Virksomhetsplan. Trondheim Golfklubb

Virksomhetsplan Trondheim Golfklubb 207-2020 #07027 Virksomhetsplan 207 2020 Trondheim Golfklubb

INNHOLD Innledning... 3 Historikk og status... 4 Medlemsutvikling... 5 Klubbens tilstand... 6 Evaluering av virksomhetsplan 202-206... 7 Verdigrunnlag... 9 Virksomhetsidé... 0 Hovedmål... Innsatsområder... 2 Mål og virkemidler... 3 Økonomi... 4 Medlemmer og aktivitet... 4 Organisasjon... 5 Anlegg... 6 Handlingsplan... 7 Organisering... 8 #07027 Virksomhetsplan 207 2020 2 Trondheim Golfklubb

INNLEDNING Trondheim Golfklubb (TGK) er et selveiende og frittstående idrettslag med utelukkende personlige medlemmer. Klubben er medlem av Norges Golfforbund (NGF) og medlem av Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (NIF) gjennom Sør-Trøndelag idrettskrets. TGK hører hjemme i Trondheim kommune og er medlem av Idrettsrådet i Trondheim. Klubbens årsmøte er klubbens høyeste myndighet. Virksomhetsplanen tar tak i de utfordringer TGK står overfor ved inngangen til planperioden. Klubben er klar over at utfordringene er mange og store, og at utfordringene må løses gjennom systematisk og målrettet arbeid over flere år. Planen skal være et overordnet styringsverktøy som sikrer langsiktighet og kontinuitet i dette arbeidet. Alt er selvsagt ikke tatt med her, men i dokumentet omhandles det som betraktes som det viktigste for å nå hovedmålet for perioden. De konkrete handlingene som skal gjennomføres for å nå målene er ikke behandlet i full detalj i selve virksomhetsplanen. Det vil bli utarbeidet årlige handlingsplaner som skal være konkrete med hensyn til hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres og hvem som har ansvaret for iverksettelsen. Virksomhetsplanen er utviklet i samsvar med retningslinjer fra NGF. Virksomhetsplanen med underdokumenter ble vedtatt på klubbens ordinære årsmøte 5.2.207. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 3 Trondheim Golfklubb

HISTORIKK OG STATUS Trondheim Golfklubb ble stiftet den 27. oktober 950 som golfklubb nr. 4 i Norge. Det ble deretter søkt om medlemskap i Norges Golfforbund (NGF), noe som ble innvilget samme år. I 963 ble golfklubben tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund (NIF). Banen ble ferdigstilt sommeren 952, klubbhuset ble tatt i bruk allerede i 950. Klubbens treningsanlegg ble ferdigstilt noe senere. Fra starten av var Sommerseter verdens nordligste golfbane og også den eneste golfbanen der man faktisk kunne spille golf i «dagslys» på natten fra midten av mai til midten av juli. Dette ble en umiddelbar suksess som TGK har videreført til medlemmenes beste. Trondheim Golfklubb har i henhold til leieavtalen med Trondheim kommune ansvaret for: Ansvarsområde: 9 hulls golfbane med 8 utslag (teesteder, fairwayer og områdene utenfor, greener) Treningsfelt for putting, innspill, treningsbunkere Driving range Infrastruktur på banen (driftsveier, gangveier og informasjonsskilter også for turgåere) Låven med garderober, kafe, Pro Shop, baghotell, e- traller, lagerrom) Garasjen med utearealer som brukes til renhold og lagring Båthuset huset ved drivingrange som brukes til lager golfbiler) Startboden Innkjøring til golfbanen, parkeringsplass og veien inn til golfbane/låven Tilstandsrapport: Nyrenoverte greener og områder rundt. Nye teesteder på hull -3-6-8-9. Store utfordringer med drenering ute på banen. Dette må det settes fokus på de neste årene. Også noe dårlig masse på foregreener som ble brukt i ombyggingsprosessen, dette bør skiftes ut To av de eldste greenene trenger total rehabilitering. Dette gjelder treningsgreenene, gamle hull 9, og den enda eldre hull 9. Driving Rangen er det TGK får mest klager på fra medlemmer og gjester. I tillegg er den dårlig sikret med nett, noe som påfører klubben 5-20 000 i årlige kostnader med balltap. Noe av dette balltapet er også på grunn av grus, og ikke gressrange, (slitasje baller) Ikke helt tilfredsstillende, bør tas en gjennomgang med banemannskap Fasilitetene er uhensiktsmessig og trenger omfattende oppussing Verkstedet har for lite areal for lagring av maskiner og tilbehør. Er ikke isolert, noe som er en utfordring om vinteren vedrørende arbeid som skal gjøres med maskiner osv. Gammelt, men holder for vårt bruk Dårlig forfatning. Stor nok, men tåler nedbør dårlig. Masse hull etter nedbør til stor irritasjon for besøkende og medlemmer. Arbeidskrevende for banemannskap å reparere dette fortløpende #07027 Virksomhetsplan 207 2020 4 Trondheim Golfklubb

