uten at alle utgifier er dekket inn i budsjettet Okonomiplanen er vedtatt uten at alle utgifter er dekket inn i okonomiplanen Kommunestyret har vedtatt at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles ut over det påfolgende budsjettår etter at regnskapet er framlagt Vedtatt plan for dekning av underskudd blir ikke fulgt Fylkeshuset, Strandvegen 13 Postboks 6105, 9291 Tromsø Tele Tele
Side 2 av 2 Dersom et eller flere av de nevnte vilkårene foreligger, skal kommunen oppføres i ROBEK (register for betinget godkjenning og kontroll). Det er Kommunal- og regionaldepartementet som har ansvaret for føring av registeret. yle hilsen J n-pe er Andreassen avdelingsdirektør Asle Tje dflat økonomirådgiver
Saker til behandling
Saker til behandling
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 026 Saksmappe: 2008/537 Saksbehandler: Frank Moldvik Dato: 21.03.2011 Saksframlegg IKAT - interkommunalt arkiv Troms - samarbeid med kommunene Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 8/11 04.04.2011 Vedlegg 1 Selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Troms Saksopplysninger Troms Fylkeskommune har gjort vedtak om å inngå selskapsavtale med Interkommunalt arkiv Troms IKS, ref. Fylkestinget saksprotokoll, 7.12 2010, utvalgssak 69/10. Fylkeskommunens vedtak om deltakelse medfører endringer i selskapsavtalens 1 og 5, og må derfor i samsvar med avtalens 21 godkjennes av samtlige deltakere med vedtak i kommunestyret. Administrasjonens vurdering Rådmannen tilrår at vedlagte selskapsavtale godkjennes. Rådmannens forslag til vedtak: Dyrøy kommune godkjenner vedlagte selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Troms IKS, gjeldende fom. 01.01 2011. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak Rolf Espenes ordfører Øystein Rørslett rådmann
Selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Troms IKS Interkommunalt arkiv Troms IKS er en interkommunal virksomhet, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999. Fylkeskommunen, kommunene og interkommunale selskap i Troms kan etter loven være deltakere i selskapet. Selskapets firma er "Interkommunalt arkiv Troms IKS. Selskapet har følgende deltakere:. Balsfjord kommune 2. Bardu kommune 3. Berg kommune 4. Bjarkøy kommune Dyrøy kommune 6. Gåivuona suohkan/kåfjord kommune 7. Gratangen kommune 8. Ibestad kommune 9. Karlsøy kommune 10. -Kvæfjord kommune 11. Kvænangen kommune 12. Lavangen kommune 13. Lenvik kommune 14. Lyngen kommune 15. Målselv kommune 16. Nordreisa kommune 17. Salangen kommune 18. Skjervøy kommune 19. Skånland kommune 20. Storfjord kommune 21. Sørreisa kommune 22. Torsken kommune 23. Tranøy kommune 24. Troms fylkeskommune 2 Rettslig status Selskapet er eget rettssubjekt, og arbeidsgiveransvaret tilligger styret. Selskapet skal registreres i Foretaksregistret. Selskapet har hovedkontor i Tromsø kommune. Selskapet skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale hos deltakerne blir tatt vare på og sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål (jf. arkivlovens 6).
Arkivet skal yte bestemte tjenester som finansieres gjennom årlig driftstilskudd. Tjenestene er som følger: Informasjon og rådgivning innen arkivdanning og arkivdepot Tilsyn med at arkivrutiner og arkivlokaler er i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og annet regelverk Ordning og katalogisering av deltakernes eldre arkiv Bistand i arkivplanlegging og utarbeiding av standard arkivplan Kurs og andre opplæringstiltak, som hospitering og veiledning på arbeidsplassen Sikring av personregistre Arkivet skal drive faglig utviklingsarbeid for å kunne gi deltakerne oppdatert veiledning i arkivfaglige spørsmål. Selskapet kan etter avtale med den enkelte deltaker fungere som arkivdepot for papirbaserte og elektroniske arkiv, jf. arkivforskriftens 5-1 til 5-6. Avtale om arkivdepot skal ha en oppsigelsestid på to år. I avtalen skal det inngå punkt om bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver for medlemmene og tiltak innen arkivformidling. Depotfunksjonen skal finansieres gjennom en særskilt depotavgift etter satser vedtatt av representantskapet. Selskapet kan ut over det som er fastsatt i punkt 1 og 2 ovenfor, tilby tjenester som deltakerne skal betale for etter satser vedtatt av styret. Dette skal være tjenester som det er ulik etterspørsel etter, tjenester som ikke blir gitt alle deltakere eller tjenester som faller utenfor selskapets hovedformål. 