Møteinnkalling Bamble kontrollutvalg Dato: 01.09.2015 kl. 12:00 Møtestad: Rådhuset, synken Arkivsak: 15/09763 Arkivkode: 033 Forfall meldes til Line Bosnes Hegan på mobil 90656426 eller epost: line.bosnes@temark.no. Møtet starter med lunsj i kantina. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/09763-2 Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 1/15 15/09763-1 Godkjenning av møteprotokoll 4 Saker til behandling 12/15 15/11261-3 Behandling av rapport om eierskapskontroll - Grenland Havn IKS 5 13/15 15/12639-2 Bestilling av plan for selskapskontroll 2016-2019 7 14/15 15/10497-4 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 8 15/15 15/09904-2 Fremleggelse av revisors uavhengighetserklæring 11 16/15 15/12649-1 Revisjonsstrategi 2015 12 17/15 15/12653-1 Orientering fra revisor 13 18/15 15/12656-1 Eventuelt 14 1
Sakene og eventuelle tilleggssaker blir lagt ut på www.telemark.no Langesund, 25.08.2015 For Steinar Syversen Leder Line Bosnes Hegna sekretær 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/09763-2 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 1/15 Møteinnkallingen godkjennes. Skriv inn vedlegg her 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll Arkivsak-dok. 15/09763-1 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 1/15 Møteprotokoll av 21.04.15 godkjennes. Møteprotokoll 21.04.15 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 12/15 Behandling av rapport om eierskapskontroll - Grenland Havn IKS Arkivsak-dok. 15/11261-3 Arkivkode. 219 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 12/15 Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar eierskapskontroll om Grenland Havn IKS til orientering, og ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget vedtok i sak 12/14 å gjennomføre en eierskapskontroll av Grenland Havn IKS. Kontrollen gjennomføres sammen med Porsgrunn kommunes kontrollutvalg. Kontrollutvalget ønsket svar på følgende problemstillinger: 1) I hvilken grad relevante anbefalinger fra forrige eierskapskontroll er fulgt opp? 2) I hvilken grad er avtalte rutiner for eierskapsutøvelsen fulgt opp? Saksopplysninger: Telemark kommunerevisjon IKS har gjennomført eierskapskontrollen og rapporten er levert 14.08.15. På bakgrunn av de funnene som er gjort i denne kontrollen, anbefaler revisjonen at eierkommunene bør: - vurdere om det er behov for å justere formålet i selskapsavtalen, - sikre at vara til representantskapet velges i tråd med selskapsavtalen, - vurdere om det er behov for å endre bestemmelser om godtgjøring i eieravtalen slik at avtalen er i tråd med praksis og gjeldene regler og retningslinjer, - sikre at det blir utarbeidet instruks til styret, - sikre at det utarbeides egne etiske retningslinjer for selskapet. Bamble kommune bør: - sikre at kommunens forventninger til selskap i eiermeldingen er forankret i eierorganet og gjort kjent for selskapene, - sikre at eiermeldingen har korrekt informasjon om valg av styremedlemmer. 5
Vurdering fra sekretariatet: Rapporten kartlegger ikke alvorlige feil eller mangler ved eierskapsstyringen fra Bamble kommune. Det er likevel flere forhold som bør rettes opp i for å sikre en bedre og informert eierstyring av selskapet. Revisjonens anbefalinger bør følges opp av kommunen. Rapport: Grenland Havn IKS 6
13/15 Bestilling av plan for selskapskontroll 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/12639-2 Arkivkode. 216 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 13/15 Tilbudet aksepteres og Telemark Kommunerevisjon bes om å utarbeide en plan for selskapskontroll. Bakgrunn for saken: Selskapskontroll er en av de lovpålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom selskapskontrollen fører kontrollutvalget tilsyn med at forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskap fungerer tilfredsstillende (eierskapskontroll), og/eller at selskapets aktiviteter er i samsvar med eiers forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret. Saksopplysninger: Telemark kommunerevisjon IKS har i brev 12.06.15 kommet med følgende tilbud: «Telemark kommunerevisjons kan tilby kontrollutvalget å utarbeide forslag til en slik plan for 2016-2019. Planen kan leveres og legges fram for kontrollutvalget samtidig med plan for forvaltningsrevisjon i løpet av våren 2016, etter nærmere avtale. Prisen for forslag til plan, inkludert presentasjon for kontrollutvalget er kr. 7000,- Vi ber om tilbakemelding på tilbudet innen 15. desember 2015.» Vurdering fra sekretariatet: Tilbudet og kostanden på kr 7000 er innarbeidet i budsjettforslaget for kontroll og tilsyn for 2016. Skriv inn vedlegg her 7
14/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Arkivsak-dok. 15/10497-4 Arkivkode. 151 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 14/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Bamble kommune med en ramme på kr 1 680 000. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2016 i Bamble kommune. Det å sørge for god kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det blir bevilget nok ressurser til dette. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Bamble kommune for 2016. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall, informasjon fra selskapene man kjøper tjenester fra, og noe på anslag. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det skal holdes lokalvalg i 2015, noe som kan medføre endret sammensetning av 8