MEDLEMSUTVIKLING Medlemsoversikt siste 0 år År 206 205 204 203 202 20 200 2009 2008 2007 Antall per 3.2. 835 96 924 956** 024 932 0 987* 967 942 Innmeldt 85 56 84 37 23 33 48 202 87 4 Utmeldt 68 60 26 205 3 27 9 82 62 43 Netto endring -83-4 -32-68 92-84 29 20 25-29 * Korrigert for 23 stk. "verv en venn"-medlemmer som ikke fornyet medlemskapet i 2008. ** Korrigert for 83 stk. medlemmer som ikke ble registrert som utmeldt i årene 20 202. Medlemmer som har meldt seg ut i 206 som vil tre i kraft 0.0.207, er 68 medlemmer. I tillegg kommer en avgang på grunn av dødsfall, samt tre medlemmer som slettes pga. skyldig kontingent 205-206. Det vil si at klubben starter 207 med 663 medlemmer. Tallet for 206 var 750 per 0.0.206. Medlemskategorier I gruppen barn og junior på 98 medlemmer pr.3.2.206 fordelt på 8 jenter og 80 gutter. 77% av medlemmene har etablert handicap (+8-36) og 23% har klubbhandicap (36-54). Birger Wist og Asbjørn Pettersen er æresmedlemmer, og Bo Mårtensson er innbudt medlem på livstid. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 5 Trondheim Golfklubb

