Saksframlegg Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 10-2014, «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Det foreslås at kontrollutvalget legger fram revisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» for kommunestyret og ber kommunestyret vise til anbefalingene som er gitt. Videre foreslås det at kommunestyret merker seg at deler av anbefalingene er sammenfallende med anbefalinger gitt i en revisjonsrapport i 2008. Sekretariatet foreslår dessuten at rådmannen gir en tilbakemelding på hvordan anbefalingene har blitt fulgt opp. Tilbakemeldingen bør suppleres med en orientering på utvalgets første møte høsten 2015. SAKSOPPLYSNINGER: I kontrollutvalgets møte 11.12.2013 i sak 034/13 ble plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015 fulgt opp. Utvalget fattet vedtak om at de ønsket orientering om kommunens rutiner for journalføring, da dette ble vurdert som et potensielt risikoområde. Denne orienteringen ble gitt 4.2.2014. I møte den 7.5.14 bestilte utvalget en foranalyse om temaet. Foranalysen ble behandlet den 11.6.2014 hvor utvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser til kommunen» fra Innlandet Revisjon IKS. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennomføres i løpet av høsten 2014 med ca. 200 timer. Fakta
Forvaltningsrevisjonsrapporten utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) er vedlagt saken. Det vises også til foranalysen, som inkluderer en prosjektplan, som ble framlagt kontrollutvalget den 11.6.2014. Revisor vil i møtet orientere om prosjektet og svare på spørsmål. Formålet med revisjonen har vært å undersøke om kommunen har etablert et system som sikrer at henvendelser til kommunen blir journalført og besvart i samsvar med gjeldende regelverk. Problemstillingene som ligger til grunn i prosjektet er følgende: 1. Skriftlige rutiner og prosedyrer a. Er kommunens skriftlige rutiner og prosedyrer for oppfølging av skriftlige henvendelse som kommer inn til kommunen i tråd med lovregler om journalføring og evt. svar/foreløpig melding? 2. Journalføring a. Har kommunens enheter kunnskap om hva som skal journalføres? b. Følger kommunens enheter gjeldende bestemmelser om hva som skal journalføres? 3. Foreløpig svar a. Har kommunens enheter kunnskap om forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? b. Besvarer kommunen henvendelser i tråd med forvaltningslovens regler om foreløpig svar? Revisjonen har foretatt dokumentanalyse, intervju med ledere og ansatte med ansvar for arkivfunksjoner og oppfølging av henvendelser, samt foretatt stikkprøvekontroll. I tillegg til å intervjue leder for arkivet, er følgende 5 enheter valgt ut til intervju: Barn og familie Tekniske enhet Engjom skole Tildelingskontoret Landbrukskontoret Det er flere lovverk kommunen må forholde seg til når det gjelder arkivering av post. Offentleglova, arkivloven og forvaltningsloven med forskrifter er sentrale i denne sammenheng. Disse lovene samt kommunens egne rutiner ligger til grunn for revisjonens vurderinger. Avgrensninger I forhold til problemstilling 1 har revisjonen kun vurdert kommunens skriftlige rutiner for postbehandling og journalføring. Når det gjelder svar på henvendelser, så finnes det ikke noen rutiner som beskriver dette. Problemstilling 3 b) skulle vurdere om kommunen besvarer henvendelser i tråd med forvaltningslovens regler om foreløpig svar. Her har revisjonen fokusert på om kommunen
besvarer skriftlige henvendelser, men «ikke undersøkt hvordan kommunen overholder den generelle veiledningsplikten i praksis siden det ikke foreligger dokumentasjon på dette». Skriftlige rutiner og prosedyrer Når det gjelder rutiner så skriver revisor at «Gausdal kommune har etter revisjonens syn gode og omfattende rutiner for postbehandling og journalføring i ESA. Så langt vi har undersøkt, mener vi kommunens rutiner for bruk av ESA er i samsvar med arkivloven med forskrifter når det gjelder bestemmelse om åpning, journalføring og fordeling og oppfølging av post.» Journalføring Alle personene som revisjonen intervjuet, ga uttrykk for at de er kjent med rutinene for bruk av arkivsystemet og at de sjelden er i tvil om hva som er arkivverdig. Det er et system for opplæring av nyansatte, og det ytes god veiledning fra arkivet. Når det gjelder etterlevelse av regelverket for journalføring vurderer revisor ut fra de gjennomførte intervjuene at «kommunens rutiner for postbehandling og journalføring mv etterleves. Når det gjelder tildelingsenheten, står det i postrutinen for enheten at det skal tas ut postlister fra Gerica jevnlig. Dette blir ikke gjort.» Revisjonen har også sett på restanseliste og bruk av dette. En restanseliste viser utgående journalposter som ikke er ferdigstilt. Revisjonen