Kontrollutvalet i Hå INNKALLAST TIL MØTE 09. februar 2009 kl på Rådhuset, Varhaug (merk: endra møtedato!!)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalet i Hå INNKALLAST TIL MØTE 09. februar 2009 kl på Rådhuset, Varhaug (merk: endra møtedato!!) SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte 01/09 Forvaltningsrevisjonsrapport: Evaluering av barnehagesektoren 02/09 Utkast til prosjektmandat: Forvaltningsrevisjon Vedlikehald av kommunale bygningar 03/09 Kontrollutvalets Årsmelding for /09 Årsplan for Kontrollutvalet i Hå 05/09 Årsrekneskap for Budsjett for kontroll og tilsyn 06/09 Oversikt over status prosjekt og kontrollar februar 2009 EVENTUELT Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn.. Evt. saker merka(unnateke offentligheit i medhald av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Varhaug, 30. januar 2009 Laurits Stokkeland Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 : : E: 216 Kontrollutvalget i Hå /09 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: EVALUERING AV BARNEHAGE-OMRÅDET I HÅ Kommunestyret i Hå ba på sitt møte den 13. mars 2008 kontrollutvalet sjå nærmare på barnehageområdet i Hå. Kommunestyret vedtok derfor at ei evaluering av barnehagesektoren i form av eit forvaltningsrevisjonsprosjekt skulle innarbeidast i kontrollutvalets årsplan for Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjonsrapport innanfor barnehageområdet i Hå på møtet den Saksutredning: I si bestilling vedtok kontrollutvalet at føremålet med prosjektet skulle vera å gjennomgå status for barnehageområdet i Hå kommune med særlig henblikk på om sentrale bestemmelser i barnehagelov og forskrifter blir oppfylt. Ut frå dette føremålet ba kontrollutvalet i Hå revisor sjå nærare på følgjande problem-stillingar: Hvordan utføres tilsyn i forhold til lover og forskrifter? Hvordan sikres likebehandling av private og kommunale barnehager i forhold til offentlige tilskudd og samordna opptak? Hvordan ivaretar Hå kommune krav til føring av register i forbindelse med kontroll av beregning og utbetaling av kontantstøtte? Tilfredsstiller barnehagene krav til pedagogisk innhold og bemanning? Er målet om full barnehagedekning nådd? Forvaltningsrevisjonsrapporten er nå oversendt sekretariatet for behandling i kontrollutvalet og kommunestyret. Dersom kommunen ikkje overheld lover/føreskrifter eller vedtak fatta i kommunestyret, er dette hendingar som kommunen må retta opp. Andre område er anbefalingar frå revisor til kommunen, som rådmannen bør følgja opp. Slike område er markert i teksten under (kursiv). Rapporten har desse hovudkonklusjonane under dei enkelte problemstillingane: Hvordan utføres tilsyn i forhold til lover og forskrifter? Etter revisor si vurdering utfører kommunen tilsyn i tråd med lover og forskrifter. Hvordan sikres likebehandling av private og kommunale barnehager i forhold til offentlig tilskudd og samordnet opptak? Revisor konkluderer her med at kommunen tilfredsstiller krav til likebehandling av private og kommunale barnehagar både i forhold til offentlige tilskot og til samordna opptak. Hvordan ivaretar Hå kommune krav til føring av register i forbindelse med kontroll av beregning og utbetaling av kontantstøtte? 2