KLUBBENS TILSTAND Trondheim Golfklubb lever ikke i et vakuum, og har i så måte opplevd de samme opp- og nedturene som golfsporten nasjonalt og globalt de siste tiårene. I 2009 var det hele 25 000 registrerte golfspillere i Norge, noe som skyldes en bred folkelig interesse for golfsporten. Denne tendensen kunne man finne igjen i flere land. Kort tid etter vendte denne trenden brått, og for Norges vedkommende falt medlemstallet til 0 000 i 205. Trondheim Golfklubb (TGK) startet omtrent samtidig (2009) en kostnads- og tidkrevende baneombygning. Ombyggingen medførte betydelige låneopptak, og tæring på klubbens egenkapitalbuffer. I tillegg har TGKs medlemsantall falt i årene etter baneombygning; fra en topp på.024 medlemmer i 202, (et talls som riktignok kan ha vært noe overvurdert), til 835 i 206. Utviklingen har følgelig medført at TGKs økonomiske situasjon har vært, og fortsatt er, utfordrende. Samtidig har TGK satset ambisiøst på å gi medlemmer, gjestespillere og besøkende et fullservicetilbud med profesjonell klubbadministrasjon, Pro Shop, kafe og sportslig treningstilbud.. På den årlige undersøkelsen Klubbsjekken i regi av NGF gir medlemmene i overkant av fire poeng (av seks mulige) i de respektive kategorier for hvor fornøyde de er med klubbtilbudet. Banen og treningsområdet scorer høyere med cirka 4,75 poeng, mens klubbhustilbudet belønnes med 4,5. Dårligst score får driving-rangen, med 3, poeng. Det er en fare for at respondentene i undersøkelsen, (88 av 877 mottagere, dvs. 2,4 %) er mer positivt innstilte enn medlemsmassen som helhet. Undersøkelsens metodikk har også svakheter, med ledende og diffuse spørsmål og ikke noen enkle spørsmål som oppsummerer medlemmenes totale tilfredshet med sitt medlemskap i TGK. Kombinasjonen av synkende medlemsantall og høye ambisjoner for klubb, bane og sportslige resultater har medført en krevende likviditetssituasjon for TGK de siste årene, som har blitt løst midlertidig av kortsiktige likviditetslån fra generøse medlemmer. I styrets og administrasjonens arbeid med ny virksomhetsplan for planperioden 207 2020 har det vært et sentralt mål å innføre mer profesjonelle, robuste og systematiske styringsmekanismer for TGK, med bakgrunn i NGFs virksomhetsplan som ble vedtatt på Golftinget i november 205. Sentrale elementer i dette har vært å definere og tydeliggjøre TGKs strategi, og se til at denne strategien er i samsvar med TGKs underliggende forutsetninger. Den nye virksomhetsplanen er i stor grad basert på den eksisterende virksomhetsplanen for perioden 202-205, samt NGFs virksomhetsplan, men inneholder også nye aspekter. Styret har valgt å videreføre NGFs kjerneverdier "Offensiv, ærlig, inkluderende", og de sportslige satsningsområdene "Rekruttere-Ivareta-Utvikle- Prestere". Videre har det blitt vektlagt å å utforme konkrete, definerte og ikke minst målbare styringsmål for TGK. Med det formål har det blitt besluttet å implementere et Balanced Scorecardrammeverk. Dette for å etablere en prosess som sikrer god styring av TGK og gir grunnlag for objektiv resultatmåling. Et Balanced Scorecard skal sørge for at virksomhetsplanen faktisk blir implementert og oppfulgt, og blir således et viktig anker for styret og administrasjonens arbeid, i motsetning til å risikere klubbstyring på mer ad hoc-basis i fraværet av robuste styringsverktøy. I arbeidet med ny virksomhetsplan har det vært viktig å sikre at det går en rød tråd gjennom organisasjonen fra visjonen på toppen, via virksomhetsideen, verdigrunnlag og overordnede mål, til innsatsområdene i den fireårige virksomhetsplanen. Denne deles igjen inn i ettårige handlingsplaner som vedtas av årsmøtet, og ned til styrets, administrasjonens og komiteenes daglige arbeid, med rettledning og medlemsmøter underveis. Balanced Scorecard, også omtalt som balansert målstyring, er et strategi- og ytelsesmålingsverktøy, utviklet på starten av 990-tallet av to amerikanske akademikere, Robert S. Kaplan og David P. Norton. Ledelsessystemet er omtalt og klassifisert av Harvard Business School som et av de viktigste tilskuddene innen ledelseslitteraturen de siste 75 årene. Balanced Scorecard baseres på et flerdimensjonalt rammeverk for å kunne implementere og ytelsesmåle vedtatte strategier på alle nivåer i en organisasjon. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 6 Trondheim Golfklubb

EVALUERING AV VIRKSOMHETSPLAN 202-206 Trondheim Golfklubbs utgående Virksomhetsplan for perioden 202 206 nedfelte følgende mål og virkemidler, innenfor de tre kategoriene Aktivitet, Organisasjon, og Anlegg. Styrets evaluering av måloppnåelse følger etter hvert av punktene, i blå tekst for mål som er blitt oppnådd og i rød tekst for mål som ikke er blitt oppnådd, i tillegg til en helhetlig evaluering av planperioden til slutt. Aktivitet Mål Klubben skal i perioden ha en netto økning av medlemsmassen på 3 % per år 75% av medlemmene i klubben skal til enhver tid ha etablert handicap. (NB: premissene for dette målet har endret seg i løpet av planperioden med overgangen fra 36- til 54- handicapsystemet) Klubben skal til enhver tid stille med lag på høyeste nivå i seriesystemet for gutter og herrer og til enhver tid stille med dame- og jentelag i seriesystemet. Klubben skal ha minst 200 antall greenfeespillere hvert år. Resultat Ved inngangen til planperioden hadde klubben 932 medlemmer, og ved utgangen av planperioden hadde klubben 835 medlemmer, hvilket tilsvarer en netto nedgang i medlemsmassen på 2,2 prosent per år, eller en kumulativ nedgang på 0,4 prosent, eller 97 medlemmer Ved utgangen av planperioden hadde 555 medlemmer, tilsvarende 66,5 prosent av medlemmene handicap lavere enn 54. Klubben har i planperioden til enhver tid stilt med lag på høyeste nivå i seriesystemet for herrer, samt stilt med dame- og jentelag i seriesystemet. Klubben har gjennom hele perioden stilt med lag i seriesystemet for gutter. Laget rykket ned fra Eliteserien i 205 og opp igjen i 206. Klubben har i planperioden hatt i gjennomsnitt 00 greenfeespillere per år. Kurven har vært fallende fra 202: 85, 203: 047, 204: 02, 205: 995, til 206: 849 #07027 Virksomhetsplan 207 2020 7 Trondheim Golfklubb

