Til tilbydere Vår dato 14.02.2014 Kjøp av konsulentoppdrag i forbindelse med gjennomgang av praktisering av Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og II) Sak 13/3633
Innholdsfortegnelse Kjøp av konsulentbistand til gjennomgang av praktisering av... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Om leveransen... 4 2.2 Omfang... 4 2.3 Bruk av underleverandører... 4 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 4 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 4 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Fremdriftsplan... 5 3.5 Kostnader... 5 3.6 Retur av tilbud... 5 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Forbehold og avvik... 6 3.11 Vedståelsesfrist... 6 3.12 Tilbudets utforming... 6 3.13 Innlevering av tilbud... 7 3.14 Åpning... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 7 4.2 Juridisk stilling... 8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 8 6 Vedleggsoversikt... 10 2 av 10
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver er. har hovedansvaret for å ivareta helheten i regjeringens klima- og miljøpolitikk. Ved siden av å initiere, utvikle og gjennomføre egne tiltak og virkemidler, er departementet pådriver og koordinator for at sektormyndigheter følger opp miljøpolitikken på sine områder. Departementet har fire etater: Miljødirektoratet, Norsk polarinstitutt, Riksantikvaren og Norsk Kulturminnnefond. har ca. 260 ansatte og ble opprettet i 1972. 1.2 Generelt om avtalen Det skal innhentes erfaringer om praktiseringen av s regler om prioriterte arter, utvalgte naturtyper, miljørettslige prinsipper samt dispensasjoner fra verneforskrifter fattet med hjemmel i 48. Erfaringene skal sammenstilles slik at det fremkommer hvorvidt reglene virker etter sitt formål, hvilke administrative og økonomiske konsekvenser reglene har og i hvilken grad det er behov for tiltak og/eller endringer av praksis for å få regelverket til å virke bedre og mer effektivt. Til å foreta slik erfaringsinnhenting og sammenstilling ønskes profesjonell bistand som beskrevet i kapittel 2 i dette dokumentet og i bilag 1 til kontrakten. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlaget er Statens standardavtale for konsulentoppdrag med følgende bilag: o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser 3 av 10
o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 2, 3, 4 og 5 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Det følger av regjeringsplattformen til regjeringen Solberg at skal ligge fast, men at praktiseringen av loven skal gjennomgås. Naturmangfoldloven inneholder dels en videreføring av regler fra tidligere lover og dels nye virkemidler. Gjennomgangen av praktiseringen av loven fokuserer primært på de nye virkemidlene: prioriterte arter, utvalgte naturtyper og de miljørettslige prinsippene. Fra 2010 er forvaltningen av de aller fleste nasjonalparkene og de store landskapsvernområdene overført fra fylkesmennene til nasjonalpark-/verneområdestyrer. Gjennomgangen vil derfor også omfatte dispensasjonspraksis etter 48 i verneområder som forvaltes etter denne modellen. I tillegg gjennomgås tilsvarende dispensasjoner i verneområder der fylkesmennene er forvaltningsmyndighet. Anskaffelsen omfatter arbeid med å innhente erfaringer med praktisering av nevnte regler og sammenstilling av erfaringene. Erfaringer skal blant annet innhentes fra statlige og kommunale myndigheter, organisasjoner, grunneiere og andre som blir berørt av regelverkene. Erfaringsinnhentingen vil danne grunnlag for videre oppfølging av praktiseringen av reglene. Denne oppfølgingen foretas av, i samarbeid med andre berørte departementer. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Økonomisk ramme for anskaffelsen anslås å være inntil NOK 1.000.000 eksl. mva. Dette skal dekke alle utgifter knyttet til oppdraget. Dette er et estimat og er uforpliktende for oppdragsgiver. 2.3 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandør(er) ber oppdragsgiver om at følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen 4 av 10
Navn: Adresse: Postboks 8031 Dep., 0030 OSLO Telefonnr.: 22 24 90 90 E-postadresse: postmottak@kld.dep.no Kontaktperson Navn: Ida Sletsjøe E-postadresse: ids@kld.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 07.03.2014 kl. 12.00. Tilbudsfrist er 14.03.2014 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring 14.02.2014 Frist for å stille spørsmål 07.03.2014 kl.12.00 Tilbudsfrist 14.03.2014 kl.12.00 Evaluering Uke 12 Innstilling 21.03.2014 Meddelelse om tildeling 24.03.2014 Karensperiode 15 dager Kontraktssignering 9.04.2014 Tidspunkter etter tilbudsfristen er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 5 av 10
3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 15.05.2014 kl. 12.00. 3.12 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 6 av 10
9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 11. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Kongens gate 20, 0030 OSLO. Åpningstid: 07.30-18.00 Eller per post til: v/ Ida Sletsjøe Postboks 8031 Dep. 0030 OSLO Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 13/3633 v/ Ida Sletsjøe Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne el.l. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 3.14 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring 7 av 10
Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bla. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst to leveranser siste fem år med relevans for dette oppdraget. Med relevant leveranse menes innhenting, systematisering og sammenstilling av informasjon, analyse av data og fremstilling i rapport. Faglig kompetanse (kompetanse og erfaring med offentlig forvaltning generelt og spesielt ) og kapasitet. Miljøledelsestiltak for å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har rutiner for kvalitetssikring av de varer og tjenester som omfattes. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste fem år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet om miljøledelsessystem er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 8 av 10
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Pris 25 % (score 0-10) TK2 Kompetanse hos tilbudt 25 % (score 0-10) personell TK3 Oppdragsforståelse 40 % (score 0-10) TK4 Gjennomføringsevne 10 % (score 0-10) (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Samlet mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Pris (25 %) Det gis poeng etter totalprisen på oppdraget, som oppgitt i bilag 5 til kontrakten. TK 2 Kompetanse hos tilbudt personell (25 %) Her gis poeng etter en vurdering av kompetansen hos prosjektets deltakere. Disse skal spesifiseres i tilbudet og CV skal oppgis. Tilbyder skal navngi konsulent(ene) som tilbys, og gi en beskrivelse av konsulenten(e)s kompetanse. Følgende vil særlig vektlegges under dette punkt: Sammensetning av team og begrunnelse for dette med henblikk på å dekke kapasitetsbehov i ulike faser av prosjektet. Faglig kompetanse i prosjektteamet, herunder: erfaring med innhenting og sammenstilling av informasjon av den karakter og omfang som anskaffelsen gjelder. Det legges også noe vekt på kompetanse og erfaring med offentlig forvaltning generelt og spesielt. TK 3 Oppdragsforståelse (40 %) Her gis det poeng etter sammenlikning av tilbudene etter leverandørens besvarelse av de ulike punktene i oppdragsgivers kravspesifikasjon, se bilag 1. Det vil særlig bli lagt vekt på beskrivelse av og begrunnelse for metode, fremgangsmåte og avgrensninger ved innhenting av erfaring. Det er av vesentlig betydning at undersøkelsen gir gode nok svar til at erfaringsmaterialet kan fungere som et godt grunnlag i det videre arbeidet med gjennomgang av praktiseringen av loven. Det fordrer at undersøkelsen går grundig til verks med oppfølgende spørsmål om underliggende forhold. 9 av 10
TK 4 Gjennomføringsevne (10 %) Gjennomgangen av praktiseringen av er et viktig punkt i regjeringsplattformen og det er forventning om at arbeidet skal foretas raskt. Det vil derfor gis poeng etter hvor raskt etter kontraktsinngåelse arbeidet kan igangsettes og total leveringstid på rapporten. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 10 av 10