Kontrollutvalet i Klepp INNKALLES TIL MØTE 17. februar 2011 KL på Rådhuset i Klepp, Formannskapssalen

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalet i Klepp INNKALLES TIL MØTE 17. februar 2011 KL på Rådhuset i Klepp, Formannskapssalen SAKLISTE 1/11 Godkjenning av protokoll frå /11 Orientering frå rådmannen vedr diverse saksbehandlingsrutinar 3/11 Kontrollutvalets årsmelding /11 Årsrekneskap kontrollutvalets budsjett 5/11 Oversikt over status bestilte prosjekt og kontrollar pr. februar 2011 EVENTUELT MELDINGAR 2/11 Særutskrift av møtebok - Rapport finansforvaltning pr /11 Foreløpig orientering om oppfølging av rapport Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn.. Evt. saker merka(unnateke offentligheit i medhald av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Kleppe, Hanne-Lill Steen Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen sekretariatet

2 REFERATSAKER Periode: 03. desember februar 2011 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 2/ Særutskrift av møtebok - Rapport finansforvaltning pr / Foreløpig orientering om oppfølging av rapport 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Klepp /2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Sjå vedlagt protokoll frå kontrollutvalet sitt møte den 2. desember Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp godkjenner protokollen frå møtet SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Protokoll frå møte Tilbake 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 047 : Wencke S. Olsen Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp /2011 ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN VEDR DIVERSE SAKSBEHANDLINGSRUTINAR Bakgrunn: Det vert vist til sak 30/10 samt til rådmannens orientering i møte den 2. desember Kontrollutvalet fatta på dette møtet vedtak der ein ba rådmannen om å orientera om rutinar/ reaksjonar på det som kjem fram i mottatt brev til kontrollutvalet vedr. behandling av ei ekspropriasjonssak. Saksutredning: Sekretariatet har motteke brev av frå Klepp kommune, sjå vedlegg. Rådmannen går her m.a. inn på at kva som skal til for at eit vedtak skal vera tilstrekkeleg utgreidd til slutt er eit skjønnsspørsmål. I dette skjønnet kjem og kva for dokument som skal leggjast fram i saka. For å avgrensa omfanget av dokument er derfor hovudregelen at brev i einskildesaker ikkje vert lagt fram i sjølve saka om dette ikkje har stor betydning for innhaldet. Når det gjeld det omtalte tilfellet, vert det her m.a. nemnt at rådmannen meiner at hovudinn-haldet i det omtalte brevet er teke omsyn til i saksutgreiinga. Det vert og nemnt litt rundt årsaken til at det omtalte brevet ikkje vart lagt fram for politikarane ved behandling av saka. Til slutt vert det nemnt at det omtalte skrivet frå Karin Øksnevad aldri har vore unnateke offentleg innsyn i Klepp kommune sin postjournal. Det vert lagt ved utskrift av logg frå sak/arkivsystemet som viser at det heller ikkje er gjort endringar i ettertid. Rådmannen er og invitert til å vera til stades på kontrollutvalet sitt møte for å svara på spørsmål om saka. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp tar rådmannens orientering om sakshandsamingsrutinane til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen sekr.leder Tilbake Vedlegg: Brev av

5

6

7

8

9 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp /2011 KONTROLLUTVALETS ÅRSMELDING 2010 Bakgrunn: Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsmelding for 2010 for kontrollutvalet i Klepp. Årsmeldinga skal oppsummera kontrollutvalet sitt arbeid i Saksutgreiing: Resultata er og sett opp mot kontrollutvalets vedtekne årsplan for Dersom kontrollutvalet har endringar til det framlagde utkastet, vil desse bli innarbeidd av sekretariatet før årsmeldinga vert vidaresend kommunestyret til orientering. Det vert elles vist til forslag til årsmelding, som ligg ved. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp vedtar kontrollutvalets årsmelding for Årsmeldinga vert oversend kommunestyret i Klepp til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen sekr.leder Tilbake Vedlegg: Årsmelding

