God datakvalitet 4 Strategi og handlingsplan 2016-20 g Gardermoen, 22.09.2015
2 Innledende tekst En enkel definisjon av datakvalitet er at det er et mål på hvorvidt data kan anvendes i henhold til intensjonen. For at et kvalitetsregister skal kunne tjene sitt formål, dvs. gi pålitelig kunnskap om behandlingen som tilbys i helsetjenesten, er god datakvalitet en forutsetning. Data skal være komplette, gyldige og relevante. Høy kompletthet oppnås ved at alle avdelinger som behandler pasienter i registerets målgruppe registrerer inn til registeret (måles av dekningsgrad på virksomhetsnivå) og at alle pasientene ved avdelingene faktisk blir registrert (måles av dekningsgrad på individnivå). Videre er det av betydning hvor fullstendige registreringene er, dvs. i hvilken grad informasjonen som skal registreres for hver enkelt pasient faktisk blir registrert. Med begrepet dekningsgrad menes det i kvalitetsregistersammenheng dekningsgrad på individnivå med mindre annet er spesifisert. Lav dekningsgrad kan gi skjevheter i pasientutvalget og legge betydelige begrensninger på hvilke konklusjoner som kan trekkes fra analyser av registerdata. Kunnskapen fra kvalitetsregistrene er også avhengig av gyldigheten av informasjonen som er registrert det må være samsvar mellom registrert informasjon og korrekt informasjon.
3 Innledende tekst Validering innebærer en kontroll eller undersøkelse av at data er korrekt registrert og at de data som skal registreres er registrert. Datavalidering kan gjøres ved å sammenligne registerdata med kildedata (f.eks. pasientjournal eller operasjonsbeskrivelse), eksterne datakilder (f.eks. sentrale helseregistre) eller medisinskfaglige standarder. Mens datavalidering gjennomføres og avsluttes ved spesifikke tidspunkter, er monitorering en pågående og fortløpende kontroll eller overvåkning av hele prosessen med å håndtere og drifte et register. Det innebærer at man forsikrer seg om at arbeidet utføres i samsvar med registerplanen, retningslinjer og gjeldende instrukser. Et eksempel på enkel monitorering er automatiserte logiske kontroller under innregistrering av data.
4 Innledende tekst Innenfor kvalitetsregisterfeltet er det ofte behov for sammenligning og sammenstilling av data fra ulike kilder. Dette krever at informasjonen er tilgjengelig på elektronisk form med en felles og enhetlig struktur. Det er nødvendig med en felles forståelse av hva som skal dokumenteres og hvilke begreper, termer, klassifikasjoner og koder som skal anvendes. Informasjonsflyt mellom systemer er arbeidsbesparende og gir sterkere ivaretakelse av dataintegritet ettersom registrering av informasjon kan skje én gang ved kilden for deretter å benyttes av andre systemer med behov for informasjonen. Variabelbiblioteket er en oversikt over variablene som registreres i de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. Gjennom å synliggjøre de eksisterende registrenes variabler er hensikten å gi registre i etableringsfasen et verktøy til anvendelse for definisjon av egne variabler. Variabelbiblioteket bygger på templater, kalt arketyper, som er sentrale i utviklingen av relevante standarder for helsetjenesten som foregår i regi av Nasjonal IKT.
5 Om tiltakene Tiltakene i strategien er rettet mot en målsetning om god datakvalitet og kan i stor grad relateres til stadieinndelingsmodellen for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Modellen beskriver de krav og kriterier som stilles til registrene i fire stadier i ordinal skala fra utvikling og etablering til drift og fullverdig funksjon. Tiltakene er ment å hjelpe og pådrive registrene i progresjonen fra stadium en til fire, og er utformet med stadium fire i mente. En målsetning om regelmessig validering, som er et krav i stadium fire, innebærer for registre i lavere stadier å utarbeide en plan for å nå stadium fire. Med tanke på validering vil dette f.eks. være å identifisere viktige valideringsvariabler og eksterne kilder samt gjøre statistiske betraktninger knyttet til utvalgsdesign og stikkprøvestørrelser.
6 Hovedmål Alle nasjonale medisinske kvalitetsregistre har etter maksimalt fem års drift god datakvalitet på et veldefinert variabelsett samt gode rutiner for sikring, validering og dokumentasjon av datakvaliteten.
7 Delmål og tiltak Delmål 1: Det er høy grad av enhetlig struktur, dokumentasjon og bruk av termer og begreper i de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. Tiltak: Servicemiljøet skal arbeide for at alle nasjonale kvalitetsregistrenes variabeldokumentasjon inkluderes i det nasjonale variabelbiblioteket for medisinske kvalitetsregistre. Med utgangspunkt i variabelbiblioteket, etablerte standarder og det pågående arketypearbeidet skal Servicemiljøet utarbeide anbefalinger for standardisering av definisjoner og koding av variabler som benyttes på tvers av registre. Servicemiljøet skal tilby de nasjonale registrene, eventuelt jobbe for å anskaffe, nødvendige standardiserte instrumenter med et spesielt fokus på pasientrapporterte resultatmål.