5. Selskapet kan, etter vedtak i styret, gjennomføre prosjekter som ligger utenfor arkivets ordinære arbeidsoppgaver, når disse fullfinansieres av de deltakerne eller andre som samarbeider om prosjektet. Selskapet kan, etter vedtak i styret, ta på seg konsulentoppdrag for utenforstående, når dette ikke går ut over hovedoppgavene. Definisjonen av formål og oppgaver er uttømmende. Representantskap og styre kan ikke fatte vedtak på områder som ikke er nevnt ovenfor. 5 Innskuddsplikt og eierandel Deltakerne betaler årlig inn tilskudd til drift av selskapet i samsvar med vedtak gjort i representantskapet. Grunnlaget for utregning av driftstilskuddet skal være folketall og en fordelingsnøkkel som fastlegges av representantskapet. For deltakere som ikke kan legge folketall til grunn, og for nye deltakere, skal innskuddet fastsettes av representantskapet. Deltakerne har følgende eierandeler i selskapet:
Deltaker Folketall 1.1.20101 Innskudd 2011 Eierandel i % Balsfjord kommune 5 515 107 944 5,2 Bardu kommune 3 949 86 050 4,1 Ber kommune 926 43 787 2,1 Bjarkøy kommune 482 37 579 1,8 Dyrøy kommune 1 233 48 079 2,3 Gaivuona suohkan/kåfjord kommune 2207 61 695 3,0 Gratangen kommune 1 150 46 918 2,2 Ibestad kommune 1 408 50 525 2,4 Karlsøy kommune 2 371 63 989 3,1 Kvæfjord kommune 3 049 73 467 3,5 Kvænangen kommune 1 316 49 239 2,4 Lavangen kommune 1 012 44 988 2,2 Lenvik kommune 11 243 188 026 9,0 Lyngen kommune 3 152 74 907 3,6 Målselv kommune 6 510 121 855 5,8 Nordreisa kommune 4 757 97 346 4,7 Salangen kommune 2 211 61 752 3,0 Skjervøy kommune 2 881 71 119 3,4 Skånland kommune 2 855 70 755 3,4 Storfjord kommune 1 888 57 236 2,7 Sørreisa kommune 3 366 77 900 3,7 Torsken kommune 899 43 408 2,1 Tranøy kommune 1 552 52 538 2,5 Troms fylkeskommune 156 494 455 664 21,8 Sum 2 086 766 100% Eierandelen skal justeres hvert fjerde år på grunnlag av samlet innbetalt tilskudd, og ved eventuelle inn- og utmeldinger. Den enkelte deltaker hefter uavgrenset for selskapets forpliktelser i samsvar med sin eierandel (jf. 5). 7 Selskapets organ Selskapet skal ha tre organ: representantskap, styre og daglig leder (arkivsjef).
8 ` Representantskapet Representantskapet er øverste organ i Interkommunalt arkiv Troms IKS. Hver deltaker er representert med ett medlem i representantskapet. Ved votering skal representantenes stemme telle ulikt i forhold til deltakernes eierandel (jf. 5). Hver deltaker oppnevner ett medlem med varamedlem til representantskapet, med funksjonstid lik den kommunale valgperioden. Deltakerne har instruksjonsmyndighet overfor sine representanter. Representantskapet konstituerer seg selv og velger leder og nestleder. 9 Representantskapets møter Leder av representantskapet kaller inntil representantskapsmøte med fire ukers varsel. Innkallingen skal være skriftlig og inneholde sakliste. Deltakerkommunene skal ha varsel om representantskapsmøte med samme frist. Ordinært representantskapsmøte skal gjennomføres årlig innen utgangen av mai måned. Følgende saker skal behandles: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg av styre, revisor og valgnemnd 3. Overordnete mål og retningslinjer for driften 4. Økonomiplan, budsjettforutsetninger og -rammer 5. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne. Andre saker som er forberedt ved innkalling Ekstraordinært representantskapsmøte skal kalles inn hvis lederen finner det nødvendig, eller når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredjedel av representantskapsmedlemmene krever det for å behandle en særskilt sak. Representantskapsmøtene skal ledes av lederen, eller nestleder når denne ikke er tilstede. Dersom begge er fraværende skal det velges en møteleder. Møteleder er ansvarlig for at det blir ført protokoll fra møtene. Protokollen skal underskrives av møteleder og to representantskapsmedlemmer som blir valgt ved møtestart. Utskrift av protokollen sendes umiddelbart til deltakerne. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredjedeler av stemmene. Representantskapsvedtak skal ha flertallet av stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Ved valg blir den valgt som får flest stemmer. Med mindre representantskapet bestemmer noe annet for behandlingen av en enkelt sak, har daglig leder (arkivsjef) og styrets medlemmer møte- og talerett på representantskapsmøtene. Daglig leder og styrets leder har plikt til å være til stede på representantskapsmøtene.
