Veiledning for å skrive søknad om samarbeidsavtale

Veiledning for å skrive søknad om samarbeidsavtale Søknadsskjemaet skal fylles ut og sendes elektronisk til Norad postmottak@norad.no innen 1. oktober. Søknaden skal også skrives ut, undertegnes og sendes i papirformat til Norad, Postboks 8034 Dep, 0030 Oslo. Begynn arbeidet med prosjektet og søknaden i god tid. Her følger innledningsvis noen tips: Organisasjoner som søker om samarbeidsavtale må på forhånd være funnet kvalifisert av Norad for denne avtaletypen. I henhold til regelverket er det Norad som avgjør hvilke organisasjoner som vurderes i kategorien organisasjoner med samarbeidsavtale. Søknaden består av to deler med underpunkter som alle må besvares: Del 1. Organisasjons- og strategiopplysninger Del 2: Flerårig plan inkludert budsjett I tillegg skal følgende dokumenter vedlegges søknaden: o Organisasjonens regnskaps- og revisjonsrapporter for de to seneste årene o Vedtekter for organisasjonen o Strategidokument for bistandsarbeidet o Oversikt over planlagte evalueringer i avtaleperioden og antatte kostnadsrammer o Retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse og håndtering av korrupsjon o Statistikkskjema for organisasjonens Norad-portefølje (delrammer i excel-format) o Egen erklæring om etiske retningslinjer o Egen erklæring om sikkerhet på reise Del 1 bør ikke overskride 20 sider. Del 2 bør være kortfattet, tentativt 8 sider pr program, hvorav punkt 2.3.2 ikke bør overskride 2 sider pr program. Søknaden skal leveres Norad som en word-versjon (*.doc). Søknaden må være poststemplet senest 1. oktober for å bli vurdert for avtalestart det påfølgende år. I tillegg til denne veiledningen, vennligst også les Norads regelverk for støtte til sivilsamfunnsaktører og Norads prinsipper for støtte til sivilt samfunn i sør før søknaden skrives (finnes på Norads hjemmeside). Det gjøres oppmerksom på at veiledningen ikke omfatter samtlige punkter i søknaden. Page 1 of 9

VEILEDNING TIL DEL 1 - ORGANISASJONSOPPLYSNINGER: Num Krav til søknaden: mer: 1.1.2 Når og av hvem ble søkerorganisasjonen etablert, og hva er søkerorganisasjonens formål? 1.1.4 Antall ansatte: Antall ansatte og årsverk som jobber med utv.spørsmål: 1.1.8 Hvordan og av hvem fattes beslutninger om bistandstiltak? Veiledning: Spørsmålet relaterer seg til søkerorganisasjonens formål generelt, ikke bare bistandsvirksomheten. Gi opplysninger om totalt antall ansatte hos søkerorganisasjonen. Redegjør kort for organiseringen av egne ansatte som jobber med bistandsspørsmål. Besvarelsen kan ses i sammenheng med 1.1.8. Redegjør for saksgang og beslutninger angående bistandsvirksomheten. Hvem (hvilke organisasjonsenheter/avdelinger/ stillinger) hos søkerorganisasjonen har det faglige ansvaret og hvem har beslutningsansvaret? Her er det relevant å ta med organisering av bistandsvirksomheten hos søkerorganisasjonen (f. eks organisasjonskart - hvis ikke redegjort for under punkt 1.1.4 og ansvarsfordeling mellom søkerorganisasjonen, lokale partnere, internasjonalt hovedkontor, utekontor/stedlige representanter etc.). 1.2 BISTANDSSTRATEGI OG BISTANDSKOMPETANSE 1.2.3 Bistandsfaglig og forvaltningsmessig erfaring og ressurser, samt - og temakompetanse, eventuelt hvilke andre faglige ressurser søkerorganisasjonen trekker på. Spørsmålene i punkt 1.2 omfatter hele søkerorganisasjonens bistandsvirksomhet, uavhengig av hva det søkes Norad-finansiering for. Formålet med spørsmålene er å få en innsikt i sammenhengen mellom den Norad-finansierte Hva slags kompetanse bistandsvirksomheten har søkerorganisasjonen og øvrig selv, bistandsvirksomhet. hvem samarbeides det med faglig, nasjonalt og internasjonalt (konsulenter, andre organisasjoner, forskningsmiljøer og lignende). 1.2.4 System for kvalitetssikring av programplanlegging og - gjennomføring, søknader, rapportering og gjennomganger/evalueringer, og eventuelle planer for videreutvikling av systemet. Evt. arbeidsdeling mellom hovedkontor og kontor og kontorenes merverdi. Her ønskes det en kortfattet beskrivelse og vurdering av hvordan kvalitet sikres i søkerorganisasjonens bistandsvirksomhet (inklusiv økonomi og administrasjon). Hvilke retningslinjer, rutiner og metoder, og faglige ressurser er i bruk? Det skal informeres om evt. viktige planlagte endringer av systemet. Merk at spørsmålet retter seg mot søkerorganisasjonens egen kvalitetssikring. Page 2 of 9