3 Revisor kjem her med anbefaling til kommunen om at ein må etablera faste rutinar for sletting i kontrollregister for kontantstøtte og at kommunen bør utarbeida skriftlig rutinebeskriving for bruk og ajourhold av det. Kommunen bør og stilla krav til dei private barnehagane om å etablera skriftlige rutinar for oversending av opplysningar til kommunen. Tilfredsstiller barnehagene krav til pedagogisk innhold og bemanning? Når det gjeld pedagogisk innhald, konkluderer revisor med at så lenge dei private barnehagane inngår i kommunes barnehagetilbod, bør kommunen stilla like tydelige krav til dokumentert opplegg for språkstimulering og kartlegging til private som til kommunale barnehagar. Barnehagane bør i følgje revisor utarbeida praktiske rutinebeskrivingar for kartleggingsarbeidet. Kommunen bør tilrettelegga for systematisk rapportering både frå kommunale og private barnehagar om status for språkkartlegging, inkl. tal på kor mange barn som har mangelfull dokumentasjon. Rapporter og statistikk frå arbeidet bør inngå i grunnlaget for jamlige kontroller/tilsyn frå kommunen si side. Når det gjeld pedagogisk bemanning, peiker revisor m.a. på at kommunen langt på vei legg til rette for å kunne gi eit pedagogisk innhaldsmessig tilbod som tek vare på rammeplanen sine forventingar i forhold til språkstimulering og kartlegging. Revisor kjem her med desse anbefalingane: Kommunen bør: Setja i verk tiltak for å styrka stabiliteten i barnehagens pedagogiske personale Forsetta det positive rekrutteringsarbeidet Fortsett setta høge mål for tal pedagogar, for å sikra god kvalitet på det pedagogiske innhaldet Politiattestar: Dette er eit viktig område som revisor har tatt opp spesielt. Revisor peiker her på at dagens rutinar må forbetrast. Kommunen må sikra at krav om politiattest går fram av utlysingteksten, og at det vert registrert at tilfredsstillande politiattest er lagt fram. Ingen bør tiltre før politiattest er vist. I tillegg skal slike attester makulerast så snart tilsettingssaka er avslutta. Kommunen bør og stilla krav til dei private barnehagane om tilsvarande rutinar, då desse krava òg omfattar private barnehagar. Er målet om full barnehagedekning nådd? I følgje revisor har Hå kommune oppnådd full barnehagedekning både for 2007 og Det vert vist til rapportens samandrag i kapittel 1 og til sjølve rapporten for meir detaljerte opplysningar. Administrasjonssjefen (rådmannen) skal alltid uttala seg til ein rapport om forvaltningsrevisjon, jfr. forskrift om revisjon, 8 2. ledd. Rådmannen nemner her m.a. at kommunen vil følgja opp anbefalingane om rutinar for sletting i kontrollregisteret for kontantstøtte, samt utarbeida rutinebeskrivingar for bruk og ajourføring. Rådmannen er og positiv til å stilla større krav om rapportering av språkkartlegging o.a. frå dei private barnehagane. Det vert og vist til kommunen sine tiltak for å rekruttera og behalda kompetanse i barnehagane, samt poengtert at ingen i Hå skal tilsetjast i barnehagane utan at politiattest er lagt fram. Rådmannen peiker på at kommunen har eit system for å kontrollera at alle slike attestar kjem inn, og at ein nå og har eit system som sikrar at politiattestane blir makulert. For fullstendig oversikt over rådmannen si tilbakemelding, vert det vist til rapportens kap. 9. Iflg. rundskr. H 02/06 skal kontrollutvalet innstilla til kommunestyret i samband med handsaming av forvaltningsrevisjonsrapportar, då rådmannen sine kommentarar skal gå fram av sjølve rapporten. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter skal iflg. forskriftas 12 systematisk følgjas opp for å sjå til at forvaltninga set i verk tiltak for å retta opp påviste avvik/svakhetar. Kontrollutvalet skal derfor sørgja for at vedtekne merknader til rapporten vert fylgt opp av rådmannen. I dette tilfellet kan det vera naturleg med ei slik oppfølging hausten

4 Forslag til 1. Kommunestyret i Hå tar den framlagde forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. Evaluering av barnehageområdet til etterretning, og ber om at desse punkta vert spesielt fylgt opp: Etablera fast rutine for sletting i kontrollregister for kontantstøtte Sikra at alle krav vedr. framlegging og behandling av politiattestar vert følgt. 2. Kommunestyret ber i tillegg rådmannen vurdera tiltak for å retta opp øvrig påviste svakhetar. 3. Rapporten vert oversendt rådmannen for vidare oppfølging. Kontrollutvalet får melding om korleis kommunestyrets vedtak er følgt opp innan 1. november 2009, og rapporterer vidare til kommunestyret. SANDNES, Sekr.leder Forvaltningsrevisjonsrapport 4