utvalget og andre behov i 2016. Det må være rom for dette på kontrollutvalgets budsjett. Det er viktig at det nyvalgte kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet sitt, og at skolering, opplæring og nettverksbygging prioriteres i 2015/2016. Sekretariatet anbefaler at det legges til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste skoleringstilbudene i 2016: Temark arrangerer to årlige konferanser i egenregi. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. I tillegg arrangerer også Forum for kontroll og tilsyn fagkonferanser. 2. Kjøp av tjenester Bamble kommune har valgt å delta i to interkommunale selskap for å utføre kontroll- og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. 2.1. Sekretariatstjenester Bamble kommune er medeier i Temark. Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ møtefrekvens/ kommunestørrelse. Det er fra 2016 utarbeidet en ny fordelingsnøkkel for kostnadene i selskapet, for å fordele disse mest mulig rettferdig. Noen kommuner får derfor en økning fra 2015 til 2016 som er høyere enn forventet prisstigning. For Bamble er nivået omtrent som før. Budsjettet for Temark fastlegges endelig av representantskapet i Temark i november, og budsjettallene er derfor anslag. 2.2 Revisjonstenester Bamble kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet fordeles etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten fastlegges av representantskapet. Selskapet har utarbeidet en ny kostnadsdeling mellom eierne i 2014/2015, som fører til at Bamble kommune skal betale noe mindre enn prisjustering fra 2016. Det faste driftstilskuddet omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. 3 Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også kostnader knyttet til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tjenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt fra TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskuddet. TKS oppgir at en ordinær eierskapskontroll kan koste ca 45-50 000,-. Om flere kommuner går sammen, eller om det skal gjøres undersøkelser i flere selskap, kan det komme ekstra kostnader på ca 15-20 000,- per kommune. TKR har levert tilbud på kr 7000 for å utarbeide ny plan for selskapskontroll for Bamble kommune. Dette blir lagt fram for kontrollutvalget til godkjenning i en annen sak. Med andre tjenester menes f.eks. kjøp av tjenester fra andre revisjonsselskap, advokattjenester, andre eksterne. 9
4. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for seks kontrollutvalgsmøter i året og deltakelse på andre kurs/møter. Det er lokalvalg i 2015, og et nytt kontrollutvalg skal velges høsten 2015. Dette kan påvirke kostnader knyttet til tapt arbeidsfortjeneste og lignende. Beskrivelse Budsj 2014 Regskp 2014 Budsj 2015 Regskp per aug 2015 Budsjett 2016 Godtgjørelse til folkevalgte 16 000 0 0 0 Lederlønn folkevalgte 4 000 20 500 40 000 21 400 22 000 Møtegodtgjørelse 0 12 312 14 000 8 025 15 000 Tapt arbeidsfortjenste 17 000 0 17 000 3 531 15 000 Arbeidsgiveravgift 5 000 4 627 0 4 647 5 000 Aviser, abn, tidskrifter o.l. 0 3 200 3 000 0 0 Servering 0 4 101 4 000 1 138 4 000 Frikjøp/refusjon politikere 0 21 731 0 14 296 0 Opplæring/kurs 10 000 8 100 10 000 7 500 50 000 Oppholdsutgifter etter regning 0 0 0 1 100 0 Reise og diett 3 000 0 0 0 0 Bilgodtgjørelse 0 3 891 4 000 3 441 4 000 Transportutgifter 0 1 232 1 000 1 970 2 000 Kjøp fra IKS 1 498 000 1 532 700 1 568 000 1 099 150 1 556 000 A sekretariat 224 300 240 000 B Revisjonstjenester 1 343 700 1 316 000 C Eierskapskontroll 7 000 Sum Totalt 1 553 000 1 612 394 1 661 000 1 166 198 1 680 000 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr 1 680 000 for kontrollutvalget for 2016, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i det kommende året. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskinger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse/kjøpe ekstra tid fra Telemark kommunerevisjon IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Skriv inn vedlegg her 10
15/15 Fremleggelse av revisors uavhengighetserklæring Arkivsak-dok. 15/09904-2 Arkivkode. 210 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 15/15 Uavhengighetserklæringen tas til orientering. Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift om revisjon 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Videre skal oppdragsansvarlig revisor hvert år og ellers ved behov, legge frem en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Saksopplysninger: Bamble kontrollutvalg mottok uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman og oppdragsrevisor Lisbet Fines, datert 22.06.15. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Bamble kommune, 22.06.15 11
16/15 Revisjonsstrategi 2015 Arkivsak-dok. 15/12649-1 Arkivkode. 210 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 16/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påse ansvar for at det gjennomføres revisjon i kommunen. Som et ledd i dette påseeransvaret, orienterer revisor om strategien for revisjon av revisjonsåret 2015. Strategien skal gi kontrollutvalget et innblikk i hvilke fokusområder som er prioritert, hva som er gjentagende årlige oppgaver og ekstraordinære oppgaver. Saksopplysninger: Oppdragsrevisor Lisbet Fines legger frem revisjonsstrategien for kontrollutvalget i møtet. Revisjonsstrategi 12
17/15 Orientering fra revisor Arkivsak-dok. 15/12653-1 Arkivkode. 210 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 17/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Oppdragsrevisor orienterer utvalget om det løpende revisjonsarbeidet i kommunen. Skriv inn vedlegg her 13
18/15 Eventuelt Arkivsak-dok. 15/12656-1 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 01.09.2015 18/15 Skriv inn forslag til vedtak 14