1.2.6 Prinsipper som ligger til grunn for valg og involvering av målgrupper. Redegjør på generelt grunnlag for systemer og kriterier i forhold til identifisering, definering og valg av målgrupper. Inkluder viktige momenter som hvordan valg av målgrupper koordineres med andre aktører (for eksempel andre NGOer). Hvordan involveres målgrupper i planlegging og gjennomføring av programmene. 1.2.7 Virksomhet i forhold til tematiske prioriteringer i norsk bistand 1.2.8 Hvordan det norske folk involveres og slutter opp om organisasjonens bistandsarbeid 1.3.1 Hvor stort er søkerorganisasjonens totale årlige budsjett, og hvor mye av dette brukes til bistandsarbeid? 1.3.2 Hvordan finansieres bistandsarbeidet? Gi en oversikt spesifisert pr og program over støtte mottatt foregående år fra norsk bistandsforvaltning, og utenske bidragsytere. 1.3.3 Hvordan samles midler inn i Norge? Hvor mye samles inn årlig, inkludert testamentariske gaver og donasjoner? Viktige dokumenter er Stortingsmeldinger om utviklingsforhold, årlige budsjettproposisjoner (Prp 1 S), gjeldende tematiske handlingsplaner og strategier. Hva slags oppslutning og posisjon har søkerorganisasjonen i Norge? Hva slags aktiviteter foregår i Norge? Opplysningene bør i størst mulig grad dokumenteres f. eks i form av tall på antall medlemmer/støttespillere, eksempler på gjennomslagskraft, oppnådde resultater i form av engasjement, kampanjer og andre aktiviteter. Spørsmålene relaterer seg til søkerorganisasjonens totalregnskap for to seneste årene (som vedlegges søknaden). Her bes om en total oversikt over alle tilskudd mottatt fra UD, ambassadene, Norad og via andre norske organisasjoner som f. eks paraplyorganisasjoner. Spørsmålet kan besvares skjematisk og gjerne med et vedlegg til søknaden. For paraplyorganisasjoner må dette spørsmålet besvares per medlemsorganisasjon. Under pkt 1.1.5 er det oppgitt antall givere. Her bes om en redegjørelse for øvrige inntekter (ikke offentlige tilskudd). 1.5 For paraplyorganisasjoner Spørsmålene skal kun besvares av paraplyorganisasjoner. Formålet med spørsmålene er å få et tydelig bilde av sekretariatets merverdi og kompetanse knyttet til faglige og administrative forhold og av samarbeidet med medlemsorganisasjonene på disse områdene. VEILEDNING TIL DEL 2 - FLERÅRIGE PLANER: Page 3 of 9