Organisasjon Mål Klubben skal i perioden ha økt egenkapitalen til 25 % av omsetningen. Klubben skal ha minst en hovedsponsor og en sponsor på hvert hull (2 x 9). Klubben skal ha fornøyde og pålitelige medarbeidere som er gode på service og ivaretakelse av medlemmer og gjester. Klubben skal ha god internkontroll. Klubben skal kartlegge kompetansen i medlemsmassen. Klubben skal ha en tydelig kommunikasjon til medlemmer og gjester. Resultat Ved utgangen av planperioden var klubbens egenkapital 438 672 kroner, tilsvarende 20,2 prosent av klubbens omsetning på 7 3 252 kroner i 206. Klubben har i siste sesong av planperioden hatt 20 samarbeidspartnere. Klubben har i planperioden hatt en hovedsponsor. Klubben tilsatte ny daglig leder i begynnelsen av planperioden. Det har vært mer utskiftning i banemannskap enn ønskelig. Fulltidsansatt butikksjef var ikke økonomisk bærekraftig. Den økonomiske situasjonen og i særdeleshet likviditetssituasjonen har vært anstrengt i løpet av planperioden. Administrasjon og styre har fulgt tett opp og iverksatt tiltak som nødvendig, med ekstraordinære kostnadskutt både i 205 og 206. Det er ikke blitt gjort noe systematisk arbeid på dette punkt. Klubben har i planperioden opprettet ny nettside, som har forbedringspotensial. Informasjon på oppslagstavler i klubbhus har vært mangelfull Anlegg Mål Klubben skal gjøre driving range og andre treningsområder mer motiverende. Klubben skal ha økte besøkstall i klubbhuset. Klubben skal lage en ny anleggsplan for bane og bygninger. Resultat Tiltak for utbedring av Driving Range er av økonomiske hensyn ikke blitt prioritert i løpet av planperioden. Dette målet har ikke vært målbart Ny «Masterplan» for bane og bygninger har ikke blitt utformet i løpet av planperioden #07027 Virksomhetsplan 207 2020 8 Trondheim Golfklubb

VERDIGRUNNLAG TKG s verdigrunnlag beskriver klubbens kultur slik vi ønsker at den skal være. Offensiv - Ærlig - Inkluderende Offensiv Å være offensiv i vår klubb vil si at vi ved oppsøkende virksomhet og ved handlekraft sørger for en bærekraftig medlemsmasse, den beste mulige drift av klubbens aktiviteter og en solid økonomi. Ærlig Å være ærlig i vår klubb vil si at vi viser respekt for hverandre, at klubben drives på en troverdig og rettferdig måte, med åpenhet og gjennomsiktighet i alle handlinger. Inkluderende Å være inkluderende i vår klubb vil si at vi aksepterer og tar vare på alle våre medlemmer, ansatte og samarbeidspartnere, viser profesjonalitet og vennlighet og på bistår de som ber om eller ser ut til å trenge vår hjelp. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 9 Trondheim Golfklubb

VIRKSOMHETSIDÉ Trondheim Golfklubb tilbyr medlemskap, gjestespill og golfkurs på Sommerseter golfbane, med en fantastisk beliggenhet, nærme bysentrum og i naturskjønne omgivelser på "byens tak" i Bymarka. Golfanlegget, bygninger og infrastruktur skal ha høy kvalitet og standard. Klubben tilbyr trenere, treningstimer og fasiliteter for alle nivåer. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 0 Trondheim Golfklubb

