FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: 16.03.12 Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag 16.03.12 Sted: Osen rådhus, Osen kommune Tid: Fredag 16. mars kl 1000 Tilstede: Forfall: Andre: Møteleder: Erlend Myking, Leksvik (møtte kl. 10.30), Michael Momyr, Roan, Vigdis Bolås, Rissa, Kjell Inge Skaldebø, Åfjord, Gunn A. Røstad, Ørland, Roar Leirset, Osen. I tillegg deltok Harald S. Jensen ogvidar Daltveit fra sekretariatet. Tor Langvold, Bjugn Nils Richard Hassel, Fredrik Stene noen av orienteringssakene/sakene. Roar Leirset fram til at Erlend Myking møtte. Roar Leirset ønsket velkommen til møtet, og skisserte et forslag til gjennomføring av møte. Dette ble godkjent. Vidar Daltveit informerte om at han hadde mottatt en e-post fra Tor Langvold hvor han meldte forfall til dagens møte og at det ikke ville møte noen varamann for han. Saker til behandling: Sak 05/12 Møte i Rådmannsgruppa den 20. januar - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 20. januar 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Behandling i møtet: I forbindelse med at sak 28/11 ikke er kvittert ut stilte sekretariatet spørsmål til Ørland kommune om det var i forbindelse med dette at det var innhentet tilbud fra Ergo Group ang oppgradering av saksbehandlingssystemet til ephorte5, for kommunene Ørland og Bjugn. Det ble sagt at det ikke var noen sammenheng mellom det og det oppdraget som er skissert i sak
28/11. Men samtidig ble det sagt at nå er presset fra lederne så stort at Fosensamarbeidet må samle saksbehandlingssystemet i en base. Sekretariatet refererte henvendelse fra faggruppe Sak/arkiv. Se rådmannsgruppens konklusjon under punktet Eventuelt! Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 20. januar 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Sak 06/12 ekommunestrategi for Fosen - perioden 2012 til 2020 Sekretariatets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) enstemmige innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen for perioden 2012 til 2020 vedtas. 2. Plana sendes medlemskommunene til behandling. Kommunene bes om å gi styret i Fosen Regionråd fullmakt til å samordne eventuelle innspill som kommer fra kommunene. Sak 07/12 ekommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden 2012 til 2013 Sekretariatets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen
o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) Sak 08/12 Døgnåpen forvaltning på Fosen - forprosjekt Innstilling fra Redaksjonsgruppen og sekretariatet: 1. Det oppnevnes ei prosjektgruppe som får i mandat å utarbeide forprosjekt for Døgnåpen forvaltning på Fosen slik det er beskrevet i vedlagte prosjektplan. Prosjektgruppas medlemmer oppnevnes av Rådmannsgruppa etter forslag fra aktuell faggruppe eller samarbeidsforum), og skal være sammensatt slik: o 2 representanter fra Redaksjonsgruppa (som også dekker skjema/ tjenestebeskrivelser og kommunale servicekontor) o 1 representant for sak/arkivgruppa o 1 representant for Økonomiforum o 1 representant for Fosen IKT o Leder av Bjugn/Ørland IKT 2. Videre skal prosjektet ha ei referansegruppe som skal være diskusjonspartner og informasjonsformidler til prosjektgruppa. Denne skal ha slik sammensetning: o En representant for hvert regionalt samarbeidsorgan (Oppvekstforum Fosen, Lederforum for helse, Økonomiforum, Personalforum, Teknisk) o En representant for hver av disse faggruppene: Kart/GAB, Skjema/tjenestebeskrivelser, Redaksjonsgruppa, IKT, Sak/arkiv, helse- og omsorgsprogram, Proaktiv o To tillitsvalgte Hver faggruppe / samarbeidsforum oppnevner en representant hver. 3. Prosjektleder rekrutteres og frikjøpes fortrinnsvis fra en av medlemskommunene. Daglig leder i Fosen Regionråd foretar utvelgelse av prosjektleder. Prosjektleder har i samarbeid med prosjektgruppa ansvar for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for etablering av et hovedprosjekt. Seniorrådgiver Harald S. Jensen stilles til disposisjon som rådgiver for prosjektleder og prosjektgruppa. 4. Budsjett: Frikjøp av prosjektleder inntil 150 timer à kr. 400 kr. 60 000 Innformasjonsinnhenting / kartlegging kr. 35 000 Møtekostnader og uforutsette kostnader kr. 5 000 SUM kr. 100 000 Utredningskostnaden finansieres av Fosen Regionråd ved bruk av bundet driftsfond 25100010 Regional utvikling.