2.1 Resultater Gjengi kort de viktigste resultatene fra forrige avtaleperiode, 1-2 sider. De viktigste resultatene vil være effekten av organisasjonens tiltak har hatt på målgruppen i løpet av den siste avtaleperioden. Hvis søknaden beskriver et pågående program vil resultatene fra forrige avtaleperiode bidra til å danne grunnlaget for baseline. 2.2 Budsjett Søknaden skal inkludere oppsummert budsjett for beløp det søkes om støtte til (i punkt 2.3) og mer detaljerte programbudsjett pr program (i punkt 2.3.14). Den oppsummerte budsjettoversikten skal inneholde: o Totale programkostnader og alle inntektskilder til programmene som det søkes om støtte til, herunder andel egne opptjente midler og midler fra andre givere. o Søknadsbeløp til Norad: Norads andel av programkostnadene, samt administrasjonsbidrag fra Norad. Eksempel: BUDSJETT Oppsummering: 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx Totalt Totale program kostnader Egne opptjente midler (i Norge) Norads' finansiering av programkostnader Norad Admin (inntil 7 %) Norad Total (Norads andel progamkostn + adm. Bidrag) Andre inntekter Eksempel på beregning av administrasjonsbidrag: Norad gir et tilskudd på totalt kr. 100 000. 7% av dette kan gå til administrasjon, dvs. kr. 7 000 til administrasjonsbidrag. Totale programkostnader kr. 103 333 -Egenandel / egne opptjente midler kr. 10 333 Norads andel av programkostnader kr. 93 000 +Admin kr. 7 000 Norad tilskudd kr. 100000 Programoppsummeringer med: o Årlige budsjetterte programkostnader fordelt på for hele støtteperioden o Årlige budsjetterte programkostnader fordelt på tema/sektor for hele støtteperioden o Årlige budsjetterte programkostnader fordelt på aktør for hele støtteperioden o Budsjett for år 1 som viser både og tematiske utgifter Med aktører mener vi alle de som er mottakere av tilskudd. Det kan være norsk søkerorganisasjon, internasjonale samarbeidsorganisasjoner, lokale samarbeidsorganisasjoner og evt andre. Eksempel: Page 4 of 9

Programkostnader fordelt på 20xx 20xx 20xx 20xx Totalt Pct. Globalt Ikke planlagt Programkostnader i alt 100 Programkostnader fordelt på tema/sektorer: 20xx 20xx 20xx 20xx Totalt Pct. Tema 1 Tema 2 Tema 3 Ikke planlagt Programkostnader i alt 100 Programkostnader fordelt på aktør: 20xx 20xx 20xx 20xx Totalt Pct. Lokale samarbeidsorganisasjoner Evt internasj. samarbeidsorg. Tilskuddsmottaker Evt norsk medlemsorg. (for paraplyer) Andre Programkostnader i alt 100 Tematiske områder Tema 1 Tema 2 Tema 3 Tema 4 Tema xx Globalt Subtotal: Program kostnader Page 5 of 9

2.3. FLERÅRIG PLAN PR PROGRAM Det skal presenteres en plan pr. program som ikke bør overskrive 8 sider pr program. Ta kontakt med Norad dersom dere ønsker andre sidebegrensninger. Samlet skal presentasjonen gi et bilde av hvorfor programmet er støtteverdig. 2.3.1 Analyse som ligger til grunn for valg av programinnretning Svaret bør gi grunnlag for å forstå hvorfor man velger å jobbe på en bestemt måte (strategi). Svaret skal være basert på problemanalyser og vise hvorfor programmet er viktig og relevant, og hvorfor søkerorganisasjon og lokale partnere er riktige aktører til å kunne bidra med gode løsninger (deres fortrinn). En solid kontekstforståelse vil være en viktig del av analysen. Det bør synliggjøres hvorfor planlagte produkter og tjenester eller virkemidler vil bidra til å løse problemet, dvs. man må vise sammenhengen i resultatkjeden. Hvis dette er et pågående program (eller organisasjonen har tidligere erfaring fra arbeid fra feltet) bør tidligere resultater, læring og erfaringer om hva som virker være en del av begrunnelsen for valg av strategi. 2.3.2 Begrunnelse for programmet (grunnlagsdata/baseline). Relevans i forhold til myndighetenes planer i mottakerene. Beskrivelsen av dagens situasjon som skal danne grunnlaget for utviklingen av programmet, må reflektere de variasjonene i de enkelte som programmet omfatter (dersom flere ). Hvis relevant bør man si noe om hvor stort problemet er i de enkelte ene som programmet omfatter, eller om de har en spesiell karakter i ulike. Beskriv hvordan programmet forholder seg til relevante nasjonale (evt globale eller sub-nasjonale) planer. Bare det vesentligste fra programmets baselinemateriale brukes i besvarelsen. Det skal være en sammenheng mellom det baselinematerialet som presenteres her og baselineverdier i tillegg til indikatorer som oppgis i punkt 2.3.3. 2.3.3 Resultatrammeverk som inneholder: Punkt 2.3.3 vil i tillegg til å være et svært viktig punkt i søknaden, også være utkast til oppsummering av programmet som skal være del av avtalen mellom Norad og søkerorganisasjon (Vedlegg 1 til avtalen). Punkt 2.3.3 vil også danne grunnlaget for rapportering til Norad (både årlig framdriftsrapportering og resultat/sluttrapport). I besvarelsen må det komme tydelig fram hvilke produkter/tjenester som hører til hvilke programmål (dersom det er flere) og også hvilke indikatorer hører til hvilke programmål/produkter/tjenester. Punkt 2.3.3 må gjerne settes opp i matrise om ønskelig. Det vises til Norads veileder Results Management (tilgjengelig på Norads nettside) for ytterligere beskrivelse resultatstyring og resultatmåling. Programmets utviklingsmål (impact) Page 6 of 9

