RETNINGSLINJER FOR FRIFOND ORGANISASJON NORSK MUSIKKRÅD Innledende bestemmelse: Frifond organisasjon har søknadsfrist 15. april. Det vil være mulig å levere søknad fra 15. februar og organisasjonene vil fortløpende få tilbakemelding på om de er støtteberettiget. Tilskuddets størrelse vil bli beregnet i juni måned og utbetalt så snart som mulig etter at tildelingsbrev er mottatt fra Kulturdepartementet. 1 Bakgrunn Frifond er en støtteordning opprettet av Stortinget for å bedre de økonomiske rammebetingelsene for frivillige organisasjoner og organisasjonenes kulturaktiviteter gjennom barn og unges aktivitet og deltakelse lokalt i deres medlemsbaserte virke. Frifond blir forvaltet av Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU), Norsk musikkråd (Musikkrådet) og Norsk teaterråd. Musikkrådet forvalter Frifond organisasjon og Frifond musikk. Disse retningslinjene gjelder Frifond organisasjon forvaltet av Norsk musikkråd. 2 Formål og målgruppe (1) Frifond organisasjons formål er å stimulere og nå ut til lokallag som er tilknyttet en nasjonal, frivillig organisasjon som har musikk som sin hovedaktivitet. Frifond- ordningen skal bedre frivillige organisasjoners rammebetingelse og gruppers virke på lokalt nivå. Musikkrådet fordeler midlene til de nasjonale organisasjonene som igjen viderefordeler midlene til sine lokallag. (2) Frifond organisasjons målgruppe er nasjonale organisasjoners lokale musikkaktiviteter for og med barn og ungdom under 26 år. Organisasjoner som ikke er medlemmer i Musikkrådet, men som har musikkaktivitet i henhold til retningslinjene, kan søke tilskudd fra Frifond organisasjon. (3) Tilskudd kan ikke gis til organisasjoner som ved sine vedtekter og/eller praksis: er organisert av det offentlige, er fortjenestebaserte, er basert på samvirkeprinsipper, er organisert og registrert som en stiftelse, er tilknyttet Norges Idrettsforbund eller med sitt formål knyttet til idrett, allerede mottar Frifond- tilskudd av en annen paraply. 3 Kunngjøring Norsk musikkråd kunngjør Frifond organisasjon i løpet av første kvartal av tilskuddsåret. Søknadsfrist for hvert år fastsettes av Musikkrådet og lyses ut med kunngjøringen av midlene. Mottakerorganisasjonene er ansvarlige for å kunngjøre Frifond- midlene overfor sine lag og medlemsgrupper.
4 Minstekrav for tilskudd (1) Organisasjonens sentralledd skal søke på vegne av sine lokallag, og organisasjonen skal tilfredsstille minstekrav for tilskudd både sentralt og lokalt for å være tilskuddsberettiget. (2) Organisasjonene kan ha ulike formål og aktivitetsgrunnlag, men må oppfylle følgende minstekrav: 1. Organisasjonen og de lokale lagene må være demokratisk oppbygd 2. Organisasjonen og de lokale lagene må ha et allmennyttig siktemål 3. Organisasjonen og de lokale lagene må ha musikkaktivitet som sin hovedvirksomhet 4. Organisasjonen og de lokale lagene skal arbeide i lokalmiljøet 5. Organisasjonen og de lokale lagene skal arbeide for og med barn og unge under 26 år 5 Kriterier for tilskudd til en nasjonal organisasjon (1) Alle mottakerorganisasjoner forplikter seg i sin forvaltning og rapportering til å være lojale mot formålet for Frifond- ordningen. (2) Søknad om tilskudd skal inneholde følgende opplysninger: Antall tellende medlemmer per 31.12. i grunnlagsåret Antall tellende lokallag per 31.12 i grunnlagsåret (3) Tellende medlemmer Med tellende medlemmer menes alle medlemmer i lokale lag som er under 26 år og som har betalt minst kr 50,- i medlemskontingent. For lokallag der medlemskap ikke baserer seg på individuell innmelding og kontingent, vil Norsk musikkråd gjøre en særskilt vurdering om dette tilfredsstiller kravene til medlemsbasert virke, og om medlemmene dermed kan regnes som tellende. (4) Tellende lokallag Med tellende lokallag menes et lag som: er en selvstendig enhet i organisasjonen har minst 1/3 av medlemmene under fylte 26 år har egne vedtekter, eller bruker medlemsorganisasjonens mønstervedtekter, eller signerer en egenerklæring der formålene til lokallaget kommer klart frem har minst 3 tre - medlemmer er demokratisk oppbygd, ved at lokallaget har egen valgt styringsstruktur Lokallaget eller lokallagets medlemmer må ha betalt kontingent til den nasjonale organisasjonen. Fylkeslag som fungerer som lokallag, regnes som tellende lokallag. Arbeidsgrupper, underavdelinger o.l. som er tilknyttet et