Rådmannsgruppas enstemmige innstilling: 1. Det oppnevnes ei prosjektgruppe som får i mandat å utarbeide forprosjekt for Døgnåpen forvaltning på Fosen slik det er beskrevet i vedlagte prosjektplan. Prosjektgruppas medlemmer oppnevnes av Rådmannsgruppa etter forslag fra aktuell faggruppe eller samarbeidsforum), og skal være sammensatt slik: o 2 representanter fra Redaksjonsgruppa (som også dekker skjema/ tjenestebeskrivelser og kommunale servicekontor) o Fredrik Stene og Erik Jakobsen o 1 representant for sak/arkivgruppa o Solfrid Lund o 1 representant for Økonomiforum o Gaute Krogfjord o 1 representant for Fosen IKT o Robert Karlsen o Leder Info-Torget Ørland o Britt Brevik 2. Videre skal prosjektet ha ei referansegruppe som skal være diskusjonspartner og informasjonsformidler til prosjektgruppa. Denne skal ha slik sammensetning: o En representant for hvert regionalt samarbeidsorgan (Oppvekstforum Fosen, Lederforum for helse, Økonomiforum, Personalforum, Teknisk) o En representant for hver av disse faggruppene: Kart/GAB, Skjema/tjenestebeskrivelser, Redaksjonsgruppa, IKT, Sak/arkiv, helse- og omsorgsprogram, Proaktiv o To tillitsvalgte Hver faggruppe / samarbeidsforum oppnevner en representant hver. 3. Prosjektleder rekrutteres og frikjøpes fortrinnsvis fra en av medlemskommunene. Daglig leder i Fosen Regionråd foretar utvelgelse av prosjektleder. Prosjektleder har i samarbeid med prosjektgruppa ansvar for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for etablering av et hovedprosjekt. Seniorrådgiver Harald S. Jensen stilles til disposisjon som rådgiver for prosjektleder og prosjektgruppa. 4. Budsjett: Frikjøp av prosjektleder inntil 150 timer à kr. 400 kr. 60 000 Innformasjonsinnhenting / kartlegging kr. 35 000 Møtekostnader og uforutsette kostnader kr. 5 000 SUM kr. 100 000 Utredningskostnaden finansieres av Fosen Regionråd ved bruk av bundet driftsfond 25100010 Regional utvikling. Sak 09/12 Anskaffelse av ressurs- og personalstyringssystem på Fosen
Rådmannsgruppen godkjenner konkurransegrunnlaget og gir prosjektgruppen fullmakt til å gjennomføre konkurranse for anskaffelse av personalstyringssystem for kommunene på Fosen i henhold til opplegget som er skissert i saken og i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: Rådmannsgruppen godkjenner konkurransegrunnlaget og gir prosjektgruppen fullmakt til å gjennomføre konkurranse for anskaffelse av personalstyringssystem for kommunene på Fosen i henhold til opplegget som er skissert i saken og i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Sak 10/12 Fordeling av oppgaver mellom Folkehelse Fosen og Kommuneoverlegene i Fosenkommunene Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Rådmannsgruppen slutter seg til konklusjonen fra Lederforum for Helse om fordeling av oppgaver mellom Folkehelse Fosen og Kommuneoverlegene i Fosenkommunene: A: Innen området samfunnsmedisin 1. Folkehelse Fosen involveres i utarbeidelse av ulike planer: a. Helseberedskapsplan b. Kommuneplan: samfunnsdel/arealdel 2. Utarbeidelse av, og rådgiving basert på, folkehelseprofiler. 