Her beskrives kort utviklingsmålet (impact), det vil si det overordnede målet; hva programmet vil bidra med på lang sikt. Det skal ikke utarbeides indikatorer for utviklingsmålet. Programmål (expected outcome) for perioden med indikator(er) med tilhørende baselineverdi(er) Programmet skal ha en klar målformulering. Med utgangspunkt i baseline beskrives hvilken endring man ønsker å oppnå. Et program har ett mål. Men programmet kan være sammensatt av flere prosjekter som har vært sitt mål og at disse til sammen utgjør programmet og dermed skaper programmets mål. Programmålet skal være formulert den virkningen programmet skal ha for målgruppen. Målformuleringen bør synliggjøre hvilken målgruppe som skal dra nytte av endringene, også der målet er å endre rammebetingelser (for eksempel normativt arbeid, nye lover, ratifisering av konvensjoner, etablering av institusjoner osv.) Vær så konkret som mulig i formulering av programmål. Det skal spesifiseres indikator(er) på programmål. søkerorganisasjonen velger noen få, relevante indikatorer som sier noe vesentlig om programmet som organisasjonene ønsker å rapportere på. Søkerorganisasjonen skal rapportere på resultatoppnåelse ved avtalens slutt ved bruk av disse mål og indikatorene. Dersom egnet, kan rapportering programmål/virkning for målgruppen også skje årlig. Produkter og tjenester (outputs) for perioden med indikatorer og tilhørende baselineverdi. Hvert program bør ha definert hvilke produkter eller tjenester (outputs) som planlegges for å oppnå målet og bidra til resultater for målgruppen. Søkerorganisasjonen velger noen få, vesentlige produkter/tjenester med tilhørende indikatorer. Disse skal det rapporteres på årlig. Baselineverdi på hver indikator må oppgis. Målgruppe Hvert program må ha en eller flere målgrupper. Søkerorganisasjonen må definere klart hvor og blant hvem det forventes en endring. Dette kan gjerne gjøres i selve målformuleringen. I større komplekse programmer kan det være hensiktsmessig å gå mer i detalj på hvilke målgrupper som skal nås. 2.3.4 De viktigste risikoene (eksterne og interne) knyttet til programmets måloppnåelse, og planlagt håndtering av risiko. Det vises til Norads regelverk for støtte til sivilsamfunnsaktører, om identifisering av risikoer og risikohåndtering. 2.3.5 Hvilke korrupsjonsforebyggende tiltak som ligger i programmet Risikoer er faktorer som kan påvirke måloppnåelsen og forekommer i alle programmer, men som man ikke vet om vil oppstå eller ikke. For eksempel er korrupsjon bare en risiko hvis man ikke vet at det vil forekomme. Det er dette som skiller risiko fra problemer og som gjør at risiko håndteres på en spesiell måte. Dersom korrupsjon nærmest er et faktum (som er tilfelle i mange ) må det håndteres som en del av programmet på linje med de andre tingene man skal løse. 2.3.6 Søkerorganisasjonens bidrag til lokale partnere/programmet utover det finansielle tilskuddet (merverdi). Jfr. Spørsmål 1.2.5. Her skal spørsmålet besvares konkret for det enkelte program. Hvorfor bør Norad kanalisere støtte via søkerorganisasjon i stedet for direkte til de lokale partnerne i Page 7 of 9

