Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 MØTEBOK Dato: 15.10.2015 kl. 09.00 10.30 Sted: Evjemoen, møterom formannskapssalen Tilstede: Bjarne Johansen, leder Tom Roger Øydne Anne Gundersen Knut Karlsen Else Haugland Dessuten møtte: Konstituert revisjonssjef Tommy Pytten Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Saksliste: SAK 08/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 10/15 OPPSUMMERINGSNOTAT Referatsaker: R 04/15 Uavhengighetserklæring fra revisor R 05/15 Engasjementsbrev fra revisor R 06/15 Protokoll fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 07/15 Møtebøker fra Agder Sekretariat R 08/15 Mailer vedr. parkeringsplasser i sentrum Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Eventuelt Kvinesdal, 15.10.2015 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift sendes til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Yngvild Abusdal, postmottak og Setesdølen 2
Møtebok 15. oktober 2015 Evje og Hornnes kontrollutvalg SAK 08/15 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 7. mai 2015 godkjennes. 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr.1.214.150. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Vedlegg: 1. Agder Sekretariat, styret sak 06/15 2. Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, revisjonssjefens forslag til budsjett. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlet virksomhet. Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold m.m. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 2. september 2015 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet fra hver av eierkommunene blir kr 120.000 for 2016. Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt revisjonssjefen sitt forslag til budsjett fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, Budsjettet er økt tilsvarende deflator (2,7%), som fremkommer i forslag til statsbudsjett for 2016. 3
Kontrollutvalget sine utgifter Ifølge forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalget sine utgifter. Dette gjelder bl.a. møtegodtgjørelse, reiseutgifter, kurs mm. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Revisjonssjefens forslag til budsjett for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2016 Tilskudd til revisjonsdistrikt Andel av sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter : Budsjettforslag 2016 Vedtatt budsjett 2015 Vedtatt budsjett 2014 Kr. 969 050 Kr. 925 034 Kr 896 307 Kr. 120.000 Kr. 117 000 Kr 114 000 Møtegodtgjørelse Kurs og andre utgifter Andre konsulenttjenester Kr 18.000 Kr 70.000 Kr 18.000 Kr 20.000 Kr 18 000 Kr 20 000 Samlet budsjettforslag Kr 1.214.150 Kr. 1. 117.134 Kr 1.085.407 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr.1.214.150. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. SAK 10/15 OPPSUMMERINGSNOTAT Notatet tas til orientering. Notatet blir fremlagt i første møte i nytt kontrollutvalg. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 10/15 Oppsummering kontrollutvalgets arbeid i valgperioden 2011-2015 Vedlegg: Notat fra Agder Sekretariat 4
Agder Sekretariat har laget en kort oppsummering av kontrollutvalgets arbeid i denne valgperioden basert på årsmeldingene for årene 2011-2014 samt de saker som har vært behandlet i 2015. Forslag til vedtak: Notatet tas til orientering. Notatet blir fremlagt i første møte i nytt kontrollutvalg. Referatsaker: Disse sakene ble referert og tatt til orientering: R 04/15 Uavhengighetserklæring fra revisor R 05/15 Engasjementsbrev fra revisor R 06/15 Protokoll fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 07/15 Møtebøker fra Agder Sekretariat R 08/15 Mailer vedr. parkeringsplasser i sentrum Eventuelt 5