Statens vegvesen Referat Dato: 03.05.2016 Tid: 12:00 Referent: Hans-Aksel Johnsen Saksbehandler/telefon: Hans-Aksel Johnsen / 75552868 Vår dato: 10.05.2016 Vår referanse: 16/21821-2 Referat fra tilbudsmøte, tunneloppgradering Region nord, delprosjekt 2 Fauske - Birtavarre Møte nr.: 1 Sted: Møteleder: Til stede: Forfall: Kopi: Radisson Blu Hotel Trondheim Airport Kjell Arne Bekkevold Fra byggherren: Kjell Arne Bekkevold, Stian Pedersen Rystad, Roar Høiberg, Hans-Aksel Johnsen Fyll inn. Møtedeltakere, utlysning i Doffin 1. Velkommen, og info om kontrakten Kjell Arne Bekkevold ønsket velkommen til tilbudsmøtet, presenterte seg som byggeleder på kontrakten (og fungerende prosjektleder lå lenge Steinar Livik er ute i permisjon), og viste en video fra Vegvesen.no med generell info om tunneloppgraderingsprosjektet. Han presenterte videre hvem vi er i prosjektorganisasjonen, og fortalte kort om kravene i tunnelsikkerhetsforskriften. Han fortalte om hvorfor vi har valgt kontraktstypen Totalentreprise med samspill, og hva denne innebærer. Kjell Arne gikk deretter over til å informere kort om tunnelene i denne kontrakten, beliggenhet, dagens tilstand, og tilnærmet omfang av Postadresse Telefon: 02030 Kontoradresse Fakturaadresse Statens vegvesen Dreyfushammarn 31/33 Statens vegvesen Region nord firmapost@vegvesen.no 8002 BODØ Landsdekkende regnskap Postboks 1403 8002 BODØ Org.nr: 971032081 9815 Vadsø
2 arbeidene. Det henvises til konkurransegrunnlaget for mer detaljer: Tømmerneset tunnel (722m): alt nytt elektrisk, vann- og fristsikring, nytt teknisk bygg Forsåtunnelen (685m): alt nytt elektrisk, vann- og frostsikring, nytt teknisk bygg. Fagernestunnelen (2069m): utvidelse av tavlesystem og nødstrømsforsyning, supplering av ledelys og nødstasjoner, et nytt teknisk bygg, nye stengelys og bommer Larsbergtunnelen (525m): alt nytt elektrisk, vann- og frostsikring, nytt teknisk bygg, fjellsikring eller forlengelse av portal utenfor nordende Skardaltunnelen (2286m) og Isfjelltunnelen (3246m): delvis ny belysning, delvis nye nødkiosker i dagsoner, nye nødtelefoner, ledelys, nye stengelys og bommer Kjell Arne informerte videre om at 60-70 % av arbeidene er av elektrisk art, men med tilhørende anleggsarbeider for tekniske bygg og føringsveier, og arbeider for fjellsikring og vann- og frostsikring. Anbudsfrist og åpning er 15. juni d.å., og kontraktsperioden vil gå fra sommer 2016 til høst 2018, nærmere spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det vil bli tillatt samtidige arbeider på inntil tre av fire målpriser. Det henvises for øvrig til vedlagte powerpoint-presentasjon. 2. Gjennomgang av konkurransegrunnlaget Stian Pedersen Rystad, byggeleder på delprosjekt 1, refererte til gode erfaringer fra samspillkontrakt i delprosjekt 1. Han gikk deretter over til en gjennomgang av kontraktens oppbygging, og krav til hva som skal leveres med et tilbud. Stian henviste til at i delprosjekt 1 måtte fem av åtte tilbud avvises pga. manglende dokumenterte kvalifikasjoner. Krav i kapittel B2 skal dokumenteres i kapittel E2. Erfaringer/referanseprosjekter føres i E2-4.1.1 og 4.1.2, ev. på eget ark med samme info. Referanseprosjekter skal være av tilsvarende størrelse (omsetning). Hvis gjennomsnittlig ulykkesfrekvens (H1-verdi) i B2-4.2 og E2-4.2 er høyere enn 10, er det viktig at det redegjøres konkret for hvilke spesifikke tiltak som er iverksatt for å redusere ulykker. Ellers kan tilbud måtte avvises. Krav til omsetning er redusert fra 70 MNOK i delprosjekt 1, til 50 MNOK i denne kontrakten. Ref. B2-4.3/E2-4.3.2 Under gjennomføringsevne og nøkkelpersoners kompetanse (B2/E2-4.4.1) er det viktig å matche navngitte personer i roller, med krav til kvalifikasjoner og erfaring til disse rollene. Merk at bas