Styret skal ha fem medlemmer. Representantskapet velger styrets leder, nestleder og to styremedlemmer samt fire varamedlemmer, etter forslag fra en valgnemnd bestående av tre medlemmer. Styremedlemmer og varamedlemmer blir valgt for to år. Valget skal gjennomføres slik at minst to styremedlemmer med varamedlemmer står på valg hvert år. De ansatte skal være representert i styret Daglig leder (arkivsjef) eller representantskapsmedlemmer kan ikke være medlem av styret. Daglig leder har møte- og talerett på styremøte, om ikke styret bestemmer noen annet for behandlingen av en enkelt sak. Styrets møter Daglig leder kaller i samråd med styreleder inn til styremøte når det er behov for det. Medlemmer av styret og daglig leder kan kreve at det blir kalt inn til styremøte. Innkallingen skal normalt være skriftlig med sakliste. Styret er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede inkludert møtende varamedlemmer. Styret gjør vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Det skal føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal underskrives av de styremedlemmene som har deltatt i møtet. Dersom medlemmer av styret eller daglig leder er uenig med styrets vedtak, kan disse kreve sitt syn protokollført. De ansattes representant har ikke stemmerett i saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver, og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Forvaltning av selskapet er tillagt styret. Styret er ansvarlig for at selskapet drives i samsvar med sitt formål, selskapsavtalen og de rammer og retningslinjer som er vedtatt av representantskapet, og skal se til at regnskapsføring og økonomiforvaltningen er gjenstand for forsvarlig kontroll. selskapets virksomhet, slik at representantskapet har tilstrekkelig oversikt over og i tide kan Styret er ansvarlig for at representantskapet er orientert om vesentlige forhold som gjelder forberede nødvendige tiltak.
Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styremedlem eller daglig lederfullmakt til å tegne selskapets firma. Styret tilsetter daglig leder og annet fast personale. Styret skal føre tilsyn med ledelsen av selskapet. Styret kan delegere til daglig leder å ansette vikarer, ekstrahjelp og prosjektmedarbeidere for inntil l år. 13 Daglig leder (arkivsjef) Daglig leder står for den daglige administrasjon og faglige ledelse av selskapet, og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som gjelder arkivfaglige spørsmål og ellers i samsvar med fullmakter gitt av styret. Daglig leder skal holde styret løpende orientert om alle vesentlige forhold som gjelder selskapets virksomhet, økonomi og personale. Daglig lederer sekretær og saksbehandler for styret og har tale- og forslagsrett på styremøtene, med mindre styret vedtar noe annet for behandling av en særskilt sak. 14 Inhabilitet For ansatte i selskapet og medlemmer av selskapets styrende organ gjelder reglene i kommunelovens 40 nr. 3. 15 Budsjettbehandlingen Representantskapet vedtar årlig rammer og forutsetninger for det kommende års budsjett. Styret forbereder representantskapets behandling av rammer og forutsetninger. Dersom styrets framlegg går ut over tidligere vedtatte forutsetninger og rammer, eller har konsekvenser som går ut over deltakernes økonomiplaner, skal styret gjøre deltakerne og representantene oppmerksomme på dette. Det samme gjelder om styret må foreslå endringer i vedtatt budsjett. Styret vedtar detaljert budsjett på grunn av representantskapets budsjettvedtak. Representantskapet skal hvert år vedta selskapets økonomiplan, som viser sannsynlig utvikling av kostnader og inntekter, og prioriterte planer for en fireårsperiode. Økonomiplanen skal sendes deltakerne som grunnlag for deres økonomiplaner. Styret utarbeider framlegg til økonomiplan.
Økonomiforvaltning Selskapets regnskap skal føres etter regnskapsloven. I note til årsregnskapet skal selskapet gi en oversikt over investeringer i regnskapsåret og hvordan disse er finansiert. For hver post i resultatregnskapet og investeringsoversikten skal det vises til tilsvarende tall fra årsbudsjettet. Årsberetningen skal avgis i samsvar med bestemmelsene i regnskapsloven. Arsregnskapet skal være avlagt innen 1. mars påfølgende år. Det skal være revidert innen 1. april. Årsregnskapet med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av representantskapet før 1. juni. Vedtaket må angi anvendelse av årsoverskudd eller dekning av årsunderskudd. Underskudd på årsregnskap som ikke skal dekkes på årsbudsjettet i det år regnskapet legges fram, føres opp til dekning i det følgende årsbudsjett. Representantskapet vedtar økonomireglement for selskapet. 17 Laneopptak og garantistillelse Selskapet kan ta opp lån innenfor en ramme på 1000 000,- for selskapets samlete låneopptak. Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål eller til konvertering av eldre gjeld. Selskapet kan ta opp lån til likviditetsformål når dette blir innfridd før regnskapsavslutning i samme budsjettår. Vedtak om låneopptak skal gjøres av representantskapet. Slike vedtak skal godkjennes av departementet, jf. kommunelovens 50 nr. 1, og lov om interkommunale selskap 22, 4. ledd. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette eiendeler som sikkerhet for andres lån, og selskapet kan ikke selv låne ut penger. Dersom deltakerkommunene skal stille garanti for selskapets låneopptak, må vedtak om dette gjøres av kommunestyrene, jf. kommunelovens 51 nr. 2. ' 18 Revisjon Representantskapet velger revisor for selskapet. 19 Arbeidsgiveransvar Styret har det formelle arbeidsgiveransvar for de ansatte i selskapet, og skal sørge for at arbeidstakernes rettigheter etter arbeidsmiljøloven blir ivaretatt. Styret kan vedta arbeidsreglement for selskapet.
