ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK

RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2015 ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK Versjon 2.0 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 2 1) HOVEDMÅLSETTING, SATSINGSOMRÅDER OG MÅL... 3 2) RISØR KOMMUNES VERDIER... 4 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE... 4 3) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING... 5 3.1 ANSVARSOMRÅDE... 5 3.2 ORGANISERING... 5 4) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I 2015... 6 4.1 KUNNSKAP... 6 4.2 REGIONAL UTVIKLING... 6 4.3 ATTRAKTIVITET... 6 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut... 6 4.3.2 Vi skal ha mer besøk... 6 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING... 7 4.4.1 Område helse og omsorg... 7 4.4.2 Område plan, teknisk, kultur og støtte... 7 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR... 8 4.6 KLIMA OG MILJØ... 8 5) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET... 9 6) TJENESTEPRODUKSJON... 11 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE... 11 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET... 11 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse... 11 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse... 11 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET... 11 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen... 11 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA... 11 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET... 11 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet... 11 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år... 12 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 12 7) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID... 13 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR... 13 7.1.1 Satse på ledere... 13 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon... 13 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner... 13 7.1.4 Likestillingstiltak... 13 7.2 SAMARBEID MED ANDRE... 13 7.2.1 Internt i Risør kommune... 13 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk... 13 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor... 14 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 14 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser... 14 7.3.2 Enhetsleders kommentar... 14 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse... 14 7.4 INTERNKONTROLL: HMS... 14 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet... 14 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering... 14 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 14 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser... 14 8) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER... 15 9) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 16

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål - Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet - Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett Vi skal vokse gjennom - Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet - Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen - Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut - Vi skal ha mer besøk Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten tilstreber halvårlige dagssamlinger for alle ansatte for å gjennomgå utvalgte temaer fra verdidokumentet. Disse samlingene (kalles verdidag ) oppfattes positivt for å sette søkelys på aktuelle psykososiale forhold i arbeidslivet. Typisk opplegg er foredrag kombinert med gruppeoppgaver. På siste verdidag var temaet samarbeid, framsnakking og lagånd etterfulgt av gruppearbeid over temaene omdømmebygging, tillit og bevissthet.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten er delt opp i flere tjenesteområder: 082 Tjenestene som omfatter vann, avløp, feier og renovasjon er selvfinansierende. 