3 ikke er det samme som anleggsleder. I E2-4.4.1 skal sju personer navngis, ha vedlagte CV-er, og samme person skal ikke dekke mer enn én rolle. Under B2/E2-4.4.2 skal det vedlegges et skriv på hvordan prosjektet tenkes organisert (organisasjonsplan). Herunder kom det spørsmål om hvis man har en kontrakt på arbeider i 5-10 tunneler, er det da én eller flere referanser. Stian svarte at forskjellige referanser krever forskjellige byggherrer eller byggeledere, krav vil bli detaljert i addendum til utlysningen. Stian gikk deretter over til å forklare pristabellen: Tilbudspris er timepriser og påslag på innkjøp og leie, pga. at omfanget av kontrakten ikke er forhåndsbestemt. Timepriser skal inkludere alt det det koster å ha personell på anlegget, og det er ikke anledning til å differensiere mellom hovedog underentreprenører. Påslagsprosent skal dekke alle kostnader, men påslag gis også på frakt. Påslag skal gis på arbeidsvarslingsutstyr og på leie av utstyr som inngår i produksjonen. Påslag på rigg og administrasjon skal dekke alt som ikke dekkes i øvrige poster, alt av rigg, kost og losji (kan alt. Innkalkuleres i timepriser). En prosjektleder, to anleggsledere og en HMS-leder kan alltid faktureres fullt ut (jfr. C2-19). Alle timepriser, og estimerte mengder av arbeidsvarslingsutstyr, leie av utstyr, og materiell inkl. frakt, med tilbudte påslag, summeres til grunnlag for rigg- og administrasjonskostnader. Tilbudssum framkommer etter tillegg for rigg- og administrasjonskostnader. Se eksempel i Stians powerpoint-presentasjon. Her kom det spørsmål om hvorvidt tilbudte timepriser gjelder bare for samhandlingsfase, eller for hele kontrakten. Stian svarte at tilbudte timepriser gjelder for hele kontraktsgjennomføringen, - for samhandlingsfasen, som kalkylegrunnlag for målprisavtaler, og som grunnlag for beregning mot delingsmodell i sluttoppgjør av målpriser. Det understrekes at tilbudssummen er en konkurransesum, ikke en kontraktssum. Og at riggpåslaget er eneste mekanisme for regulering av riggkostnader. Stian informerte videre om samhandlings- og samspillprosessen: Det er avsatt 5 uker til samhandlingsprosessen, og denne skal
4 inkludere nøkkelpersoner fra både totalentreprenør og kritiske kontraktsmedhjelpere, - underentreprenører og underleverandører I samspillprosessen vil byggherren delta aktivt i prosjekteringsmøter, være delaktig i prosjekteringen, og skal også kunne forkaste løsninger. Byggherren skal også ha fortløpende innsyn i prismessige konsekvenser av valgte løsninger. Totalentreprenørens kontraktsmedhjelpere deltar i samspillprosessen og prosjekteringsmøter i den grad det er hensiktsmessig. Foruten prosjekteringsmøtene som er hovedarena for samspillprosessen, består møtestrukturen av to andre typer hyppige møter, - byggherremøter og byggemøter. For prosjekteringsmøtene er det fastsatt tre alternative lokaliseringer som Totalentreprenør kan velge mellom. Økonomi behandles i byggherremøter. Det kreves ingen sikkerhetsstillelse for tilbudssummen, kun for avtalt sum i hver målprisavtale. Forsikringer tegnes på samme måte for arbeider i hver målpris. Underentreprenører som er med i tilbudet som kontraktsmedhjelpere er også del av kontrakten. Det skal være