vurderer at oppfølging av restanser på de enkelte avdelingene har forbedringspotensial. Revisjonen mener også at journalføring og dokumentbehandling skjer i tråd med gjeldende regelverk og rutiner. Det påpekes at flere skoler benytter fagsystemet Extens når elevpermisjoner journalføres. Før det gis permisjon, så søkes det om fri. Dette skal saksbehandles og er dermed journalføringspliktige og bør journalføres i ESA. Foreløpig svar Revisjonen har sett på og vurdert bruk og forståelse av foreløpig svar i de undersøkte enhetene. Det viser seg at det er noe ulik praksis på enhetene ved å gi foreløpige svar. Alle enhetene ser for øvrig ut til å være kjent med regelverket om foreløpig svar, og flere av dem forholder seg til særlover som har egne saksbehandlingstider. Enkelte enheter synes å ha en praksis som samsvarer med regelverket, men generelt kunne det vært et større omfang på bruk av foreløpige svar. I noen tilfeller får bruker/søker en muntlig beskjed, dette bør i så fall dokumenteres. Revisjonen presiserer også at «Vår undersøkelse viser at det ikke er samsvar mellom tjenestebeskrivelsene og Tildelingskontorets praksis om ikke å gi skriftlig foreløpig svar annet enn i ferietida.» Vedlagt rapporten er rådmannens svar av 22.2.2015 på rapportforslaget, der det også framgår at det har vært kommunikasjon med rådmannen underveis mht. metode, kildebruk, revisjonskriterier og fakta i rapporten. Anbefalinger
Oppsummert har revisor følgende anbefalinger: «Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom rutiner og praksis for å gi foreløpig svar for å sikre at praksisen tilfredsstiller forvaltningslovens krav og egne tjenestebeskrivelser. Når det gjelder journalføringspraksis anbefaler vi at: Søknader om permisjoner ved skolene bør journalføres i ESA slik at det blir lik praksis ved alle skolene. Postrutinene og praksis ved Tildelingskontoret bør gås gjennom for å få samsvar mellom rutine og praksis når det gjelder å skrive ut postlister fra Gerica.» VURDERING: Kontrollutvalgssekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har utført en god kontroll på et i utgangspunktet omfattende tema. Problemstillingene som lå til grunn for undersøkelsen er godt vurdert. I foranalysen ble det forespeilet at revisjonen ønsket å benytte en metode med å rette en del «fiktive» henvendelser mot kommunen for etterpå å vurdere om og hvordan disse ble registrert av Gausdal kommune. Kontrollutvalget hadde et ønske om å se temaet fra brukernes/innbyggernes side. Denne metoden ble diskutert i revisjonens møte med rådmannen, og revisjonen gikk bort fra denne metoden. Undersøkelsen har dermed kanskje ikke like stort brukerfokus som det opprinnelig var tenkt fra kontrollutvalgets side. Det er usikkert om en dypere undersøkelse omkring problemstilling 2b) hadde gitt andre svar og/eller om dette da hadde vært et mer fullstendig svar. Spørsmålet om henvendelser som skal journalføres, faktisk blir det, kan være vanskelig å fastslå. Intervjuene tyder imidlertid på at ledere og ansatte er veldig klar over hva som bør/skal journalføres, og praksis som beskrives er i tråd med rutinebeskrivelsene. Revisjonens inntrykk av dette beskrives ved «at saksbehandlere og ledere i hovedsak sørger for at henvendelser på e- poster og sms er blir journalført dersom de skal saksbehandles». Noen intervju tydet og på at mye dokumentasjon blir tatt vare på, og journalført i etterkant dersom det viser seg nødvendig. En utfordring ved denne type vurderinger på et overordnet nivå, er omfanget av systemer som en kommune bruker. Det er mange ulike typer fagsystemer som er tilpasset gjeldene lovverk og særlover på det aktuelle fagområdet. Når kommunen ikke har et fullelektronisk arkiv for alt, krever det mye manuelt arbeid å gå i dybden, og midlene til forvaltningsrevisjon er relativt begrenset. I denne undersøkelsen er det 5 enheter som er vurdert, og det er et stort antall systemer som brukes. Disse enhetene ble valgt ut nettopp fordi de hadde stor relevans for brukere/innbyggere i kommunen, da der har stor grad av kontakt utad. Forbrukerrådets kommunetest 2013 ble referert i foranalysen. Her kom Gausdal kommune svært dårlig ut. Denne testen er basert på at forbrukerrådet ringer, sender e-poster eller henter ut informasjon fra hjemmesiden til de ulike kommunene. Her blir service vurdert, et begrep
