ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 3 Kontrollutvalet i Hå INNKALLAST TIL MØTE 20. juni 2007 kl. 08.30 i 3. etasje, Rådhuset SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte 15/07 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport vedr. skoleresultater og forsøksvirksomhet 16/07 Hå kommunes rekneskapsrapport for 1. tertial 2007 17/07 Tertialrapport pr. 30.04.07 - kontroll og tilsyn 18/07 Oversikt over status prosjekt og kontrollar - juni 2007 EVENTUELT MELDINGER 07/07 Svarbrev vedr. Anmodning om granskning - tidligere henvendelse til kontrollutvalget 08/07 Vedtak i kommunestyret: Kontrollutvalets årsplan 2007 09/07 Vedtak i kommunestyret: Skatterekneskap for 2006 Kommunalsjef Ragnvald Riis møter i sak 15/07. Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon 51 97 65 90 eller mobiltlf. 988 06 776. Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan kallast inn. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Varhaug, 12.06.2007 Jon Birkeland Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen Sekretariatet
MELDINGSSAKER Periode: 27. mars 2007-20. juni 2007 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 7/07 200600026-12 Anmodning om granskning - tidligere henvendelse til kontrollutvalget 8/07 200700002-5 Vedtak i kommunestyret: Kontrollutvalets årsplan 2007 9/07 200600158-8 Vedtak i kommunestyret: Skatterekneskap for 2006 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200700073 : E: 216 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå 20.06.2007 15/07 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VEDR. SKULERESULTAT OG FORSØKS VERKSEMD Bakgrunn Kontrollutvalet i Hå behandla rapporten Skoleresultater og forsøksvirksomhet siste gang i sitt møte den 13.06.06. Kontrollutvalet har iflg. Forskrift om kontrollutvalg 12 ansvar for å sjå til at vedtak i tilknyting til forvaltningsrevisjon vert følgt opp. Dette er nærare utdjupa i vedlegg 1 til rsk nr. H-15/04, der Departementet uttaler: Det er sentralt av hensyn til å sikre en lærende organisasjon at resultatene av forvaltningsrevisjonsprosjekter blir fulgt opp. Bestemmelsen pålegger kontrollutvalget et ansvar for å påse at det blir gjort. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter skal systematisk følges opp for å se til at forvaltningen iverksetter tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheter.. Det same rundskrivet poengterer òg at Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/svakheter i det konkrete tilfelle. Saksutgreiing: Rapporten oppsummerte desse anbefalingane overfor kommunen: På bakgrunn av gjennomgangen kommer vi med følgende anbefalinger som kan bidra til å styrke karakternivået. Vi anbefaler kommunen å videreutvikle skole- og hjemarbeidet, og at man sørger for at de skolene som ikke har laget et forventningsdokument mellom skole og hjem, utarbeider et slikt dokument (se del 4.2) Vi anbefaler kommunen å klargjøre tiltakspunktene i Tiltak for styrking av fagleg nivå i skulen ytterligere og tydeliggjøre hvordan resultatene skal følges opp, måles og rapporteres (se del 4.3). Vi anbefaler kommunen å avklare den nåværende rollefordelingen mellom skolene og skolekontoret (se del 4.4) Vi anbefaler kommunen å finne årsakene til Varhaug ungdomsskoles lave karaktergjennomsnitt (spesielt i 2005) sammenlignet med de andre ungdomsskolene, og iverksette tiltak som bidrar til å løfte resultatene for Varhaug. Rådmannens kommentarar gjekk òg fram av rapporten, sjå vedlegg. Sekretariatet har vore i kontakt med rådmannen i Hå, som har gitt tilbakemelding om at kommunalsjef Rangvald Riis vil orientera kontrollutvalet i møte om kva som er gjort for å følgja opp dei anbefalingar som kom fram i rapporten. Kontrollutvalet må i sitt vedtak ta stilling til om dei er nøgd med tilbakemeldinga. I motsatt fall må forslag til vedtak endrast. 3
Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå meiner på bakgrunn av orientering frå kommunalsjef Ragnvald Riis at rapporten sine konklusjonar og anbefalingar er godt tekne vare på av Hå kommune. SANDNES, 11.06.2007 sekretariatsleder Vedlegg: Rådmannens kommentarar til rapporten 4
