Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Dato: 02.12.2015 Tidspunkt: 10:00 13:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Sonja Hellen Sele Nestleiar H Martin Lønning Medlem PDK Oddvar Pedersen Medlem KRF Lene Borgen Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Kari Gåsemyr Kjartan Haugsnes Stilling Revisor Deloitte AS Forvaltningsrevisor Deloitte AS Spesialrådgjevar Inge Reidar Kallevåg utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 42/15 PS 43/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 44/15 Informasjon til Kontrollutvalet i starten av valperioden 2015/80 PS 45/15 Rutinar for kontrollutvalet 2015/80 PS 46/15 Korleis melde avbod til møta i kontrollutvalet 2015/80 PS 47/15 Teieplikt for kontrollutvalet 2015/80 PS 48/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2011-2015 2015/80 PS 49/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/73 PS 50/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 PS 51/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 2015/68 2015/69 PS 52/15 PS 53/15 Presentasjon av interimsrevisjonsrapport for Bømlo kommune 2015 Referatsaker 2015/71 RS 22/15 Vedtak kommunestyret 2. tertial 2015 2015/71 RS 23/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 24/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 PS 54/15 Eventuelt PS 42/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent
PS 43/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ingen merknader til møteprotokoll frå møte 26.08.2015 Møteprotokoll frå møte 26.08.2015 vart godkjent PS 44/15 Informasjon til Kontrollutvalet i starten av valperioden Informasjonen vert teken til orientering. Innstilling frå formannskapet til kommunestyret kutter kontrollutvalet sitt budsjett med omlag kr. 200 000,- Etter sams drøfting i utvalet vart slikt tilleggsforslag samrøystes vedteke: Utvalsleiar får fullmakt til å kontakte ordførar om konsekvensar og bakgrunn for formannskapet si budsjettinnstilling. 1. Informasjonen vert teken til orientering. 2. Utvalsleiar får fullmakt til å kontakte ordførar om konsekvensar og bakgrunn for formannskapet si budsjettinnstilling. PS 45/15 Rutinar for kontrollutvalet 1.... vil ha abonnement på Kommunerevisoren 2.... kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 3. 4.2.15 3. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 4. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. 5. Første møte i kontrollutvalet 2016 vert...
Gjeldande forslag til vedtak punkt 2. Sonja Hellen Sele og Martin Lønning melder seg på NKRF konferansen på Gardermoen i februar. Påmeldingsfrist 17. desember. Utvalsleiar Inge Reidar Kallevåg er påmeldt som leiar i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Påmelding til FKT konferansen vert å kome attende til, men Oddvar Pedersen og Lene Borgen har moglegheit til å reise på denne konferansen. vart samrøystes vedteke. 1. Dei fem faste i utvalet får abonnement på Kommunerevisoren 2. Inntil to (Sonja Hellen Sele og Martin Lønning) kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 3. 4.2.15 3. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 4. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. 5. Første møte i kontrollutvalet 2016 vert torsdag 11.02 PS 46/15 Korleis melde avbod til møta i kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. PS 47/15 Teieplikt for kontrollutvalet Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet.
vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. PS 48/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2011-2015 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. Kontrollutvalet diskuterte korleis kontrollutvalet kunne verte meir synleg i Bømlo kommune og var innom slike moment. - Omtale av kontrollutval i kommunen si årsmelding under kommunestyret. - Kontrollutvalet må inn i møteoversikt/politiske saker - Oppdatere informasjon og tilgjengeligheit på heimeside. Etter sams drøfting vart slikt forslag til nytt punkt 3 samrøystes vedteke. Utvalsleiar tek kontakt med heimesideansvarleg om lenke og oppdatere informasjon og bilde til heimeside. I tillegg må kontrollutvalet inn i møteoversikt/politiske saker. med eit tillegg vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. 3. Utvalsleiar tek kontakt med heimesideansvarleg om lenke og oppdatere informasjon og bilde til heimeside. I tillegg må kontrollutvalet inn i møteoversikt/politiske saker. PS 49/15 Gjennomgang av møteprotokollar 1. Kontrollutvalet tar møtebøkene som går fram av saksutgreiinga over til orientering.