maks. tre ledd (nivå) av entreprenører. Om delingsmodellen: Avvik mellom målpris og utførelse beregnet etter pristabellens timepriser og påslag, deles 50/50 mellom byggherre og totalentreprenør. Spørsmål fra salen: Hva hvis entreprenøren har bommet kraftig på én prosess? Stian: Prosjekterte mengder er TE s ansvar, med unntak for grunnforhold som på vanlig måte er BH s ansvar. Herunder fjellsikring, sprenging av grøft, m.m. For vareinnkjøp skal innhentes tilbud fra min. tre leverandører, som grunnlag for målpris. I beregning av endelig vederlag skal det være «åpen bok» om alt av økonomi. I beregning av vederlag skal en prosjektleder, en anleggsleder elektro, en anleggsleder anlegg, og en HMS-arbeider som går fast på prosjektet, faktureres etter medgått tid. All øvrig administrasjon skal dekkes kun gjennom påslag. Påslag for materiell, tjenester mv. som ikke dekkes av kontrakt gis med maks. 10%. Nytt i denne kontrakten er at underentreprenører kan få inntil 20% bonus for god produksjon og framdrift. I samhandlingsfase kan TE og kontraktsmedhjelpere fakturere reise, opphold, timer i møter, men ikke reisetid. BH holder lokaler.
5 I samspillfase (prosjekteringsfase) holder TE lokaler og dekker kostnader for dette, BH dekker reise og opphold for prosjekteringsmøtene. I byggefase der målpris er avtalt, gjelder enhetspriser og påslag iht. pristabell, indeksreguleres kun for timer, ikke for materiell. Det kan faktureres forskudd for inntil 1 MNOK, som tilbakebetales fortløpende med 10% pr. faktura. Innestående skal tilbakeholdes med 2% av fakturagrunnlag. Stian konkluderte med at dette er en kontraktsform som er lav på risiko, men krever erfaring hos, og tillit mellom partene. Usikkerhet mht. grunnforhold er byggherrens ansvar, usikkerhet mht. framdrift er totalentreprenørens ansvar. Det henvises for øvrig til vedlagte powerpoint-presentasjon. 3. HMS Roar Høiberg presenterte seg som byggherrens HMS-koordinator i prosjektet. Hovedbudskapet fra Roar er, og som også har fokus hos Statens vegvesen: Tidlig identifisering av risiko, og håndtering av denne. Totalentreprenør skal både prosjektere og bygge og har dermed mulighet til å påvirke arbeidet fra begynnelsen av. TE må tenke HMS helt fra starten av. Høy møtevirksomhet gir også god anledning til å identifisere risiko. Begge parter blir involvert i HMS-tenkingen, SHA-plan utvikles i fellesskap. SHA-plan skal være et levende dokument, inkl. endringslogg for alle endringer, feilrettinger, tillegg m.m. Vi skal jobbe systematisk og målrettet hele veien. Det må være en fortløpende risikovurdering i prosjekteringen, med identifisering av restrisiko som TE skal håndtere. Eksempel på innledende/overordnet risikovurdering er udetonert sprengstoff i anleggene. HMS egenerklæring er nå bare en bekreftelse på et standard formuler, kreves også mellom UE-leddene. Ivaretakelse av ytre miljø er antakelig ikke den største utfordringen i dette prosjektet, men er også beskrevet i C2-kapittelet. Det henvises for øvrig til vedlagte powerpoint-presentasjon. 4. Svakstrøm og SRO, prosjektering og samarbeid Hans-Aksel Johnsen presenterte seg som prosjektets byggherrestøtte for SRO og svakstrøm, men vil også formidle en del generelle standarder og