3. Utkast til relevante høringer. B: Innen miljørettet helsevern kan alle oppgaver legges til Folkehelse Fosen, inklusiv vedtak om godkjenninger der det er kurant. C: Innen smittevern får Folkehelse Fosen oppgaven å utarbeide overordnede/generelle planer og programmer (smittevernplan, infeksjonskontrollprogram, tuberkulosekontrollprogram m.v.) 2. Saken oversendes kommunene for videre behandling. Behandling i møtet: Det ble fremmet forslag om at det bør stå i pkt to at saken oversendes til kommunene for eventuell videre behandling. Det ble også satt fram forslag om et nytt pkt. som benevnes som pkt 2: Folkehelse Fosen utarbeider virksomhetsplan/årsplan som utsendes til deltakerkommunene. Det må utarbeides rutiner for rapportering fra Folkehelse Fosen til kommunene som omhandler status. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen slutter seg til konklusjonen fra Lederforum for Helse om fordeling av oppgaver mellom Folkehelse Fosen og Kommuneoverlegene i Fosenkommunene: A: Innen området samfunnsmedisin: i. Folkehelse Fosen involveres i utarbeidelse av ulike planer: ii. Helseberedskapsplan iii. Kommuneplan: samfunnsdel/arealdel
iv. Utarbeidelse av, og rådgiving basert på, folkehelseprofiler. v. Utkast til relevante høringer. B: Innen miljørettet helsevern kan alle oppgaver legges til Folkehelse Fosen, inklusiv vedtak om godkjenninger der det er kurant. C: Innen smittevern får Folkehelse Fosen oppgaven å utarbeide overordnede/generelle planer og programmer (smittevernplan, infeksjonskontrollprogram, tuberkulosekontrollprogram m.v.) 2. Folkehelse Fosen utarbeider virksomhetsplan/årsplan som utsendes til deltakerkommunene. Det må utarbeides rutiner for rapportering fra Folkehelse Fosen til kommunene som omhandler status. 3. Saken oversendes kommunene for eventuell videre behandling. Sak 11/12 Instruks for Faggruppe Kultur Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannsgruppen vedtar det fremlagte forslag til instruks for Faggruppe Kultur Behandling i møtet: Det ble fremmet forslag til presisering av pkt 2 i instruksen, her skal det stå: 2. Fagansvarlig har i enkeltsaker anledning til å ta med fagpersoner fra egen kommune, etter ønske, til de regionale faggruppemøtene. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: Rådmannsgruppen vedtar, med ovennevnte tillegg, det fremlagte forslag til instruks for Faggruppe Kultur Sak 12/12 Høring - Regional plan for kulturminner utkast til planprogram Sekretariatets forslag til vedtak: Fosen Regionråd stiller seg positiv til det utsendte forslag til planprogram og ser fram til videre prosess og samarbeid med Sør-Trøndelag Fylkeskommune om Regional plan for kulturminner. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: Fosen Regionråd stiller seg positiv til det utsendte forslag til planprogram og ser fram til videre prosess og samarbeid med Sør-Trøndelag Fylkeskommune om Regional plan for kulturminner. Eventuelt: Officeversjoner/Lisensiering Innledningsvis i møtet ble det tatt opp problemer med lisensiering av Microsoftlisenser gjennom Fosen IKT. Enkelte kommuner opplever det som problematisk at vi ikke opererer med samme versjon av lisenser, noen bruker office 2003 og noen bruker office 2010.
