Retningslinjer for Demokratimidlene

Transkript

1 Retningslinjer for Demokratimidlene Vedtatt av Styret i LNU 15. Juni Målet for støtteordningen Det langsiktige målet for Demokratimidlene er å bidra til å styrke øst-europeiske barne- og ungdomsorganisasjoners rolle i oppbyggingen av bærekraftige sivile samfunn. Prosjektene som får støtte fra Demokratimidlene må være ungdomsstyrte prosjekter. Prosjektene må bidra til støtteordningens langsiktige mål gjennom å ha bærekraftig organisasjonsutvikling som sitt overordnede mål. LNU definerer organisasjonsutvikling som en prosess hvor organisasjonene øker sin evne til å gjennomføre aktiviteter, løse problemer og å nå sine egne mål. 2. Hvem kan søke om støtte? Følgende organisasjoner kan søke om støtte: Alle LNUs medlemsorganisasjoner Demokratiske barne- og ungdomsorganisasjoner med minst 300 medlemmer og aktivitet i minst 4 fylker i Norge (organisasjoner med begrenset rekrutteringsgrunnlag kan få dispensasjon fra kravet til størrelse og utbredelse) LNU i samarbeid med andre landsråd, eller demokratiske barne- og ungdomsorganisasjoner i land som ikke har landsråd. LNU i samarbeid med en av medlemsorganisasjonene Prosjekter som mottar støtte skal organiseres gjennom organisasjonens sentralledd, og det er sentralleddet som har det økonomiske ansvaret for prosjektet. Samarbeidspartneren i Øst-Europa/Kaukasus må være demokratisk oppbygd, og barn og unge må ha reell innflytelse i organisasjonen. Det kan over kortere tid gis støtte til prosjekter hvor målet er å bygge en demokratisk struktur, og/eller gi barn og unge en reell innflytelse. 3. Hvilke tiltak kan få støtte? Tiltakene som får støtte skal være med på å styrke barne- og ungdomsorganisasjonenes posisjon i det sivile samfunn og overfor myndighetene og andre aktører i det landet hvor prosjektet skal gjennomføres. Prosjektene må være et gjensidig samarbeid med en eller flere partnere i Øst- Europa/Kaukasus. Det gis støtte til: a) Tiltak som har som mål å øke de deltakende organisasjonenes kapasitet gjennom for eksempel ledertrening, prosjektstyringskurs osv. b) Tiltak for å styrke faglig/politisk samarbeid innenfor temaene minoritetsrettigheter, demokratiske holdninger og praksis, menneskerettigheter, likestilling (herunder seksuelle rettigheter), klimaspørsmål, valgdeltagelse blant ungdom samt barns levekår. c) Tiltak hvor man gjennom gjensidig samarbeid styrker organisasjonenes kapasitet til å drive dialog- og forsoningsarbeid