Styrets leder eller daglig leder representerer selskapet i lokale lønnsforhandlinger med arbeidstakerne. Daglig leder forhandler med lønnsforhandlingsutvalget (styrets leder og nestleder). Styret vedtar forhandlingsresultatet. Styret mottar møtegodtgjørelse etter satser fastsatt av representantskapet. Forholdet til forvaltningsregler For selskapets forvaltning av eget administrativt arkiv gjelder arkivloven med forskrifter. Reglene i forvaltningsloven og offentlighetsloven skal gjelde for selskapet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven. Reglene i kommunelovens 31 om åpne eller lukkede møter skal gjelde for møtene i representantskapet. Selskapet skal følge de rutiner og saksbehandlingsregler som er nødvendige for å overholde personopplysningslovens krav til personvern, og administrasjonen utarbeider en plan for informasjonssikkerhet og internkontroll. 21 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen skal godkjennes av samtlige deltakere med vedtak i kommunestyret. Endringer, som gjelder punkt som i lov om interkommunale selskap 4 3. ledd blir sett på som minimumsinnhold i selskapsavtalen, skal godkjennes av samtlige medlemmer med vedtak i kommunestyret. Andre endringer i selskapsavtalen kan gjøres av representantskapet. Forslag til endringer av selskapsavtalen kan fremmes av deltakere, representantskapet eller styret. Styret skal ha anledning til å uttale seg om slike endringsforslag før de blir behandlet. Nye deltakere tas opp etter søknad, som skal foreligge innen 1. august. 22 Utelukking, oppsigelse/uttreden og oppløsning Dersom en deltaker vesentlig misligholder sine forpliktelser i selskapsforholdet, kan de øvrige deltakerne enstemmig vedta at vedkommende deltaker skal utelukkes fra selskapet etter lov om interkommunale selskap 31. En deltaker kan si opp sitt deltakerforhold i selskapet med minimums to års varsel. Oppsigelse må komme inn til styret innen 1. januar.
Forslag om oppløsning av samarbeidet skal godkjennes av samtlige deltakere med vedtak i kommunestyre og departement. Avvikling av selskapet skal skje i samsvar med lov om interkommunale selskap 32-38. Fordeling av aktiva og passiva i forbindelse med oppløsning eller oppsigelse av deltakerforhold skal skje i samsvar med lov om interkommunale selskap 30. Styret melder fra om avviklingen til Foretakregistret. 23 Andre regler For områder som ikke er regulert av selskapsavtalen gjelder lov om interkommunale selskap og forskrifter gitt i medhold av denne loven. Denne selskapsavtalen trer i kraft fra 1.1.2011 og skal på det tidspunkt være vedtatt og underskrevet av samtlige deltakere. Vedtatt sted og dato
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2011/39 Saksbehandler: Aud Moan Kastnes Dato: 08.02.2011 Saksframlegg Årsrapport og skatteregnskap 2010 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 9/11 04.04.2011 Vedlegg 1 Årsrapport 2010 2 Årsregnskap 2010 - sammendrag 3 Forklaring til Årsregnskap 2010 4 Årsmelding Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll Saksopplysninger Herved legges årsrapport og skatteregnskap 2010 fram til behandling. Vedlagt følger også årsmelding fra Midt Troms Arbeidsgiverkontroll. Saken skal forelegges kontrollutvalget til uttalelse. Rådmannens forslag til vedtak: Årsrapport med skatteregnskap for 2010 tas til orientering. Ordførers/Utvalgsleders innstilling: Rolf Espenes ordfører Øystein Rørslett rådmann
1 Årsrapport for 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy kommune Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
2 1 Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret 1.1.1 Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved SKO som kun er benyttet til SKO-funksjonen i regnskapsåret 60 100 % Ressursbruk ved SKO, fordeling av årsverk -------------- ------------- Skatteregnskap 33 0,20 % Innfordring av skatt/arbeidsgiveravgift 42 0,25 % Kontrollvirksomhet 0,10 16 Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg 0,02 % 3 % 0,00 % Administrasjon 5 0,03 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % 1.1.2 Organisering Dyrøy kommune er organisert som en to-nivå kommune med egne enheter. Økonomikontoret har 3 stillinger ved kontoret. Økonomileder er også en del av den øverste administrative ledergruppa i kommunen og kontoret har også noen IT-oppgaver i organisasjon. Skatteoppkreverfunksjon er administrativt underlagt økonomiavdelingen og den faglige biten er underlagt Skatt Nord. Regnskapskontrollør er faglig underlagt skatteoppkreveren. De skatterelaterte oppgavene utføres av Aud Moan Kastnes som også har den formelle skatteoppkreverfunksjon. Ved fravær utføres daglige regnskapstransaksjoner av May Ludvigsen. For attestasjon og anvisning i Sofie er det 3 personer med tilgang. For autorisering i bank er det 2 personer. Alt av utbetalinger blir manuelt attestert av en 2. person. 1.1.3 Ressurser og kompetanse Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