All lisensiering må kanaliseres gjennom Fosen IKT. Oppgradering av saksbehandlingssystemet til ephorte 5 I forbindelse med behandling av sak 05/12 (se behan dling i møtet) ble det fra sekretariatet nevnt at det har kommet kopi av en ma il fra Faggruppe sak/arkiv : Vedlagt følger tilbud om oppgradering til ephorte5 med moduler og tjenester fra EDBErgoGroup v/vidar Holm. Som jeg har forstått er dette tilbudet nesten likel ydende med det Ørland/Bjugn har mottatt, men jeg sender det til dere allikevel. En forklaring av prisene: Lisenser ephorte 5 kr 224.000 eks. mva er prisen Fosen sak/arkiv og Ørland/Bjugn må betale hver for oss hvis vi ønsker å fortsette som i dag med 2 baser. Kr 266.000 eks. mva er prisen for alle kommunene samle t i samme IKT løsning. Disse prisene er et engangsbeløp. Lisenser modulpakke: Samme prinsippet, 175000 eks. mva hver for oss og kr 232500 eks. mva. sammen. (Hvis vi velger hele pakken) Modulene velger vi ut fra det s om blir framtidig fokus, men ser helt klart at de 2 første er et møst, møteportal er ikke gått i pilot enda og må komme etter hvert. Leder app må være behovsprøvd, men en stor lykke hvis vi klar er å få lederne til å bruke dette. Dette er kostnader vi tar etter hvert som behovet for module ne melder seg. I tillegg kommer prisene på installasjon, opplæring osv. 2 installasjoner dobbel pris. Er det ønskelig at vi starter et prosjekt/møte på d ette gi tilbakemelding til undertegnede. Vi kan for eksempel fordele kostnadene over 2 budsjett år( jfr. Vidar Holm). Tilbud som framlagt vil ikke medføre store ekstrakostnader for Fosen sak/ar kiv. Rådmannsgruppen er av den formening at dersom det s kal investeres i en oppgradering til ephorte5, ja da må det iverksettes tiltak slik at tidligere signerte intensjonsavtale, om å salme saksbehandlingssysteme t i en base, kan gjennomføres. Det fremkom signaler om at flere ledere synes at de t er problematisk at det opereres med to forskjellige baser for saksbehandlingssystem et. Dette medfører en del problemer og ekstraarbeid ( plunder og heft ) ved u tsendelse/utveksling av informasjon og saksforberedelser. Rådmannsgruppens konklusjon: Med bakgrunn i de opplysninger som fremkommer i mai l fra faggruppen gir rådmannsgruppen Faggruppe sak/arkiv i oppdrag å f orberede overgang til en felles base for ephorte slik at dette er klart når det tas beslutning om å oppgradere til ephorte5. Orienteringer: Personvernombud og bruk av kvalitetssystem Rissa kommune skisserte et opplegg for kommunene i innføring og opplæring i bruk av kvalitetssystemet. Videre ble det presentert e t prøveopplegg som er gjennomført i Roan kommune. (Presentasjonen vedlegges til rådmann sgruppen) Rissa kommune tilbyr å bistå kommunene med innførin g og opplæring i bruk av kvalitetssystemet. De kommunene som ønsker det gj ør avtale om innhold og omfang direkte med Rissa kommune. I forbindelse med denne orienteringen kom det frem at bedriftshelsetjenesten ønsker et eget kvalitetssystem for kommunene. Rådmannsgruppen konkluderer med at det
systemet som kommunene har investert i, også må kun ne brukes i forhold til bedriftshelsetjenesten. Orientering om regnskapet for Fosen Regionråd 2011. Orienteringa ble tatt til etterretning. Drøftingssaker: Kjell Inge Skaldebø, Fosens representant i et regionalt partnerskap for et regionalt handlingsprogram, orienterte fra arbeidet i gruppen. Viktige punkte r som ble spilt inn fra Fosen var bla. regulering av sjøområdene og havneutbygginger. Sekretariatet vil få oversendt referat fra møtene og disse videre sendes til rådmannsgruppen. Samordning av avtaler rundt leasing av tjenestebile r (innspill fra Michael) Faggruppe økonomi gis i oppdrag å undersøke mulighe ter for en felles leasingavtale for kommunene. Planarbeid/planstrategi/organisering, oppfølging, jf. orientering gitt i styremøtet 10. februar. Hva kan spilles inn som fellesnevnere i en stra tegisk næringsplan? Dette må drøftes i den enkelte kommune. Rådmannen må sørge for at dette blir drøftet i den enkelte kommune! Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter ang regionale saker (innspill fra Tor) Sekretariatet sammen med faggruppe personal må arra ngere et informasjonsmøte for tillitsvalgte der det bla orienteres om regionale s aker som behandles/er vedtatt. Dette møtet må samtidig utfordres til at det velge to til tre tillitsvalgte som får i oppdrag å være kontaktpersoner/deltakere i det regionale arbe idet. (representanter for alle tillitsvalgte) Newtonrom (innspill fra Kjell Inge) Kjell Inge Skaldebø orienterte om en mulig etableri ng av Newtonrom! Dette er et prosjekt som er for omfattende for enkeltkommuner, her må Fosen stå sammen. OFO utfordres til å se på et felles opplegg for Ne wtonrom Rapportering fra Fosen Barnevernstjeneste Fra Fosen Barnevernstjeneste har vi fått en henvend else om hvor ofte Rådmannsgruppen vil ha fremlagt rapport om/fra tjen esten. Rådmannsgruppen ønsker en skriftlig orientering fra tjenesten hvert kvartal det 1. året. Etter dette vurderes hyppigheten på rapporter ingen. Høring Difi offentlige IT-standarder Det utarbeides ingen høringsuttalelse fra Fosen Reg ionråd
Henvendelse fra NINA Seminar optimal bygging av kraftlinjer Sekretariatet melder inn de personer som har sagt s eg villig til å delta på seminaret Møtet slutt kl 1415 Vidar Daltveit Ref.
