ANSKAFFELSE: MAT OG DRIKKE 1 VADSØ 25.01.2016 Tillegg: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret 24 Viser til punkt 8.9 i rammeavtalen hvor det kreves at erstatningsprodukt skal ha samme kvalitet og pris som utgått vare. Vi tolker det dithen at leverandør/grossist har en rett, men ingen plikt, til å tilby erstatningsvarer dersom "varene i den opprinnelige avtalen ikke lenger produseres, ikke lenger er godkjent av offentlige myndigheter, eller det foreligger forhold som nevnt i punktet om force majeure", dvs. at grossistene i prinsippet kan la være å levere erstatningsvarer. Avtalen må forstås slik at grossistene i disse tilfellene ikke vil misligholde avtalen dersom de ikke kan levere varene på grunn av et av de overnevnte forhold (dette bør presiseres avtalens punkt 11 om mislighold hvor det foreløpig bare er force majeure som omtales). For øvrig kan det argumenteres for at plikten til å "sikre at produktene ikke utgår av Leverandørens sortiment" må anses som en innsatsforpliktelse og ikke en resultatforpliktelse, ettersom hvilke produkter som tilbys i stor grad vil avhenge av grossistenes underleverandører og produsenter. Det innebærer at det ikke nødvendigvis vil være et avtalebrudd fra grossistens side dersom et produkt går ut av sortimentet. Som grossist har vi ingen mulighet til å garantere at varer ikke fases Det vises til presisering av punkt 8.9 i rammeavtalen. Se ny opplastet versjon.
ut eller erstattes i avtaleperioden. Dette er avgjørelser som gjøres av produsent/leverandør. Årsaker til at varer fases ut kan være mange, som f.eks endringer i ingredienser. Det vil også være urimelig å erstatte et utgått produkt med et tilsvarende produkt fra en annen leverandør til samme pris. Pris på en alternativ vare må være varens opprinnelige pris som kan være påvirket av andre innsatsfaktorer enn utgått produkt. Vi ber derfor om at dette punktet i avtalen endres slik at helseforetakene følger samme standard og rutiner som gjelder ellers i bransjen. 23 Skal det legges ved en prislistemal per varegruppe man leverer tilbud på? Nei, det er ikke nødvendig. 22 Hva er forskjellen på Pris primærenhet og Volumpris primærenhet? Kan alle enhetsbetegnelsene i faneark " Enheter" benyttes som Primærenhet? Hvilket nivå på UNSPSC skal benyttes? Kan dere legge ut en ny prislistemal hvor dere viser noen eksempler? 21 Spørsmål vedrørende 1.0. Kvalitetssikring punkt 1.7. Produksjons- og lagerlokalers godkjenning fra Mattilsynet: Dokumentasjon på produksjons- og lagerlokalers godkjenning fra Mattilsynet skal vedlegges tilbud med kopi av siste gjennomførte tilsynsrevisjon. Dette gjelder kun produksjons- og lagerlokaler som etter lovverket krever slik godkjenning. Er det tilstrekkelig med dokumentasjon på ISO sertifisering 9001 : 2008 under dette punktet (gjelder alle produksjons- og lagerlokaler)? I de tilfeller hvor forsyningssenteret i Drammen har vært et av mottaksstedene, har det vært vanlig med volumsprising. I disse avtalene innenfor Mat og Drikke er det kun aktuelt å bruke primærenhetskolonnen. Definisjoner står forklart under arkfanen, «Forklaring». Det er ønskelig at nivå på UNSPSC er lavest mulig. ISO sertifikat er ikke tilstrekkelig dokumentasjon. Alle som er registrert hos Mattilsynet skal kunne gå inn i skjematjenesten deres (må logge seg på via AltInn), og skrive ut en oppsummering over hva de er registrert som. Bedrifter som har godkjenningsplikt har eget dokument om godkjenningen (for eksempel kjøttproduksjonsbedrifter, fiskebedrifter) Disse har eget godkjenningsnummer.