8 Delmål og tiltak Delmål 2: Alle nasjonale medisinske kvalitetsregistre har etter fem års drift og gradvis forbedring en dekningsgrad på minst 80% på individnivå og 100% på virksomhetsnivå. Tiltak: Servicemiljøet skal tilby dekningsgradsanalyser med gjenskapelser annet hvert år til alle nasjonale kvalitetsregistre som kan benytte NPR som en ekstern kilde for sammenligning. For registre hvor NPR er uegnet som kilde skal Servicemiljøet bistå registrene i prosessen med å finne alternative løsninger. Servicemiljøet skal holde en oppdatert oversikt over hvilke nasjonale kvalitetsregistre de ulike sykehusene er pålagt å registrere inn data til og gjøre denne offentlig tilgjengelig på nett sammen med de faktiske dekningsgradene. Servicemiljøet skal sammen med hvert enkelt kvalitetsregister utarbeide målnivåer for fremtidige, men tidsbestemte, dekningsgrader og iverksette konkrete tiltak for å nå disse målene. Kunnskap og erfaring om effektive tiltak skal deles mellom registrene.
9 Delmål og tiltak Delmål 3: Alle nasjonale registre kan etter maksimalt to års drift dokumentere sine rutiner for løpende monitorering av registerdriften. Tiltak: Servicemiljøet skal vedlikeholde og oppdatere en digital håndbok med anbefalinger og relevante eksempler samt bistå registrene med automatisering av monitoreringssystemer for innregistrering, analyse og rapportering.
10 Delmål og tiltak Delmål 4: Alle nasjonale registre har etter maksimalt fem års drift implementert regelmessig validering mot en ekstern kilde og kan dokumentere datakvaliteten på de viktigste variablene i registeret. Tiltak: Servicemiljøet skal vedlikeholde og oppdatere en digital håndbok med anbefalinger og relevante eksempler mtp. valideringsarbeid samt bistå registrene i prosessen med å oppfylle målsetningen om regelmessig validering etter fem års drift.
11 Avhengigheter, forutsetninger og utfordringer Tiltakene i strategien er ikke alene tilstrekkelig til å innfri målsetningen. Det foreligger forutsetninger og avhengigheter i kvalitetsregisterfeltet som i stor grad vil avgjøre om man vil lykkes i å nå målsetningen om god datakvalitet og kontinuerlig kvalitetssikring for alle nasjonale medisinske kvalitetsregistre. [Økonomi] Tiltakene medfører i seg selv ikke nødvendigvis et økt ressursbehov, de bør kunne gjennomføres innenfor de eksisterende rammer. Men kvalitetsregisterfeltet er i utvikling og oppgaver knyttet til videreutvikling av feltet, drift og framtidige løsninger vil på sikt kreve en stadig opptrapping i satsingen. [IKT] Kvalitetsregistrene bør fungere innenfor en helhetlig løsning med integrering mot elektronisk pasientjournal og andre systemer for fangst av data inn i kvalitetsregistrene. Det er her flere aktører å forholde seg til, som Nasjonal IKT og FMK NIKT, og det gjenstår fremdeles betydelige utfordringer knyttet til utvikling og drift av det som kalles felles teknologiske løsninger. For å oppnå god datakvalitet kreves funksjonelle og brukervennlige verktøy for datafangst, transport, lagring og rapportering av informasjon på elektronisk format. Det vil også være behov for å utvikle løsninger hvor pasienten selv kan registrere data på elektronisk form direkte til kvalitetsregisteret også utenfor selve behandlingssituasjonen, f.eks. ifm. utfylling av skjema før oppfølging eller kontroll. [Pasientmedvirkning]
12 Avhengigheter, forutsetninger og utfordringer [Bruk av resultater] En grunnleggende forutsetning for at kvalitetsregistre skal gi ønskede resultater er at data analyseres og at klinisk relevante resultater med referanser for god kvalitet gjøres tilgjengelig for innrapporterende enheter til bruk i kvalitetsforbedringsarbeid. Enhetene må få noe igjen for innregistreringene til kvalitetsregistrene og føle at det er nytteverdi i arbeidet. [Kommunikasjon] Det er også et behov for allment tilgjengelige analyser av kvaliteten i helsetjenesten. Målet bør være full åpenhet om resultater på relevant nivå. Dette fordrer god datakvalitet, men økt bruk av data i resultatformidling og offentliggjøring av resultatene vil sette fokus på og derfor forbedre datakvaliteten i registrene. Deltagende enheter vil være opptatt av at offentlig tilgjengelige resultater er basert på korrekte og fullverdige registreringer.
13 Avhengigheter, forutsetninger og utfordringer [Ledelse] Økt oppmerksomhet fra allmenheten bør også gi ledelse på HF- og RHF-nivå insentiver til å prioritere innregistrering til registrene. Det er ligger et ansvar i lederlinjen for å sørge for gode dekningsgrader for de nasjonale kvalitetsregistrene. Innregistreringen til disse bør kunne fungere som et mål på organisatorisk kvalitet. Oppmerksomhet, etterspørsel og bruk av data fra registrene på ledernivå er viktige suksesskriterier for å lykkes i å nå målsetningen om god datakvalitet. Erfaring fra andre land har vist gunstig effekt av økonomiske insentiver for å intensivere arbeidet med å øke dekningsgradene. På sikt kan det også i Norge bli aktuelt med kvalitetsbasert finansiering eller finansiering knyttet til graden av innregistreringen til kvalitetsregistrene. Ønsket er økt bruk av kvalitetsregisterdata i styring så vel som i kvalitetsforbedringsarbeid. [Juss] Det foreligger også juridiske utfordringer med tanke på å nå målsetningen om god datakvalitet. Lovverket oppfattes av sentrale aktører ofte som et hinder i veien for kvalitetsregistrenes funksjon. Dette gjelder spesielt med tanke på utveksling av data mellom helseforetak og leveranse av data fra kvalitetsregistrene tilbake til de innrapporterende enhetene. Det er nødvendig med hensiktsmessige forskrifter for å lykkes i kvalitetsregistersatsingen.