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200600311 : E: 210 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå 20.06.2007 16/07 HÅ KOMMUNES REKNESKAPSRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2007 Bakgrunn: Som eit ledd i kontrollutvalet sitt tilsyn med kommunen, vert kommunen sine tertialrapportar lagt fram for utvalet til orientering. Saksutgreiing: Tertialrapporten for 1. tertial er utarbeidd pr. 30.04.07. Rapporten vart behandla av formannskapet den 5. juni og skal handsamast av kommunestyret den 14. juni. Saksutgreiinga til kommunestyret m/vedlegg ligg ved. Oppsummert konkluderer sakshand-samar (økonomisjefen) med: Det kan se ut til at nye befolkningstall og revidert nasjonalbudsjett 2007 gir mulighet for merskatteinntekter på i størrelsesorden 3,5 mill kr. Det kan bli behov for å styrke lønnsreserven noe gjennom året. Rådmannen foreslår at en avventer til 01.09. med evt. justeringer som følge av dette bortsett fra at en nå bør skrive opp skatteanslaget med 0,1 mill kr for å dekke kommunestyrets vedtak om støtte til Kreftomsorg Rogaland. De økonomiske utsiktene for 2009 og 2010 gjør at evt. merinntekter/mindreutgifter i 2007 og 2008 bør disponeres med sikte på å bedre budsjettbalansen. Det vert elles vist til vedlegga. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå tar rekneskapsrapport Hå kommune pr. 01.05.07 til orientering. SANDNES, 11.06.2007 Sekretariatsleder Vedlegg: Saksutgreiing til kommunestyret m/vedlegg 5
6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200600055 : E: 212 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå 20.06.2007 17/07 TERTIALRAPPORT PR. 30.04.07 - KONTROLL OG TILSYN Bakgrunn: Kontrollutvalet har iflg. 18 i Forskrift for kontrollutvalg ansvar for å leggja fram årleg forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Som ein konsekvens av dette følgjer og eit ansvar for budsjettoppfølging. Rapporten er laga ut frå mottatte opplysningar frå Hå kommune, revisors tertialrapport pr. 30.04.07 (vedlegg) og sekretariatet sitt rekneskap pr. 30.04.07. Saksutgreiing: Kontrollutvalet må som alle andre i kommunen med budsjettansvar halda seg til tala frå kommunen sitt rekneskap. Ein differanse mellom kommunen sitt rekneskap og revisor sin oversikt skuldast sannsynlegvis at ikkje alle rekningar er fakturert. Forbruk pr. 1. tertial ligg skjematisk sett på eit gjennomsnitt på 33,3%. For revisor sin del vil det vera forskjell i løpet av året, då enkelte periodar er meir arbeidsintensive enn andre. Sekre-tariatet fakturerer eit fast beløp i 3 terminar, og vil derfor liggja på normalforbruket. Alle tal i oversikta er ekskl. mva. Ser vi på revisor sin oversikt (vedlegg), ligg forbruket etter 1. termin på noko over 24,3%. Om vi tek omsyn til at årsoppgjeret er avslutta, er det eit moderat forbruk. Når det gjeld forvaltningsrevisjon og selskapskontroll har kontrollutvalet uteståande vedtatt selskapskontroll i Lyse samt vedtatt forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. Anskaffelser til drift og Kvalitet i Pleie- og omsorgssektoren. Når det gjeld kontrollutvalet sine utgifter, er det her eit meirforbruk på post 1159 Andre kursutgifter med kr. 11.299,-.. Dette skuldast at kontrollutalet i år har delteke på fleire fagkonferansar enn det var dekning til på budsjettet. Posten kjøp av tenester er ikkje brukt, og det er lite truleg at det vert brukt vesentleg av den i 2007. Posten er m.a. sett av til å spe på budsjettet dersom kommunane vel å bestilla forvaltningsrevisjon i Rogaland Revisjon IKS, då dette er ei teneste som må kjøpast av andre, eller om spesielle saker skulle oppstå der ein treng hjelp frå eksterne konsulentar/rådgivarar. Det foreslås at budsjettet vert regulert ved at post 1276 konsulentutgifter vert redusert med 20.000 kroner (eks mva.), mens poste 1159 Andre kursutgifter vert tilført 20.000 kroner. Årsaka til at posten foreslås styrka ut over meirforbuket er at det kan bli naudsynt med ekstra midlar i samband med opplæring av nye representantar i haust. Endringa har ingen konsekvensar for budsjettrammen på teneste 1002, som forblir uendra. Forslag til VEDTAK: 7
Kontrollutvalet tar tertialrapport for 1. tertial for teneste 1002 Revisjon og Kontrollutval til orientering. Kontrollutvalet ber om at det vert gjort ei intern budsjettjustering ved at kr. 20.000 vert overført frå post 1276 til post 1159 i budsjettet. SANDNES, 16.05.2007 sekretariatsleder Vedlegg: Oversikt Tertialopplysningar frå Hå kommune Tertialopplysningar frå revisor 8
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200600196 : E: 216 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå 20.06.2007 18/07 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER - JUNI 2007 Bakgrunn: Sekretariatet legg til kvart møte fram oversikt over prosjekt og kontroller vedtatt i kontrollutvalet fram til og med dette møtet, sjå vedlegg. Bestilling av evt. nye prosjekt vedr. forvaltningsrevisjon vert denne gongen og tatt opp. Saksutgreiing: Oversikten omfattar vedtekne prosjekt som ikkje er avslutta, vedtekne forvaltningsrevisjons-prosjekt som er under arbeid, samt vedtekne selskapskontrollar under arbeid. Prosjekt som ligg føre til behandling i vert også tatt med. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet tar status prosjekt og kontrollar pr. juni 2007 til orientering. SANDNES, 20.02.2007 sekretariatsleder Vedlegg: Oversikt 9
10
11