5 : : E: 216 Kontrollutvalet i Hå /09 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT: FORVALTNINGSREVISJON VEDLIKEHALD AV KOMMUNALE BYGNINGAR Kontrollutvalet vedtok ny Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i desember Det vart her også vedtatt å be Rogaland Revisjon om å legga fram utkast til prosjektmandat på det prosjektet kontrollutvalet hadde prioritert øvst i planen: Vedlikehald av kommunale bygningar. Revisor har laget eit ukast til prosjektmandat, sjå vedlegget. Saksutredning: Revisor foreslår at formålet med prosjektet vert formulert til å vera: vurdering av hvordan kommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg) og angi konsekvenser for kommuneøkonomien og brukerne av utsatt vedlikehold. Ut frå dette formålet har revisor foreslått at det ses nærmare på følgjande problemstillingar: Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er etterslepet? Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? o Hvordan organiseres arbeidet, og hvor store ressurser anvendes? o Hvilken internkontroll og hvilke systemer har kommunen for å følge opp eiendomsforvaltningen? o Hvordan følger kommunen opp påbud i forhold til f.eks ventilasjon, brann og universell utforming? o Hvordan planlegges nybygg med tanke på livsløpskostnader, dvs. i hvilken utstrekning drifts- og vedlikeholdskostnader i byggets levetid vurderes i planfasen? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? o For eksempel mht. inneklima, energiforbruk, renhold og slitasje, midlertidige løsninger, forringelsen av tjenesteyting / produksjon mv. I følgje revisor reknar ein med at prosjektet skal kunna gjennomførast innafor eit tidsforbruk på ca. 250 timar. Kontrollutvalet har ytt ønske om at det vert gjort ein gjennomgang av alle kommunale bygg, m.a. for å sjå på generell standard på kommunale bygg og på kvaliteten på nybygg. Kontrollutvalet må i samband med bestillinga vurdera om revisors forslag til problemstillingar dekker både dette og andre tilhøve ein ønskjer å få belyst med prosjektet. Planen for forvaltningsrevisjon er i skrivande stund ennå ikkje vedtatt av kommunestyret, slik at ei bestilling av prosjektet skjer under føresetnad av at kommunestyret godkjenner kontrollutvalets prioritering. 5

6 Forslag til Kontrollutvalet i Hå bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedlikehald av kommunale bygningar i tråd med det forslaget som ligg føre. Prosjektet vert sett i gang under føresetnad av at kontrollutvalets prioritering vert godkjent av kommunestyret. SANDNES, Sekr.leder Utkast til prosjektmandat 6

7 : : E: 033 Kontrollutvalet i Hå /09 KONTROLLUTVALETS ÅRSMELDING FOR 2008 Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsmelding for 2008 for kontrollutvalet i Hå. Årsmeldinga skal oppsummera kontrollutvalet sitt arbeid i året som gjekk. Saksutgreiing: Årsmeldinga er bygd over same leist som for tidlegare år.. Ein har sett årsmeldinga opp mot måloppnåing i forhold til kontrollutvalet sin årsplan for Eventuelle endringar i årsmeldinga som kjem fram på møtet vil bli innarbeid av sekretariatet før årsmeldinga vert vidaresend til kommunestyret. Det vert elles vist til forslag til årsmelding, som ligg ved. Forslag til 1. Kontrollutvalet i Hå vedtar kontrollutvalets årsmelding for Årsmeldinga vert oversend kommunestyret i Hå til orientering. SANDNES, Sekr.leiar Forslag til årsmelding for

8 : : E: 144 Kontrollutvalet i Hå /09 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALET I HÅ Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsplan for kontrollutvalet i Hå for Planforslaget vert lagt fram for kontrollutvalet til godkjenning. Saksutgreiing: Planen byggjer på kontrollutvalet sine lovfesta arbeidsoppgåver, samt på vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalet har fått delegert fullmakt til å oppdatera plan for selskapskontroll, og det er òg søkt om slik delegasjon i samband med oversending av Plan for forvaltningsrevisjon til kommunestyret. Alle tiltak kontrollutvalet set i gang for 2009 må sjåast i samanheng med tilgjengelige midlar i budsjettet. Dersom kontrollutvalet ønskjer endringar i forslag til årsplan for 2009, vil sekretariatet innarbeida desse endringane i planen før den vert vidaresend til kommunestyret. Forslag til Kontrollutvalet i Hå vedtar den framlagde årsplanen for Planen vert vidaresendt kommunestyret til orientering. SANDNES, Sekr.leder Forslag til årsplan for