lokallag, regnes ikke som egne, tellende lokallag. I lokallag der ingen er over 15 år, er det fritak fra kravet om at valg av styret skal være av og blant medlemmene. Ingen lokallag kan inngå i tilskuddsgrunnlaget til mer enn én nasjonal organisasjon. En person kan gjennom et og samme medlemskap ikke inngå i tilskuddsgrunnlaget til mer enn én nasjonal organisasjon. Organisasjonene har selv ansvar for å sikre at deres lokallag ikke telles inn i grunnlaget for mer enn en organisasjon. 6. Krav til søknaden Søknad om tilskudd skal inneholde følgende opplysninger: Antall tellende medlemmer Antall tellende lokallag Dokumentasjon av opplysningene, gjennom en liste med navn på lokallaget og navn på ansvarlig leder med kontaktopplysninger. Særattestasjon fra revisor på grunnlagstallene. Kopi av den enkelte organisasjons retningslinjer for egen Frifond- forvaltning. Norsk musikkråd skal ikke ha annen dokumentasjon sammen med søknaden, men skal ved kontroll kunne få se nødvendig dokumentasjon. Disse skal oppbevares av mottakerorganisasjonene i minst fem år etter rapporteringsfristen på den aktuelle søknaden. 7 Fordelingsnøkkel for tilskudd til nasjonale organisasjoner Nasjonale organisasjoner som oppfyller disse retningslinjer vil bli tildelt tilskudd i 2014 etter følgende overgangsordning med denne fordelingsnøkkelen: 25 % av tilskuddet utregnes på grunnlag av antall tellende medlemmer 75 % av tilskuddet utregnes på grunnlag av antall tellende lokallag Nasjonale organisasjoner som oppfyller disse retningslinjer vil bli tildelt tilskudd fra og med 2015 etter følgende fordelingsnøkkel: 50 % av tilskuddet utregnes på grunnlag av antall tellende medlemmer 50 % av tilskuddet utregnes på grunnlag av antall tellende lokallag Styret foretar årlig en samlet vurdering av tildelingen til Frifond organisasjon. Styret fastsetter et tak for hvor stor andel av det totale tilskuddet en søkerorganisasjon kan motta. Styret kan ta hensyn til særlig uheldige utslag i fordelingen. 8 Kriterier for tilskudd fra en nasjonal organisasjon til lokale lag (1) En nasjonal organisasjon som har mottatt tilskudd skal fordele midlene videre til sine lokallag uten unødig opphold. (2) Den nasjonale organisasjonen kan benytte inntil 5 % av tilskuddet til administrasjon.
(3) Den nasjonale organisasjonen skal ha egne retningslinjer for kunngjøring, fordeling av midlene mellom lokallag og klageadgang, samt bestemmelser for lagenes bruk av Frifond- midlene. Retningslinjene skal også fastslå bestemmelser for rapportering. Norsk musikkråd skal til enhver tid være kjent med organisasjonens retningslinjer. Norsk musikkråd kan, dersom disse er i strid med retningslinjene, underkjenne disse. 9 Klageadgang (1) Organisasjonene har rett til å klage på saksbehandling, vedtak om avslag og vedtatt fordeling. Skriftlig klage skal sendes Norsk musikkråd innen tre uker etter at tildelingsbrev eller avslagsbrev er sendt. Klagen vil vurdert av sekretariatet og endelig behandlet av styret. (2) Lokale lag som mottar Frifond- midler gjennom sin tilknytning til en nasjonal organisasjon skal kunne stille spørsmål og klage til sentralleddet på saksbehandlingen og vedtatt fordeling til organisasjonen det gjelder. 10 Utbetaling av innvilget tilskudd (1) Så snart Norsk musikkråd har mottatt endelig tilsagn om Frifond- tilskuddet fra Kulturdepartementet mottar hver organisasjon et tilsagnsbrev og et akseptskjema som skal returneres Norsk musikkråd i underskrevet stand innen 1. oktober i tildelingsåret. Norsk musikkråd kan be om eventuell dokumentasjon før tilskuddet kan utbetales. (2) Dersom akseptskjema og eventuell dokumentasjon ikke er returnert innen fristen, bortfaller tilsagnet i sin helhet. Dette kan ikke påklages. (3) Så snart signert akseptskjema og eventuell annen dokumentasjon er mottatt vil tilskuddet i sin helhet bli betalt ut. Den nasjonale organisasjonen skal viderefordele mottatte midler til sine lokallag uten ugrunnet opphold, og senest innen 1 en måned etter mottatt tilskudd. 11 Krav til rapportering fra tilskuddsmottaker (1) Sentralledd som har mottatt Frifond- tilskudd skal sende inn rapport i tråd med rapporteringskrav angitt i tilsagnsbrevet til Norsk musikkråd. Frist for rapportering er normalt 25. februar året etter tilskuddsåret. (2) Rapporten skal inneholde særattestasjon fra statsautorisert eller offentlig godkjent revisor. Denne skal bekrefte at utbetalingene til lokallag har funnet sted. (3) Norsk musikkråd skal ikke motta bilag sammen med rapporten, men skal ved kontroll kunne få tilgang dokumentasjonen. Dokumentasjonen skal oppbevares i minst fem år etter rapporteringsfristen. 12 Uriktige opplysninger Dersom den nasjonale organisasjonen gjennom sin søknad, akseptering eller rapportering har gitt uriktige opplysninger om organisasjonen eller organisasjonens forvaltning vil Norsk musikkråd kunne kreve innsyn, holde tilbake tilskudd og/eller kreve tilbakebetaling i henhold til retningslinjene.