2 d) Tiltak som skal bidra til å bygge opp nasjonale eller regionale nettverk av barne- og ungdomsorganisasjoner i Øst-Europa/Kaukasus/Balkan. e) Evalueringer av mangeårige samarbeidsprosjekter. f) Det kan gis støtte til informasjonsarbeid i Norge, så lenge dette er en integrert del av et prosjekt under punktene a d. g) Pilotprosjekter hvor formålet er å finne en partner, og vurdere mulighetene for gjennomføring av et større prosjekt som faller under punkt 3 a d. Det legges vekt på at tiltaket skal være til gjensidig nytte for organisasjonene i Norge og i samarbeidslandet. Tiltak som støttes skal derfor bidra til kompetansebygging hos alle parter i prosjektet. I søknaden må en forklare hvordan dette skal skje, både hos norsk og øst-europeisk partner. Dersom formålet med prosjektet er å bygge opp og utvikle organisasjoner i Øst-Europa/Kaukasus/Balkan, må dette gjøres med konkrete planer for hvordan partnerorganisasjonen i øst skal bli økonomisk uavhengig av støtte fra sin partner i Norge. For å unngå at en stor del av Demokratimidlene blir brukt på reisekostnader, vil det bare svært unntaksvis gis reisestøtte til mer enn 5 personer fra hver organisasjon til hver aktivitet innenfor et prosjekt. Det gis støtte til bilaterale prosjektsamarbeid med partnerorganisasjoner i disse landene: Albania Armenia Aserbajdsjan Bosnia-Hercegovina Georgia Hviterussland Kosovo Makedonia Moldova Montenegro Russland Serbia Ukraina For regionale prosjekter kan Kroatia inkluderes. Organisasjoner fra land som ikke står på listen må gjerne være med som samarbeidspartnere eller deltagere, men deres deltagelse kan ikke finansieres av Demokratimidlene. Det kan være mulig å få støtte for andre land gjennom andre støtteordninger. Sjekk for mer informasjon. Dersom det på grunn av den politiske situasjonen i et land ikke er mulig å gjennomføre aktiviteter der, kan man søke om å gjennomføre aktiviteter i et tredjeland. Det kan også gis støtte til prosjekter som gjennomføres i samarbeid med partnerorganisasjoner i nordiske og andre land, eller til deltakelse i prosjekter i regi av internasjonale organisasjoner. Prosjektet må likevel bidra til støtteordningens langsiktige mål. 4. Åpne og inkluderende organisasjoner LNU jobber for at organisasjoner skal være åpne fellesskap der alle barn og unge blir inkludert. Vi ser det derfor som viktig at mottakere av prosjektmidler informerer sine medlemmer om muligheten til å delta

3 Spesielle behov skal ikke hindre deltakelse, og støtteordningene vil kunne dekke budsjetterte utgifter knyttet til dette. Organisasjonene må tilstrebe kjønnsbalanse i prosjektgruppa. 5. Unntak fra støtte Følgende tiltak kan ikke støttes: a) Sports- og idrettsarrangementer b) Humanitære tiltak c) Infrastrukturtiltak (her forstått som fysisk infrastruktur) d) Lengre utvekslingstiltak/voluntørarbeid (se LNU Utvekslings retningslinjer for eventuell søknad dit i stedet) e) Religiøs forkynning/misjonering f) Valgkampmateriell/direkte deltakelse i valgkamp g) Kommersielle tiltak h) Enkeltstående sosiale aktiviteter i) Reisestøtte til deltagelse på landsmøter, generalforsamlinger o.l., dersom dette ikke er en del av et større samarbeidsprosjekt. De ovenfornevnte tiltakene kan være en del av prosjektet, så lenge ikke midlene fra LNU blir brukt til å finansiere tiltaket. Det må komme klart frem av budsjettet og regnskapet hvilken del av prosjektet midlene fra LNU skal dekke. Tiltak som har som mål å øke organisasjonenes kapasitet til å drive valgkamp, arrangere konserter eller drive religiøst arbeid kan få støtte i henhold til punkt 3a (kapasitetsbygging). Driftsmidler vil ikke bli gitt. 6. Administrasjonskostnader Administrasjonskostnader kan legges inn i budsjettet så lenge de er direkte relaterte til prosjektgjennomføringen. Administrasjonskostnadene skal holdes så lave som mulig. Det forventes at organisasjonene dekker administrasjonskostnader i Norge som en del av sin egenandel i prosjektet i så stor grad som mulig. Administrasjonskostnadene kan ikke utgjøre mer enn 5% av budsjettet. Det er ikke anledning til å søke en generell sum (for eksempel 5%) til administrasjon. De enkelte administrasjonskostnadene må spesifiseres i budsjettet og regnskapet, og må ligge på et rimelig nivå i forhold til prosjektets art og omfang. Organisasjonene får også støtte til revisjon av prosjektet med inntil NOK 7000,-. Det er organisasjonene selv som har ansvar for å legge revisjonskostnader inn i budsjettet. 7. Hvordan søke? Søknad må sendes via LNUs elektroniske søknadssystem: lnu.hypersys.no. 8. LNUs prioritering av søknader Når LNU får inn søknader der totalbeløpet til sammen blir høyere enn det vi har søkt om eller fått tilsagn på fra Utenriksdepartementet, vil vi av og til måtte avslå prosjektsøknader som er gode nok til å få støtte, eller kutte i tilsagn som er gjort med forbehold om fullt tilsagn hos UD. Når tildelingsutvalget for Demokratimidlene vurderer søknader opp mot hverandre, skal det ta hensyn til: a) I hvilken grad søkerorganisasjonen oppfyller de formelle kravene skissert under punkt 2. b) I hvilken grad tiltakene det er søkt om støtte til faller inn under de tiltakene det gis støtte til under punkt