091/092 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale bygg og grunneiendommer. Eiendomsskattekontoret er tillagt enheten. 093 Renholdstjenester 094 Tekniske driftsoppgaver for vei, parkering, parker/grøntanlegg, friluftsområder, havn, båtplasser. Det faktureres årlig ut betydelig beløp for vann, avløp, feier, båtplasser, husleier, eiendomsskatt m.v. 3.2 ORGANISERING Flere av oppgavene er løst gjennom interkommunalt samarbeid og omfatter renovasjon (RTA), brann- og redningstjeneste (ØABV), forebyggende brannarbeid (ØABV), feiertjeneste (ØABV), 110-alarmsentral (Arendal kommune) og akutt forurensningsutvalg (IUA). Fra 2011 faktureres renovasjonstjenestene direkte fra RTA. Enhetsleder Prosjekt Bygg / Eiendom Ledig Boligkontor Eiendomsskatt/gebyr Renhold Bygg/eiendom Tekniske tjenester Det er pr. 1.1.2015 totalt 49 ansatte med ulik kompetanse fordelt på 46 årsverk Administrasjonen består av 9 ansatte/årsverk (i tillegg 1 årsverk ubesatt), hvorav 4 er kvinner. Uteseksjonen /vaktmestre har 19 fast ansatte (hvorav 1 kvinne), fordelt på 18 årsverk. Renholdere har 21 fast ansatte, fordelt på 19 årsverk. Enheten har fremdeles problemer med rekruttering av personell til stillinger på ingeniørnivå. Markedet for denne typen arbeidskraft er for tiden meget stramt.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2015 4.1 KUNNSKAP 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.3 ATTRAKTIVITET 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Båthavn Søndeled/Jeppestrand (U) - punkt 6.5.6 i HP/ØP 2015-2018 Tiltaket vil øke båtplasskapasiteten i området og medvirke til økt attraktivitet for boligog fritidsbebyggelse. Oppgradering av kommunale veier fast dekke (T) punkt 6.5.7 i HP/ØP 2015-2018 Deler av kommunens veinett trenger en oppgradering i hovedsak asfaltering og utbedring av grusveier. Prioritering etter egen tiltaksplan. Hovedplan vann og avløp punkt 6.5.10 i HP/ØP 2015-2018 Tiltak fra handlingsplan i hovedplan for vann og avløp. Sanering av gamle vann- og avløpsledninger i sentrumsområdet samt utbedringer av ulike installasjoner, blant annet Røed renseanlegg. Vann og avløp Gjernes punkt 6.5.11 i HP/ØP 2015-2018 Prosjektet er forsinket og kommer til avslutning i 2015. Viktig tiltak for å gjøre Gjernesområdet mer attraktivt for fritidsbebyggelse. Buvikveien og fiskerihavn (T) punkt 6.5.12 i HP/ØP 2015-2018 Tiltaket avventes i forhold til utbygging på Holmen. Utvikling av næringsarealer (U) punkt 6.5.14 og 6.5.15 i HP/ØP 2015-2018 Moland Øst må ferdigstilles og planlegges i sammenheng med videre utvikling på Moland Vest. I tillegg vurderes utnyttelse av et friområde inne i Moland Øst. Utnyttelsen må veies opp mot kostnader og hvordan både Øst og Vest kan utnyttes. 4.3.2 Vi skal ha mer besøk Stangholmen (T) punkt 6.6.3 i HP/ØP 2015-2018 Stangholmen har blitt en viktig bidragsyter for å skape vekst i sommerturismen. Kommende tiltak er fullførelse av ny strømforsyning og oppstart på fylling til molo. Sistnevnte er avhengig av tilgjengelighet på steinmasser. Kommunale kaier (T) punkt 6.6.4 i HP/ØP 2015-2018 To mindre brygger ble utbedret i 2014. Neste prosjekt er utbedring av blant annet Dampskipsbrygga. Tiltakene prioriteres etter egen handlingsplan, se vedlegg i HP.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 7 Moen (T) punkt 6.6.5 i HP/ØP 2015-2018 Båtbyggeriene på Moen skal utvikles til opplevelsessenter for kystkultur. I første omgang skal det etableres veilys på adkomstveien fra Risørveien. Steinmolo i Strandgata (U/T) punkt 6.6.8 i HP/ØP 2015-2018 Prosjektet omfatter en ny steinmolo som vil øke antall båtplasser og samtidig gi en bedre beskyttelse for gjestehavna. Foreløpig er tiltaket under utredning. Molo i Mindalen (T) punkt 6.6.9 i HP/ØP 2015-2018 Eksisterende molo må utbedres. Tiltaket er avhengig av tilgjengelighet på steinmasser. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING 4.4.1 Område helse og omsorg Garasjer til beboere ved Orreveien ressurssenter (T) - punkt 6.8.4 i HP/ØP 2015-2018 Tiltaket vil være et bedre tilbud til beboerne og fører til økt tilgjengelighet med persontransport for disse gruppene. 4.4.2 Område plan, teknisk, kultur og støtte Etterslep fornying biler/maskiner (T) - punkt 6.9.1 i HP/ØP 2015-2018 Utskifting av biler og maskiner følger egen plan som rulleres årlig. I hovedsak skal to varebiler og en liten traktor anskaffes i 2015. Økt bemanning av vaktmester- og tekniske driftstjenester (T) - punkt 6.9.2 i HP/ØP 2015-2018 Driften av vann- og avløpsanleggene sliter med lav bemanning. Ny driftsoperatør vil belaste de selvfinansierende områdene og ikke det ordinære driftsbudsjettet. Nytt verksted / brannstasjon (T) - punkt 6.9.3 i HP/ØP 2015-2018 Utredning om aktuelle tiltak for å bedre arbeidsmiljø og tilfredsstille forskriftskrav forventes ferdigstilt i 2014. Framdriften for aktuelle tiltak avventes i forhold til avklaringer i utredningen. Utvidelse av kirkegård / minnelund (T) - punkt 6.9.4 i HP/ØP 2015-2018 Tiltakene er planlagt over en 4-års periode med utvidelse av Risør og Frydendal kirkegårder samt etablering av minnelund på Risør kirkegård. I 2015 etableres minnelund og utvidelse av deler av Risør kirkegård. Vedlikehold av kommunale bygg (T) - punkt 6.9.5 i HP/ØP 2015-2018 Vedlikeholdet har stort etterslep. Foreslått ramme er ikke tilstrekkelig til å oppnå en tilfredsstillende standard på vedlikeholdet. Vedlikeholdstiltakene er beskrevet i egen vedlikeholdsplan der behovet er 5 mill. kr. i 2015, men foreslått budsjett er 0,5 mill. kr. Trafikksikringstiltak i Tjenngata (T) - punkt 6.9.6 i HP/ØP 2015-2018 Øvre del av Tjenngata er bratt og smal. Aktuelle trafikksikringstiltak vil i første omgang bli utredet.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 8 SD-anlegg i kommunale bygg (T) - punkt 6.9.7 i HP/ØP 2015-2018 Kommuneplanen legger stor vekt på klima og miljø. Optimalisering og styring av strømforbruket i kommunale bygg har et stort potensiale for besparelser. Tiltaket er en utvidelse av eksisterende utstyr og programvare for drift og styring (SD). Flytebrygge i Mindalen (T) - punkt 6.9.8 i HP/ØP 2015-2018 En av flytebryggene er i dårlig forfatning og må skiftes. Leietakerne av kommunale båtplasser må sikres en tilfredsstillende standard og sikkerhet. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Eiendom og tekniske tjenester har ansvar for tilrettelegging for friluftsliv og idrett. I dette segmentet ligger oppgaver innen skjærgårdstjenesten, skjøtsel av friluftsområder og idrettsanlegg. 4.6 KLIMA OG MILJØ For tiden pågår en prosess med Miljøfyrtårnsertifisering av kommunale virksomheter. I første omgang skal Kommunehuset sertifiseres, deretter skolene og senere øvrige virksomheter. Enheten er opptatt av energibesparelser og vil utvide installering av elektronisk styringssystem for varme og ventilasjon i bygg. Deler av ledningsnettet for avløp i sentrumsområdene er i dårlig forfatning og skal saneres etter en prioritering i handlingsplanen for Hovedplan vann og avløp, se vedlegg i HP. Slike tiltak er forebyggende mht utlekking og forurensning fra kloakk.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 9 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Pkt. 1 h: Bystyret øker posten vedlikehold av kommunale bygg med 200 000 kr. Inndekning: Friske midler. Vedlikehold av kommunale bygg er økt med 200 kr. Økningen implementeres i Vedlikeholdsplan for kommunale bygg. Til sammen er det tilført 650 kr. i økte vedlikeholdsmidler ift budsjett 2014. Avsettingen til vedlikehold er likevel for liten for å opprettholde en forsvarlig vedlikeholdsstandard. Til sammenligning er det i vedlikeholdsplanen påvist et vedlikeholdsbehov på 4,6 kr. i 2015.01.02 Pkt. 6: Lys i Tjenngaten fra Ebenezer til toppen av bakken. Rådmannen legger fram egen sak om tiltaket med kostnadsvurdering. I Handlingsprogram og økonomiplan 2015-2018 er den samme strekningen forutsatt utredet for aktuelle