Det har ikke vært endring i resursene ved kontoret i 2010 men det er inngått en gjensidig samarbeidsavtale med Sørreisa kommune som gir skatteoppkreverne i begge kommuner mulighet til å gjennomføre aktiviteter i hverandres skatteregnskap samt bytte av arbeidsoppdrag. For øvrig er samarbeidet mellom de øvrige kommunen i Midt-Troms region meget god. 3 1.2 Internkontroll Kontoret oppdaterte rutinebeskrivelsen i 2009. Det er ikke foretatt oppdateringer / endringer i 2010. På et lite kontor med så åpne forhold som det er i kommunen, er rutinene godt kjent og oversikten meget god. 1.3 Vurdering av skatteinngangen 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret 2009 2010 Økning/reduksjo n 2009/2010 Sum innbetalt skatter og avgifter 65 528 673 66 985 476 1 456 803 Økning på nærmere 1,5 mill, (vel 2 %) var langt mindre enn økningen fra 2008 2009 som var på 5,5 mill. Hele 87 % av økningen ble fordelt til kommunen. 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret År Sum innbetalt Kommunens Økning/ Budsjetter Diff. skatt og avgift andel Nedgang (-) t Budsjett / regnskap 2009 65 528 673 19 008 232 2 449 417 18 084 000 924 232 2010 66 985 476 20 275 280 1 267 048 19 951 000 324 280 I 2010 var økningen i kommunens skatteinngang på 6,7 % mens den for 2009 var 14,8 %. I forhold til regulert budsjett for 2010 ble økningen 1,7 %. 1.4 Skatteutvalg Det er ikke behandlet saker til skatteutvalget i 2010. Det er imidlertid gjort en nedsettelse på ei sak som var oversendt behandling i formannskapet i desember i 2008. Saken ble utsatt og ny behandling skjedde ikke før i 2010. Utsettelsen var forelagt Skatt Nord og behandlet på nytt i formannskapet i henhold til samsvar med dem. 2 Skatteregnskapet Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
4 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Dyrøy kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2010 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Kontoret har ikke mottatt pålegg fra regional kontrollenhet i løpet av regnskapsåret. Årsregnskapet for 2010 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin 2.2.1 Margin for inntektsåret 2009 Beskrivelse Beløp Avsetning margin for 2009, pr. 31.12.2009 6 343 976 Avsetning margin for 2009 i periode 1-6 i 2010 + 1 312 328 Sum avsetning marging for 2009 = 7 656 304 Bruk av margin for 2009-7 656 304 Innestående margin for 2009 + 0 Utbetalt overskytende forskudd for 2009 6 983 492 For mye avsatt margin for 2009 ( - ) = -672 812 Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 12 %. Gyldig fra: 1.7.1996 2.2.2 Kommentar til marginoppgjøret Resultatet for dette regnskapsåret er bare på ca 43 % av hva resultatet ble i 2009. Dette viser hvor stor forskjell det kan være fra år til år selv om marginprosenten er den samme. Pr 31.12.2010 er det avsatt margin for inntektsåret 2010 med kr 6 776 793. Gjeldende prosentsats: 12 %. 3 Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen 3.1.1 Totale restanser (forfalte debetkrav) pr. 31.12.2010 for skatt og arbeidsgiveravgift Skatteart Restanse sum Herav berostilt pr. skatteart restanse Sum restanse pr. skatteart 1 465 597 0 Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
5 Arbeidsgiveravgift 0 0 Artistskatt 0 0 Forsinkelsesrenter 38 200 0 Forskuddsskatt 0 0 Forskuddsskatt - person 236 557 0 Forskuddstrekk 0 0 Gebyr 0 0 Innfordringsinntekter 13 828 0 Inntekt av summarisk fellesoppgjør 0 0 Kildeskatt 0 0 Restskatt - person 1 107 006 0 Restskatt 70 006 0 Sum restanse diverse krav 1 465 597 0 Diverse krav 0 0 Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav 1 465 597 0 3.1.2 Totale restanser (forfalte debetkrav) pr. 31.12. 2009 for skatt og arbeidsgiveravgift Skatteart Restanse sum Herav berostilt pr. skatteart restanse Sum restanse pr. skatteart 1 837 439 0 Arbeidsgiveravgift 0 0 Artistskatt 0 0 Forsinkelsesrenter 53 033 0 Forskuddsskatt 0 0 Forskuddsskatt - person 281 290 0 Forskuddstrekk 0 0 Gebyr 0 0 Innfordringsinntekter 21 966 0 Inntekt av summarisk fellesoppgjør 0 0 Kildeskatt 0 0 Restskatt - person 1481 150 0 Restskatt 0 0 Sum restanse diverse krav 1 837 439 0 Diverse krav 0 0 Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav 1 837 439 0 Utviklingen i sum utlignet skatt 2009 2010: Sum utlignet skatt for inntektsåret 2008: kr 56 830 000 Antall skatteytere 910 Sum utlignet skatt for inntektsåret 2009: kr 58 672 000 Antall skatteytere 910 Det er ingen av kravene som er berostillt. 3.1.3 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Skatteart Restanse - sum pr. skatteart 31.12.2010 Restanse - sum pr. skatteart 31.12.2009 Endring Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