ISO 9001 : 2008 er gyldig på følgende område/tjenester: Rådgiving I husdyrfaglig spørsmål. Produktutvikling. Råvareforsyning, produksjon, pakking, lagring, markedsføring, salg og distribusjon av meieri- og andre næringsmiddelprodukter. Kjerneprosessen fra råvareforsyning til distribusjon er basert på HACCP prinsippene i Codex Alimentarius, Vedlagt er eksempel på hvordan oppsummeringen blir seende ut, dersom man logger seg inn som dere i skjematjenesten (2 sider i eksempelet) Her er link til nettsiden om skjematjenesten: http://www.mattilsynet.no/skjema/ Dersom man ikke finner ut av skjematjenesten kan man ta kontakt med sitt lokale avdelingskontor og be om hjelp. Det er også mulig å få tilsendt kopi av tidligere rapporter. 20 Viser til punkt 8.9 i rammeavtalen hvor det kreves at erstatningsprodukt skal ha samme kvalitet og pris som utgått vare. Som grossist har vi ingen mulighet til å garantere at varer ikke fases ut eller erstattes i avtaleperioden. Dette er avgjørelser som gjøres av produsent/leverandør. Årsaker til at varer fases ut kan være mange, som f.eks endringer i ingredienser. Pris på en alternativ vare må være varens opprinnelige pris som kan være påvirket av andre innsatsfaktorer enn utgått produkt. Det vil også være urimelig å erstatte et utgått produkt med et tilsvarende produkt fra en annen leverandør til samme pris. Vi ber derfor om at dette punktet i avtalen endres slik at helseforetakene følger samme standard og rutiner som gjelder ellers i bransjen. 19 Millum/Matinfo er en nettbasert produktdatabase hvor forbrukere, serveringssteder mv. kan finne informasjon om hva ulike matprodukter inneholder. Produsenter og leverandører betaler en årlig sum for å kunne legge inn informasjon om matproduktene i databasen. Det vises til presisering av punkt 8.9 i rammeavtalen. Se ny opplastet versjon. Punktet endres ikke.
I henhold til avtalen punkt 8.19 skal leverandørene (dvs. grossistene) registrere produktene i Millum/Matinfo. Slik vi forstår tjenesten, har ikke grossistene anledning til å foreta slik registrering på egenhånd: dette må gjøres av produsentene/leverandørene. Slik avtalen er utformet ser det ut som grossistene sitter med ansvaret for registrere produktene det kan ikke være riktig. I et tenkt tilfelle hvor informasjon om et produkt er feil (eks. at et allergen ikke er oppgitt i et produkt) og dette medfører en alvorlig situasjon for en person som har fått i seg allergenet, så kan ikke på noen måte grossisten stå ansvarlig for at informasjonen er korrekt dette må være produsentens ansvar. Millum er også en av flere produktdatabaser og vi kan ikke forstå at det kun er leverandører som har valgt å være med i Millum sin som får muligheten til å være med i anbudet til HINAS. HINAS vil da utestenge en vesentlig del av leverandørene/produsentene i markedet. Vi mener derfor at HINAS må endre ordlyden for at ansvaret legges til leverandørene å levere korrekt informasjon. Vi ber HINAS om å vurdere dette sterkt og komme med et alternativ som flere aktører kan vedkjenne seg. 18 Vi takker for at arket ble åpnet noe mer. Men det er fortsatt tungvint i den forstand at man ikke kan filterere eller legge inn nye kolonner. Se nytt opplastet prisskjema, versjon 5. Dette er meget viktig for å kunne kvalitetssikre og legge inn hjelpekolonner når arket skal ferdigstilles.
Ber om at oppdragsgiver vurderer en ytterligere opplåsning slik at dokumentene blir lettere å arbeide i. 17 Punkt 3.7 - Øvrig Sortiment: Tilbyder skal inngi priser på øvrig sortiment dersom dette tilbys. Sortimentet legges inn i vedlagte "prislistemal". Følgende står beskrevet under vedlegg 6.5 - Prislistemal: Leverandører som får kontrakt må utarbeide en prisliste i samarbeid med Hinas. Skal leverandør legge ved denne prislistemalen ved innlevering av tilbudet? Det er litt vanskelig å ut i fra hva som står i konkurransegrunnlaget mot hva som står i vedlegg 6.5. Ja, prislistemal skal innleveres sammen med tilbudet. Øvrig sortiment skal riktignok ikke evalueres og er ikke en del av selve konkurransen. Det er derfor mulighet til å bearbeide sortimentet ytterligere etter kontraktstildeling dersom det er behov for dette. 16 Under punkt 1.12 - Kostnader ved administrasjon av avtalen: HINAS skal finansiere gjennom de enkelte inngåtte avtalene i markedet. Vi antar at dette beløpet skal være netto omsetning per kvartal som vil ligge til grunn? 15 Det fremgår av konkurransegrunnlagets pkt. 8.19 at leverandøren skal registrere sine produkter i Millum. PDB Millum er en produktdatabase hvor produsentene legger inn vareinformasjon. Det er per i dag en rekke leverandører som ikke bruker denne databasen. Som grossist, og ikke produsent, har vi ingen mulighet til å pålegge våre leverandører å legge inn den aktuelle vareinformasjonen. Dette gjelder uavhengig av den tilleggsfrist som er satt for slik registrering. Oppdragsgiver bes derfor revurdere dette punktet. Det er riktig. Punktet endres ikke. Vi vil også peke på at det kan oppstå spørsmål om grossisten, som avtalepart med oppdragsgiver, vil være ansvarlig for