10 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS KONTROLLUTVALET I KLEPP ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALETS ANSVAR OG OPPGÅVER Kontrollutvalet er eit lovpålagd organ, som på vegne av kommunestyret skal føra det løpende tilsynet med den kommunale forvaltninga. Ordninga er heimla i Kommuneloven (KL) og i Forskrift om kontrollutvalg (forskrifta). Kontrollutvalet er ikkje underlagt andre organ enn kommunestyret, og rapporter og innstiller derfor også til dette. Kontrollutvalet har følgjande hovudoppgåver: 1. Sjå til at kommunen sine rekneskap blir revidert på ein trygg måte 2. Sjå til at revisors merknadar til årsrekneskapen vert følgt opp 3. Sjå til at kommunen fører kontroll med sine interesse i selskap 4. Sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon 5. Sjå til at det vert gjennomført selskapskontroll 6. Ansvar for oppfølging av kommunestyret sine merknadar til rapportar 7. Utarbeida forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 2. KONTROLLUTVALETS SAMANSETNING: Kontrollutvalet I Klepp består i den inneverande perioden av: Medlemmer Hanne-Lill Steen - leiar Kristian K. Kleppe - nestleiar Arild Børge Skjæveland Reidar B. Thu Sigrid Lærdal Varamedlemmar (personlige): Gisle Meling Bjørn Sæstad Conni A. Erga Reidun Hjelmervik Knut Sigmund Lende 3. ORGANISERING AV KONTROLLARBEIDET I KLEPP KOMMUNE Kontrollutvalet har f.o.m halde sine møte for opne dører. Utvalet har hatt 4 møter i 2010, og det har vore behandla 28 saker. I tillegg kjem orienterings/meldingssaker. Kontrollutvalet samarbeider med kommunens valde revisor, Deloitte Statsautoriserte Revisorer AS., og med kommunens valde sekretariat, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Samarbeidet mellom revisjonsselskapet, sekretariatet og kontrollutvalet har vore godt. 4. KONTROLLUTVALET SINE OPPGÅVER, MÅL OG RESULTAT Kontrollutvalet er opptatt av å ha ei arbeidsform som gir best mulig angrepsvinkel for sitt tilsynsansvar. Rekneskapsrevisjon: Kontrollutvalet har i høve til årsplanen behandla følgjande saker: Årsrekneskap og årsmelding 2009 for Klepp kommune Følgja opp kommunens økonomiske situasjon o Økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen. Kontrollutvalet har følgt opp dette punktet via orientering frå økonomisjefen i samband med tertialrapportar o Oppfølging av eventuelle revisjonsmerknader til årsrekneskapet. Rekneskapet for 2009 vart avgitt utan presiseringar. Kontrollutvalet har fylgt opp merknader som revisor kom med i revisjonsmeldinga for Side 1 av 3

11 Forvaltningsrevisjon Årleg forvaltningsrevisjon av kommunen er ei lovpålagd oppgåve. I løpet av 2010 har kontrollutvalet ikkje behandla nokon ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapportar. Det skuldast at det ikkje vart løyvt nok midlar til å gjennomføra ein rapport dette året. Departementet opnar for at ein kommune dersom det ligg føre spesielle behov for å gjera andre prioriteringar eit enkelt år kan la vere å gjennomføra forvaltningsrevisjon. Dette kan imidlertid kun gjerast som ei eingongshending. 1 Kontrollutvalet vedtok derfor å bestilla forvaltningsrevisjon innafor: Prosjektstyring Prosjektet vart påbegynt for tilgjengelige midlar i budsjett for 2010, og sluttført for tilgjengelige midlar for Kontrollutvalet har ansvar for å sjå til at kommunestyrets vedtak i fbm forvaltningsrevisjon vert følgt opp av administrasjonen. Kontrollutvalet har i løpet av året behandla oppfølging av tidlegare rapportar vedr. : Legevakttenesta Barnevernstenesta Administrasjonens tilbakemelding vart tatt til etterretning. Selskapskontroll Når det gjeld selskapskontrollar er det føresett i årsplanen at det skal veljast ut aktuelle prosjekt blant kommunens selskap i samarbeid med andre eigarkommunar. I løpet av året har det vore gjennomført og behandla rapport frå selskapskontroll i desse selskapa: IVAR IKS Det er og bestilt selskapskontroll i: Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS Nord-Jæren Bompengeselskap AS for levering i Generelle oppgåver: Kontrollutvalet har i løpet av året invitert følgjande administrative leiarar for å orientera om aktuelle saker: Rådmann Svein Tore Åtland orienterte om Klepp kommunes dokumentbehandling, bl.a. sett opp mot Offentleglova Rådmann Svein Tore Åtland og økonomisjef Viggo Johansen orienterte om rekneskap og årsmelding for 2009 Skatteoppkrevjar Ivar Slettebø orienterte om skatterekneskapen Økonomisjef Viggo Johansen orienterte om kommunens oppfølging av revisors merknader i revisjonsrapporten for Rådmann Svein Tore Åtland ga ei foreløpig orientering knytt til administrasjonens behandling av sak ang. grunnavståing I kontrollutvalets møter, under punktet eventuelt, er det gitt høve til å reisa aktuelle problemstillingar. 1 Rundskriv H 02/06:..Forskriften er likevel etter sin ordlyd ikke til hinder for at kommunestyret vedtar at det ikke skal gjennomføres forvaltningsrevisjon ett bestemt år, dersom dette finnes nødvendig ut fra hensynet til økonomiske ressurser og behovet for å prioritere andre formål... Side 2 av 3