4 c) I hvilken grad organisasjonen vil være i stand til å gjennomføre det prosjektet man har søkt om finansiering til, basert på informasjonen om organisasjonen som fremkommer i søknaden. Herunder kommer god planlegging og realistisk budsjettering. d) I hvilken grad prosjektet er preget av gjensidighet mellom partene i prosjektet. e) Dersom prosjektet har fått støtte tidligere, i hvilken grad har prosjektet hatt en utvikling? f) Forankring av prosjektet i organisasjonene i Norge og i Øst- Europa/Kaukasus/Balkan. I hvor stor grad har prosjektet betydning for flere enn de direkte involverte? g) Planer for videreutvikling av samarbeidet. h) Mangfold; både når det gjelder tema, type tiltak og type organisasjoner 9. Sikkerhet LNU forutsetter at støttemottakere fortløpende vurderer sikkerhetssituasjonen i området hvor de skal gjennomføre sine prosjekter. Det forutsettes at støttemottakerne forholder seg til de rådene for reise som Utenriksdepartementet kommer med (se og råd fra den nærmeste norske utenriksstasjonen i området man skal til. 10. Krav til rapportering a) Støttemottaker må innen 1. oktober i støtteåret levere en kortfattet statusrapport for fremdriften i prosjektet. Rapporten skal fortelle hvor mye penger som er brukt, og gjøre rede for eventuelle avvik i forhold til prosjektplanen. Dersom organisasjonene ser at de kommer til å sitte igjen med mer enn kroner, skal LNU få vite om dette i statusrapporten, slik at det anslåtte overskuddet kan kreves inn igjen og utlyses som restmidler. For toårige tildelinger skal det leveres årsrapport innen 1. februar. b) Organisasjoner som mottar støtte forplikter seg til å sende inn sluttrapport og revidert regnskap for prosjektet innen 3 måneder etter at prosjektet er avsluttet og senest 1. mars. For toårige tildelinger skal det leveres revidert årsregnskap innen 1. mars. c) Rapportering skal fra 2011 foregå i det elektroniske saksbehandlingssystemet (lnu.hypersys.no). d) Regnskapet skal gi en oversikt over alle inntekter og utgifter i prosjektet, også inntekter og utgifter som ikke dekkes av LNUs tilskudd. Prosjektregnskapet må tilsvare postene i budsjettet og de enkelte utgifter under hver budsjettpost må synliggjøres. e) Tilskuddsmottaker i Norge står selv ansvarlig for å oppbevare originalbilag. f) Alle prosjekter som mottar tilskudd over ,- kroner i året, må levere særskilt prosjektrevisjon etter internasjonale revisjonsstandarder. Revisjonen må utføres av en offentlig godkjent (det vil si registrert eller statsautorisert) revisor. Organisasjonene kan benytte inntil 7000,- kroner av tilskuddet til revisjon. g) Rapport og regnskap skal være underskrevet av økonomiansvarlig i organisasjonen og av prosjektansvarlig. h) Tildelte midler kan bare benyttes det kalenderåret de er utbetalt, med mindre annet er avtalt skriftlig med LNUs saksbehandler. Midler som ikke er oppbrukt ved årsslutt skal tilbakebetales til LNU