trafikksikkerhetstiltak (fortau og gatelys) med 125 kr. (pkt. 6.9.6). Se for øvrig omtale i virksomhetsplanens pkt. 4.4.2 ovenfor. Pkt. 8: Det utarbeides en handlingsregel for vedlikehold av kommunale bygg. Det skal være et mål å øke vedlikeholdsbudsjettet fra dagen nivå til på kort sikt nærme seg halvparten av anbefalt nivå og på lang sikt nærme seg anbefalt nivå for sammenlignbare kommuner. Handlingsregelen vil naturlig inngå i en vedlikeholdsplan som i tillegg til dagens plan som beskriver kjente feil og mangler også hensyntar behovet for en avsetning til systematisk årlig vedlikehold. Pkt. 9: El-biler tilpasses kommunens bilpark. El-biler skal fases inn etter hvert som nye biler skal kjøpes for kommunalt bruk. Miljøhensyn skal innarbeides som viktig kriterie ved bilkjøp i tillegg til pris på drift, sikkerhet og egnethet. Foreløpig er det personbiler som tilbys med elektrisk drift. Eiendom og tekniske tjenesters bilpark består av vare- og lastebiler. Det kan imidlertid være aktuelt å bytte ut en av administrasjonsbilene med en el-bil i 2016. Pkt. 10: Kommunen vil arbeide for å få til en kartlegging og verdsetting av alle friluftsområder i kommunen i samarbeid med Friluftsrådet Sør. Kommunen følger opp et tilbud fra Friluftsrådet Sør om finansiering og gjennomføring av prosjektet. Pkt. 11: Barneskolene og ungdomsskolen skal søke om å bli Miljøfyrtårn i løpet av første halvår 2015.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 10 Skolene ligger allerede inne i handlingsplanen for sertifisering som Miljøfyrtårn. Prosjektet har av ulike årsaker blitt forsinket, men er nå under arbeid. I løpet av vinteren skal Kommunehuset sertifiseres, deretter Risør barneskole og de øvrige skolene. Pkt. 12: Kvernvikveien oppgraderes fra Rv 418 til innkjøringen ved skytebanen. Oppgraderingen skal bestå av utvidelse av kjørebanen, gang- og sykkelsti samt lys. Risør kommune tar initiativ til et møte med veieier. Risør kommune betaler rentene av lån til oppgradering. Inndekning fra disposisjonsfond i 2015. Senere skal dette innarbeides i budsjettene. Administrasjonen tar i første omgang en ny kontakt med Aust-Agder Fylkeskommune som veieier for å avklare omfang, muligheter og konsekvenser knyttet til vedtaket. Pkt. 14: Rådmannen kommer tilbake til bystyret med en kostnadsramme for å fjerne øy ved Moland Øst. Tiltaket er allerede vedtatt i Handlingsprogram og økonomiplan for 2015-2018 med en investering til utredning på 310 kr. Se for øvrig omtale under virksomhetsplanens pkt. 4.3.1 ovenfor. Pkt. 15: Rådmannen bes om å utarbeide en plan for nødvendig utbedringstiltak på Mindalen båthavn. Planen, med oversikt over nødvendig arbeid og kostnad sendes bystyret i løpet av vårsemesteret 2015. Tiltaket ligger allerede inne i Handlingsprogram og økonomiplan 2015-2018, pkt. 6.6.9 men er i stor grad avhengig av tilgang på steinmasser. Utredes videre for avklaring av aktuelle tiltak.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 11 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Energikostnader i Risør kommune 2009 2010 2011 2012 2013 Kommunale energikostnader 9 741 9 663 7 815 8064 Energikostnader til administrasjonslokaler 662 602 542 413 599 Energikostnader til skolelokaler 1 995 1 812 1 689 1 388 1418 Kilde: SSB. Kostnader i 1000 kroner Miljøfyrtårnsertifiserte bygg Det er foreløpig ingen miljøfyrtårnsertifiserte bygg i Risør kommune. Arbeidet er påbegynt, men gjennomføres i 2015. Mål for perioden 2014 2015 2016 2017 Administrasjonsbygg 1*) Skoler 3**) Kilde: Risør kommune. *) Kommunehuset **) Risør barneskole, Hope oppvekstsenter og Søndeled skole Besøk i gjestehavn 2010 2011 2012 2013 2014 Båter totalt 2264 2586 2532 2472 2542 Inntekter totalt, kr. 546 000 548 000 545 000 669 000 671 300 Kilde: Risør kommune. Besøk i gjestehavna har stabilisert seg de siste 2 årene. 