eventuell feil informasjon om produktene registrert i databasen. Det samme gjelder manglende oppdatering av informasjon. Da det ikke er grossist som legger inn informasjonen, vil dette være en svært urimelig løsning. Dette er særlig viktig hva angår eventuell feil informasjon om allergener. Oppdragsgiver bes klargjøre hvem som skal holdes ansvarlig for informasjonen registrert i databasen dersom kravet opprettholdes. 14 Link til kaffeindeksen fungerer ikke. Ref svar på spørsmål angående hvilken indeks som kommer. Oppdatert link er sendt ut. Ber om at oppdatert link sendes ut. 13 Det etterspørres "forkokt ris" under A-grossistvarer. Vi er i tvil om hvilket produkt dette er. Mener HINAS type «boil in bag» som Uncle Ben / Toro har? Dvs ris som ikke er helt ferdig kokt, type ris sous-vides? Eller mener dere noe som lages av produksjonskjøkken og er ris som kun skal varmes opp? A-GRO-662 A-GRO-667 A-GRO-668 I produsentbeskrivelsen er produktene benevnt som «Parboiled». Oppdragsgivers ytterligere utdypning: Forkokt ris er ris som er kokt og tørket, det samme som parboiled. Parboiling er en prosess som gjøres før skallet fjernes, som blant annet gir økt næringsverdi da en del næring trekker inn i kjernen, og som gir risen kortere koketid. «Forkokt» brukes blant annet av Toro til å beskrive ris som brukes i f.eks. hurtigris. A-GRO-662 er presisert. 12 Hvilken evalueringsenhet gjelder på A-GRO-23 Makrell finhakket kuver 11 Kan dere beskrive hvilken type postei dere forespør på A-GRO- 36 Marvpostei Kg. A-GRO-23 er presisert. Varen er strøket, se ny versjon av prisskjema. 10 Er 20kg riktig størrelse på A-GRO-151 Gulrot kvartett? Ja.
9 A-GRO-333 til 337 er identisk med A-GRO-342 til 346. Skal alle linjer besvares? Er A-GRO-337 Vaniljesaus Langtidsholdbar ferdig vare klar til bruk? 8 Er A-GRO-738 Fastelavnbolle 16 stk ferdig vare? Er dette tørrvare eller frossen vare? 7 Kan dere forklare nærmere bruksområdet på A-GRO-730 Fløtepulver? Nei, dette skyldes en feil. Feilen er korrigert, se ny versjon av prisskjema. Vaniljesaus Langtidsholdbar er en ferdigvare. Varen er strøket, se ny versjon av prisskjema. Produktet brukes til berikning av sauser og supper. Det erstatter ikke melk/fløte, men et tilleggsprodukt for høyere energi uten å få tynnere konsistens. 6 Ang. Kaffe konsentrat Alle forespurte varianter av kaffe konsentrat leveres i forpakninger av enten 2x2L eller 2x1,25L. Skal vi legge inn tilbud på alle varelinjene eller kun de som har forespurt enhet på riktig forpakning? Alle varelinjer bør tilbys, avhengig av om tilbyder tilbyr samme forpakningsstørrelse på flere varelinjer. 5 Ang. Iskrem og dessert. Flere iskremvarianter er unike for en leverandør. Er det mulighet for å besvare flere varianter med tilbud på samme vare? 4 Det fremgår av konkurransegrunnlagets pkt. 8.19 at leverandøren skal registrere sine produkter i Millum. PDB Millum er en produktdatabase hvor produsentene legger inn vareinformasjon. Som grossist, og ikke produsent, har vi ingen mulighet til å pålegge våre leverandører å legge inn den aktuelle vareinformasjonen. Dette gjelder uavhengig av den tilleggsfrist som er satt for slik registrering. Oppdragsgiver bes derfor revurdere dette punktet. Nei. Eventuelle øvrige varianter kan tilbys i øvrig sortiment. Punktet endres ikke. Vi vil også peke på at det kan oppstå spørsmål om grossisten, som avtalepart med oppdragsgiver, vil være ansvarlig for eventuell feil informasjon om produktene registrert i
databasen. Da det ikke er grossist som legger inn informasjonen, vil dette være en svært urimelig løsning. Dette er særlig viktig hva angår eventuell feil informasjon om allergener. Oppdragsgiver bes klargjøre hvem som skal holdes ansvarlig for informasjonen registrert i databasen dersom kravet opprettholdes. 3 Kan dere sende meg en link til den indeksen som gjør seg gjeldende ved regulering av kaffepriser. Ja. 2 Vil vareprøvene blindtestes? Eksempelvis for kaffe. Ja. 1 Pga arkbeskyttelsen ser vi det svært arbeidskrevende å legge inn alle varelinjer. Eksempelvis formler fungerer svært dårlig, noe som gjør selve innlegging tids og arbeidskrevende. Er det mulig å lansere en versjon hvor man åpner cellen som kun lager mellomrom, slik at man kan benytte formler? Ja.