9 : : E: 212 Kontrollutvalget i Hå /09 ÅRSREKNESKAP FOR BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalet har iflg. Forskrift for kontrollutvalg 18 ansvar for å koma med forslag til budsjett for området kontroll og tilsyn. Dette medfører og at ein òg får eit ansvar for oppfølging av budsjett og rekneskap på dette området. Saksutredning: Sekretariatet har fått tilsendt budsjettkontroll pr frå Rogaland Revisjon IKS, sjå vedlegg. Vi har i tillegg vore i kontakt med økonomikontoret i Hå, for å få oversikt over det som er postert på området kontroll og tilsyn for Kontrollutvalets utgifter har vore budsjettjustert i løpet av året i forhold til vedtatt budsjett. Nokre av postane er det eit meirforbruk på, andre eit mindreforbruk. Samla sett er det eit lite mindreforbruk her. Når det gjeld sekretariatet har kommunen betalt kr ,- mindre enn budsjettert for Dette skuldast tilbakebetaling av del av sekretariatets overskot for 2007 i tillegg til tilbakebetaling av midlar frå fond. Rekneskapet er her feil, då det skal budsjetterast med i alt kr eks mva til kjøp av sekretariatstenester. Dette er tatt opp med Hå kommune, som vil retta det opp i det endelege rekneskapet. Iflg. oversikten frå Rogaland Revisjon er det eit meirforbruk på budsjett for 2008 med ca. 10%. Meirforbruket relaterer seg til forvaltningsrevisjon, der det er brukt 136 timar meir enn budsjettert i 2008, mens det er brukt litt mindre på andre område. Kommunens rekneskap viser eit meirforbruk på ca. 16%.. Ved førespurnad til kommunen om kva som er postert av rekningar frå revisor i 2008, viser oversikten at alle mottatte rekningar frå revisor er postert, og beløpa stemmer med revisor sine tal. At saldoen ikkje stemmer heilt kan skuldast andre føringar. Samla sett er likevel forbruket til revisjon og kontrollutval litt mindre enn budsjettert. Det skuldast m.a. mindreforbruk på kontrollutvalets utgifter, at posten til konsulentutgifter ikkje er nytta og at det har vore mindre utgifter til sekretariatet. Dette rekneskapet går inn i endeleg samla årsrekneskap m/revisjonsberetning for Hå kommune, som vil bli behandla på neste møte i kontrollutvalet. 9

10 Forslag til Kontrollutvalet i Hå tar den framlagde rekneskapen for budsjettområde for kontroll og tilsyn for 2008 til orientering. Sandnes, sekr. leder Rekneskapsoversikt frå revisor Samla oversikt 10

11 : : E: 216 Kontrollutvalget i Hå /09 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKT OG KONTROLLAR FEBRUAR 2009 Sekretariatet legg til kvart møte i kontrollutvalet fram ei oversikt som viser status på dei prosjekt og kontrollar (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) som er bestilt av kontrollutvalet. Det vert og lagt fram ei oversikt over kva for ferdigstilte prosjekt som har vorte behandla og sendt over til kommunen, når desse skal følgjast opp og oversikt over kva for prosjekt som er heilt ferdigbehandla. Saksutgreiing: Til dette møtet ligg det føre forvaltningsrevisjonsrapport vedr. evaluering av barnehagesektoren. Det ligg og føre eit utkast til nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt innanfor eigedomsforvaltning. Alle prosjekta som kontrollutvalet bestiller skal vera med bakgrunn i planer som er vedtatt av kommunestyret. Oversikten omfattar vedtekne prosjekt som ikkje er avslutta, vedtekne forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar som er under arbeid, og prosjekt der kontrollutvalet venter på tilbakemelding frå kommunen på korleis desse vert fylgt opp. Det er i tillegg tatt med ei kolonne som viser når revisor ventar å vera ferdig med den enkelte rapporten. Denne er oppdatert etter siste mottatte oversikt frå Rogaland Revisjon. Forslag til Kontrollutvalet i Hå tar statusrapporten pr. februar 2009 til orientering. SANDNES, Sekr.leder Statusoversikt pr. februar 11