2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møtebøker vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: vart samrøystes vedteke 1. Kontrollutvalet tar møtebøkene som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møtebøker vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Inge Reidar Kallevåg Lene Borgen Sonja Hellen Sele Oddvar Pedersen Martin Lønning PS 50/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av verksemda i Bømlo kommune basert på risiko- og vesentlighetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020. 2. Forslag til prosjektplan skal utarbeidast på bakgrunn av det som går fram av saka, dei innspel som kom fram i møtet og leverast sekretariatet innan 01.01.2016 3. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret i oktober/november 2016.
Kari Gåsemyr frå Deloitte AS orienterte utvalet og gjekk gjennom korleis Deloitte arbeider med prosess fram mot ferdig plan. med ei endring i punkt 2 (dato) vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av verksemda i Bømlo kommune basert på risiko- og vesentlighetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020. 2. Forslag til prosjektplan skal utarbeidast på bakgrunn av det som går fram av saka, dei innspel som kom fram i møtet og leverast sekretariatet innan 20.01.2016 3. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret i oktober/november 2016. PS 51/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av eigarskapa til Bømlo kommune basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020. 2. Forslag til prosjektplan skal utarbeidast på bakgrunn av det som går fram av saka, dei innspel som kom fram i møtet og leverast sekretariatet innan 01.01.2016 3. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret i oktober/november 2016. Kari Gåsemyr frå Deloitte AS orienterte utvalet og gjekk gjennom korleis Deloitte arbeider med prosess fram mot ferdig plan. med ei endring i punkt 2 (dato) vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av eigarskapa til Bømlo kommune basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020. 2. Forslag til prosjektplan skal utarbeidast på bakgrunn av det som går fram av saka, dei innspel som kom fram i møtet og leverast sekretariatet innan 20.01.2016 3. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret i oktober/november 2016. PS 52/15 Presentasjon av interimsrevisjonsrapport for Bømlo kommune 2015 Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte AS til orientering.
Else Holst Larsen frå Deloitte AS orienterte utvalet. Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte AS til orientering. PS 53/15 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering. Utvalet ønskjer å lære meir omkring tertialrapporteringa og vil invitere rådmannen til å kome i kontrollutvalet i høve handsaming av første tertialrapport i 2016 vart samrøystes vedteke. 1. Referatsakene vart tekne til orientering. 2. Utvalet ønskjer å lære meir omkring tertialrapporteringa og vil invitere rådmannen til å kome i kontrollutvalet i høve handsaming av første tertialrapport i 2016 RS 22/15 Vedtak kommunestyret 2. tertial 2015 RS 23/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval RS 24/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis PS 54/15 Eventuelt Det var meldt to saker til eventuelt. 1. Kari Gåsemyr frå Deloitte AS har bedt om å få orientere kontrollutvalet om pågåande forvaltningsrevisjon Tekniske tenester som skal handsamast 11. februar 2016 og viste til notat frå Deloitte AS : Orienteringa vart teken til orientering.
2. Utvalsleiar Inge Reidar Kallevåg meldte ei sak til eventuelt gjeldande problemstillingar kring bruksendring frå naust til fritidsbustader i Bømlo kommune og problemstillingar knytt til sakshandsaming i kommunen og hjå Fylkesmannen. Utvalsleiar sender over dokumentasjon til sekretariatet etter møtet. : Kontrollutvalet vil invitere rådmannen inn til neste møte i utvalet for å orientere om kommunen og Fylkesmannen si sakshandsaming kring problemstillingar knytt til bruksendring frå naust til fritidsbustader i Bømlo kommune. vart samrøystes vedteke. 1. Orienteringa vart teken til orientering. 2. Kontrollutvalet vil invitere rådmannen inn til neste møte i utvalet for å orientere om kommunen og Fylkesmannen si sakshandsaming kring problemstillingar knytt til bruksendring frå naust til fritidsbustader i Bømlo kommune.