Sum restanse pr. skatteart 1 465 597 1 837 439-371 842 Arbeidsgiveravgift 0 0 0 Artistskatt 0 0 0 Forsinkelsesrenter 38 200 53 033-14 833 Forskuddsskatt 0 0 0 Forskuddsskatt - person 236 557 281 290-44 733 Forskuddstrekk 0 0 0 Gebyr 0 0 0 Innfordringsinntekter 13 828 21 966-8 138 Inntekt av summarisk fellesoppgjør 0 0 0 Kildeskatt 0 0 0 Restskatt - person 1 107 006 1 481 150-374 144 Restskatt 70 006 0 70 006 Som oversikten viser har vi hatt en positiv utvikling for alle skattearter foruten restkatt firma. Denne skatten oppstod ved høstutlegget i 2010 og er avtalt innbetalt i januar 2011. For restskatt person gjelder ettergivelse restskatt 2007 på en skatteyter med kr 104 897 (se merknader pkt 1.4). I tillegg er det foretatt nedsettelse av forsinkelsesrente fra 2000 for en skatteyter med kr 27 735. Avskrevet restskatt etter endt gjeldsordning for årene 2001,2002 og 2007 er kr 22 610. I tillegg er det av samme grunn avskrevet kr 13 799 i forsinkelsesrenter. Det meste av restansen skriver seg fra eldre år. Det er restskatt som har oppstått ved skjønn og hvor det ikke er noe å hente. 6 3.1.4 Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person 2008 33 938 26 960 2007 155 437 100 255 2006 100 071 85 664 2005 19XX 904 379 --------------------------------- 3.1.5 Kommentarer til restanseoppfølgingen for eldre år Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m. 31.12.2010 og sikret at krav ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak. Sammenligner vi restansen på restkatt for årene 2005 og eldre mot sum restskatt til og med 2009, består den eldre restansen av 85 %. 1998 2005: Restansen fordeler seg på 4-5 skatteytere hvorav det bare er en skatteyter i perioden 1998-2000. Denne skatteyter skylder skatt for alle årene til og med 2004. En annen skatteyter har restanse fra årene 2002-2007. I begge sakene dreier det seg om skjønnsligning og konkurs. Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
En skatteyter med restskatt i fem av årene fra 2001 2008 står for en skatterestanse på nærmere 600 000. Det finnes ingen formuesverdier som kan realiseres men i 2010 ble det lagt ned påleggstrekk som gir litt nedbetaling. 7 3.2 Innfordringens effektivitet 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 30.06.2010 Periode 6 2010 Resultat periode 6 2010 Arbg. Restskatt p a F.trekk F.skatt Restskatt p Tot Tot innbe Tot Tot Tot innbe Innf. t innbet innbet innbet Innf. t Land 61,53 90,86 99,71 99,89 97,26 Krav Arbg. a F.trekk F.skatt Tot innbet Tot innbet Tot innbet Region 68,48 91,10 99,79 99,96 96,90 60,0 90,1 99,8 99,9 96,7 Troms 64,42 90,46 99,81 99,99 96,39 1926 Dyrøy 90,90 97,58 100,00 100,00 100,00 55,0 90,1 99,8 99,9 96,7 Tabell ovenfor er sakset ut fra rapporteringen pr 30.6.2010 Denne tabellen viser at vi ligger helt greit an i forhold til kravet og i forhold til resultatet for landet, region og for Troms fylke. 3.2.2 Vurdering av i hvilken grad, og hvordan innfordringsaktiviteten har påvirket innfordringsresultatet Hurtigere kontakt med skatteyter bidrar til hurtigere innbetaling. Påleggstrekk er redusert fra 26 i 2009 til ca 10 i 2009 og det var gitt 5 betalingsavtaler. Det er avholdt en utleggsforretning. Ingen egne avholdte tvangssalg eller konkursbegjæring. 3.2.3 Omtale av spesielle forhold Ingen spesielle forhold 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Ingen spesielle forhold foruten at telefoninkasso er benyttet i enda større grad enn tidligere. 3.3 Særnamskompetanse Selv om regnskapsåret 2010 ikke viser den store aktiviteten i forhold til bruken av særnamskompetansen, anses det som viktig for innfordringen at skatteoppkreveren innehar denne. Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
8 4 Arbeidsgiverkontroll 4.1 Kontorets resultat pr. 31.12. 2010 Antall planlagte kontroller for 2010: 4 som utgjør: 7,2 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2010: 3 som utgjør: 5,4 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2009: 3 4.1.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollene deltakelse i interkommunal samarbeidsordning eller annen løsning. Dyrøy kommune er vært med i Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll fra høsten 2009. Se for øvrig vedlagte årsmelding fra Midt Troms Arbeidsgiverkontroll 4.1.2 Antall kontroller med resultat, herunder avdekket beløp, egenretting og avdekking av uregistrerte arbeidstakere: Av de 3 kontrollene som var gjennomført ble det avdekket 1 tilfelle med en beløpsstørrelse på manglende grunnlag med kr 23 739. 4.1.3 Vurdering av aktiviteten på arbeidsgiverkontrollområdet i regnskapsåret Aktiviteten vurderes som god. 4.1.4 Omtale av samarbeidet med andre kontrollaktører Viser til egen årsmelding. 4.1.5 Gjennomførte informasjonstiltak Ingen spesielle informasjonstiltak er gjennomført i 2010. 4.1.6 Kontorets eventuelle tiltak for bedring av arbeidsgiverkontrollen Ingen. Sted/dato: Brøstadbotn, 24. januar 2011 Aud Moan Kastnes Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
9 Vedlegg: Årsregnskapet for 2010 Årsmelding fra Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll Årsrapport 2010 Skatteoppkreveren i Dyrøy 20.1.2011
Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv. som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv. er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr. 31.12. Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet er uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.
Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2011/48 Saksbehandler: Øystein Rørslett Dato: 14.02.2011 Saksframlegg Økonomireglement Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 12/11 21.02.2011 Kommunestyret 10/11 04.04.2011 Vedlegg 1 Økonomireglement Dyrøy kommune Saksopplysninger Etter framleggelse fra kontrollutvalget av forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende delegasjon av myndighet, gjorde kommunestyret vedtak om en rekke tiltak, jfr sak 38/10, den 6.12.2010. Et av punktene i vedtaket var: Det må utarbeides økonomireglement. På denne bakgrunn legges forslag til økonomireglement for Dyrøy kommune fram for politisk behandling. Administrasjonens vurdering Dyrøy kommune har ikke hatt et samlet økonomireglement tidligere (så langt vi kan se), men det foreligger regelverk for deler av kommunens økonomiforvaltning. I tillegg er det innarbeidet rutiner og praksis over lang tid, og rådmannens vurdering er at kommunen har en rasjonell og forsvarlig økonomiforvaltning. I utarbeidelsen av framlagte reglementsforslag har en derfor i all hovedsak forsøkt å gi en samlet beskrivelse av rutiner og fullmaktsforhold, i samsvar med Saksprotokoll i Formannskapet - 21.02.2011 Enst. vedtatt som rådmannens forslag til vedtak. Vedtak i Formannskapet - 21.02.2011 Framlagte forslag til økonomireglement for Dyrøy kommune vedtas. gjeldende praksis og tidligere vedtak. Rådmannens forslag til vedtak: Framlagte forslag til økonomireglement for Dyrøy kommune vedtas. Ordførers innstilling:
Rolf Espenes ordfører Øystein Rørslett rådmann
Dyrøy kommune Den lærende kommune Forslag til politisk behandling ØKONOMIREGLEMENT DYRØY KOMMUNE Arkiv: 2011/48
Innholdsfortegnelse 1 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET... 3 1.1 Hjemmel... 3 1.2 Formål... 3 Gyldighetsområde... 3 Kommunens plan- og økonomisystem... 4 2 ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETT... 5 3 ÅRSBUDSJETT BEHANDLINGSNIVÅ OG ORGANISERING... 5 3.1 Driftsbudsjett... 5 3.2 Investeringsbudsjett... 6 4 BUDSJETTBEHANDLING, REGNSKAP OG RAPPORTERING... 6 4.1 Budsjettrutine m/tidsplan... 6 4.2 Budsjettregulering i budsjettåret... 7 4.3 Regnskap... 8 4.4 Budsjettoppfølging og resultatvurdering... 8 4.5 Periodisk rapportering til formannskap og kommunestyre... 9 5 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING... 10 5.1 Årsoppgjøret... 10 5.3 Årsregnskap... 10 5.4 Årsberetning... 10 5.5 Nasjonal rapportering - KOSTRA... 11 6 DISPOSISJONSFULLMAKT OG ANVISNINGSMYNDIGHET... 11 6.1 Administrative fullmakter... 11 6.2 Disposisjonsfullmakt... 11 6.3 Anvisningsmyndighet og attestasjon... 12 7 INNKJØP AV VARER OG TJENESTER... 13 7.1 Generelt... 13 7.2 Investeringer... 13 8 INNTEKTER - UTFAKTURERING, INNFORDRING, MV... 13 8.1 Generelt... 13 8.3 Innfordring... 14 8.4 Tap på fordringer... 14 8.5 Tilskudd og refusjoner... 14 9 UTLÅN FRA KOMMUNEN... 14 9.1 Startlån... 14 9.2 Økonomisk sosialhjelp, sosiallån og garanti for lån, eller varer og tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.... 15 9.3 Næringsfondet... 15 10 INTERNKONTROLL SIKRING AV VERDIER, MV... 15 10.1 Generelt... 15 10.2 Sikring av verdier... 16 11 FINANSFORVALTNING... 16 Side 2 av 2
1 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 1.1 Hjemmel Lov 25.09.1992 nr 107, med endringer vedtatt av Stortinget i juni 2000, om kommuner og fylkeskommuner kapittel 8 og 9 gir bestemmelser om økonomiforvaltningen i kommunene: 44 Økonomiplan 45 Årsbudsjettet 46 Årsbudsjettets innhold 47 Årsbudsjettets bindende virkning 48 Årsregnskapet og årsberetningen 49 Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner 49 a Kommunalt rapporteringsregister. 50 Låneopptak 51 Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser 52 Finansforvaltning Kommunal- og regionaldepartementet har, i medhold av kommunelovens kapittel 8 og 9, fastsatt følgende forskrifter: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett jfr. kommunelovens 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning jfr. kommunelovens 48 nr 6. Sist endret ved forskrift av 9. desember 2002. Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner jfr. kommunelovens 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier jfr. kommunelovens 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jfr. kommunelovens 52 nr 2 For øvrig vises til Reglement for politiske utvalg i Dyrøy (kommunens hovedreglement) og til standard for GKRS God Kommunal Regnskaps Skikk. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er å dokumentere regler og rutiner for økonomiske styring i Dyrøy kommune. Reglementet er ment å gi utfyllende bestemmelser til det sentrale lov- og regelverk for økonomiforvaltning i norske kommuner. Reglementet har som særlig siktemål å klarlegge arbeidsdeling, ansvars- og fullmaktsforhold i vår kommune. Det er et overordnet mål at reglementet skal bidra til en effektiv, etisk og økonomisk forsvarlig økonomiforvaltning. Gyldighetsområde Økonomireglementet gjelder alle sektorer, institusjoner og særbedrifter, som hører inn under kommuneloven og/eller havne- og farvannsloven, dersom ikke annet er bestemt. Side 3 av 3
Kommunens plan- og økonomisystem Skjematisk framstilling: Kommuneplanens langsiktige del Handlingsprogram - kommunens visjon og mål - mål/premisser - strategi - virksomhetsplaner - arealdel - langtidsbudsjett (Økonomiplan) Årsbudsjett (Bevilgningsbudsjett) Regnskap Drift og investering Balanse (Etter inndelingen i bevilgningsbudsjettet) Årsregnskap Eksternregnskap Økonomiske oversikter Økonomirapporter Nasjonal rapportering - driftsregnskap - ekstern rapportering - investeringsregnskap - nøkkeltall - balanse Årsberetning Samlet ekstern informasjon (rapportering) Det kommunale plan og økonomisystem består av 5 hovedelementer: 1. Kommuneplanens langsiktige del 2. Kommuneplanens kortsiktige del 3. Årsbudsjettet 4. Regnskapsrapporter 5. Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering Side 4 av 4
2 ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETT I henhold til kommuneloven 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en økonomiplan som skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i en planperiode på 4 år. I økonomiplanen skal det for hvert år i perioden anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp. I økonomiplanen skal samlet bruk av midler innarbeides. Prioriteringer i økonomiplanen må ikke være i strid med kommuneplanens langsiktige del. Økonomiplanen er en handlingsplan og et styringsverktøy for kommunen som skal gi en samlet oversikt over kommunens planlagte bruk og tilgang på ressurser i perioden. Et viktig formål med økonomiplanen er å vise kommunens økonomiske handlefrihet innenfor kommunelovens krav til økonomisk balanse. Økonomiplanen skal legges til grunn for all øvrig planlegging og vil være bestemmende for kommunens ambisjonsnivå. Dersom konsekvensene av andre planer vurderes å være av vesentlig betydning for den økonomiske handlefriheten, skal økonomiplanen tas opp til ny behandling. Årsbudsjett skal, i henhold til kommuneloven 45, vedtas av kommunestyret innen årets utgang for det kommende kalenderår, det vil si for første år av økonomiplanperioden. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Bestemmelser om innhold i årsbudsjettet, krav om kunngjøring og budsjettets bindende virkning, mv, er regulert i kommuneloven 45-47 med tilhørende forskrifter. Dyrøy kommunes økonomiplan og årsbudsjett skal behandles og vedtas av kommunestyret etter innstilling fra formannskapet. Rådmannen skal i samråd/samspill med formannskapet som kommunens økonomiutvalg, utarbeide økonomiplan og årsbudsjett for kommende år. 3 ÅRSBUDSJETT BEHANDLINGSNIVÅ OG ORGANISERING 3.1 Driftsbudsjett I Dyrøy kommune skal driftsbudsjettet behandles og vedtas av kommunestyret på budsjettets detaljnivå som viser utgift og/eller inntekt på enhets-, ansvars- og artsnivå (posteringskonto). Dyrøy kommune har organisert drift og driftsbudsjett i 5 rammeområder: Rammeområde 1. Sentraladministrasjon og fellesdrift Rammeområde 2. Undervisning, barnehage, kultur Rammeområde 3. Helse og sosialtjenesten Rammeområde 4. Plan, teknisk drift og næring Rammeområde 9. Fellesfinansiering, mv. Side 5 av 5