programmet? Svaret skal også relateres til størrelsen på utgiftene påløpt hos søkerorganisasjon, jfr budsjettet. 2.3.7 Hvem de lokale samarbeidsorganisasjonene representerer og rolle/styrke i det aktuelle samfunnet. Redegjør for lokale partneres oppslutning og representativitet i forhold til valgte målgruppe(r). 2.3.8 Lokale organisasjoners tilgang på midler lokalt Tilgangen på midler er økende i mange. Svaret bør belyse slike muligheter 2.3.9 Hvordan programmet bidrar til å styrke det sivile samfunnet. Se Norads prinsipper for støtte til sivilt samfunn i sør (2009). Besvarelsen bør inkludere søkerorganisasjons bidrag til lokal partner sett i lys av styrking av det sivile samfunnet i sør. 2.3.10 Hensyn til spesielle gruppers rettigheter. a). Menneskerettigheter inklusive funksjonshemmedes rettigheter skal stå sentralt i programarbeidet. Det er derfor viktig å tenke igjennom hvordan prosjektet er med på å styrke sosiale, økonomiske og kulturelle samt sivile og politiske rettigheter. Berører prosjektet på noen måte funksjonshemmede? Er prosjektet med på å inkludere eller ekskludere denne gruppen? Kan prosjektet med enkle grep endres til å bidra med en positiv effekt på gruppen? b). Likestilling. Det er viktig å planlegge for hvordan prosjektet kan komme både kvinner og menn til gode. 2.3.11 Klima- og miljøhensyn og konfliktsensivitet a). Miljø og klima. Hvordan vil prosjektet eventuelt påvirke miljø og klima. Vil prosjektet ha en negativ effekt så må dette tas hensyn til i planleggingsfasen. Kan prosjektet ha en positiv effekt på miljø og klima eller kan prosjektet med enkle grep endres til å bidra med en positiv effekt? b). Konfliktsensitivitet. Dette punktet handler om å tenke igjennom og finne ut hvilke potensielle konflikter som kan ligge i prosjektet/prosjektområdet. Kan prosjektet på noen måte forverre en eksisterende konflikt eller bidra til å skape en ny - mellom befolkningsgrupper, mellom kvinner og menn, mellom ulike lokale interesser? Er det fare for slike konflikter må den norske organisasjonen og lokal samarbeidspartner kartlegge og vise i søknaden hvordan man tar hensyn til de potensielle konfliktene i planleggingen. Det er spesielt viktig dersom prosjektet skal gjennomføres i politisk urolige områder med dype skillelinjer i befolkningen, men tilnærmingen kan med fordel brukes i andre prosjektområder. 2.3.12 Programmets varighet, sikring av bærekraft og planer for utfasing. Spørsmålet er ikke avgrenset til avtaleperioden, men de langsiktige planene for utfasing og bærekraft. 2.3.13 Detaljert budsjett for år 1 Programbudsjettet skal fortrinnsvis settes opp etter hovedaktiviteter/outputs som beskrevet i programplanene, men hvor kostnadstyper kan identifiseres. Om programmet har flere givere skal dette komme tydelig fram. Eksempel på kostnadstyper som ønskes synliggjort er investeringer, personalkostnader, bruk av konsulenter, kontorkostnader, reiser og faglig oppfølging. 2.3.14 Hvordan det planlegges og tilrettelegges for bredere samfunnseffekter av programmet Page 8 of 9

Søker bør gi en forklaring på forventede ringvirkninger av organisasjonens arbeid i lys av forventede brukereffekter og andre aktører arbeid på samme område. Det vises til studien Tracking Impact skrevet av Norads Sivilsamfunnspanel som ligger på Norads nettsider. Page 9 of 9