MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/14 Dato: 02.12.14, kl. 08.00 09.45. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Tommy Antonsen, medlem Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Idar Tronstad, møtte for Lønning MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Arne Wilhelmsen, Glenn Andersen, Hallfrid Os, Alfred Solgård Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland, Veronika Andresen Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Hege Lønning, medlem Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERING Møtet starter med en orientering fra Kommunalsjef for bydrift Arne Wilhelmsen. Tema: Organisering, bemanning, økonomi, oppgaver, målstyring/resultatmåling, utfordringer etc. + eventuelle spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget har meldt inn følgende konkrete tema som det også ønskes litt informasjon om: Orientering om Adolph Tidemands bro - har prosjektet landet greit? Sak 13/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 14.10.14 Sak 14/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I SKOLENE Sak 15/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2015 FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
ORIENTERING Møtet startet med en orientering fra Kommunalsjef for bydrift Arne Wilhelmsen. Tema: Organisering, bemanning, økonomi, oppgaver, målstyring/resultatmåling, utfordringer etc. + eventuelle spørsmål fra utvalget. Tilstede var også enhetslederne Glenn Andersen, Alfred Solgård og Hallfrid Os. Administrasjonen presenterte de ulike tema og brukte tall fra kommunebarometeret for å vise hvordan Mandal ligger an i forhold til resten av kommunene. Det ble pekt på områder hvor man ligger godt an og områder som det må arbeides mer med. Det ble vist et utvalg målsettinger som man arbeider mot. Orientering om Adolph Tidemands bro - har prosjektet landet greit? Kommunalsjef delte ut prosjektrapport og gjennomgikk prosjektet fra anbudsprosess til ferdigstillelse/overtakelse. Konklusjonen var at stram styring og oppfølging fra kommunens side har gitt et bra produkt til en god pris. Broen er nå overtatt av kommunen. Spørsmål om ENØK På spørsmål fra utvalget orienterte kommunalsjef om ENØK, med særlig fokus på Speilen. Valgt løsning har gitt gode resultatet med betydelige årlige strømbesparelser. Det jobbes kontinuerlig på dette området, bl.a. er det planlagt forskning i samarbeid med UIA. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en interessant og grundig orientering. SAK 13/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 14.10.14 1. Møteboken fra 14.10.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte 14.10.14 Forslag til møtebok fra 14.10.14 legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra 14.10.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2
SAK 14/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I SKOLENE I MANFAL Forvaltningsrevisor presenterte hovedtrekkene i prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1. Forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjon mobbing i skolene i Mandal datert 24.11.14 godkjennes. 2. Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert underveis i prosjektet. 3. Rapport fra prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget innen 1. halvår 2015. Kommunerevisjonen Vest, Prosjektplan forvaltningsrevisjon Mobbing i skolene i Mandal datert 24.11.14. I møte den 14.10.14 vedtok kontrollutvalget å endre tidligere vedtatte prioritering når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Utvalget bestilte prosjektet Mobbing med fokus på skjult mobbing og digital mobbing. Prosjektplan ble bedt fremlagt til møte 02.12.14. Forslag til prosjektplan ble fremlagt 24.11.14, der revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad arbeider utvalgte skoler i Mandal kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? Revisjonen vil presentere prosjektplanen i møtet. Det vises for øvrig til prosjektplanen for nærmere opplysninger om formål/problemstilling, avgrensning, kriterier, metode og ressurser og tidsplan. 1. Forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjon mobbing i skolene i Mandal datert 24.11.14 godkjennes. 2. Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert underveis i prosjektet. 3. Rapport fra prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget innen 1. halvår 2015. 3
SAK 15/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer 1. halvår 2015: 3 februar (evt. 20 januar), 5 mai og 16. juni. Normalt sett er det behov for 5 6 møter i kontrollutvalget årlig. I 2015 er det kommunevalg, og det kan få betydning for antall møter til høsten. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2015, ett møte i september og ett møte i november. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på vårens møter. Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer i 2015: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Selskapskontroll Ime Verksted blir ferdigstilt før nyttår. Nytt fra sekretær: Oppfølging av forhold vedr. selskapskontroll Brannvesenet Sør planlegges fulgt opp til neste møte, jf. møtebok fra 14.10.14. Vedr. neste møte: Eventuell oppfølging/orientering fra administrasjonen om gjennomført forvaltningsrevisjon. Send e-post til KU om neste møte blir 3. februar eller 20. januar så snart det er avklart. Undersøk når de kommunale selskaper har planlagt generalforsamlinger. Denne informasjonen fremlegges i neste møte. EVENTUELT REFERATER 4
5