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 12 Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år Avviksrapporteringen initieres både av egne medarbeidere og andre brukere i kommunen spesielt relatert til bygningsmessige mangler. En gjennomgående problemstilling er at melderen ofte klassifiserer avviket som alvorlig basert på en subjektiv oppfatning. Bedre rutiner for å klassifisere avvikene etterstrebes. Ca. halvparten av avvikene er arbeidsseddel til vaktmester eller observasjonskort eiendom. Avvikene forsøkes løst fortløpende. 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik Alle medarbeidere må ha kjennskap til rutinene for rapportering. Læringseffekten av utbedring av avvikene er viktig som forebyggende tiltak. Enheten må også ha fokus på forbedrede rutiner. For tiden pågår en revisjon av internkontrollen for vannverket som forventes ferdig i 2015.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 13 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på 2015. 7.1.1 Satse på ledere Enheten gjennomførte en omorganisering i 2014 med endringer for ledernivåene innen bygg/eiendom og tekniske tjenester. Lederne må oppgraderes innen personalbehandling og økonomi. 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon Kompetanse er et bærende element i enheten. Videreutvikling av ansatte er et mål som må prioriteres høyt framover. 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten tilstreber et teknisk samarbeid innen Østre Agder kommunene. I tillegg til teknisk forum innen kommunalteknikk, er det etablert et samarbeid for innkjøp av programvare for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunale bygg. 7.1.4 Likestillingstiltak Enheten har benyttet seg av tilbud fra NAV om utplassering av språkpraksisplass til renholdstjenesten. Likeledes er det utplassert to personer i utedriften og vaktmestertjenesten. Disse personene bidrar på positiv måte for å dekke opp underbemanning knyttet til ubesatte stillinger og sykefravær. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Fagområdene for eiendom og tekniske tjenester berører de aller fleste av de øvrige driftsenhetene i kommunen. Det er viktig med en god dialog og samarbeid på tvers av enhetene for å skape en felles forståelse for hverandres utfordringer. 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Det er nært samarbeid med eksterne aktører for drift som: Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap A/S (RTA) Østre Agder Brannvesen (Arendal kommune) Regionalt akuttforurensningsutvalg Fylkesmannen i Aust-Agder Aust-Agder Fylkeskommune Statens Naturoppsyn (direktoratet for naturforvaltning) Driftsassistansen i Aust-Agder Mattilsynet Norpark Husbanken

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 14 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor Enheten har hatt et tett samarbeid med velforeninger i forbindelse med opparbeidelse av lekeplasser på Sagjordet, Hasdalen og Kjempesteinsmyra. Samarbeidet er viktig framover for vedlikehold og drift av lekeplassene. Samarbeid er også viktig for vedlikehold av idrettsanlegg. Risør fotballklubb har etter avtale overtatt vedlikeholdet av idrettsanlegget på Kjempesteinsmyra. Anleggene på Finnøya og Risøya driftes etter avtale med henholdsvis Risør Seilforening og Risør Motorbåtforening. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser 7.3.2 Enhetsleders kommentar Siste medarbeiderundersøkelse ble foretatt i 2012. I etterkant var alle medarbeidere i enheten samlet til en gjennomgang av resultatene og temaene ble kommentert i etterfølgende gruppearbeid. I hovedsak er de aktuelle temaene fokusert på psykososiale forhold som er nær beslektet med Risør kommunes verdidokument. Enheten har satset på halvårlige dagssamlinger for alle ansatte i enheten med utgangspunkt i temaer fra verdidokumentet løsningsorientert, trygghet, åpenhet, likeverd. 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering På samme måte som for internkontroll for tjenestekvalitet, er avvik rapportert for HMS foreløpig noe preget av subjektiv oppfatning av avvikenes alvorlighetsgrad. 