6 prosjekteringsveiledere inn i prosjektet. Han informerte om hva som kan være omfang av SRO (styring, regulering og overvåking) og svakstrøm i en tunnel, og viste deretter en tunnel som bygges opp «lagvis». Felles for svakstrøms- og SRO-installasjonene i tunnelen er at de kommuniserer med infrastruktur utenfor tunnelen. Toppsystem på VTS, operatørene på VTS, kringkasting, nødnett og betjeningsutstyr for nødetatene, telefonisystem mot mottakssentral, osv. Dette krever grensesnitt for sammensying av systemene, samarbeid, og koordinering mot byggherreleveranser. Eksempel på grensesnitt og samarbeidsdokumenter: o Prosessgrensesnittet: definerer standard pakking av data i OPC-objekter som utveksles mellom tunnel og toppsystem o Funksjonsbeskrivelsen: byggherrens standard beskrivelse av hvordan funksjonsområder skal fungere i tunnelen, opp mot hendelser, status og kommandoer mot toppsystem, osv. o Objektlista: samarbeidsdokument som lister OPC-objekter som skal utveksles mellom tunnel og toppsystem o Prosessbeskrivelsen: standard minimumsprosedyre for testmilepæler av SRO m.m., vedtatt i Statens vegvesens ELM (etatsledermøtet). Gjennomføring og dokumentasjon av EET (entreprenørens egentest), SAT (site acceptance test) og UAT (user acceptance test) er en forutsetning for sikkerhetsgodkjenning av tunnelene. Formål med prosjekteringen i samspillkontrakten er å skape et godt teknisk grunnlag for målprisavtalene, danne et omforent grunnlag for planlagte arbeider, ivareta «KRAMS» (kostnader, pålitelighet, tilgjengelighet, vedlikeholdbarhet og sikkerhet), og bygge en god FDV-dokumentasjon for de ferdige anleggene. De forskjellige tunnelene har svært forskjellige utfordringer, i noen skal alt skiftes og bygges nytt, i andre skal vi bygge videre på eksisterende installasjoner og dokumentasjon, - det er kanskje det mest utfordrende. Noen tunneler har gode omkjøringsmuligheter, i andre må entreprenøren planlegge å arbeide om natten, og ivareta tilfredsstillende sikkerhet for trafikk på dagtid. «Designbasis» skal være et dokumentert forprosjekt i hver målpris, og brukes som høringsdokument mot byggherrens drifts- og sikkerhetsmiljø, utenfor prosjektet. Byggherren har en ambisjon om at samspillkontrakter skal kunne gi en «sømløs» FDV-dokumentasjon av de ferdige installasjonene, med felles merkesystem og design av tegninger og dokumenter, felles merkesystem for komponenter og delsystemer i anlegget, gode kryssreferanser mellom deler laget av forskjellige
7 kontraktsmedhjelpere, osv. Noen forhold som må tidlig kartlegges i prosjekteringsfasene er arealbehov (for ev. erverv), utforming og plassering av nye bygg (for ev. byggesøknader), tiltak som ikke oppfyller håndbøker eller tiltaksplaner (for ev. fravikssøknader), kraft- og linjebehov (for bestillinger fra kabeletater). Det henvises for øvrig til vedlagte powerpoint-presentasjon 5. Spørsmål etter foredragene Det er krevet at TE skal kunne ha bare to anleggsledere, - en for elektro og en for anleggsarbeider. Samtidig kan det arbeides på inntil tre målpriser, og steder samtidig. Hvordan kan dette dekkes av bare to anleggsledere? Svar: Anleggslederne kan ha stedfortredere på anleggsstedene. De to anleggslederne er hva TE kan fakturere separat, øvrig anleggsledelse må prises inn i produksjonen. Spørsmål om samtidige arbeider: Det kan arbeides på maks. tre, av fire, målpriser samtidig. Spørsmål: det er nevnt seks målpriser i konkurransegrunnlaget et sted. Svar: Det riktige er fire målpriser totalt i denne kontrakten. Larsberg-, Skardal- og Isfjelltunnelen i Lyngen vil bli behandlet som én målpris, de øvrige tunnelen blir med én tunnel pr. målpris. Bodø, 2016-05-12 Hans-Aksel Johnsen referent Vedlegg: 4 stk. utskrifter fra presentasjoner i Powerpoint.