5 i) LNU har rett til innsyn i relevante regnskapsbilag. Ved mistanke om mislighold eller om at tilskudd er gitt på falskt grunnlag, kan LNU kreve at organisasjonen framlegger ytterligere dokumentasjon enn det som kreves ved normal rapportering for å avkrefte en slik mistanke. j) LNU vil besøke enkelte prosjekter etter nærmere avtale. k) LNU forbeholder seg retten til å holde tilbake tilsagnsbeløpet dersom det er mistanke om at organisasjonen har misligholdt midler fra denne eller andre av LNUs tilskuddsordninger eller at tilskudd fra denne eller andre tilskuddsordninger er gitt på falskt grunnlag. LNU forbeholder seg også retten til å holde tilbake tilsagnsbeløpet ved mangelfull rapportering på denne eller andre av LNUs tilskuddsordninger. Tilsvarende kan LNU holde tilbake midler fra andre av LNUs tilskuddsordninger ved mislighold, tilskudd på falskt grunnlag eller mangelfull rapportering på denne tilskuddsordningen. Dersom ikke årsaken til tilbakeholdelsen opphører innen rimelig tid, kan tilsagnet bortfalle. Dette skal først skje etter skriftlig advarsel fra LNU. l) Ved mislighold av midler, ved midler som er gitt på falskt grunnlag eller ved mangelfull rapportering på denne tilskuddsordningen kan LNU kreve tilskudd tilbakebetalt fra organisasjonen. 11. Behandlingsmåte for prosjektsøknader a) Utenriksdepartementet finansierer ordningen, og LNU har avtale med Utenriksdepartementet om å være endelig behandlingsinstans for prosjektstøtte for alle landene omfattet av Demokratimidlene. b) Søknadsfristen for Demokratimidlene er 31. januar. Ved restmidler blir det også en søknadsfrist medio april. Ved ytterligere restmidler eller tilbakebetaling av ubrukte midler fra prosjekter som melder inn forventet overskudd i statusrapporten blir det en tredje søknadsfrist medio oktober. c) Det kan søkes om toårig støtte til etablerte prosjekter som har fått minst en prosjektrapport og ett revidert regnskap godkjent. Toårige prosjekter vil bli fulgt opp med egne prosjektmøter med LNUs saksbehandler. Foreløpig er det ikke anledning til å søke om toårig støtte til samarbeidsprosjekter med partnerorganisasjoner i Russland. c) Vedtak om støtte gjøres av et tildelingsutvalg med representanter fra LNUs medlemsorganisasjoner. Utvalget ledes av et medlem fra LNUs styre. Kontaktperson for søkerne er støtteordningens saksbehandler, som også er tildelingsutvalgets sekretær og rådgiver. d) Ved tilsagn får organisasjonen et akseptskjema som må godtas innen 6 uker. Ved manglende elektronisk aksept innen fristen bortfaller tilsagnet. e) Dersom tildelingsutvalget har bedt om spesifiseringer eller kutt gjennom tilsagnet, må organisasjonen sende ny prosjektplan og nytt budsjett hvor inntekter og utgifter er justert i forhold til det mottatte tilsagnet. f) Når underskrevet kontrakt og eventuell ny prosjektplan med nytt budsjett er mottatt og funnet i orden av LNU, utbetales tilskuddet så snart og under forutsetning av at LNU har fått midler fra Utenriksdepartementet. g) Tilskuddet vil ikke bli utbetalt før rapport og revidert regnskap fra eventuelle tidligere års prosjekter er mottatt og funnet i orden. h) LNU er ansvarlig for å sende en samlet rapport fra prosjektene til Utenriksdepartementet i ettertid. i) Det kan klages på vedtak gjort av LNU. Skriftlig klage skal sendes innen fire uker etter at svar på søknad er sendt fra LNU. Siste klageinstans for støtteordningene er LNUs særskilte klageutvalg

6 j) Dersom organisasjonen ser at prosjektet må endres eller avlyses, må LNU informeres om dette snarest. Eventuelle større endringer må alltid klareres med LNU i forkant. k) LNU har et mål om en saksbehandlingstid på 4 uker. Dersom det ikke er mulig for LNU å overholde dette, vil organisasjonene få tilbakemelding om beregnet saksbehandlingstid Retningslinjene skal revideres høsten