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: 16.03.12 SAK 05/12 Møte i Rådmannsgruppa den 20. januar - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Referat fra møte i Rådmannsgruppa 20.01.12 (utsendt 27. januar 2012) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 28/11 Felles løsning vedr. arkivtjenesten på Fosen Gunn Røstad og Oddbjørn Ressem, utarbeider en henvendelse til Ergo hvor det innhentes en kort uforpliktende tilbakemelding på hva som kreves for å etablere en felles arkivbase og drifting av Ephorte på Fosen. Sak 01/12 Møte i Rådmannsgruppa den Referatet godkjent. 25. november 2011 - Orientering om oppfølging av godkjenning av referat og saker er tatt til etterretning. oppfølging av saker behandlet i møtet. Sak 02/12 Samhandlingsreformen, etablering av stilling som I tråd med rådmannsgruppens vedtak (pkt 4) utarbeidet regional koordinator sekretariatet forslag til budsjett for stillingen for 2011 og 2012 før saken ble videresendt for behandling i AU og styre Sak 03/12 Forslag på kandidater til Rådmannsgruppens forslag til styrene i helseforetak eid av Helse Midt-Norge RHF vedtak er videresendtil behandling i AU og styre Sak 04/12 Forprosjekt Elektroniske kommunale tjenester (Drøftingssak) Orienteringer Personvernombud Rådmannsgruppens konklusjon er i brev av 27. januar oversendtil redaksjonsgruppen. Ny sak i møte den 16. mars Rissa kommune skisserer et opplegg for kommunene, som ønsker det, innføring og opplæring i bruk av kvalitetssystemet. Fosen Barnevernstjeneste Orienteringen om Fosen Barnevernstjeneste tatt til orientering. Det tas sikte på å starte opp tjenesten fra 1. mars. Avtaler med ansatte er på plass.
Drøftingssaker Personalforum Fosen v/geir Are Nyeng - Rådmannsgruppens konklusjon er i strategisk diskusjon brev av 30. januar oversendtil med fokus på personallederforum samarbeid for personalavdelingene på Fosen. IKT-samordning av kommunesektoren høring KS Uttalelse fra IKT-gruppen er oversendtil KS E-kommunestrategi orientering fra prosjektledelsen Prosjektgruppen har som mål å legge saken frem for styringsgruppen (rådmannsgruppen) til møtet i mars Sekretariatets innstilling: 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 20. januar 2012 godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådm annsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av mø tereferat og settes inn i slutten av referatet. Behandling i møtet: I forbindelse med at sak 28/11 ikke er kvittert ut stilte sekretariatet spørsmål til Ørland kommune om det var i forbindelse med dette at det v ar innhentet tilbud fra Ergo Group ang oppgradering av saksbehandlingssystemet til Ephorte 5.5, for kommunene Ørland og Bjugn. Det ble sagt at det ikke var noen sammenheng mellom det og det oppdraget som er skissert i sak 28/11. Men samtidig ble det sagt at nå er pres set fra lederne så stort at Fosensamarbeidet må samle saksbehandlingssystemet i en base. Sekretaria tet refererte henvendelse fra faggruppe Sak/arkiv. Se rådmannsgruppens konklusjon under punktet Eventu elt! Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 20. januar 2012 godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådm annsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av mø tereferat og settes inn i slutten av referatet.