13 Mottakerorganisasjonens forvaltning og bruk av midlene (1) Mottakerorganisasjonen skal forvalte i henhold til retningslinjenes 8. (2) Det er ingen til hvordan de nasjonale organisasjonene fordeler mottatte midler, men Frifond-tilskuddet kan fordeles etter følgende veileder: Tilskudd kan gis til tellende lag som generell grunnstøtte til oppstart, drift og aktivitet. Tilskudd kan tildeles lagene etter fordelingsnøkler basert på antall tellende medlemmer i laget Tilskudd kan gis til prosjekter eller bestemte aktiviteter for og med barn og ungdom. Et slikt tilskudd kan også gis til ikke- tellende lag, forutsatt at laget har minst tre tellende medlemmer Krets-, fylkes- eller regionledd kan ikke motta tilskudd fra Frifond. Unntatt fra dette er der disse fungerer som lokallag. (3) Sentralleddet skal ha rutiner og kontrollhandlinger som sikrer at hvert lokale lags bruk av midler går til lokal aktivitet eller til å styrke lokal aktivitet. Sentralleddet må ha oversikt over om lokallagene bruker midlene i henhold til disse retningslinjer, og om lokallagene har brukt opp midlene. 14 Norsk musikkråds rett til innsyn (1) Norsk musikkråd har rett til å bli gjort kjent med mottakerorganisasjonens forvaltning. Norsk musikkråd skal hvert år foreta kontroll med 20 % av de nasjonale organisasjonene. Alle organisasjoner skal besøkes og kontrolleres etter deres første år som forvalter. (2) Norsk musikkråd har rett til innsyn i organisasjonenes regnskapsbilag. Ved mistanke om mislighold eller at tilskudd er gitt på uriktig grunnlag, kan det kreves fremlagt ytterligere dokumentasjon enn det som kreves ved ordinær rapportering. Det samme gjelder ved mistanke om tilsvarende i andre tilskuddsordninger forvaltet av Norsk musikkråd. 15 Tilbakeholdelse av tilskudd (1) Norsk musikkråd kan holde tilbake tilskudd ved mangelfull rapportering, dersom det er mistanke om mislighold eller dersom tilskuddet er gitt på uriktig grunnlag. Det samme gjelder ved mistanke om tilsvarende i andre tilskuddsordninger forvaltet av Norsk musikkråd. Tilsvarende kan Norsk musikkråd holde tilbake midler fra andre av Norsk musikkråds tilskuddsordninger. (2) Dersom ikke den nasjonale organisasjonen innen rimelig tid sender inn tilstrekkelig og etterspurt dokumentasjon faller tilsagnet bort. Bortfall av tilsagn kan først skje etter skriftlig advarsel. 16 Krav om tilbakebetaling Ved manglende rapportering, mislighold av midler eller ved midler som er gitt på uriktig grunnlag, kan Norsk musikkråd i sin helhet kreve tilskuddet tilbakebetalt fra den nasjonale organisasjonen. 17 Skjønnsmessige vurderinger Norsk musikkråd vil i særskilte tilfeller kunne foreta skjønnsmessige vurderinger ut fra rimelighetshensyn for ordningen som helhet.
Norsk musikkråd kan i enkelttilfeller innvilge unntak fra bestemmelser i retningslinjene. Mottakerorganisasjonen som ønsker slike unntak må søke særskilt om dette. Søknad rettes til saksbehandler. Unntak som blir innvilget vil gjelde for ett år av gangen. 18 Stortingsvedtak og Kulturdepartementets tildelingsbrev Endringer i Frifond- ordningen etter vedtak i Stortinget eller i Kulturdepartementets tildelingsbrev kan få følger for disse retningslinjer.