HOVEDMÅL.000 golfspillere i et aktivt inkluderende miljø 2 2 Hovedmålet refererer til hovedmål for Planperioden. Ergo, hovedmålet er dynamisk. Det gamle hovedmålet sa «flere og bedre golfspillere», som i ånd fortsatt er gjeldende, selv om det finnes ønskelig med et kvantifiserbart hovedmål for planperioden 207 2020. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 Trondheim Golfklubb

INNSATSOMRÅDER Med innsatsområder menes områder der innsatsen må konsentreres for å nå målene. Trondheim golfklubb har valgt å implementere et Balanced Scorecard-rammeverk som et strategisk styringsverktøy, hvor virksomheten deles inn i følgende fire innsatsområder (perspektiver): Medlemmer og Aktivitet Økonomi Organisasjon Anlegg #07027 Virksomhetsplan 207 2020 2 Trondheim Golfklubb

MÅL OG VIRKEMIDLER De fire innsatsområdene deles igjen inn i følgende underkategorier: Perspektiv Mål Økonomi Vekst Soliditet Likviditet Produktivitet Medlemmer og aktivitet Rekruttering Ivaretagelse Utvikling Prestasjon Organisasjon Ledelse Kommunikasjon Innovasjon Humankapital Anlegg Bane Treningsområder Bygninger Infrastruktur (p-plass, driftsveier, gangveier, info.skilting) #07027 Virksomhetsplan 207 2020 3 Trondheim Golfklubb

Økonomi Vekst: Årlig omsetningsvekst på minimum 3,0 prosent. Partnerinntekter på minimum,0 millioner kroner. Kafe og Pro Shop skal være selvfinansierende. Soliditet: TGK skal generere et driftsoverskudd. Opparbeide egenkapital tilsvarende minimum 25 prosent av omsetning. Likviditet: Produktivitet: Generere positiv kontantstrøm fra driften. Ivareta eksisterende låneforpliktelser og unngå nye låneopptak. Bygge opp en likviditetsbuffer på minimum 500.000 kroner. Årlig produktivitesvekst (omsetning/arbeidstimer) på minimum 3,0 prosent. Lønnskostnader skal ikke overstige 38 prosent av omsetning. 3 Antall registrerte dugnadstimer minimum 500 per år. Medlemmer og aktivitet Rekruttering (hcp 54) Minimum 75 nye medlemmer per år. Minimum 35 (20 prosent) av nye medlemmer kvinner. Minimum.200 gjesterunder per år. Ivaretagelse (hcp 54 26) Bygge og opprettholde medlemsmasse på minimum.000 medlemmer. 75 prosent av medlemsmasse skal ha handicap lavere enn 54. Maksimum 25 utmeldinger per år, (netto medlemstilgang 50). /3 av nye nybegynnende medlemmer skal nå handicap 26 innen to år. Utvikling (hcp 26 4,5) Gjennomsnitts-handicap i medlemsmassen skal reduseres med 0, poeng per år. Antall runder per år per medlem skal øke med 3,0 prosent. Minimum /3 av medlemmene skal delta i minimum én turnering per år. Prestasjon (hcp 4,4 ) Stille lag på høyeste nivå i seriesystemet gutter/herrer. Stille lag på nest høyeste nivå i seriesystemet damer/jenter. Stille lag i NM for senior for damer og herre. Minimum 2 herrer, junior herre og dame, junior jente på nasjonalt nivå. 3 Basert på beregninger av gjennomsnittsnivå for lønnskostnader som andel av omsetning i et utvalg norske golfklubber. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 4 Trondheim Golfklubb