12 5. KONTROLLUTVALET BUDSJETT/REKNESKAP: Kontrollutvalet har i tråd med forskriftas 18 utarbeidd forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. I tillegg har kontrollutvalet behandla tertialvise rekneskapsrapporter for dette budsjettområdet. Kontrollutvalets budsjett inneheld for det meste lovpålagte område som rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og kjøp av sekretariatsteneste. Kontrollutvalet opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordna dette. Derfor pålegg forskrifta at kommunestyret skal vera kjent med kontrollutvalets vurdering av det økonomiske behovet på kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalets budsjettforslag skal derfor iflg. forskrift om kontrollutvalg leggjast fram for kommunestyret når formannskapets innstilling til budsjett vert lagt fram ( 18). Kontrollutvalets budsjett til drift av sjølve utvalet har dei siste åra vore for stramt, då denne delen av budsjettet ikkje har vorte justert sidan KURS/SEMINAR OG OPPLÆRING Medlemmer frå kontrollutvalet har i løpet av året deltatt på seminar i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn på Gardermoen i juni 2010 og Forum for kontrollutval i Rogaland på Sandnes i oktober ØVRIG Sakene til kontrollutvalet vert lagt ut å kommunen sine heimesider, og er i tillegg tilgjengelige for gjennomsyn på Rådhuset i Klepp. Kontrollutvalet har utført tilsynet med forvaltninga i Klepp kommune i hht. lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Det er ikkje avdekka tilhøve som krev spesielle kontrolltiltak, og så langt kontrollutvalet kjenner til er kommunens økonomiforvaltning tilfredsstillande. Så langt kontrollutvalet kjenner til er og det løpande revisjonsarbeidet utført i høve til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalets sekretariat skal iflg. forskriftene sjå til at saker som vert behandla av kontrollutvalet er forsvarlig utreda og at utvalets vedtak blir sett i verk. Sekretariatet har bistått kontrollutvalet med dette samt med anna praktisk sekretariatsarbeid, og har derfor vore til stades på alle møter. Både revisor og ordføraren har møterett i kontrollutvalet. Revisor har vore til stades på dei møta der det har vore framlagt saker direkte frå revisjonen eller har vore andre saker som angår revisor. Ordføraren har og vore til stades på fleire av utvalets møter i Kleppe, Hanne-Lill Steen Kristian K. Kleppe Sigrid Lærdal Reidar B. Thu Arild Børge Skjæveland leiar nestleiar medlem medlem medlem Side 3 av 3

13 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp /2011 ÅRSREKNESKAP KONTROLLUTVALETS BUDSJETT Bakgrunn: Kontrollutvalet har iflg. Forskrift for kontrollutvalg 18 ansvar for å koma med forslag til budsjett for området kontroll og tilsyn. Dette medfører at utvalet òg får ansvar for oppfølging av budsjett og rekneskap på dette området. Saksutredning: Sekretariatet har bede Klepp kommune om å koma med oversikt over rekneskapen for 2010 innafor området kontroll og tilsyn. Kommunen har teke forbehold om at rekneskapstala kan bli endra, men at det ikkje er forventa fleire fakturaer frå revisor for Budsjett til kontrollutvalets verksemd på ansvar 1200 har ikkje vore endra/justert i perioden, og viser derfor på same måte som i fjor eit meirforbruk. Meirforbruket er i år på 29% ut frå dei rekneskapstala me har mottatt (dei er m.a. ikkje heilt fullstendige når det gjeld sekretariatet, sjå note), slik at reelt meirforbruk er ennå litt høgare. På område 1100 (revisjon) er det og i år eit mindreforbruk (ca. 22%). Mindreforbruket relaterer seg til rekneskapsrevisjon. Dersom vi ser kontrollutvalets samla budsjett under eitt, er det dermed eit mindreforbruk på i underkant av 10% i rekneskapet. Dette rekneskapet går inn i endeleg samla årsrekneskap m/revisjonsmelding for Klepp kommune. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp tar den framlagde rekneskapen for budsjettområde for kontroll og tilsyn for 2010 til orientering. Sandnes, Wencke S. Olsen sekr. leder Tilbake Vedlegg: Rekneskapsoversikt 6