det kan være vanskelig å konkretisere. Gausdal kommune som helhet fikk i overkant av 40 poeng på en skala fra 0-100. Dette ble vurdert av kommunen selv til ikke å være bra. Det er ukjent om det er satt i gang tiltak etter forbrukerrådets kommunetest, men funn i revisjonsrapporten kan tyde på det. Sett i sammenheng med kommunetesten, gir revisjonsrapporten et bedre bilde av hvordan kommunen håndtere ulike henvendelser, men det er viktig å være klar over at testen ikke kan sammenlignes med kravet til bl.a. kriterier og metode som revisjonen er underlagt. I 2008 gjennomførte Innlandet Revisjon IKS en undersøkelse med tittelen «Overholdes forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar?». En av anbefalingene i rapporten var at kommunen burde gjennomgå sine rutiner og forbedre sin praksis når det gjelder å gi foreløpig svar, samt å følge opp at foreløpige svar blir gitt. Resultatene fra revisjonen i 2014 tyder på at denne anbefalingen ikke er tilstrekkelig fulgt opp. Kontrollutvalget har en viktig påse-rolle etter gjennomførte revisjoner, og det å gjenta liknende undersøkelser etter en viss tid kan være nyttig. I følge 11 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. I forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon vedtok dessuten kommunestyret at forvaltningsrevisjonsrapporter skal oversendes kommunestyret for behandling der. Kontrollutvalget sender derfor revisjonsrapporten til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatet mener det vil være interessant for kommunestyret at kontrollutvalget kan få en tilbakemelding på hvordan anbefalingene er fulgt opp og rådmannens vurdering av situasjonen etter en tid. 12 i forskrift om kontrollutvalg sier at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Derfor foreslår sekretariatet at det i forslag til vedtak til kommunestyret bes om at rådmannen gir en tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1.9.2015. Tilbakemeldingen bør suppleres med en orientering i kontrollutvalgets første møte høsten 2015. Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende VEDTAK Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» til orientering og viser til revisjonsrapportens anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom rutiner og praksis for å gi foreløpige svar for å sikre at praksisen tilfredsstiller forvaltningslovens krav og egne tjenestebeskrivelser.
Når det gjelder journalføringspraksisen anbefales at: Søknader om permisjoner ved skolene bør journalføres i ESA slik at det blir lik praksis ved alle skolene. Postrutinene og praksis ved Tildelingskontoret bør gås gjennom for å få samsvar mellom rutine og praksis når det gjelder å skrive ut postlister fra Gerica. 2. Kommunestyret merker seg at deler av anbefalingene er sammenfallende med anbefalinger gitt av revisjonen i 2008. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i revisjonsrapporten innen 1.9.2015. Kontrollutvalget Gausdal har behandlet saken i møte 04.03.2015 sak 8/15 Møtebehandling Innlandet Revisjon iks presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ønsker å få med i vedtaket at man senere vurderer andre sider ved dette temaet og ønsker dessuten å forsterke kommentaren i forslag til punkt 2 i innstillingen til kommunestyret. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige: Vedtak 1. Kontrollutvalget vurderer å følge opp temaet om kommunens behandling av innsynsretten ved en senere anledning. 2. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» til orientering og viser til revisjonsrapportens anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom rutiner og praksis for å gi foreløpige svar for å sikre at praksisen tilfredsstiller forvaltningslovens krav og egne tjenestebeskrivelser. Når det gjelder journalføringspraksisen anbefales at: Søknader om permisjoner ved skolene bør journalføres i ESA slik at det blir lik praksis ved alle skolene. Postrutinene og praksis ved Tildelingskontoret bør gås gjennom for å få samsvar mellom rutine og praksis når det gjelder å skrive ut postlister fra Gerica.
2. Kommunestyret merker seg at deler av anbefalingene er sammenfallende med anbefalinger gitt av revisjonen i 2008 og at disse ikke er fulgt opp. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i revisjonsrapporten innen 1.9.2015. Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» til orientering og viser til revisjonsrapportens anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom rutiner og praksis for å gi foreløpige svar for å sikre at praksisen tilfredsstiller forvaltningslovens krav og egne tjenestebeskrivelser. Når det gjelder journalføringspraksisen anbefales at: Søknader om permisjoner ved skolene bør journalføres i ESA slik at det blir lik praksis ved alle skolene. Postrutinene og praksis ved Tildelingskontoret bør gås gjennom for å få samsvar mellom rutine og praksis når det gjelder å skrive ut postlister fra Gerica. 2. Kommunestyret merker seg at deler av anbefalingene er sammenfallende med anbefalinger gitt av revisjonen i 2008 og at disse ikke er fulgt opp. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i revisjonsrapporten innen 1.9.2015.