Organisasjon Ledelse Kommunikasjon Innovasjon Humankapital Klubben skal ha fornøyde og pålitelige medarbeidere som er gode på service og ivaretakelse av medlemmer og gjester, (måles klubbsjekk: score minimum 4,0 svarprosent 34 % / styrevurdering). Klubben skal ha god internkontroll, (måles via styrevurdering). Klubben skal være aktivt engasjert i Idrettsrådet og Idrettskretsen, (måles via styrevurdering). Administrasjonen skal til enhver tid sørge for at klubbens nettsider er oppdatert med informasjon til medlemmene, gjestespillere og omgivelsene, (måles via klubbsjekken, minimum score 4,0). God kommunikasjon mellom styre, administrasjon, komiteer, frivillige og medlemmene. Utarbeide rutiner for å unngå kommunikasjonssvikt, (måles via klubbsjekken, minimum score 4, tilbakemeldinger til styre). Være aktive overfor media for å synliggjøre gode historier, (øke aktivitet). Være oppdatert på og implementere nyvinninger og bestepraksiser fra NGF, (måles via styrevurdering). Styrke rutiner for å innhente og analysere data av aktivitet i klubben, (måles via styrevurdering). Øke frivillighetsandelen (frivillige / medlemsmasse) og graden, (antall frivillighetstimer). Utvikle kompetansenivået til faste ansatte og komiteer via deltagelse på NGFs og Idrettskretsens kompetansehevende samlinger og kurs. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 5 Trondheim Golfklubb

Anlegg Bane Utarbeide og iverksette Masterplan for hele Sommerseter golfbane: golfbanen, treningsområdene, bygninger, infrastuktur og områder/arealer. Utarbeide og iverksette plan for drift og vedlikehold av golfbanen med tilstøtende områder/arealer. Treningsområder Utarbeide og iverksette en drifts- og vedlikeholdsplan for treningsområder. Bygninger Utarbeide og iverksette plan for vedlikehold av alle bygninger klubben er ansvarlig for. Infrastruktur Utabeide og iverksette drifts- og vedlikeholdsplan for innkjørsel til golfanlegget og parkeringsplassen, områdene rundt garasjen og Båthuset, samt driftsveier, gangstier og turstier med informasjonsskilting. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 6 Trondheim Golfklubb

HANDLINGSPLAN Handlingsplanen beskriver konkret hvilke tiltak som skal gjennomføres og detaljert hvem som skal gjøre hva, når og med bruk av hvilke ressurser. Årlige handlingsplaner utarbeides som den del av budsjettprosessen/budsjettarbeidet, behandles og vedtas på klubbens årsmøte.. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 7 Trondheim Golfklubb

ORGANISERING Valgkomité Årsmøtet Styret Revisor/ Kontrollkomité Administrasjon Pro Shop Kafe Banedrift Sport Komiteer og prosjektgrupper Rollefordeling mellom styret og administrasjonen Styret TGK ledes og forpliktes av styret som er klubbens høyeste beslutningsmyndighet mellom årsmøtene. Styret skal lede klubbens utvikling og fremme dens interesser i lokalsamfunnet gjennom å synliggjøre og markedsføre golfens aktiviteter som idrett og fritidsaktivitet. Styrets medlemmer skal målbærer klubben på en positiv måte i alle sammenhenger. Styret har ansvar for å gjennomføre årsmøtets beslutninger og å iverksette overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Styret er videre ansvarlig for at samfunnets og idrettens lover og regler følges. Styret plikter å påse at klubbens økonomiske virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, i samsvar med samfunnets, klubbens og norsk idretts lovverk og i henhold til vedtak fastsatt av klubbens årsmøte. Styret ansetter og har personalansvaret for daglig leder som er delegert ansvaret for den daglige ledelse av TGKs virksomhet. Administrasjon og ansatte Klubbens administrasjon og ansatte skal være et team av profesjonelle og faglig dyktige personer som informerer og skaper entusiasme og opptrer med åpenhet, respekt, ærlighet og lojalitet. Klubbens daglige leder er delegert ansvaret for den daglige ledelse av TGKs virksomhet innenfor vedtatte planer og fastlagte budsjetter. Sportssjef er klubbens sportslige leder som har hovedansvaret for gjennomføring av klubbens sportslige aktiviteter. Banemester er klubbens anleggsansvarlige med ansvar for en riktig forvaltning og vedlikehold av Sommerseter Golfbane og arbeidsleder for andre ansatte og underleverandører som arbeider på banen. #07027 Virksomhetsplan 207 2020 8 Trondheim Golfklubb