14 KLEPP KOMMUNE - KONTROLLUTVALET Regnskap for kontroll og tilsyn (revisjon og kontrollutval) Ansvar 1200 Teneste 1002: Kontrollutval Kontrollutvalets Vedtatt budsjett Vedtatt budsjett Rekneskap Art forslag 2010 i kst 2009 i kst 2010 % Pr % 1080 Godtgj. folkevalde Arbeidsgiveravgift 1100 Kontorutgifter Opplæring/kurs Reiseutgifter og diett Kjøp tenester andre (sekretariat) Merverdiavgift som gir rett til moms-kompensasjon Brutto driftsutgifter Komp. moms, påløpt i driftsregnskapet Netto driftsutgifter Ansvar 1100 Teneste 1010 Revisjon Art 1146 Fordelte fellesutgifter Revisjon rekneskap/attest Forvaltningsrevisjon Merverdiavgift som gir rett til momkomp Brutto driftsutg Komp. moms, påløpt i driftsregnskapet Netto driftsutgifter Samla rekneskap for kontroll og tilsyn Side 1 av 1

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp /2011 OVERSIKT OVER STATUS BESTILTE PROSJEKT OG KONTROLLAR PR. FEBRUAR 2011 Bakgrunn: Sekretariatet legg til kvart møte fram ei orienteringssak som viser oversikt over status på forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar som er bestilt av kontrollutvalet. Denne inneheld og ei oversikt over kva for ferdigstilte prosjekt som har vorte behandla og sendt over til kommunen, og når desse skal følgjast opp av kontrollutvalet. Til slutt vil det komma ei oversikt over kva for prosjekt som er heilt ferdigbehandla av kontrollutvalet i den inneverande perioden. Saksutredning: Alle prosjekta som kontrollutvalet bestiller skal vera med bakgrunn i planer som er vedtatt av kommunestyret, eller med bakgrunn i pålegg frå kommunestyret. Både ny Plan for forvaltningsrevisjon og ny Plan for selskapskontroll for den inneverande kommunestyre- perioden er vedtekne av kommunestyret i Klepp. Budsjett 2011, evt. Rest til bestilling av nye prosjekt: Kontrollutvalet ba på førre møte sekretariatet om å laga ei oversikt over tilgjengelege midlar i 2011 for evt. bestilling av eit ekstra forvaltningsrevisjonsprosjekt. Rapport Kostnad i 2011 Budsjett Forvaltningsrevisjon: Prosjektstyring, kostnad overført til 2011-budsjettet ,- Selskapskontroll Brannvesenet 6.500,- Selskapskontroll Bompengeselskapet ,- Sum/rest , ,- Ut frå dette rekneskapet har kontrollutvalet ein rest til forvaltningsrevisjon på ca kr. i Det er ikkje nok midlar til eit nytt prosjekt. Eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kostar opp mot kroner. Ein må gå ut frå at årets budsjett ( ) i alle fall blir vidareført i Då bør kontrollutvalet bestilla nytt mandatforslag på neste møte, slik at revisor kan få påbegynt neste års prosjekt for resterande midlar på årets budsjett, og fullføra dette med midlar på neste års budsjett. Forslag til VEDTAK: 7

16 Kontrollutvalet i Klepp tar oversikt over status prosjekt og kontrollar pr november 2010 til orientering. Sekretariatet legg fram sak til neste møte om utveljing av prosjekt for forvaltningsrevisjon i SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Tilbake Vedlegg: Statusoversikt 8

17 Kontrollutvalet i Klepp Oversikt over status prosjekt og kontrollar februar Vedtatte prosjekt under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt igangsett Estimert timeforbruk Prosjektstyring t Selskapskontrollar.Brannvesenet i Sør- Rogaland IKS t Nord-Jæren Bompengeselskap AS t Status/forventa ferdigstilt til Prosjekt behandla i kontrollutvalet som venter på oppfølging eller er ferdigbehandla: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilt Behandla Oversendt kommunen Planlagt oppfølging og svarfrist Innkjøp mnd etter Oppfølging til behandling kst-vedtak Legevakttenesta 2007/ Ferdigbehandla Barnevern Ferdigbehandla Status Vedlikehald og inneklima i kommunale bygg Ferdigbehandla Selskapskontrollar IVAR IKS Lyse Energi AS /5-08 Ferdigbehandla Side 1 av 1