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik Som for internkontroll tjenestekvalitet. 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser Som for internkontroll tjenestekvalitet.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 15 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvar Enhet Budsjett 2015 Regnskap hittil i år -14 Rev. budsjett 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 91 Eiendom & teknisk drift - leder 12 052 000 14 570 706 14 237 000 12 053 000 13 908 376 92 Eiendom - Vaktmestertjeneste 4 069 000 3 848 649 3 997 000 4 001 000 3 861 427 93 Eiendom - Renholdstjeneste 9 881 000 9 683 710 9 950 000 9 949 000 9 722 585 94 Eiendom - Tekniske tjenester 12 983 000 12 855 669 13 253 000 13 122 000 15 341 928 9 Eiendom & tekniske tjenester 38 985 000 40 958 734 41 437 000 39 125 000 42 834 316 Budsjettet er meget stramt i forhold til faktisk behov spesielt innen vedlikehold for bygg. Budsjettet dekker kun mindre vedlikeholdsarbeider. Til vedlikehold av ca. 55.000 m2 kommunale bygg, er det fra tidligere avsatt kun 1,1 mill. kr. Enhetens vedlikeholdsplan for bygg beskriver et vedlikeholdsbehov på 5 mill. kr. i 2015 som kommer i tillegg til eksisterende løpende vedlikehold. I rådmannens budsjettforslag er det kun funnet dekning for 0,5 mill. kr. innenfor de økonomiske rammene. Vedlikeholdsbudsjettet for utedriften er også anstrengt. Utgiftene til brøyting og strøing er alltid uforutsigbart og en evt. kopi av siste års vintersesong vil garantert føre til et overforbruk. For å styrke beredskapen til brøyting, var det behov for å besette en ledig gartnerstilling. Dessverre var det ikke dekning for dette og det er heller ikke tilført midler til å kunne styrke beredskapen med en ekstra brøytevakt i helgene. I forhold til budsjett 2014 er det for 2015 en minimal vekst som ikke kompenserer for lønnsvekst og prisøkning for kjøp av varer og tjenester. Dette medfører lavere aktivitet for tjenestene i 2015. Inntekten fra husleie har de senere årene hatt en synkende tendens grunnet stor ledighet i omsorgsboligene. Leieinntektene er imidlertid økt 0,7 mill. kr. pga økt antall boliger, blant annet til flyktninger. Parkeringsinntektene er økt med 0,5 mill. kr. under forutsetning av at avgiftsparkeringen skal opprettholdes på helårsbasis. For øvrig er båtplassavgiften økt med 3 % for å følge generell prisstigning.

Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 16 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten har store utfordringer med hensyn til vedlikehold grunnet begrensede driftsrammer, som gir seg utslag i et stadig større etterslep. I stor grad håndteres strakstiltak på bekostning av systematisk vedlikehold. Av utfordringer nevnes: Medarbeiderne er en ressurs som skal videreutvikles til beste for den enkelte og for kommunens innbyggere Spesialisering innenfor offentlige tilskudds- og finansieringsordninger m.m. Øke kompetansen generelt innenfor enhetens fagområder, men spesielt oppdatering innenfor områder som er berørt av endrede forutsetninger i lover/forskrifter. Fullføre kompetanseplan. Fremskaffe gode finansieringsløsninger med økt kompetanse i forbindelse med prosjekter. Rekruttering spesielt innen ingeniørstillingene. Tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut til brukerne. Byggeprosjekter skal gjennomføres i henhold til gitte tidsfrister og ferdigstilles innenfor vedtatte økonomiske rammer. Gi brukerne av kommunale bygg lokaler og tjenester som er best mulig tilpasset virksomhetenes behov. Tilby behovstilpasset bolig til rett tid. Fremlegge saker slik at politiske beslutninger kan tas på et best mulig grunnlag Føre tett dialog med brukerne av kommunale bygg for å kartlegge deres behov for arealer og tjenester. Synliggjøre etterslep på vedlikeholdet og dokumentere konsekvensene. Samarbeid på tvers i organisasjonen.